Узнайте, как заранее рассчитать траты, связанные с обеспечением кадровых потребностей компании, по какой схеме происходит бюджетирование и какие именно издержки следует предусмотреть.
Скачайте пример оформления годового бюджета расходов на персонал:
Формирование бюджета на персонал: общий алгоритм
Планирование расходов на персонал обычно поручают руководителю или ведущему специалисту кадровой службы. Весь процесс, от первичного сбора данных до утверждения проекта бюджета, можно разделить на восемь этапов:
- Анализ кадровой ситуации
Оцените общую ситуацию, сложившуюся в организации, выясните, выполнялся ли бюджет на персонал в прошлом периоде. Если выяснится, что в прошлом году были незапланированные расходы и отклонения от бюджетного плана, установите их причины (сверхурочный труд, повышение зарплат, необходимость в срочной переподготовке сотрудников и т.д.). Неиспользованные в прошлых периодах ресурсы — неосуществленные мероприятия, никем не занятые вакансии и выплаты, к которым так и не пришлось прибегнуть на практике — тоже стоит изучить. Объективный анализ расходов на персонал невозможен без оценки эффективности кадровой политики, проводимой работодателем, особенно таких ее аспектов, как текучесть кадров, применяемая в компании система мотивации, корпоративная культура.
Если решили не проводить индексацию: оправдания, которые теперь не сработают
- Планирование работы с кадрами
Формируя бюджет, возьмите за основу план работы с персоналом на предстоящий год. Если готового плана нет, наведите справки у руководства, узнайте, какие изменения ждут организацию в целом и ее отдельные департаменты. Исходя из полученной информации, составьте перечень будущих кадровых мероприятий по всем направлениям — от найма и адаптации до обучения и переобучения, оценки и аттестации, увольнения, сокращения и т.д. Затем определите сумму предполагаемых затрат по каждому из направлений. Например, если в будущем году компания планирует открывать филиалы или выходить на новые сегменты рынка, возникнет потребность в новых сотрудниках или дополнительном обучении уже имеющегося персонала, что автоматически означает увеличение кадровых расходов.
Важно! Если в период планирования расходов на персонал у организации еще нет четких целей и схем развития на ближайшие полгода-год, разработайте инвестиционный бюджет, в котором заведомо известные траты учитываются отдельно от относящихся к планируемой деятельности.
- Выбор методов планирования
Структура бюджета, а также варианты и методы его планирования определяются с учетом объективных характеристик и специфики экономической деятельности конкретной организации. По сути, есть три основных варианта: централизованный, децентрализованный и смешанный. Первый больше подходит небольшим организациям без удаленных филиалов и представительств, второй и третий — крупным компаниям с разветвленной структурой. О сильных сторонах и недостатках всех вариантов планирования, а также о практическом их применении подробно расскажет эксперт Системы Кадры.
- Определение статей расхода на персонал
Именно они формируют общую структуру бюджета. Большинство работодателей сталкивается с необходимостью тратить деньги как минимум на десять основных направлений работы с персоналом:
|
Статья расходов |
Виды расходов |
|
Фонд оплаты труда |
Зарплаты и премии, страховые взносы, налоги с ФОТ |
|
Социальные программы, гарантии и льготы |
Медицинское страхование и материальная помощь сотрудникам, компенсации и прочие льготные выплаты |
|
Подбор персонала |
Стоимость объявлений в СМИ, подписка на базы данных и другие источники поиска, оплата услуг внешних рекрутеров |
|
Охрана труда |
Закупка средств защиты (СИЗ и СКЗ), спецодежды; оплата лечебно-профилактического питания и медосмотров |
|
Оценка персонала |
Услуги экспертов, приобретение программного обеспечения и устройств для тестирования (детектор лжи) и т.д. |
|
Обучение и развитие |
Оплата учебных курсов и тренингов, аренда помещений для обучения, выплата гонораров коучам и преподавателям |
|
Кадровое делопроизводство и обеспечение деятельности кадровой службы |
Приобретение бланков, картриджей, бумаги и прочих расходных материалов, программного обеспечения; оплата подписки на справочные системы и журналы |
|
Корпоративная культура |
Организация и проведение культурно-массовых мероприятий для сотрудников, оплата PR-кампаний |
|
Оплата проезда и провоза багажа, размещение сотрудников в гостиницах и хостелах, выплата суточных |
|
|
Подарки |
Расходы на подарки к корпоративным юбилеям и дням рождения сотрудников, Новому году, Международному женскому дню и прочим праздничным датам |
Этот перечень, безусловно, нельзя считать исчерпывающим. Тем более что в последнее время на рынке труда наблюдается появление принципиально новых видов расходов на персонал: спонсирование исследований в сфере управления человеческими ресурсами, повышение лояльности и доверия к компании со стороны сотрудников, HR-брендинг (формирование положительного имиджа работодателя).
- Разработка бланков для сведений о кадровых расходах
Когда структура бюджета уже сформирована, а статьи расходов — определены, пора переходить к разработке бланков для сбора и систематизации данных о бюджетировании отдельных департаментов. Очень удобны в применении бланки-таблицы, в которых напротив каждой статьи расходов — обучение и развитие, меры социальной поддержки сотрудников, подбор персонала и так далее — указывается сумма, в которой нуждается конкретный отдел, филиал или служба. Эта сумма берется не «с потолка», а согласовывается на уровне подразделения с его руководителем или другим ответственным специалистом.
➤ Как выявить потребность в обучении персонала
- Сбор и обработка информации
Бланки для сведений о кадровых расходах рассылаются по всем подразделениям и заполняются на местах. Как правило, на сбор данных уходит около недели, после чего полученная информация обсуждается, анализируется и сравнивается с показателями предыдущих периодов, а затем сводится в единый документ. Подробнее об этом процессе и правилах работы с бланками расскажет эксперт Системы Кадры.
- Разработка проекта
Сводный бюджет оформляется в произвольной форме, каких-либо готовых унифицированных бланков на этот случай нет. Но документ должен быть хорошо структурированным и наглядным. Когда обсуждается бюджет расходов на персонал (образец), схемы и таблицы позволяют подать большой объем данных в сжатом, удобном для понимания виде. Так выглядит бюджет отдела персонала на год (образец включает семь статей расходов, а итоговые суммы по каждой из них указаны не только в денежном выражении, но и в процентах от ФОТ — фонда оплаты труда):
Бюджет расходов на персонал на год
Совет от редакции. Кроме страниц с расшифровкой по разным категориям расходов, приложите к документу кадровый бюджет предыдущего года, чтобы можно было сравнить запланированные расходы на персонал с прежними показателями и оценить их адекватность.
Оценка адекватности бюджета на персонал
- Защита бюджета
На этом этапе нужно доказать руководству, что предложенный бюджет экономически обоснован, соразмерен финансовым возможностям работодателя, учитывает существующие задачи и планы развития. Формальный порядок утверждения бюджета в каждой организации свой. Как правило, сначала документ проходит согласование с начальником финансово-экономической службы или другим специалистом, ответственным за распределение средств работодателя, а затем передается на утверждение генеральному директору.
Важно! Защищая бюджет, будьте готовы обосновать все прописанные в нем расходы — как правило, руководители и акционеры любой компании, даже самой преуспевающей, стремятся к экономии и пытаются по возможности урезать траты на персонал.
➤ Как защитить бюджет расходов на персонал: рекомендация эксперта
Как упростить формирование бюджета затрат на персонал
Действуя по алгоритму, предложенному выше, вы сможете сформировать кадровый бюджет организации на любой период. Чтобы обеспечить ему гибкость, заложите в план резерв для повышения зарплат или выплаты не учтенных заранее компенсаций. Избежать неприятных сюрпризов и сделать процесс планирования расходов более простым поможет формализация кадровой политики. Чем подробнее и четче прописаны во внутренних документах компании все финансовые процедуры — регулярная индексация зарплат, порядок оплаты обучения и переподготовки сотрудников, размер и состав предоставляемого работодателем соцпакета, тем проще планировать бюджет на персонал.
Избегайте типичных ошибок, часто допускаемых при планировании кадрового бюджета. Не оставляйте без внимания второстепенные статьи расходов и возможные изменения в штатной структуре предприятия, прорабатывайте альтернативные варианты бюджетирования, собирайте данные о расходах на персонал со всех без исключения отделов и филиалов компании.
Распространенные ошибки при бюджетировании расходов на персонал и способы их устранения
Вывод
Если вам поручили планирование расходов на персонал и составление бюджета, действуйте поэтапно. Начните с анализа сложившейся в компании кадровой ситуации. Данные о расходах собирайте со всех филиалов и отделов, а сводный документ оформляйте в виде таблицы и тщательно проверяйте перед отправкой на согласование. Заранее оцените бюджет на адекватность и продумайте, как будете его защищать.
День кадровика-2024: иммерсивное шоу «За кулисами профессии»
День кадровика 24 мая отпразднуем с размахом и пользой: разыграем ситуацию, в которую попала ваша коллега Леночка. Вместе с экспертами поможете ей разобраться с проблемой и избежать штрафа, обновите знания и получите ответы на волнующие вопросы. И это ещё не всё: кроме иммерсионного кадрового шоу вас ждут квесты, розыгрыши призов и, конечно, крутая вечеринка с коллегами.
Ближайшие бесплатные вебинары для кадровиков
16 мая, четверг. Спикер: Вебер Андрей, основатель проекта «Культура счастья»
21 мая вторникер: Хаванский Сергей, эксперт в сфере разрешения конфликтов и эффективной коммуникации