Акция месяца | 8-(800)-222-15-37

Активировать демо-доступ >

Кадровое дело

Командировка правила и алгоритм оформления

  • 2 апреля 2019
  • 1821

Теперь сотрудников стало проще направлять в служебные поездки. Узнайте, какие правила обязан соблюдать каждый кадровик и скачайте образцы от экспертов ⬇

Больше материалов от экспертов ищите в статье ⬇

Специальный журнал учетаДля учета работников, выбывающих в командировки
Образец маршрутного листаГотовый пример от экспертов

Скачать

Что говорит Трудовой кодекс: командировка по всем правилам

Актуальное законодательство весьма подробно раскрывает понятие «служебная командировка»: ТК РФ называет так поездки работников по распоряжению работодателя для выполнения поручений вне места постоянной работы. Следовательно, оформить как служебную можно поездку в другой город, регион или даже в другую организацию, расположенную вне территории работодателя. На все время отсутствия сотрудника за ним сохраняют должность и средний заработок, а все обоснованные расходы, связанные с поездкой, возмещают (ст. 167 ТК РФ).

Если работа, для выполнения которой нанят сотрудник, изначально носит разъездной характер или проходит в пути, его служебные поездки командировками не признают (ст. 166 ТК РФ). Поэтому проводникам на железной дороге, стюардессам и курьерам не нужно оформлять командировочные документы каждый раз, когда они отправляются в рейс, если в трудовом договоре прописано такое условие. 

Образец маршрутного листа. Необходим, чтобы подтвердить расходы, связанные с разъездным характером работы

Командировка: правила и алгоритм оформления

Скачать образец вы можете в начале статьи. 

Процесс направления в командировки закреплен отдельным положением (Постановление Правительства РФ №749 от 13.10.2008). Какими бы ни были локальные правила, установленные работодателем, противоречить этому нормативному документу они не должны. Прежде чем направить сотрудника в деловую поездку, убедитесь, что требования закона не нарушены. Особое внимание обращайте на запреты и ограничения. 

Кого нельзя направлять в командировку

  • беременных женщин (ст. 259 ТК РФ);
  • подростков до 18 лет, за исключением профессиональных спортсменов и представителей творческих профессий (ст. 268 ТК РФ, ст. 348.8 ТК РФ);
  • внештатных сотрудников, работающих по гражданско-правовому договору, поскольку отношения с ними не регулируются трудовым законодательством (ст. 11 ТК РФ);
  • лиц, работающих по ученическому договору, если командировка никак не связана с ученичеством (ст. 203 ТК РФ).

Запрет носит категорический характер и нарушать его нельзя, даже если планируется простая однодневная командировка. 

Другое ограничение касается лиц с семейными обязанностями. Таких работников отправлять в поездку можно, но только при наличии письменного согласия и отсутствии медицинских противопоказаний. Речь идет о категориях, перечисленных в статье 259 ТК РФ:

  • женщинах с детьми в возрасте до трех лет;
  • родителях или опекунах детей-инвалидов;
  • сотрудниках, ухаживающих за больными родственниками;
  • одиноких родителях, воспитывающих детей в возрасте до пяти лет. 

Внимание! Чтобы подтвердить необходимость постоянного ухода за больным членом семьи, сотрудник должен предоставить медицинское заключение.

Особый порядок действует и в отношении иностранцев, временно пребывающих на территории РФ. Поскольку миграционное законодательство позволяет им беспрепятственно работать только в регионе, на который распространяется действие патента или разрешения, надолго направить его в другой регион работодатель не имеет права. Если иностранец оформил разрешение и его должность указана в пункте 1 перечня, утвержденного приказом Минздравсоцразвития России №564н от 28.07.2010, его можно командировать за пределы региона не более чем на 10 дней. Для специалистов, не включенных в перечень, даже такая возможность закрыта. 

Административная ответственность за нарушение трудового и миграционного законодательства

Командировка: правила и алгоритм оформления


Смотреть таблицу от экспертов «Системы Кадры»

Всех остальных штатных сотрудников, в том числе совместителей, надомников и специалистов, работающих удаленно, можно отправлять в командировки, предварительно уточнив сроки поездки и подготовив все необходимые документы. Отказ со стороны работника, не имеющего льготного статуса, рассматривается как дисциплинарное нарушение. 

Минимальный и максимальный срок командировки

Действующий Трудовой кодекс никак не ограничивает срок командировки. Следовательно, если поездка оформлена по всем правилам, она может длиться как несколько недель или месяцев, так и один день или даже пару часов. Ранее действовали нормы, утвержденные еще во времена СССР. По ним было запрещено направлять работников (за исключением монтажников, наладчиков и строителей) в командировки продолжительностью более 40 дней. Но теперь сроки определяют исключительно решением руководителя организации и устанавливают с учетом объема и сложности поручений, которые должен выполнить сотрудник (п. 4 Положения №749, письмо Минфина России №03-03-06/1/304 от 28.04.2010. Более того, в случае необходимости задание можно продлить.

Внимание! Если статус работника требует запрашивать у него письменное согласие на поездку, в случае ее продления согласие придется получить повторно. В остальных случаях командировку продляют, хочет того работник или нет.

Какими документами оформляют командировки по совместительству и основному месту работы

Оформление командировки — рутинная, но не самая простая процедура. Как минимум потому, что любое отступление от правил чревато крупными штрафами по статье 5.27 КоАП РФ: до 5000 для ответственных должностных лиц, до 50 000 — для организации. 

Оформление командировки по всем правилам: пошаговый алгоритм 

Шаг 1. Издайте приказ

За основу возьмите унифицированные формы Т-9, если командируете одного сотрудника, или Т-9а, если едет сразу несколько человек, либо самостоятельно разработанные бланки (подробнее о правилах оформления читайте в статье «Приказ на командировку»). Заполненный, согласованный с бухгалтерией и заверенный директором приказ доводится до сведения работника под подпись. 

Приказ о направлении сотрудника в командировку с комментариями эксперта

Командировка: правила и алгоритм оформления

Скачать образец вы можете в статье. 

Шаг 2. Составьте служебное задание и заполните командировочное удостоверение

Начиная с 8 января 2015 года работодатели не обязаны это делать, но на практике многие организации не спешат отказываться от служебных заданий, поскольку в них можно четко прописать характер и цель командировки. Обычно используется унифицированная форма №10-а или ее аналог. Вместо задания или в дополнение к нему иногда составляют служебную записку, которая отражает время фактического пребывания сотрудника в месте командирования или факт прибытия, подтвержденный принимающей стороной. 

Образец командировочного удостоверения от эксперта

Командировка: правила и алгоритм оформления

Скачать образец вы можете в статье. 

Шаг 3. Выплатите командировочные

Сюда входят расходы на проезд и аренду жилья, суточные и другие суммы, согласованные с работодателем. Размер выплаты определяется внутренними правилами организации или постановлениями Правительства РФ, если учреждение бюджетное. По возвращении сотрудник должен в письменном виде отчитаться о расходах. 

Шаг 4. Заполните журнал учета командированных работников

Еще один необязательный, но полезный для работодателя этап, позволяющий точно зафиксировать время отъезда и приезда сотрудников. Рекомендованная форма журнала утверждена приказом Минздравсоцразвития №739н от 11.09.2009. 

Журнал учета работников, выбывающих в командировки

Командировка: правила и алгоритм оформления

Скачать образец вы можете в начале статьи. 

Шаг 5. Отразите командировку в табеле учета рабочего времени

Используйте код «К» («06»), если применяете унифицированную форму Т-12 или Т-13, либо утвержденные работодателем коды, если применяете самостоятельно разработанную форму. Фактически отработанные часы не указывайте! 

По такой схеме оформляют любую служебную поездку, когда у сотрудника есть только одна работа — основная. Если речь идет о внутреннем или внешнем совместителе, добавляется еще один этап: оформление неоплачиваемого отпуска по другому месту работы, поскольку во время поездки сотрудник не сможет выполнять дополнительные обязанности (ст. 21, 60.1 и 166 ТК РФ). Средний заработок на этот период за ним сохраняет только один работодатель — направивший в командировку. 

Служебное задание и цель командировки: примеры из практики

Служебное задание — полезный документ, благодаря которому даже спустя полгода или год после поездки можно уточнить, когда она состоялась, чем закончилась и к каким решениям привела. Это особенно удобно, если компания крупная, а ее сотрудники регулярно бывают в разъездах. В документе указывают сроки и основания поездки, сведения о командированном, цель, которую перед ним поставило руководство. 

Служебное задание

Командировка: правила и алгоритм оформления

Скачать образец вы можете в статье. 

Цели могут быть как универсальными, так и специальными. Например, в служебном задании юриста может указываться «представление интересов компании в суде» или «участие в судебных заседаниях». И совсем по-другому будет выглядеть цель командировки директора, примеры: «проверка деятельности филиала», «открытие нового структурного подразделения», «реализация нового бизнес-проекта». Рядом предусмотрено поле для краткого отчета о выполнении поставленной задачи. 

Как оплачивают командировку (ТК РФ)

Кроме того, что за сотрудником сохраняют средний заработок, в том числе и за дни, проведенные в пути, ему следует возместить все расходы, связанные с поездкой. Оплатите проезд до места назначения и обратно, стоимость арендованной квартиры или номера в гостинице и остальные траты, которые производились с ведома или согласия работодателя.

Суммы, подлежащие оплате, подтверждают документально: проездными билетами, чеками с заправочных станций, если командированный едет на личном или служебном автомобиле, квитанциями, договорами аренды и заявками на бронирование жилья. И возмещать их придется в любом случае, независимо от того, выполнил сотрудник порученное задание или нет. 

Помимо всего прочего, командированному работнику выплачиваются суточные. Это общее название расходов, связанных с временным проживанием вне дома. Коммерческие организации самостоятельно решают, какой должна быть оплата суточных за один день командировки, исходя из своих финансовых возможностей и общего принципа необходимости возмещения дополнительных расходов. Дифференцированный подход, при котором одним работникам положены суточные выплаты в большем размере, чем другим, не запрещен, если соответствующая норма закреплена локальными нормативными актами. Например, руководителям отделов можно установить более щедрые суточные, чем рядовому персоналу, и это не будет нарушением (письма Минтруда России № 14-2-291 от 14.02.2013 и Роструда №164-6-1 от 4.03.2013).

Выплачивайте суточные за все дни пребывания в поездке, в том числе за дни отъезда, приезда и задержки в пути, если она случилась не по вине работника. Учитываются даже выходные и праздничные даты, поскольку в это время он все равно находится вне постоянного места жительства, а значит, несет дополнительные расходы.

Не выплачивайте суточные при однодневной командировке, если сотрудник направлен в поездку по России и может в конце дня вернуться домой. Это правило не работает, когда оформляется зарубежная командировка на один день: как оплачивается такая поездка, разъясняет Минфин в письме №03-03-06/1/41508 от 7.10.2013. Работнику положена выплата в иностранной валюте в размере 50% от нормы, установленной работодателем для многодневных командировок в конкретную страну.

Бюджетные учреждения, в том числе органы местного самоуправления и федеральной власти, оплачивают суточные по другим правилам. На них распространяется действие постановлений, указов и других нормативно-правовых актов, которым коммерческие предприятия подчиняться не обязаны. Например, командировочные расходы федеральных гражданских служащих компенсируются в соответствии с постановлением Правительства РФ №729 от 2.10.2002, устанавливающим верхний предел выплаты в размере 550 рублей в сутки.

Если работнику предстоит командировка за границу, к перечню расходов может добавиться стоимость оформления загранпаспорта и визы. 

Вывод

Прежде чем откомандировать сотрудника, подготовьте все необходимые документы: приказ оформляется в обязательном порядке, служебное задание и командировочное удостоверение — по решению работодателя.

Если работник принадлежит к льготной категории, запросите письменное согласие на поездку.

Беременных женщин, несовершеннолетних и лиц, работающих по ученическим и гражданско-правовым договорам, не отправляйте в командировки даже по их просьбе, иначе компании грозит крупный штраф.

×
Пожалуйста, войдите на сайт или зарегистрируйтесь.

Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям.
Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
ИЛИ ВОЙТИ ЧЕРЕЗ СОЦСЕТИ
Зарегистрироваться
Зарегистрируйтесь или войдите через соц.сети, чтобы продолжить чтение.

«Кадровое дело» - авторитетный и профессиональный сайт по кадровым вопросам. С нами более 1 миллиона подписчиков.

После регистрации вы сможете:

  • Читать закрытые статьи экспертов для кадровых и HR-специалистов;
  • Первыми узнавать горячие кадровые новости;
  • Воспользоваться уникальными сервисами: расчетчиками стажа, отпуска, производственными календарями и т.п.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
или войти через соц.сети
Зарегистрироваться
×
Зарегистрируйтесь

Пожалуйста, войдите на сайт.

Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям.
Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
ИЛИ ВОЙТИ ЧЕРЕЗ СОЦСЕТИ
Зарегистрироваться
×
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Заполните короткую форму регистрации, чтобы продолжить тестирование на сайте.
Вас также ждет подарок: мы откроем вам доступ к 3 самым горячим статьям этого месяца от лучших экспертов России

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
ИЛИ ВОЙТИ ЧЕРЕЗ СОЦСЕТИ
Зарегистрироваться
×
Пожалуйста, войдите на сайт или зарегистрируйтесь.

Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям.
Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
ИЛИ ВОЙТИ ЧЕРЕЗ СОЦСЕТИ
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
Заказать звонок