Активировать демо-доступ >

Кадровое дело

Командировка правила и алгоритм оформления

  • 2 апреля 2019
  • 1553

Теперь сотрудников стало проще направлять в служебные поездки. Узнайте, какие правила обязан соблюдать каждый кадровик и скачайте образцы от экспертов ⬇

Больше материалов от экспертов ищите в статье ⬇

Специальный журнал учетаДля учета работников, выбывающих в командировки
Образец маршрутного листаГотовый пример от экспертов

Скачать

Что говорит Трудовой кодекс: командировка по всем правилам

Актуальное законодательство весьма подробно раскрывает понятие «служебная командировка»: ТК РФ называет так поездки работников по распоряжению работодателя для выполнения поручений вне места постоянной работы. Следовательно, оформить как служебную можно поездку в другой город, регион или даже в другую организацию, расположенную вне территории работодателя. На все время отсутствия сотрудника за ним сохраняют должность и средний заработок, а все обоснованные расходы, связанные с поездкой, возмещают (ст. 167 ТК РФ).

Если работа, для выполнения которой нанят сотрудник, изначально носит разъездной характер или проходит в пути, его служебные поездки командировками не признают (ст. 166 ТК РФ). Поэтому проводникам на железной дороге, стюардессам и курьерам не нужно оформлять командировочные документы каждый раз, когда они отправляются в рейс, если в трудовом договоре прописано такое условие. 

Образец маршрутного листа. Необходим, чтобы подтвердить расходы, связанные с разъездным характером работы

Командировка: правила и алгоритм оформления

Скачать образец вы можете в начале статьи. 

Процесс направления в командировки закреплен отдельным положением (Постановление Правительства РФ №749 от 13.10.2008). Какими бы ни были локальные правила, установленные работодателем, противоречить этому нормативному документу они не должны. Прежде чем направить сотрудника в деловую поездку, убедитесь, что требования закона не нарушены. Особое внимание обращайте на запреты и ограничения. 

Кого нельзя направлять в командировку

  • беременных женщин (ст. 259 ТК РФ);
  • подростков до 18 лет, за исключением профессиональных спортсменов и представителей творческих профессий (ст. 268 ТК РФ, ст. 348.8 ТК РФ);
  • внештатных сотрудников, работающих по гражданско-правовому договору, поскольку отношения с ними не регулируются трудовым законодательством (ст. 11 ТК РФ);
  • лиц, работающих по ученическому договору, если командировка никак не связана с ученичеством (ст. 203 ТК РФ).

Запрет носит категорический характер и нарушать его нельзя, даже если планируется простая однодневная командировка. 

Другое ограничение касается лиц с семейными обязанностями. Таких работников отправлять в поездку можно, но только при наличии письменного согласия и отсутствии медицинских противопоказаний. Речь идет о категориях, перечисленных в статье 259 ТК РФ:

  • женщинах с детьми в возрасте до трех лет;
  • родителях или опекунах детей-инвалидов;
  • сотрудниках, ухаживающих за больными родственниками;
  • одиноких родителях, воспитывающих детей в возрасте до пяти лет. 

Внимание! Чтобы подтвердить необходимость постоянного ухода за больным членом семьи, сотрудник должен предоставить медицинское заключение.

Особый порядок действует и в отношении иностранцев, временно пребывающих на территории РФ. Поскольку миграционное законодательство позволяет им беспрепятственно работать только в регионе, на который распространяется действие патента или разрешения, надолго направить его в другой регион работодатель не имеет права. Если иностранец оформил разрешение и его должность указана в пункте 1 перечня, утвержденного приказом Минздравсоцразвития России №564н от 28.07.2010, его можно командировать за пределы региона не более чем на 10 дней. Для специалистов, не включенных в перечень, даже такая возможность закрыта. 

Административная ответственность за нарушение трудового и миграционного законодательства

Командировка: правила и алгоритм оформления


Скачать таблицу от экспертов «Системы Кадры»

Всех остальных штатных сотрудников, в том числе совместителей, надомников и специалистов, работающих удаленно, можно отправлять в командировки, предварительно уточнив сроки поездки и подготовив все необходимые документы. Отказ со стороны работника, не имеющего льготного статуса, рассматривается как дисциплинарное нарушение. 

Подписка


Минимальный и максимальный срок командировки

Действующий Трудовой кодекс никак не ограничивает срок командировки. Следовательно, если поездка оформлена по всем правилам, она может длиться как несколько недель или месяцев, так и один день или даже пару часов. Ранее действовали нормы, утвержденные еще во времена СССР. По ним было запрещено направлять работников (за исключением монтажников, наладчиков и строителей) в командировки продолжительностью более 40 дней. Но теперь сроки определяют исключительно решением руководителя организации и устанавливают с учетом объема и сложности поручений, которые должен выполнить сотрудник (п. 4 Положения №749, письмо Минфина России №03-03-06/1/304 от 28.04.2010. Более того, в случае необходимости задание можно продлить.

Внимание! Если статус работника требует запрашивать у него письменное согласие на поездку, в случае ее продления согласие придется получить повторно. В остальных случаях командировку продляют, хочет того работник или нет.

Какими документами оформляют командировки по совместительству и основному месту работы

Оформление командировки — рутинная, но не самая простая процедура. Как минимум потому, что любое отступление от правил чревато крупными штрафами по статье 5.27 КоАП РФ: до 5000 для ответственных должностных лиц, до 50 000 — для организации. 

Оформление командировки по всем правилам: пошаговый алгоритм 

Шаг 1. Издайте приказ

За основу возьмите унифицированные формы Т-9, если командируете одного сотрудника, или Т-9а, если едет сразу несколько человек, либо самостоятельно разработанные бланки (подробнее о правилах оформления читайте в статье «Приказ на командировку»). Заполненный, согласованный с бухгалтерией и заверенный директором приказ доводится до сведения работника под подпись. 

Приказ о направлении сотрудника в командировку с комментариями эксперта

Командировка: правила и алгоритм оформления

Скачать образец вы можете в статье. 

Шаг 2. Составьте служебное задание и заполните командировочное удостоверение

Начиная с 8 января 2015 года работодатели не обязаны это делать, но на практике многие организации не спешат отказываться от служебных заданий, поскольку в них можно четко прописать характер и цель командировки. Обычно используется унифицированная форма №10-а или ее аналог. Вместо задания или в дополнение к нему иногда составляют служебную записку, которая отражает время фактического пребывания сотрудника в месте командирования или факт прибытия, подтвержденный принимающей стороной. 

Образец командировочного удостоверения от эксперта

Командировка: правила и алгоритм оформления

Скачать образец вы можете в статье. 

Шаг 3. Выплатите командировочные

Сюда входят расходы на проезд и аренду жилья, суточные и другие суммы, согласованные с работодателем. Размер выплаты определяется внутренними правилами организации или постановлениями Правительства РФ, если учреждение бюджетное. По возвращении сотрудник должен в письменном виде отчитаться о расходах. 

Шаг 4. Заполните журнал учета командированных работников

Еще один необязательный, но полезный для работодателя этап, позволяющий точно зафиксировать время отъезда и приезда сотрудников. Рекомендованная форма журнала утверждена приказом Минздравсоцразвития №739н от 11.09.2009. 

Журнал учета работников, выбывающих в командировки

Командировка: правила и алгоритм оформления

Скачать образец вы можете в начале статьи. 

Шаг 5. Отразите командировку в табеле учета рабочего времени

Используйте код «К» («06»), если применяете унифицированную форму Т-12 или Т-13, либо утвержденные работодателем коды, если применяете самостоятельно разработанную форму. Фактически отработанные часы не указывайте! 

По такой схеме оформляют любую служебную поездку, когда у сотрудника есть только одна работа — основная. Если речь идет о внутреннем или внешнем совместителе, добавляется еще один этап: оформление неоплачиваемого отпуска по другому месту работы, поскольку во время поездки сотрудник не сможет выполнять дополнительные обязанности (ст. 21, 60.1 и 166 ТК РФ). Средний заработок на этот период за ним сохраняет только один работодатель — направивший в командировку. 

Служебное задание и цель командировки: примеры из практики

Служебное задание — полезный документ, благодаря которому даже спустя полгода или год после поездки можно уточнить, когда она состоялась, чем закончилась и к каким решениям привела. Это особенно удобно, если компания крупная, а ее сотрудники регулярно бывают в разъездах. В документе указывают сроки и основания поездки, сведения о командированном, цель, которую перед ним поставило руководство. 

Служебное задание

Командировка: правила и алгоритм оформления

Скачать образец вы можете в статье. 

Цели могут быть как универсальными, так и специальными. Например, в служебном задании юриста может указываться «представление интересов компании в суде» или «участие в судебных заседаниях». И совсем по-другому будет выглядеть цель командировки директора, примеры: «проверка деятельности филиала», «открытие нового структурного подразделения», «реализация нового бизнес-проекта». Рядом предусмотрено поле для краткого отчета о выполнении поставленной задачи. 

Как оплачивают командировку (ТК РФ)

Кроме того, что за сотрудником сохраняют средний заработок, в том числе и за дни, проведенные в пути, ему следует возместить все расходы, связанные с поездкой. Оплатите проезд до места назначения и обратно, стоимость арендованной квартиры или номера в гостинице и остальные траты, которые производились с ведома или согласия работодателя.

Суммы, подлежащие оплате, подтверждают документально: проездными билетами, чеками с заправочных станций, если командированный едет на личном или служебном автомобиле, квитанциями, договорами аренды и заявками на бронирование жилья. И возмещать их придется в любом случае, независимо от того, выполнил сотрудник порученное задание или нет. 

Помимо всего прочего, командированному работнику выплачиваются суточные. Это общее название расходов, связанных с временным проживанием вне дома. Коммерческие организации самостоятельно решают, какой должна быть оплата суточных за один день командировки, исходя из своих финансовых возможностей и общего принципа необходимости возмещения дополнительных расходов. Дифференцированный подход, при котором одним работникам положены суточные выплаты в большем размере, чем другим, не запрещен, если соответствующая норма закреплена локальными нормативными актами. Например, руководителям отделов можно установить более щедрые суточные, чем рядовому персоналу, и это не будет нарушением (письма Минтруда России № 14-2-291 от 14.02.2013 и Роструда №164-6-1 от 4.03.2013).

Выплачивайте суточные за все дни пребывания в поездке, в том числе за дни отъезда, приезда и задержки в пути, если она случилась не по вине работника. Учитываются даже выходные и праздничные даты, поскольку в это время он все равно находится вне постоянного места жительства, а значит, несет дополнительные расходы.

Не выплачивайте суточные при однодневной командировке, если сотрудник направлен в поездку по России и может в конце дня вернуться домой. Это правило не работает, когда оформляется зарубежная командировка на один день: как оплачивается такая поездка, разъясняет Минфин в письме №03-03-06/1/41508 от 7.10.2013. Работнику положена выплата в иностранной валюте в размере 50% от нормы, установленной работодателем для многодневных командировок в конкретную страну.

Бюджетные учреждения, в том числе органы местного самоуправления и федеральной власти, оплачивают суточные по другим правилам. На них распространяется действие постановлений, указов и других нормативно-правовых актов, которым коммерческие предприятия подчиняться не обязаны. Например, командировочные расходы федеральных гражданских служащих компенсируются в соответствии с постановлением Правительства РФ №729 от 2.10.2002, устанавливающим верхний предел выплаты в размере 550 рублей в сутки.

Если работнику предстоит командировка за границу, к перечню расходов может добавиться стоимость оформления загранпаспорта и визы. 

Вывод

Прежде чем откомандировать сотрудника, подготовьте все необходимые документы: приказ оформляется в обязательном порядке, служебное задание и командировочное удостоверение — по решению работодателя.

Если работник принадлежит к льготной категории, запросите письменное согласие на поездку.

Беременных женщин, несовершеннолетних и лиц, работающих по ученическим и гражданско-правовым договорам, не отправляйте в командировки даже по их просьбе, иначе компании грозит крупный штраф.

Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Школа

Самое выгодное предложение

Повышение квалификации для кадровиков

Получи официальный диплом о переподготовке

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
×
Пожалуйста, войдите на сайт

Пожалуйста, войдите на сайт.

Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям.
Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
ИЛИ ВОЙТИ ЧЕРЕЗ СОЦСЕТИ
Зарегистрироваться
×
Пожалуйста, войдите на сайт или зарегистрируйтесь.

Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям.
Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
ИЛИ ВОЙТИ ЧЕРЕЗ СОЦСЕТИ
Зарегистрироваться
×
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Заполните короткую форму регистрации, чтобы продолжить тестирование на сайте.
Вас также ждет подарок: мы откроем вам доступ к 3 самым горячим статьям этого месяца от лучших экспертов России

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
ИЛИ ВОЙТИ ЧЕРЕЗ СОЦСЕТИ
Зарегистрироваться
Извините, что прервали. Как дочитать без ограничений?

«Кадровое дело» - авторитетный и профессиональный сайт по кадровым вопросам. С нами более 1 миллиона подписчиков.

Зарегистрируйтесь или войдите через соц.сети, чтобы продолжить чтение. После регистрации вы сможете:

  • Читать закрытые статьи экспертов для кадровых и HR-специалистов;
  • Первыми узнавать горячие кадровые новости;
  • Воспользоваться уникальными сервисами: расчетчиками стажа, отпуска, производственными календарями и т.п.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
ИЛИ ВОЙТИ ЧЕРЕЗ СОЦСЕТИ
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
Заказать звонок