Для направления сотрудников в деловые поездки без лишних вопросов и проблем пропишите все нюансы в отдельном нормативном акте. Расскажем, как составить Положение о командировках и что в него включить. Дадим образец и бланк документа.
Для чего нужно Положение о служебных командировках
Зачастую работодатели отправляют сотрудников в рабочие поездки, но не оформляют все необходимые документы, а лишь устно согласовывают условия. Между тем в законе есть множество требований и норм, которым нужно следовать при оформлении командировки. Чтобы избежать путаницы и установить четкий регламент, по которому работники предприятия будут ездить в служебные поездки, отчитываться о результатах, получать возмещение расходов, разработайте и утвердите Положение об особенностях направления работников в командировки.
Образец положения о командировках
Редакция журнала «Кадровое дело» подготовила образцы формулировок в разделы Положения, в которых чаще всего совершают ошибки. 
Скачайте образец >>>
Скачайте образцы Положений о командировках:
В документе пропишите все вопросы, связанные с подготовкой, документальным оформлением и оплатой командировок. Он не должен противоречить Положению, утвержденному постановлением Правительства РФ № 749 от 13.10.2008, и другим действующих законодательным актам.
Читайте по теме в журнале «Кадровое дело»: Экспресс-проверка положения о командировках: уберите эти условия, чтобы не нарушать Трудовой кодекс
Инструкция: как разработать Положение о командировках
Типовое Положение о направлении работников в служебные командировки состоит из 5-10 тематических разделов, посвященных отдельным аспектам оформления поездок. Общих для всех работодателей требований к оформлению нет. Каждая организация вправе самостоятельно решать, как должен выглядеть документ и каким будет его содержание. На основании Положения о служебных командировках в последующем можно сформировать памятку сотрудникам, которую раздавать перед отправкой в поездку.
Стандартный перечень разделов Положения о командировках
⇒ Общие положения. Это вводный раздел, в котором описывают основные понятия, упоминаемые в документе: что считается командировкой, кого можно направить в поездку по территории России или за рубеж, какие виды поездок командировками не признаются.
⇒ Срок и режим командировки. Закон не ограничивает ни минимальную, ни максимальную продолжительность рабочих поездок, оставляя этот вопрос на усмотрение работодателя. Но сама компания имеет право установить минимальные и максимальные временные рамки. Здесь же можно подробно прописать порядок и основания продления командировок, процедуру отзыва или досрочного возвращения, правила определения дат выезда и прибытия.
Учите, что с 10 марта 2023 года фактический срок пребывания работника в командировке подтвердят договор, кассовый чек или бланк строгой отчетности (БСО), но только при условии, что у него нет проездных документов. Например, если сотрудник поехал в командировку на машине. Раньше подтверждающими документами были квитанция, талон либо иной документ, который подтверждал заключение договора на оказание гостиничных услуг по месту командирования.
⇒ Документальное оформление. Отразите нюансы командировочного документооборота. Укажите, кто отвечает за своевременную подготовку приказа, служебного задания и других документов, необходимых для оформления командировки, кому поручается учет командированных работников и заполнение журналов. Включите в раздел правило об обязательном запросе письменного согласия на поездку у представителей льготных категорий.
Учтите, если применяете формы электронной первички из приказа № 52н. А это обязаны делать централизованные учреждения и те, кто прописал такое требование в своей учётной политике. Так вот: чтобы направить сотрудника в командировку, надо будет оформлять решение о командировании по унифицированной форме — 0504512 или 0504515. На основании решения готовят приказ о командировке. Для этого можно использовать унифицированные формы № Т-9 или № Т-9а или разработать форму приказа самостоятельно.
Перечень документов, которые нужно оформлять при отправке сотрудников в командировку, если компания перешла на ЭДО и первичку из приказа №52н
⇒ Командировочные расходы. Определите перечень и объем затрат, которые организация обязывается компенсировать сотруднику, в том числе — при наличии или отсутствии подтверждающих документов, например, чеков, квитанций, счетов. Обычно в перечень компенсируемых расходов включают:
- оплату проезда в общественном транспорте, в том числе к вокзалу или аэропорту, услуги такси, расходы на постельные принадлежности в поездах;
- стоимость железнодорожных, автобусных и авиабилетов, багажных талонов;
- стоимость горюче-смазочных материалов, если работник едет на служебном или личном автомобиле;
- расходы на оформление документов, необходимых для поездки — виз, приглашений, загранпаспортов, а также консульские и другие обязательные сборы;
- оплату жилого помещения: квартиры, номера в гостинице;
- расходы на мобильную связь и интернет.
Здесь же прописывается размер суточных и порядок их выплаты. Этот показатель устанавливает работодатель. Можно установить разные нормы суточных выплат для отдельных категорий персонала, например, для руководящих работников — больше, для рядовых — меньше.
Если применяете электронную первичку из приказа № 52н, отдельное заявление от командируемого сотрудника о выдаче командировочных не нужно. Хватит решения о командировании (формы 0504512 и 0504515). Там есть все нужные данные — назначение аванса, расчет, обоснование размера аванса и срок, на который выдается аванс. А вот если электронную первичку не применяете, понадобится заявление от работника.
Обратите внимание, если используете шаблон Положения из интернета. Формулировки в шаблонах, которые можно скачать в интернете, подводят работодателя под штраф из-за способа выплаты аванса. Выплаты сотруднику можно производить в месте, где он выполняет работу, то есть через кассу компании, или перечислить на банковскую карту, которую он указал в заявлении (ст. 136 ТК). О способе, которым будете перечислять выплату, с работником придется договориться. Например, прописать условие об этом в трудовом договоре. Нет гарантии, что все согласятся получать выплаты на карты банка, который вы выбрали. Поэтому опасно писать в Положении, что денежный аванс при продлении командировки переведете на зарплатную карту работника или денежным переводом. Как безопасно исправить формулировку, подсказали эксперты журнала «Кадровое дело».
⇒ Оплата за работу в выходные дни. Иногда дата отъезда или возвращения, а также время, проведенное работником в пути, выпадает на выходной или праздничный день. Кроме того, график работы принимающей организации может не совпадать с режимом работодателя, направившего своего специалиста в командировку, следовательно, во время поездки ему придется работать в свой законный выходной. Оговорите порядок и размер оплаты таких дней в Положении о командировках, чтобы избежать недопонимания и конфликтов с персоналом.
Положение о командировках: доплата за выходные и праздничные дни
⇒ Гарантии, предоставляемые работникам. Перечислите гарантии, установленные статьей 167 ТК (сохранение места работы и среднего заработка на весь период поездки), и пропишите дополнительные компенсации, предоставляемые компанией.
⇒ Порядок предоставления отчётности. Укажите, в какие сроки следует предоставить авансовый и производственный отчеты, какими документами подтверждаются расходы, и что будет, если командированный не отчитается в срок. Теперь, если у сотрудника нет проездных документов, фактический срок его пребывания в командировке подтвердят договор, кассовый чек или бланк строгой отчетности.
Если применяете электронную первичку из приказа № 52н, потребуйте от работника отчёт о расходах. К отчёту надо приложить проездные, счета или квитанции за проживание, кассовые и товарные чеки, квитанции электронных терминалов и т. п.
Список документов для формирования командировочных отчетов
⇒ Отзыв из командировки или отмена поездки. Пропишите, в каком случае возможно отозвать сотрудника из командировки или вовсе отменить поездку. Укажите порядок оформления документов для отзыва или отмены поездки. Установите, как будете в таком случае возмещать расходы. Чтобы отменить или изменить условия командировки, которая ещё не началась, при условии, что используете ЭДО и приказ №52н, подготовьте изменение решения о командировании (формы 0504513 и 0504516). Если командировка уже началась — оформите приказ руководителя. Если не используете, понадобятся служебная записка и приказ руководителя.
Редакция «Кадрового дела» подготовила интерактивный справочник с документами для оформления командировок, которые должны быть в компании по закону, и которые в целом необязательны, но от них лучше не отказываться. Посмотрите, чем полезен документы и в каком случае защитит в случае судебных разбирательств. А ещё скачайте образцы, которые редакция Актион Кадры и HR разработала с учётом требований ведомств и позиций судов.
Как оформить приказ об утверждении Положения о командировках
Унифицированного бланка нет, поэтому приказ о служебных командировках составляют в свободной форме. Можно использовать фирменный бланк компании. Если его нет, укажите в «шапке» приказа основные реквизиты работодателя, а чуть ниже — дату и место издания, наименование, номер документа.
В распорядительной части укажите, с какой целью утверждается нормативный акт, например, «в связи с необходимостью упорядочить документальное оформление и оплату командировок». Далее приведите полное наименование утверждаемого документа и дату его вступления в силу, а также перечислите должностных лиц, ответственных за ознакомление персонала с новым нормативным актом. Положение о командировках прикрепите в качестве приложения, отметив этот момент в тексте распорядительного документа. Не забудьте ознакомить с приказом под подпись всех ответственных должностных лиц, которые в нем упоминаются.
День кадровика-2024: иммерсивное шоу «За кулисами профессии»
День кадровика 24 мая отпразднуем с размахом и пользой: разыграем ситуацию, в которую попала ваша коллега Леночка. Вместе с экспертами поможете ей разобраться с проблемой и избежать штрафа, обновите знания и получите ответы на волнующие вопросы. И это ещё не всё: кроме иммерсионного кадрового шоу вас ждут квесты, розыгрыши призов и, конечно, крутая вечеринка с коллегами.
Ближайшие бесплатные вебинары для кадровиков
14 мая, вторник. Спикер: Филиппов Вячеслав, главный редактор журнала «Кадровое дело»
16 мая, четверг. Спикер: Вебер Андрей, основатель проекта «Культура счастья»