Чтобы направлять сотрудников в деловые поездки без лишних вопросов и проблем, пропишите все нюансы в отдельном нормативном акте. Скачайте образец документа и приказ об утверждении, который можно сразу использовать в работе.
Для чего нужно положение о служебных командировках
Многие работодатели время от времени отправляют сотрудников в рабочие поездки, но не все знают, как сделать это правильно. Между тем, в законе есть множество требований и норм, которым нужно следовать при оформлении командировки. Чтобы избежать путаницы и установить четкий регламент, по которому работники предприятия будут ездить в служебные поездки, отчитываться о результатах, получать возмещение расходов, разработайте и утвердите положение об особенностях направления работников в командировки.
Положение о командировках
В документе прописывают все вопросы, связанные с подготовкой, документальным оформлением и оплатой командировок. Он не должен противоречить Положению, утвержденному постановлением Правительства РФ №749 от 13.10.2008, и другим действующих законодательным актам.
Шпаргалка: служебная командировка
Как разработать положение о командировках
Единых, общих для всех работодателей требований к оформлению Положения нет. Каждая организация вправе самостоятельно решать, как должен выглядеть документ и каким будет его содержание. Поэтому положение о служебных командировках в казенном учреждении, скорее всего, будет отличаться от нормативного акта, разработанного для коммерческой компании — как минимум особенностями оплаты суточных расходов командированным работникам.
Типовое положение о направлении работников в служебные командировки состоит из 5-10 тематических разделов, посвященных отдельным аспектам оформления поездок.
Стандартный перечень разделов Положения
- Общие положения
Вводный раздел, в котором описывают основные понятия, упоминаемые в документе: что считается командировкой, кого можно направить в поездку по территории России или за рубеж, какие виды поездок командировками не признаются.
- Срок и режим командировки
Закон не ограничивает ни минимальную, ни максимальную продолжительность рабочих поездок, оставляя этот вопрос на усмотрение работодателя. Но сама компания имеет право установить минимальные и максимальные временные рамки. Здесь же можно подробно прописать порядок и основания продления командировок, процедуру отзыва или досрочного возвращения, правила определения дат выезда и прибытия.
- Документальное оформление
Отразите нюансы командировочного документооборота. Укажите, кто отвечает за своевременную подготовку приказа, служебного задания и других документов, необходимых для оформления командировки, кому поручается учет командированных работников и заполнение журналов. Включите в раздел правило об обязательном запросе письменного согласия на поездку у представителей льготных категорий.
- Командировочные расходы
Определите перечень и объем затрат, которые организация обязывается компенсировать сотруднику, в том числе — при наличии или отсутствии подтверждающих документов (чеков, квитанций, счетов).
Обычно в перечень компенсируемых расходов включают:
- оплату проезда в общественном транспорте, в том числе — к вокзалу или аэропорту, услуги такси, расходы на постельные принадлежности в поездах;
- стоимость железнодорожных, автобусных и авиабилетов, багажных талонов;
- стоимость горюче-смазочных материалов, если работник едет на служебном или личном автомобиле;
- расходы на оформление документов, необходимых для поездки — виз, приглашений, загранпаспортов, а также консульские и другие обязательные сборы;
- оплату жилого помещения (квартиры, номера в гостинице);
- расходы на мобильную связь и интернет.
Шпаргалка. Что можно включить в состав командировочных расходов
Здесь же прописывается размер суточных и порядок их выплаты. Этот показатель устанавливает работодатель. Можно установить разные нормы суточных выплат для отдельных категорий персонала, например, для руководящих работников — больше, для рядовых — меньше.
★ Верхнего предела суточных нет. Не забывайте, что с ежедневных выплат свыше 700 рублей во время командировки по России и 2500 рублей за ее пределами с сотрудника удерживается НДФЛ. Эксперт «Системы Кадры» расскажет, как установить, рассчитать и выплатить суточные работникам без вреда для бюджета компании.
- Оплата за работу в выходные дни
Иногда дата отъезда или возвращения, а также время, проведенное работником в пути, выпадает на выходной или праздничный день. Кроме того, график работы принимающей организации может не совпадать с режимом работодателя, направившего своего специалиста в командировку, следовательно, во время поездки ему придется работать в свой законный выходной. Оговорите порядок и размер оплаты таких дней в положении о командировках, чтобы избежать недопонимания и конфликтов с персоналом.
- Гарантии, предоставляемые работникам
Перечислите гарантии, установленные статьей 167 ТК РФ (сохранение места работы и среднего заработка на весь период поездки), и пропишите дополнительные компенсации, предоставляемые компанией.
- Порядок предоставления отчетности
Укажите, в какие сроки следует предоставить авансовый и производственный отчеты, какими документами подтверждаются расходы, и что будет, если командированный не отчитается в срок.
Чтобы документ вступил в силу, отправьте его на согласование руководству компании и всем заинтересованным должностным лицам, а затем издайте приказ об утверждении положения о командировках. Разработка приказа поручается кадровику или делопроизводителю.
Как оформить приказ об утверждении положения о командировках
Унифицированного бланка нет, поэтому приказ о служебных командировках составляют в свободной форме. Можно использовать фирменный бланк компании. Если его нет, укажите в «шапке» приказа основные реквизиты работодателя, а чуть ниже — дату и место издания, наименование, номер документа.
В распорядительной части укажите, с какой целью утверждается нормативный акт (например, « в связи с необходимостью упорядочить документальное оформление и оплату командировок»). Далее приведите полное наименование утверждаемого документа и дату его вступления в силу, а также перечислите должностных лиц, ответственных за ознакомление персонала с новым нормативным актом. Положение о командировках прикрепите в качестве приложения, отметив этот момент в тексте распорядительного документа.
Не забудьте ознакомить с приказом под подпись всех ответственных должностных лиц, которые в нем упоминаются.
Вывод
Положение о направлении сотрудников в служебные поездки — полезный документ, благодаря которому вопросы оформления и оплаты командировок регулируются эффективнее, а риск конфликтов на этой почве с сотрудниками снижается.
Структуру и содержание нормативного акта определяет сам работодатель, убедившись, что локальные правила не противоречат требованиям законодательства.
Готовый проект документа согласуйте с руководством и утвердите с помощью приказа или специального грифа.