Активировать демо-доступ >

Кадровое дело

Служебная командировка

  • 6 апреля 2019
  • 13249

Эксперты расскажут, как по этапам отправить сотрудника в командировку и не ошибиться при подготовке документов.

Скачайте полезные документы:

Положение о командировкахИспользуйте образец от эксперта
Приказ о направлении сотрудника в командировкуИспользуйте образец от эксперта
Образец авансового отчетаИспользуйте образец от эксперта

Служебная поездка и командировка: в чем отличие?

Служебная командировка — это разовая поездка сотрудника на определенный срок для выполнения задания вне места его постоянной работы (ч. 1 ст. 166 ТК). Командировка отличается от служебной поездки по нескольким критериям. 

4 отличия командировки от служебной поездки 

 

Командировка

Служебная поездка

Как оформить

Оформляется приказом руководителя, в котором указывают срок отъезда

Порядок и сроки служебных поездок определите в локальном акте, договоре или путевом листе

Как оплатить

Рабочие дни в командировке оплачивают по среднему заработку

Работник получает зарплату в зависимости от действующей в организации системы оплаты труда

График работы

Отразите режим работы сотрудника в приказе о направлении в командировку. В табеле учета рабочего времени поставьте буквенный код «К»

Определите режим работы сотрудника в его трудовом договоре

Как возместить расходы

Возмещайте только те расходы, которые сотрудник совершил с разрешения или ведома работодателя

Возмещайте расходы по проезду, найму жилья, полевое довольствие, если работник совершил с их ведома работодателя. Также компания может установить доплату за особый характер работы

4 условия, когда поездка будет считаться служебной*

  1. Сотрудник работает по трудовому договору. То есть, для выполнения задания можно направить только штатного сотрудника, с которым заключен трудовой договор, в том числе дистанционщиков, надомников и совместителей (ст. 166 ТК РФ).

Эксперт Системы Кадры расскажет, каких сотрудников нельзя отправить в командировку.

  1. Поручение осуществляется по распоряжению работодателя. Для выполнения поручения непосредственный руководитель должен оформить направление в служебную командировку, в которой указывает цели и задачи поездки.
  2. Задание будет выполняться вне постоянного места работы сотрудника. Место работы сотрудника обязательно указывают в его трудовом договоре (ст. 57 ТК РФ). Если сотрудник направляется в другой населенный пункт, такая поездка будет считаться служебной командировкой. Кроме того, даже если для выполнения задания сотрудника направляют в другой филиал или обособленное подразделение, нужно оформить соответствующие документы.
  3. Работа командируемого не носит разъездной характер. Если сотрудник постоянно направляется в периодические поездки связанные с основной работой, и она носит разъездной характер, то командировкой она не является. 

* письмо Минтруда от 17.11.2017 N 14-2/В-1012. 

Служебные командировки в 2019 году: пошаговая инструкция оформления 

Шаг 1. Подготовьте служебное задание

Руководитель оформляет служебку для выполнения определенного задания. В ней он указывает дату, место и продолжительность поездки сотрудника. Подробней о том, как подготовить такой документ без ошибок, читайте нашу статью

Скачать и распечатать образец задания >> 

Шаг 2. Проверьте наличие запрета или ограничений на направление в командировку

Некоторые сотрудники могут поехать в командировку, только если они дали на это письменное согласие. К ним относятся:

  1. женщины с детьми в возрасте до трех лет;
  2. одинокие родители, которые воспитывают детей до пяти лет;
  3. сотрудники, у которых есть дети-инвалиды;
  4. сотрудники, которые ухаживают за больными родственниками при наличии медицинского заключения. 

Внимание! Не забудьте предупредить таких сотрудников об их праве отказаться от поездки (ст. 259 ТК РФ). Вручите льготному работнику уведомление, в котором разъясните право отказаться от поездки. О согласии или об отказе на направление сотрудник может сделать отметку в самом документе.

Шаг 3. Получите согласие на направление в поездку

Получите от работника согласие на направление в поездку. Оформить его можно в виде заявления в произвольной форме или уведомления, как было указано выше (ч. 2, ч. 3 ст. 259 ТК РФ). Укажите в документе дату и место поездки и выразите свое согласие на направление. 

Скачать и распечатать образец заявления >>

Вопрос из практики: можно ли уволить работника за отказ от командировки?

Да, можно. Но только при соблюдении двух условий:

  1. Сотрудник не относится к льготной категории работников, которых нельзя отправить в командировку без их согласия (ст. 259 ТК РФ).
  2. У работника есть непогашенное дисциплинарное взыскание.

Если работник откажется от направления в служебную поездку, то такое действие следует рассматривать как нарушение трудовой дисциплины. В таком случае, если сотрудник уже имеет непогашенное дисциплинарное взыскание, то его можно уволить по п. 5, ч. 1, ст. 81 ТК РФ.

Шаг 4. Издайте приказ

Подготовьте приказ в свободной форме или используйте унифицированную форму Т-9

(утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1).

В приказе укажите должность и данные командируемого, срок поездки и другие особенности документа: узнать об особенностях составления приказа

Приказ служебная командировка: скачать образец

Шаг 5. Внесите сведения о работнике и месте в журнал учета

Журналы учета командированных сотрудников с 8 августа 2015 года вести не обязательно (п. 3 постановления Правительства РФ от 29 июля 2015 г. № 771).

Используйте его для своего удобства — документ поможет вам зафиксировать факт выбытия и прибытия сотрудников из поездки.

Служебная командировка

Скачать и распечатать журнал >> 

Шаг 6. Выдайте работнику аванс

Работодатель самостоятельно решает, сколько выплачивать работникам за день командировки (ст. 168 ТК РФ). Установите размер и порядок возмещения расходов в положение о служебных командировках. Как составить и принять основной документ о командировках, читайте в статье.

Внимание! Чтобы не платить лишние налоги, постарайтесь ограничиться суммой в 700 и 2500 рублей в день. Иначе, с суммы суточных придется платить НДФЛ.

Когда выдаете аванс, учитывайте, что вы обязаны возместить (ст. 168 ТК РФ):

  • расходы на проезд;
  • расходы по найму жилого помещения;
  • дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного местожительства (суточные);
  • другие расходы, произведенные с разрешения администрации организации. 

Шаг 7. Отметьте прибытие работника в журнале

Укажите в соответствующей графе дату окончания поездки сотрудника. Если командировку отменили, то издайте приказ об отмене и аккуратно зачеркните ранее внесенную запись в журнале. Не забудьте указать реквизиты приказа, на основании которого была отменена поездка. 

Шаг 8. Получите от работника авансовый отчет

На основании авансового отчета и приложенных к нему документов возместите сотруднику командировочные расходы.

Для этого бухгалтер составляет документ вместе с командируемым работником. В авансовом отчете сотрудник перечисляет расходы, понесенные за период поездки, и указывает реквизиты оправдательных документов.

Составляйте отчет по своему выбору: используйте форму № АО-1, либо применяйте самостоятельно разработанную форму.

Внимание! Внимательно отнеситесь к заполнению документа: если авансовый отчет не соответствует требованиям закона, то выплаты по нему не будут признаны командировочными расходами (письмо Минтруда России от 7 октября 2013 г. № 17-4/1647).

Оформляйте отчет в соответствии с утвержденными формами и приложите к нему все необходимые приложения. В таком случае к вам не придерутся налоговые инспекторы. Эксперт Системы Кадры расскажет, какие еще документы нужно оформить при возвращении сотрудника.

Работник должен предоставить отчет в течение трех рабочих дней после возвращения. Этот срок распространяется как на внутренние, так и на зарубежные поездки (п. 26 Положения № 749). 

Шаг 9. Произведите перерасчет расходов

Если суммы в авансовом отчете отличаются от выплаченного работнику аванса, то бухгалтерия производит перерасчет сумм, выданных работнику перед отъездом.

Неизрасходованный остаток возмещают двумя способами:

  1. Удерживают из заработной платы. При этом, нельзя превышать 20% от начисленной суммы (ст. 138 ТК РФ).
  2. Сотрудник возвращает сумму аванса в кассу организации (ч. 2 ст. 137 ТК РФ). 

Особенности срока служебных командировок

Закон не устанавливает максимального или минимального срока выполнения служебного задания. Поэтому устанавливайте его исходя из объема, сложности и других особенностей поручения работодателя (п. 4 Положения № 749).

Если возникла необходимость продлить срок поездки, то оформите приказ об изменении срока командировки и внесите соответствующие изменения в документах.

Внимание! У сотрудников-иностранцев установлены максимальные сроки пребывания в поездке.

Например, если временно проживающего в России иностранца направили выполнять задание за пределами территории, на которой ему разрешено проживать, то срок его работы не должен превышать 40 календарных дней в течение 12 календарных месяцев. Эксперт Системы Кадры расскажет обо всех особенностях направления иностранцев в служебную поездку

Рабочая командировка: оплата пребывания

Помимо выданного аванса, за весь срок поездки сотруднику выплачивают средний заработок (ст. 167 ТК РФ). Его выплачивают вместе с зарплатой за месяц (абз. 4 п. 9 Положения № 922).

Внимание! Не выплачивайте обычную зарплату вместо среднего заработка даже при однодневной командировке. Это станет поводом для штрафа ГИТ и налоговиков. Подробнее о том, как оплачивается труд работника во время поездки, читайте здесь.

Вывод

Отличайте регулярные поездки сотрудников от разового выполнения заданий по поручению работодателя. В последнем случае оформите все необходимые документы, используя инструкцию, и выплатите сотруднику средний заработок за весь период нахождения в поездке.

Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Школа

Самое выгодное предложение

Повышение квалификации для кадровиков

Получи официальный диплом о переподготовке

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
×
Пожалуйста, войдите на сайт

Пожалуйста, войдите на сайт.

Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям.
Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
ИЛИ ВОЙТИ ЧЕРЕЗ СОЦСЕТИ
Зарегистрироваться
×
Пожалуйста, войдите на сайт или зарегистрируйтесь.

Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям.
Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
ИЛИ ВОЙТИ ЧЕРЕЗ СОЦСЕТИ
Зарегистрироваться
×
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Заполните короткую форму регистрации, чтобы продолжить тестирование на сайте.
Вас также ждет подарок: мы откроем вам доступ к 3 самым горячим статьям этого месяца от лучших экспертов России

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
ИЛИ ВОЙТИ ЧЕРЕЗ СОЦСЕТИ
Зарегистрироваться
Извините, что прервали. Как дочитать без ограничений?

«Кадровое дело» - авторитетный и профессиональный сайт по кадровым вопросам. С нами более 1 миллиона подписчиков.

Зарегистрируйтесь или войдите через соц.сети, чтобы продолжить чтение. После регистрации вы сможете:

  • Читать закрытые статьи экспертов для кадровых и HR-специалистов;
  • Первыми узнавать горячие кадровые новости;
  • Воспользоваться уникальными сервисами: расчетчиками стажа, отпуска, производственными календарями и т.п.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
ИЛИ ВОЙТИ ЧЕРЕЗ СОЦСЕТИ
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
Заказать звонок