Акция месяца | 8-(800)-222-15-37

Активировать демо-доступ >

Кадровое дело

Служебная командировка

  • 6 апреля 2019
  • 13271

Эксперты расскажут, как по этапам отправить сотрудника в командировку и не ошибиться при подготовке документов.

Скачайте полезные документы:

Положение о командировкахИспользуйте образец от эксперта
Приказ о направлении сотрудника в командировкуИспользуйте образец от эксперта
Образец авансового отчетаИспользуйте образец от эксперта

Служебная поездка и командировка: в чем отличие?

Служебная командировка — это разовая поездка сотрудника на определенный срок для выполнения задания вне места его постоянной работы (ч. 1 ст. 166 ТК). Командировка отличается от служебной поездки по нескольким критериям. 

4 отличия командировки от служебной поездки 

 

Командировка

Служебная поездка

Как оформить

Оформляется приказом руководителя, в котором указывают срок отъезда

Порядок и сроки служебных поездок определите в локальном акте, договоре или путевом листе

Как оплатить

Рабочие дни в командировке оплачивают по среднему заработку

Работник получает зарплату в зависимости от действующей в организации системы оплаты труда

График работы

Отразите режим работы сотрудника в приказе о направлении в командировку. В табеле учета рабочего времени поставьте буквенный код «К»

Определите режим работы сотрудника в его трудовом договоре

Как возместить расходы

Возмещайте только те расходы, которые сотрудник совершил с разрешения или ведома работодателя

Возмещайте расходы по проезду, найму жилья, полевое довольствие, если работник совершил с их ведома работодателя. Также компания может установить доплату за особый характер работы

4 условия, когда поездка будет считаться служебной*

  1. Сотрудник работает по трудовому договору. То есть, для выполнения задания можно направить только штатного сотрудника, с которым заключен трудовой договор, в том числе дистанционщиков, надомников и совместителей (ст. 166 ТК РФ).

Эксперт Системы Кадры расскажет, каких сотрудников нельзя отправить в командировку.

  1. Поручение осуществляется по распоряжению работодателя. Для выполнения поручения непосредственный руководитель должен оформить направление в служебную командировку, в которой указывает цели и задачи поездки.
  2. Задание будет выполняться вне постоянного места работы сотрудника. Место работы сотрудника обязательно указывают в его трудовом договоре (ст. 57 ТК РФ). Если сотрудник направляется в другой населенный пункт, такая поездка будет считаться служебной командировкой. Кроме того, даже если для выполнения задания сотрудника направляют в другой филиал или обособленное подразделение, нужно оформить соответствующие документы.
  3. Работа командируемого не носит разъездной характер. Если сотрудник постоянно направляется в периодические поездки связанные с основной работой, и она носит разъездной характер, то командировкой она не является. 

* письмо Минтруда от 17.11.2017 N 14-2/В-1012. 

Служебные командировки в 2019 году: пошаговая инструкция оформления 

Шаг 1. Подготовьте служебное задание

Руководитель оформляет служебку для выполнения определенного задания. В ней он указывает дату, место и продолжительность поездки сотрудника. Подробней о том, как подготовить такой документ без ошибок, читайте нашу статью

Скачать и распечатать образец задания >> 

Шаг 2. Проверьте наличие запрета или ограничений на направление в командировку

Некоторые сотрудники могут поехать в командировку, только если они дали на это письменное согласие. К ним относятся:

  1. женщины с детьми в возрасте до трех лет;
  2. одинокие родители, которые воспитывают детей до пяти лет;
  3. сотрудники, у которых есть дети-инвалиды;
  4. сотрудники, которые ухаживают за больными родственниками при наличии медицинского заключения. 

Внимание! Не забудьте предупредить таких сотрудников об их праве отказаться от поездки (ст. 259 ТК РФ). Вручите льготному работнику уведомление, в котором разъясните право отказаться от поездки. О согласии или об отказе на направление сотрудник может сделать отметку в самом документе.

Шаг 3. Получите согласие на направление в поездку

Получите от работника согласие на направление в поездку. Оформить его можно в виде заявления в произвольной форме или уведомления, как было указано выше (ч. 2, ч. 3 ст. 259 ТК РФ). Укажите в документе дату и место поездки и выразите свое согласие на направление. 

Скачать и распечатать образец заявления >>

Вопрос из практики: можно ли уволить работника за отказ от командировки?

Да, можно. Но только при соблюдении двух условий:

  1. Сотрудник не относится к льготной категории работников, которых нельзя отправить в командировку без их согласия (ст. 259 ТК РФ).
  2. У работника есть непогашенное дисциплинарное взыскание.

Если работник откажется от направления в служебную поездку, то такое действие следует рассматривать как нарушение трудовой дисциплины. В таком случае, если сотрудник уже имеет непогашенное дисциплинарное взыскание, то его можно уволить по п. 5, ч. 1, ст. 81 ТК РФ.

Шаг 4. Издайте приказ

Подготовьте приказ в свободной форме или используйте унифицированную форму Т-9

(утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1).

В приказе укажите должность и данные командируемого, срок поездки и другие особенности документа: узнать об особенностях составления приказа

Приказ служебная командировка: скачать образец

Шаг 5. Внесите сведения о работнике и месте в журнал учета

Журналы учета командированных сотрудников с 8 августа 2015 года вести не обязательно (п. 3 постановления Правительства РФ от 29 июля 2015 г. № 771).

Используйте его для своего удобства — документ поможет вам зафиксировать факт выбытия и прибытия сотрудников из поездки.

Служебная командировка

Скачать и распечатать журнал >> 

Шаг 6. Выдайте работнику аванс

Работодатель самостоятельно решает, сколько выплачивать работникам за день командировки (ст. 168 ТК РФ). Установите размер и порядок возмещения расходов в положение о служебных командировках. Как составить и принять основной документ о командировках, читайте в статье.

Внимание! Чтобы не платить лишние налоги, постарайтесь ограничиться суммой в 700 и 2500 рублей в день. Иначе, с суммы суточных придется платить НДФЛ.

Когда выдаете аванс, учитывайте, что вы обязаны возместить (ст. 168 ТК РФ):

  • расходы на проезд;
  • расходы по найму жилого помещения;
  • дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного местожительства (суточные);
  • другие расходы, произведенные с разрешения администрации организации. 

Шаг 7. Отметьте прибытие работника в журнале

Укажите в соответствующей графе дату окончания поездки сотрудника. Если командировку отменили, то издайте приказ об отмене и аккуратно зачеркните ранее внесенную запись в журнале. Не забудьте указать реквизиты приказа, на основании которого была отменена поездка. 

Шаг 8. Получите от работника авансовый отчет

На основании авансового отчета и приложенных к нему документов возместите сотруднику командировочные расходы.

Для этого бухгалтер составляет документ вместе с командируемым работником. В авансовом отчете сотрудник перечисляет расходы, понесенные за период поездки, и указывает реквизиты оправдательных документов.

Составляйте отчет по своему выбору: используйте форму № АО-1, либо применяйте самостоятельно разработанную форму.

Внимание! Внимательно отнеситесь к заполнению документа: если авансовый отчет не соответствует требованиям закона, то выплаты по нему не будут признаны командировочными расходами (письмо Минтруда России от 7 октября 2013 г. № 17-4/1647).

Оформляйте отчет в соответствии с утвержденными формами и приложите к нему все необходимые приложения. В таком случае к вам не придерутся налоговые инспекторы. Эксперт Системы Кадры расскажет, какие еще документы нужно оформить при возвращении сотрудника.

Работник должен предоставить отчет в течение трех рабочих дней после возвращения. Этот срок распространяется как на внутренние, так и на зарубежные поездки (п. 26 Положения № 749). 

Шаг 9. Произведите перерасчет расходов

Если суммы в авансовом отчете отличаются от выплаченного работнику аванса, то бухгалтерия производит перерасчет сумм, выданных работнику перед отъездом.

Неизрасходованный остаток возмещают двумя способами:

  1. Удерживают из заработной платы. При этом, нельзя превышать 20% от начисленной суммы (ст. 138 ТК РФ).
  2. Сотрудник возвращает сумму аванса в кассу организации (ч. 2 ст. 137 ТК РФ). 

Особенности срока служебных командировок

Закон не устанавливает максимального или минимального срока выполнения служебного задания. Поэтому устанавливайте его исходя из объема, сложности и других особенностей поручения работодателя (п. 4 Положения № 749).

Если возникла необходимость продлить срок поездки, то оформите приказ об изменении срока командировки и внесите соответствующие изменения в документах.

Внимание! У сотрудников-иностранцев установлены максимальные сроки пребывания в поездке.

Например, если временно проживающего в России иностранца направили выполнять задание за пределами территории, на которой ему разрешено проживать, то срок его работы не должен превышать 40 календарных дней в течение 12 календарных месяцев. Эксперт Системы Кадры расскажет обо всех особенностях направления иностранцев в служебную поездку

Рабочая командировка: оплата пребывания

Помимо выданного аванса, за весь срок поездки сотруднику выплачивают средний заработок (ст. 167 ТК РФ). Его выплачивают вместе с зарплатой за месяц (абз. 4 п. 9 Положения № 922).

Внимание! Не выплачивайте обычную зарплату вместо среднего заработка даже при однодневной командировке. Это станет поводом для штрафа ГИТ и налоговиков. Подробнее о том, как оплачивается труд работника во время поездки, читайте здесь.

Вывод

Отличайте регулярные поездки сотрудников от разового выполнения заданий по поручению работодателя. В последнем случае оформите все необходимые документы, используя инструкцию, и выплатите сотруднику средний заработок за весь период нахождения в поездке.

×
Пожалуйста, войдите на сайт или зарегистрируйтесь.

Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям.
Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
ИЛИ ВОЙТИ ЧЕРЕЗ СОЦСЕТИ
Зарегистрироваться
Зарегистрируйтесь или войдите через соц.сети, чтобы продолжить чтение.

«Кадровое дело» - авторитетный и профессиональный сайт по кадровым вопросам. С нами более 1 миллиона подписчиков.

После регистрации вы сможете:

  • Читать закрытые статьи экспертов для кадровых и HR-специалистов;
  • Первыми узнавать горячие кадровые новости;
  • Воспользоваться уникальными сервисами: расчетчиками стажа, отпуска, производственными календарями и т.п.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
или войти через соц.сети
Зарегистрироваться
×
Зарегистрируйтесь

Пожалуйста, войдите на сайт.

Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям.
Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
ИЛИ ВОЙТИ ЧЕРЕЗ СОЦСЕТИ
Зарегистрироваться
×
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Заполните короткую форму регистрации, чтобы продолжить тестирование на сайте.
Вас также ждет подарок: мы откроем вам доступ к 3 самым горячим статьям этого месяца от лучших экспертов России

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
ИЛИ ВОЙТИ ЧЕРЕЗ СОЦСЕТИ
Зарегистрироваться
×
Пожалуйста, войдите на сайт или зарегистрируйтесь.

Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям.
Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
ИЛИ ВОЙТИ ЧЕРЕЗ СОЦСЕТИ
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
Заказать звонок