Табель учёта рабочего времени: как правильно заполнять

Табель учёта рабочего времени: какой бланк использовать

Работодатель обязан учитывать время, фактически отработанное каждым сотрудником компании, о чем говорится в ч. 4 ст. 91 ТК РФ. Поэтому табель учета рабочего времени является обязательным документом в ряде организаций. На его основании начисляют заработную плату.

Бюджетные организации применяют форму 0504421 (приказ Минфина России от 30.03.2015 № 52н). Коммерческие предприятия могут использовать унифицированную форму Т-13 табеля учета рабочего времени, форму Т-12, совмещенную с расчетом оплаты труда, или разработать форму документа самостоятельно, учитывая нужды организации и действующие законы. Скачать табель учета рабочего времени бланк простой по форме №Т-13 можно ниже:

Табель учета рабочего времени в excel



Скачать бланк >>>

➤ Форма № Т-12 позволяет одновременно проверять соблюдение режима рабочего времени, а также вести учет выплат. Если в организации учет времени и расчеты с сотрудниками по оплате труда ведутся раздельно, лучше заполнять только первый раздел «Учет рабочего времени». В этом случае табель считается самостоятельным документом. Второй раздел «Расчет с персоналом по оплате труда» оформлять не требуется.

➤ Форма № Т-13 предназначена исключительно для учета отработанного времени. В ней нет граф для сведений по оплате труда. Применяется, когда в организации установлена автоматизированная обработка всех учетных данных, что позволяет экономить время и трудозатраты на оформление табеля учета рабочего времени в эксель или ворд. Можно изготовить бланки по форме № Т-13, в которых реквизиты заполнены лишь частично: отдел, Ф.И.О., должность, табельный номер и так далее.

➤ Форма 0504421 — типовая, входит в Перечень унифицированных форм первичных документов, утвержденных приказом Минфина России от 30.03.2015 №52н. Применять ее обязаны:

• органы местного самоуправления;
• государственные органы;
• органы управления внебюджетными государственными фондами;
• государственные (муниципальные) учреждения.

➤ Форма табеля, разработанная компанией, не запрещена (ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»). В качестве основы лучше использовать унифицированные бланки (формы № Т-12, № Т-13), дополнив их недостающими графами, строками для внесения необходимой информации и удалив избыточные. При этом сам табель должен содержать показатели затрат рабочего времени и обязательные реквизиты:

• наименование документа;
• дата составления;
• наименование компании или отдела;
• единицы измерения;
• должности, ФИО, подписи ответственных работников.

Нужную вам форму табеля учета рабочего времени скачать бесплатно:

Как заполнять табель учёта рабочего времени

Ответственным за ведение документа назначают кадровика, секретаря или руководителя подразделения. Назначенный приказом руководителя сотрудник осуществляет заполнение табеля учета рабочего времени работников каждый месяц в целом по компании или по отдельным структурным подразделениям. Если документ ведется по отделам, в приказе нужно указать ответственного за его составление в каждом из имеющихся подразделений, кто подписывает табель учета рабочего времени, а также замещающего специалиста на период отсутствия основного работника. 

Как составить табель учёта рабочего времени

Выбирать способ нужно по режиму рабочего времени. Как вести табель учета рабочего времени, определяют при формировании учетной политики организации, которая регламентируется приказом руководителя. В учетной политике фиксируют и сроки представления табеля в бухгалтерию.

Метод №1. Метод сплошной регистрации явок, неявок при ведении табеля учета рабочего времени работников подразумевает заполнение документа путем отметки календарных дней месяца в отдельной клетке. В обязательном порядке проставляется код явки или неявки. Под ним прописывают общее количество отработанных часов. Метод сплошной регистрации позволяет при суммированном учете выявить все сверхурочные работы.

Метод №2. Метод регистрации отклонений. При данном способе заполнения документа регистрируют только отклонения от установленного рабочего времени, если они зафиксированы. При этом отмечают неявки, опоздания, а также сверхурочные часы и др. Учёт неявок всегда ведется в днях. В верхней строке графы указывают код условных обозначений, а нижние графы остаются пустыми. Если длительность дня или смены не изменяется, можно фиксировать только отклонения от нормы времени (неявки, опоздания). При нормальной продолжительности работы достаточно фиксировать только неявки на работу.

Скачайте табель учета рабочего времени — образец заполнения для разных методов:

Табель учёта рабочего времени в 1С и других программах

Табель учета использования рабочего времени можно вести не только на бумаге, но и в электронном виде. Если в вашей организации используются автоматизированные системы бухгалтерского и кадрового учета, это значительно упрощает взаимодействие между подразделениями. Например, программа 1С 8.3 Бухгалтерия создает табель учета рабочего времени автоматически на основе данных производственного календаря, а также сведений из разделов «Отпуск» и «Больничный лист». Затем табель учета рабочего времени на 2022 год дорабатывается в ручном режиме, чтобы он отражал фактически отработанное сотрудниками время.

Важно! Сведения, содержащиеся в электронном табеле, необходимо заверять. Поэтому заранее, до полного перехода на электронный учет, необходимо озаботиться оформлением электронных подписей ответственных лиц — руководителя структурного подразделения, сотрудника кадровой службы, табельщика. Узнайте в журнале «Кадровое дело»: Как проверить, выгодно ли переходить на электронный документооборот >>>

Порядок ведения табеля учёта рабочего времени и дополнительные коды

Включать сотрудника в табель или исключать из документа нужно на основании бумаг по учету кадров. Это может быть приказ об увольнении, о приеме на работу, трудовой договор. Отметка о причинах отклонений от режима документально подтверждается. Вносить ее можно на основании приказов, больничных листов, а также справок о выполнении государственных или же общественных обязанностей, предупреждений о простое и др.

Обратите внимание! При внутреннем совместительстве сотруднику нужно присвоить 2 табельных номера и дважды вписать его в документ как совместителя и как основного работника. Смотрите в журнале «Кадровое дело»: Видеоинструкция. Как оформить переход с совместительства на основную работу в одной организации >>>

В табеле не должно быть никаких отметок о выполнении услуг по договорам гражданско-правового характера. Правила заполнения табеля учета рабочего времени не претерпели изменений, поэтому можно придерживаться ранее разработанных норм.

Виды рабочего времени или отдыха обозначают определенным кодом. Стандартных кодов не всегда бывает достаточно, чтобы зафиксировать отклонения в документе. Тогда компании вправе ввести собственное буквенное или цифровое обозначение. Для этого издают соответствующий приказ о введении дополнительного обозначения буквенным или же цифровым кодом. Читайте подробнее в статье: Обозначения в табеле учета рабочего времени >>>

Рассмотрим, как правильно заполнить табель на примере раздела 1 «Учет рабочего времени» формы № Т-12. При заполнении документа используют цифровые или аналогичные буквенные коды, при этом правила заполнения табеля учета рабочего времени могут отличаться в ряде организаций.

Табель учета рабочего времени: пример заполнения

Шаг 1. В табличной части документа укажите:

• номер работника по порядку (1);
• Ф.И.О, должность или специальность (2);
• табельный номер (3).

Шаг 2. В графах 4 и 6 предусмотрены строки, чтобы фиксировать ежедневные затраты времени за месяц на каждого сотрудника. В верхней строке ставьте код затрат времени на конкретную дату (4). В нижней строке отражайте продолжительность отработанного или же неотработанного времени в часах или минутах (5). Если нужно, количество граф для дополнительных реквизитов по режиму времени можно увеличить. В верхних строчках 5 и 7 проставьте количество отработанных дней (6), а в нижних строках – общее число часов, отработанных за половину месяца (7).

Шаг 3. По итогам каждого месяца для сотрудника внесите суммарное количество отработанных дней (8), количество часов (9), общее количество выходных или праздников (10). Определите имеющиеся у работника сверхурочные часы (11). Порядок заполнения табеля учета рабочего времени нежелательно изменять, чтобы не допустить ошибок.

Ночные часы составляет время, которое приходилось на период с 22 часов вечера до 6 часов утра. Суммируйте их за  период и внесите в графу 11 (12). При этом отметьте количество часов, которые были отработаны в выходные или праздники, если на них выпал период работы (13).

Шаг 4. В графе 14 укажите все неявки. В верхнюю строку напишите количество дней (14), в нижнюю – количество неотработанных часов (15). В графу 15 запишите код (16), а в графу 16 количество дней и часов неявки с указанием кода (17).

Шаг 5. После табель подписывают: ответственное лицо за заполнение табеля (18), руководитель подразделения (19) и сотрудник кадровой службы (20). Имеющиеся сведения о наименовании должности каждого из них, личная подпись и расшифровка являются обязательными реквизитами. Затем ответственное за ведение табеля лицо передает документ в бухгалтерию. На основании документа сотрудникам рассчитают и начислят зарплату.

Срок хранения табеля учета рабочего времени — 5 лет, но если в нем указаны сведения о сотрудниках с вредными или опасными условиями труда, хранить документ нужно 50 лет с момента окончания делопроизводства по нему.

Скачать бесплатно табель учёта рабочего времени — образец для разных ситуаций:

Ближайшие бесплатные вебинары для кадровиков

Сокращение штата. Из-за каких недочетов отменяют увольнение
14 мая, вторник. Спикер: Филиппов Вячеслав, главный редактор журнала «Кадровое дело»

Перезапуск лидерских программ. Как перестать выдергивать сотрудников из зоны комфорта
16 мая, четверг. Спикер: Вебер Андрей, основатель проекта «Культура счастья»