Росархив утвердил новые правила организации хранения документов (приказ от 31.07.2023 № 77). В целом правила комплектования бумажных дел и требования к их хранению не изменились. Сроки хранения документов изменения также не затронули. Но есть и новые положения, которые важно учесть в работе.
Новый порядок утверждён приказом Росархива от 31.07.2023 года. Положения вступили в силу 17 сентября. Коммерческие компании могут не создавать архив. Но этот порядок нужно применять для оформления дел при хранении документов и также при утилизации бумаг с истекшим сроком хранения.
Закон не определяет перечень документов сотрудников, которые работодатель может хранить в организации, в том числе в личных делах. Рассказали, какие копии документов работников опасно хранить в личных делах или в компании в принципе, и как от них правильно избавиться. А ещё найдете новую форму акта об уничтожении персональных данных работников. Рекомендуем уделить внимание этому вопросу, так как Роскомнадзор и прокуратура могут решить, что вы собираете лишние сведения о сотрудниках, если храните в компании копии их личных документов. Минимальный штраф для компании — 60 000 руб., ч. 1 ст. 13.11 КоАП.
Работодатель может организовать архив сам или передать функцию хранения своего архива другой коммерческой организации, для которой данная деятельность является уставной. Требования к температурному режиму, обустройству помещения в целом не изменились. Ксть дополнение: при освещении помещения архива, кроме ламп накаливания в закрытых плафонах, разрешили использовать люминесцентные лампы с урезанным ультрафиолетовым участком спектра, а также светодиодные светильники.
Правила оформления дел на бумаге те же: в каждом из дел должно быть по-прежнему не более 250 листов при толщине корешка в пределах 4 см. Документы подшивают в твердую обложку на четыре прокола, в малоформатных делах ― на три. А вот правила по экспертизе выделили в отдельную главу и дополнили, что при экспертизе документ оценивают по четырем критериям: происхождение, содержание, внешние особенности документов, а также пригодность для использования. Уточнили, что экспертизу проводят:
- при составлении номенклатур дел, в процессе формирования дел;
- при подготовке дел, электронных документов к передаче в архив в структурное подразделение, осуществляющее хранение архивных документов;
- при подготовке к передаче дел, электронных документов на хранение в государственный/муниципальный архив;
- при выделении к уничтожению дел, электронных документов, не подлежащих хранению.
В электронном виде архивные документы можно хранить на физически обособленных носителях или в системе хранения электронных документов ― СХЭД. Можно использовать одновременно оба способа. СХЭД разработана для государственных организаций. Но аналогичные системы могут применять и коммерческие организации. При этом для хранения документов в СХЭД компании могут пользоваться услугами специализированных организаций.
Сроки хранения электронных кадровых документов: памятка
Полная памятка в Системе Кадры >>>
Документы по-прежнему можно уничтожать после проведения экспертизы ценности документа. Документы дела, подлежащие уничтожению, передаются в организацию, которая занимается переработкой вторсырья. Документы, содержащие персданные, отметку «Для служебного пользования», информацию ограниченного доступа, уничтожают в организации с использованием шредера. Бумажные отходы передаются для утилизации в организацию вторсырья.
В приложениях к приказу приведены обновленные рекомендуемые формы:
- номенклатуры дел организации;
- номенклатуры дел структурного подразделения организации;
- акта о выделении к уничтожению (архивных) документов, не подлежащих хранению;
- листа-заверителя дела;
- обложки дела;
- описи электронных документов;
- описи дел по личному составу;
- акта о технических ошибках в учетных документах;
- книги учета поступления и выбытия дел, документов;
- акта приема-передачи архивных документов в организацию, осуществляющую деятельность по хранению документов;
- акта конвертации электронных архивных документов и др.
Рекомендованные формы документов организация может доработать под себя.
Справочник обязательных и необязательных документов для кадровой службы-2023
Редакция «Кадрового дела» подготовила интерактивную таблицу по обязательным и дополнительным кадровым документам. Таблица поможет проверить, все ли обязательные документы у вас есть, и какие из необязательных вам на самом деле нужны. По каждому документу показали его пользу, риски и можно ли его будет использовать как доказательство в суде.
Перейти в справочник за подсказками и образцами >>>
- Штрафы за воинский учет подняли, а сроки сократили. Как наладить работу с военкоматом
- Новые правила оплаты сверхурочной работы. Сколько теперь платить работникам и где можно сэкономить
- Три ситуации с бланком трудовой книжки 2023 года, которые должны насторожить кадровика
- Три проблемы гибридного формата работы. Как избежать, чтобы сотрудники не устроили бойкот, а руководители не теряли контроль
- Переговоры об увольнении. Какую стратегию поведения выбрать работодателю
День кадровика-2024: иммерсивное шоу «За кулисами профессии»
День кадровика 24 мая отпразднуем с размахом и пользой: разыграем ситуацию, в которую попала ваша коллега Леночка. Вместе с экспертами поможете ей разобраться с проблемой и избежать штрафа, обновите знания и получите ответы на волнующие вопросы. И это ещё не всё: кроме иммерсионного кадрового шоу вас ждут квесты, розыгрыши призов и, конечно, крутая вечеринка с коллегами.
Ближайшие бесплатные вебинары для кадровиков
21 мая вторникер: Хаванский Сергей, эксперт в сфере разрешения конфликтов и эффективной коммуникации