Акция месяца | 8 800 505 88 90

Активировать демодоступ >

Кадровое дело

Архивация документов

2 сентября 2019
89
Средний балл: 0 из 5

Документы в организации хранят определенное количество времени. После этого их отправляют в архив. Расскажем, какие документы отправить на хранение, как подготовить документацию для архивирования, каким способом оборудовать архивохранилище.

Скачайте документы по теме:

Архивирование документов: какую документацию отправить в архив

Архивные документы — это материальные носители, созданные в бумажном или в электронном виде с зафиксированной на них информацией, которая содержит реквизиты, позволяющие идентифицировать документ. В силу их значимости материальные носители подлежат архивному хранению (с учетом п. 2 ст. 3 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ).

Согласно действующему законодательству, архивация документов и обеспечение хранения входят в обязанности работодателя. За хранение документации по личному составу ответственность несет кадровая служба. В коммерческих организациях обязанность по обеспечению сохранности регламентирована в законах об ООО и акционерных обществах (ст. 50 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ, ст. 89 Федерального закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ). 

По каким видам проводится архивирование документов в организации

Архивирование документов проводится по разным типам, например:

  • документам по личному составу;
  • бухгалтерским бумагам.  

В уставе ООО прописывают правила архивирования документов в организации (п. 2 ст. 12 Закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ). При этом акционерные общества должны хранить документы в порядке, который установлен постановлением ФКЦБ России от 16.07.2003 № 03-33/пс. Все правила хранения допускается прописать во внутренних документах предприятия, к примеру, в Положении об архиве (ч. 1 ст. 8 ТК РФ). 

Положение об архиве

 Архивация документов

Скачать образец

К документам по личному составу относят все архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем (п. 3 ст. 3 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ). Так, к основным документам относятся приказы о приеме, переводе, увольнении, личные дела, лицевые счета, трудовые договоры и так далее. Весь список бумаг по личному составу указан в перечне, который утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558.

Архивирование документов в организации: как обеспечить подготовку документации

Архивация документов — это перечень работ по подготовке всей документации для передачи на хранение. Порядок подготовки указан в Правилах, утвержденных приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526 (далее — Правила). В соответствии с п. 1.4 Правил, коммерческие организации вправе не соблюдать такие правила, а разработать свой порядок подготовки, закрепив его во внутренних нормативно-правовых актах, например, в Положении об архиве (ч. 1 ст. 8 ТК РФ). 

Независимо от установленного порядка работодатель назначает сотрудника, ответственного за подготовку и передачу всех документов, в том числе кадровых, для архивного хранения. Обязанности на ответственного сотрудника возлагают приказом руководителя компании. Такие правила закреплены положениями абз. 1 п. 6.3 ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007, утвержденного приказом Ростехрегулирования от 12.03.2007 № 28-ст. 

Архивирование документов в организации: образец приказа по назначению ответственного сотрудника

Архивация документов

Скачать образец

Архивация документов в организации: пошаговая инструкция

Шаг 1. Провести экспертизу ценности документов

В соответствии с общим правилом перед тем, как провести архивацию документов в организации, осуществляют экспертизу ценности документов, которую нужно проводить в начале каждого календарного года. Для проведения экспертизы создают экспертную комиссию (п. 4.7 Правил). Для этого работодатель издает приказ в произвольной форме. Соответствующий порядок формирования такой комиссии указан в пункте 4.8 Правил. 

Приказ о создании комиссии по проведению экспертизы ценности документов

Архивация документов

Скачать образец

Шаг 2. Отсортировать документы по срокам хранения

При проведении экспертизы нужно отобрать:

  • дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе и дела по личному составу. Такие бумаги подлежат передаче в архив организации;
  • дела с временным сроком хранения. Эти дела оставляют на хранение в соответствующих структурных подразделениях;
  • дела с истекшими сроками хранения. Такие материальные носители подлежат уничтожению. 

Такой порядок установлен пунктом 4.11 Правил. 

Материальные носители в архив отбираются методом их полистного просмотра, они подлежат соответствующему оформлению (п. 4.11 Правил). 

Шаг 3. Составить описи всех дел по результатам экспертизы ценности документов

Это описи дел:

  • постоянного хранения;
  • временного хранения (свыше 10 лет);
  • по личному составу. 

Электронные документы, которые будут переданы в архив, отражают в отдельной описи. Ее  форма приведена в приложении № 17 к Правилам. 

Шаг 4. Передать дела в архив организации

Все дела постоянного, а также долговременного хранения, включая материальные носители по личному составу, передают в архив не позднее чем через 3 года после их завершения участия в делопроизводстве. Дела передают по графику, который установлен архивом. График согласуют с руководителями всех структурных подразделений и утверждают у руководителя организации. 

Передаются материальные носители в архив по описям дел. Описи необходимо составлять в трех экземплярах, в том числе один экземпляр оформлять в электронном виде. Все документы должны быть переданы по акту приема-передачи. Его оформляют в двух экземплярах. За нарушение правил комплектования, подготовки и учета предусмотрена административная ответственность (ст. 13.20 КоАП). 

Какие действия предпринять перед тем, как сдавать документы в архив, рассказывает Ирина Павлова, юрист, руководитель сервиса «Кадровое дело: персональные консультации», член Национального союза кадровиков

Как правильно архивировать документы в организации: подготовка архивохранилища

Для обеспечения сохранности материальных носителей организации могут создавать собственные архивы (п. 2 ст. 13 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ, п. 1.3–1.4 Правил). В этом случае архивация документов будет проводиться для всех структурных подразделений. Кадровая служба будет передавать в архивохранилище материальные носители по личному составу, в отношении которых законодательство установило предельный срок хранения.  

Специальные помещения, сейфы или шкафы должны соответствовать Правилам. Коммерческие компании вправе не соблюдать установленные Правила. Единственное условие, которое должно соблюдаться неукоснительно, заключается в обеспечении хранения документов в запирающихся шкафах, чтобы предотвратить попадание пыли, света (п. 3.6 Положения, утвержденного постановлением ФКЦБ России от 16.07.2003 № 03-33/пс). Особенности хранения ООО прописывают в своем уставе. 

Электронным носителям нужно обеспечить режим хранения, исключающий уничтожение, утрату, искажение содержащейся информации. По мере устаревания носителей производится их перезапись. Это регламентировано пунктом 2.32 Правил. 

Все бумаги и электронные носители с истекшими сроками хранения уничтожают. Для того чтобы упростить процесс уничтожения, документы с разными сроками хранения формируют в отдельные дела.  

Как архивировать документы в организации на электронных носителях

Порядок архивирования документов, содержащихся на электронных носителях, следующий:

  • обеспечивают проверку физического состояния всех носителей электронных документов;
  • производят запись электронных документов на машинные носители;
  • проверяют качество записи;
  • проставляют архивные шифры на единицах хранения (на футлярах);
  • описывают электронные документы и подготавливают комплект сопроводительной информации (в том числе составляют опись).

Вывод

Согласно действующему законодательству, архивация документов и обеспечение хранения входит в обязанности работодателя. За хранение документации по личному составу ответственность несет кадровая служба. В коммерческих организациях обязанность по обеспечению сохранности регламентирована в законах об ООО и акционерных обществах.

logo
×
Это только для зарегистрированных кадровиков

Файлы для скачивания доступны специалистам по кадрам, которые зарегистрировались на нашем сайте.
Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться и скачать файл
×
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Заполните короткую форму регистрации, чтобы продолжить тестирование на сайте.
Вас также ждет подарок: мы откроем вам доступ к 3 самым горячим статьям этого месяца от лучших экспертов России

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
×
Пожалуйста, войдите на сайт или зарегистрируйтесь.

Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям.
Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
ИЛИ ВОЙТИ ЧЕРЕЗ СОЦСЕТИ
Зарегистрироваться
×
    Пожалуйста, пройдите бесплатную регистрацию.

    Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям.
    Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.


У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
Заказать звонок