Форму СЗВ-М работодатели ежемесячно сдавали в Пенсионный фонд с 2016 года. Но в 2023 году отчёт отменили. Ему на смену пришла новая форма, которая частично поглотила и СЗВ-М. В статье разберёмся, нужно ли ещё будет отчитываться на бланке СЗВ-М в 2023 году
С 2023 года сдавать форму СЗВ-М больше не нужно. Ей на смену пришёл новый отчёт — Персонифицированные сведения о физических лицах. Подавать её нужно в ИФНС ежемесячно, не позднее 25 числа месяца, следующего за отчётным. Отчитаться первый раз по новой форме нужно не позднее 27 февраля 2023 года. Сдавать отчёт нужно только в первый и второй месяц квартала. За третий месяц работодатели предоставляют в ФНС Расчёт по страховым взносам.
Персонифицированные сведения о физлицах: образец заполнения отчёта вместо СЗВ-М от журнала «Кадровое дело»
Отчёт о застрахованных лицах СЗВ-М: образец унифицированной формы
Бланк СЗВ-М («Сведения о застрахованных лицах») утвердили постановлением ПФР от 15.04.2021 №103п и в обновленной редакции его применяли с июня 2021. В документе — данные физических лиц, с которыми страхователь заключил трудовые или гражданско-правовые договоры. Инструкция по персучёту СЗВ-М есть в приложении №2 к постановлению №103п. Однако с 1 января 2023 года отчёт отменят: брать данные фонды теперь будут из новых форм. Однако СЗВ-М в 2023 году всё же придётся сдать один раз — в январе за декабрь 2022 года. Кроме того, часть отчёта СЗВ-М перетечёт и в новую форму, поэтому давайте разберёмся, как его заполнять.
Пример заполнения формы СЗВ-М от экспертов Системы Кадры
Скачать образец в Системе Кадры >>>
➤ Кто сдает СЗВ-М
Форму СЗВ-М должны были подавать в ПФР по месту регистрации все организации и индивидуальные предприниматели (ИП), которые нанимают персонал на основании трудовых договоров или договоров ГПХ. При этом ни размер, ни сам факт наличия или отсутствия выплат по действующим договорам неважен. По мнению чиновников, представлять отчёт СЗВ-М нужно в том числе и на руководителя-единственного учредителя организации. Эта позиция подтверждается письмами Минтруда от 29.03.2018 № ЛЧ-08-24/5721 и от 16.03.2018 № 17-4/10/В-1846.
➤ Кто не сдает
Свободны от обязанности только ИП и другие физлица (например, частнопрактикующие адвокаты и нотариусы), которые уплачивают фиксированные взносы исключительно за себя, и компании, не заключившие ни одного трудового договора или ГПД (в том числе — с генеральным директором, который тоже считается наёмным работником).
➤ Отменили или нет СЗВ-М в 2023 году
Из-за объединения ПФР и ФСС отчёт СЗВ-М собираются отменить. В новый Социальный фонд нужно будет сдавать новый отчёт — ЕФС-1. А СЗВ-СТАЖ заменит новая форма в налоговую — персонифицированные сведения о физических лицах. Это не калька с СЗВ-М, но графы из отчёта в новую форму тоже попадут. Сдавать её нужно будет уже с февраля 2023 года. Читайте в журнале «Кадровое дело»: Чиновники придумали замену отчету СЗВ-М. Как подать сведения в налоговую
Персонифицированные сведения о физлицах (замена СЗВ-М): образец заполнения
С 2023 года нужно сдавать в ИФНС персонифицированные сведения о физических лицах. Отчет заменил форму СЗВ-М и содержит персональные данные физлиц, сведения о сумме выплат за отчетный месяц.
Скачать образец >>>
➤ СЗВ-М за декабрь 2022 года
Несмотря на то, что форму СЗВ-М отменяют с 1 января 2023 года, в январе всё ещё придётся отчитаться на старом бланке. ПФР разъяснил, что за учётные периоды 2022 года новый фонд будет принимать отчёты, как все привыкли. Срок сдачи СЗВ-М за декабрь 2022 года — до 16 января 2022 года. Срок перенесли, потому что 15 января выпадает на воскресенье.
Образец заполнения СЗВ-М за декабрь 2022 года
Читайте по теме в журнале «Кадровое дело»: Как сдавать ежемесячный ЕФС-1: правила и календарь на 2023 год
Заполнение СЗВ-М: инструкция и пошаговый алгоритм
Форма СЗВ-М включает в себя четыре раздела:
- реквизиты страхователя,
- отчетный период,
- тип формы,
- сведения о сотрудниках.
Давайте посмотрим, какие сведения вносить в каждый раздел.
Инструкция по заполнению формы СЗВ-М
Скачайте, чтобы было всегда под рукой:
Шаг 1. Укажите реквизиты страхователя (юридического лица или индивидуального предпринимателя), а именно:
- регистрационный номер в ПФР, как он указан в выписке из ЕГРЮЛ или ЕГРИП;
- наименование страхователя из устава или свидетельства о постановке на учет физического лица. Можно указать полное или сокращенное наименование организации, как оно указано в уставе. Также вы имеете право указать наименование организации в латинской транскрипции, если такое наименование предусматривают учредительные документы. Когда отчет СЗВ-М подает индивидуальный предприниматель, то укажите его фамилию, имя и отчество полностью без сокращений по документу, который удостоверяет личность;
- коды ИНН и КПП из свидетельства о постановке на учет организации. Когда заполняете отчет на индивидуального предпринимателя, возьмите ИНН из свидетельства о постановке на учет физлица, которое выдала ИФНС при регистрации, а поле «КПП» оставьте пустым.
Важно! При формировании отчета СЗВ-М для филиала нужно указать:
- код ИНН — основной организации;
- КПП — присвоенный обособленному подразделению.
Шаг 2. Отметьте, за какой период отчитываетесь. Поскольку отчет СЗВ-М сдается ежемесячно, вписывать нужно порядковый номер отчетного месяца (01 — январь, 02 — февраль, 03 — март и так далее) и год (цифрами). Название месяца писать не нужно!
Шаг 3. Укажите тип формы. Допускаются только коды «Исходная», «Дополняющая» или «Отменяющая», никаких других обозначений в этой строке быть не должно. Если форма сдается страхователем впервые в отчетном периоде, она считается исходной (код «Исходная»), если повторно, с целью дополнения ранее предоставленных сведений — дополняющей (код «Дополняющая»). Если хотите полностью отменить сведения, которые уже подавали, укажите код «Отменяющая» (п. 13 Порядка заполнения, утв. постановлением Правления ПФР от 15.04.2021 № 103п).
Шаг 4. Заполните таблицу «Сведения о застрахованных лицах». А именно о сотрудниках предприятия, с которыми в отчетном периоде заключались, прекращались или продолжали действовать трудовые и гражданско-правовые договоры (на выполнение работ, оказание услуг, предоставление прав на произведения литературы, науки, искусства и т.д.).
Данные по каждому сотруднику вносите в новую строку, последовательно заполняя все четыре графы:
- порядковый номер записи;
- ФИО сотрудника в именительном падеже (убедитесь, что они в точности совпадают с записями в страховом свидетельстве или уведомлении АДИ-РЕГ);
- СНИЛС (страховой номер индивидуального лицевого счета из страхового свидетельства, которое выдано до 01.04.2019, или из уведомления АДИ-РЕГ). Перед двумя последними цифрами номера допускается ставить и пробел, и дефис;
- ИНН (идентификационный номер налогоплательщика).
Обратите внимание! Если работодатель не запрашивал у сотрудника данные об ИНН, четвертую графу таблицы можно оставить незаполненной — это не будет считаться ошибкой. Узнайте в журнале «Кадровое дело»: Почему не надо брать ИНН у новичка. Три проблемы, с которыми столкнетесь >>>
В отчёте не отражают сведения о работниках-иностранцах и лицах без гражданства, временно пребывающих в России или работающих дистанционно, на которых не распространяется норма об обязательном пенсионном страховании. В эту же категорию попадают военнослужащие и сотрудники некоторых государственных органов (в частности, МВД и ФСБ), поскольку для них предусмотрены иные виды трудовых гарантий.
Чтобы помочь вам в работе, наша редакция подготовила для вас удобную памятку:
Шаг 5. Заверьте бланк по всем правилам:
- на бумаге — подписью руководителя или его доверенного лица, предпринимателя и печатью организации, если используете ее в работе (п. 3 Порядка заполнения, утв. постановлением Правления ПФР от 15.04.2021 № 103п).
- в электронном виде — усиленной квалифицированной электронной подписью (п. 4 Порядка заполнения, утв. постановлением Правления ПФР от 15.04.2021 № 103п).
В ПФР был фиксированный срок сдачи отчёта СЗВ-М — не позднее 15 числа месяца, следующего за отчетным, а если эта дата приходится на выходной или праздник — в первый же следующий за ним рабочий день. Сделать это можно было как лично, предоставив бумажный документ с подписями, проставленными от руки, так и с помощью специальных онлайн-сервисов. Если у страхователя в отчетном периоде работало 25 и более сотрудников, отчет можно было сдать исключительно в электронном формате (см. Федеральный закон от 01.04.1996 № 27-ФЗ). За неверный выбор формы отчетности предусмотрен штраф в размере 1000 рублей.