Любая трудовая деятельность, осуществляемая работниками предприятия, регламентируется как законодательными государственными актами, так и внутренней локальной документацией, к которой относятся, в первую очередь, приказы руководителей. О том, каким образом необходимо хранить и систематизировать данные документы и пойдет разговор в представленной статье.
Из данной статьи вы узнаете:
- как проходит систематизация приказов;
- срок хранения приказов и особенности хранения приказов;
- что делать, когда срок хранения приказов истек.
Систематизация приказов
Систематизация приказов – процедура, направленная на максимально удобное распределение документации, которая позволяет вносить корректировки в методику ведения трудовой деятельности. На практике существуют несколько способов систематизации приказов, которые зависят от структуры и направленности освещаемой в них ситуации.
Кадровые специалисты разделяют приказы на распоряжения по личному составу и приказы, касающиеся основной производственной деятельности. Определив их структуру, можно понять, каким образом и как долго такую документацию необходимо хранить.
Во время действия документа бланк с приказом размещается в шкафах или в столах кадровых специалистов и бухгалтеров, а после – отправляется на более длительное хранение в архив. Ответственное лицо должно иметь легкий доступ к распоряжению, даже если оно уже давно находится в архиве, так как на предприятии в любой момент может возникнуть ситуация, когда потребуется поднять данное распоряжение (к примеру, во время визита проверяющих органов). Соответственно, их необходимо систематизировать таким образом, чтобы не проводить многие часы в поиске нужного распоряжения.
Особенности хранения приказов
Как мы уже определили, существуют два основных вида приказов, различающихся по своей структуре. Так, распоряжения по личному составу могут храниться в течение 75 лет или 5 лет, в зависимости от того, насколько его структура важна для предприятия.
Ко второй категории можно отнести приказы, касающиеся предоставления отпусков, распоряжения о внутрироссийских командировках, бланки о взысканиях и поощрениях. Все остальные документы, касающиеся личного состава коллектива, хранятся на предприятии в течение 75 лет (распоряжения о приеме на работу, увольнении, переводе в другое структурное подразделение, о международных командировках и так далее).
Приказы, касающиеся основной деятельности предприятия, так же разделяются на две подгруппы: одна хранятся в течение 5 лет, другие – бессрочно. 5 лет необходимо хранить следующие документы:
- приказы о соблюдении правил внутреннего трудового распорядка;
- документы, касающиеся вопросов эксплуатации зданий и помещений;
- о транспортном обслуживании и средствах связи;
- касающиеся внутренней охраны.
В течение всего времени в архиве находятся все остальные приказы, касающиеся основной деятельности предприятия. Их достаточно много, но можно выделить основные:
- изменение и утверждение штатной численности сотрудников;
- изменения и утверждения локальных нормативных актов;
- создание дополнительных структурных подразделений или ликвидация какого-либо отдела из уже существующих;
- проведение аттестации членов рабочего персонала;
- отчетность, отображающая контроль деятельности сотрудников;
- материально-техническое, документационное и информационное обеспечение.
Более точный список документации, которую необходимо хранить в архиве постоянно, составляется в соответствии со специальным Перечнем приказов и спецификой деятельности предприятия. То есть, руководители одной фирмы могут хранить определенные документы в течение длительного времени определенной структуры, которая может не попадаться на предприятиях другой сферы деятельности.
Что делать, когда срок хранения приказов истек?
Если речь идет о приказах, чей срок хранения ограничен, то после того, как наступает последний день архивного сбережения, определяется перечень документов, которые необходимо утилизировать. Их список составляется специальной проверяющей комиссией (в нее входят наиболее опытные сотрудники-представители каждого структурного подразделения во главе с представителем руководящего состава предприятия) каждый год во время переписи архивной документации, после чего составляется акт приема-передачи устаревшей документации компании-утилизатору.
Вторая сторона несет ответственность за дальнейшую судьбу принятых на утилизацию документов. Приказы не могут быть использованы в каких-либо хозяйственных целях, а процедура их уничтожения происходит по строго установленному порядку. После передачи бланков на утилизацию и подписанию руководителем компании соответствующего акта, компания более не несет ответственность за использование устаревших документов.
День кадровика-2024: иммерсивное шоу «За кулисами профессии»
День кадровика 24 мая отпразднуем с размахом и пользой: разыграем ситуацию, в которую попала ваша коллега Леночка. Вместе с экспертами поможете ей разобраться с проблемой и избежать штрафа, обновите знания и получите ответы на волнующие вопросы. И это ещё не всё: кроме иммерсионного кадрового шоу вас ждут квесты, розыгрыши призов и, конечно, крутая вечеринка с коллегами.
Ближайшие бесплатные вебинары для кадровиков
14 мая, вторник. Спикер: Филиппов Вячеслав, главный редактор журнала «Кадровое дело»
16 мая, четверг. Спикер: Вебер Андрей, основатель проекта «Культура счастья»