Образец заявления на выдачу копии трудовой книжки

Как составить заявление на выдачу копии трудовой книжки: образец

Обязанность работодателя оформить работнику копию или дубликат трудовой книжки закреплена Порядком ведения и хранения трудовых книжек, утвержденным приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 19 мая 2021 года № 320н (далее – Порядок).

Заявление — официальный документ, то есть, закон обязывает его получателя отреагировать на просьбу или претензию, которая в этом документе изложена. Поэтому к оформлению любого заявления, в том числе и заявления на выдачу копии трудовой книжки, предъявляются требования, установленные ГОСТ Р 7.0.97-2016. Это означает, что в заявлении, которое работник направляет в адрес работодателя, должны быть заполнены обязательные реквизиты, к которым относятся:

• дата документа;
• адресат;
• сведения о заявителе;
• наименование документа;
• текст документа;
• подпись.

Закон не обязывает работника указывать причину, по которой потребовалась копия, а также инстанцию, в которую требуется предъявление документа, поэтому такую информацию можно не указывать. Он может просто написать в заявлении на выдачу копии трудовой книжки «по месту требования». Но в интересах самого работника уточнить — что именно ему нужно: дубликат, копия всей трудовой книжки или же только копия тех листов, которые содержат сведения о работе у конкретного работодателя.

Заявление на выдачу копии трудовой книжки: образец

Скачайте документ полностью>>>

Работник вправе написать заявление от руки или распечатать на компьютере, но в любом случае, на документе должна стоять его подпись. Обычно копия трудовой книжки делается методом ксерокопирования, иногда оригинал сканируют. Все листы копии должны отлично читаться, их также необходимо пронумеровать. Каждую страницу копии заверяют печатью предприятия и подписью ответственного лица, чтобы удостоверить подлинность всех записей и самой копии снятой с оригинала.

Копию можно выдать на бумажном носителе либо, если в отношении этих документов осуществляется электронный документооборот, направить электронную копию работнику способом, который он указал в заявлении.

Читайте по теме в Системе Кадры

• Как оформить копию, справку или выписку по запросу сотрудника
• Сколько копий трудовой книжки можно выдать по запросу сотрудника

Как оформить заявление о выдаче дубликата трудовой книжки

Если работник потерял бумажную трудовую книжку, ему потребуется написать заявление о выдаче дубликата трудовой книжки. Такое заявление нужно оформить как можно скорее на имя работодателя по последнему месту работы. Работодатель обязан выдать работнику дубликат трудовой книжки не позднее 15 рабочих дней со дня подачи работником заявления.

Если работнику нужно полностью восстановить трудовую, то к заявлению о выдаче дубликата трудовой книжки нужно будет приложить документы, подтверждающие наличие трудового стажа у других работодателей: копии трудовой книжки, приказы, справки, выписки. Это же касается и сведений о награждениях. Все прилагаемые документы необходимо оформить как приложения к заявлению о выдаче дубликата трудовой книжки и заполнить реквизит «Приложения».

Заявление на выдачу дубликата трудовой книжки: образец

Скачайте документ полностью>>>

Как оформить заявление на выдачу копии трудовой через систему электронного документооборота

В соответствии с Федеральным законом № 377-ФЗ от 22.11.2021, взаимодействие работника и работодателя может осуществляться посредством электронного документооборота. Порядок такого взаимодействия работодатель устанавливает локальным нормативным актом. Если система в организации уже внедрена, заявление о выдаче дубликата трудовой книжки или её заверенной копии работник может подать через информационную систему работодателя или по адресу электронной почты работодателя. Такое заявление работник может заверить простой электронной подписью. В этом случае в заявлении надо указать способ получения документа:

• в форме заверенной копии электронного документа на бумажном носителе;
• в форме электронного документа, который направляется в личный кабинет работника в информационной системе работодателя.

Заявление на выдачу копии трудовой книжки в электронном виде: образец

Скачайте документ полностью>>>

Как получить копию электронной трудовой книжки

Если трудовую работника ведут в электронном виде, сведения за период работы у действующего работодателя сотрудник может запросить, написав заявление с просьбой выдать ему сведения о трудовой деятельности. В заявлении также нужно указать способ получения выписки:

• на бумажном носителе;
• в электронном виде, подписанную усиленной квалифицированной электронной подписью (при её наличии у работодателя).

Заявление на выдачу копии (выписки) электронной трудовой книжки работник может подать на бумаге или в электронном виде, направив его по адресу электронной почты работодателя в порядке, установленном работодателем. Сведения из электронной трудовой книжки за весь период трудовой деятельности можно получить дистанционно в личном кабинете на сайте ПФР, а также на портале госуслуг. В этом случае писать заявление не нужно.

Когда может потребоваться копия трудовой

По закону, работник может запросить у работодателю не только копию, но и сам документ — оригинал трудовой книжки. Это может потребоваться, когда трудовую книжку нужно будет предъявить в органах соцзащиты или в ПФР при назначении пенсии, если выяснится, что сведения о трудовом стаже неполные.

Копия трудовой книжки может потребоваться по запросу государственных структур, например, таких как различные административные и социальные службы (для назначения льгот, пособий, субсидий). Довольно часто работники пишут заявление на выдачу копии трудовой книжки для банка, который должен быть уверен в кредитоспособности заемщика.

Посольства некоторых стран при оформлении визы также просят предоставить гражданина заверенные сведения о работе. Требуется оформить заявление на выдачу копии трудовой книжки и для загранпаспорта

Копию трудовой потребуется предъявить при трудоустройстве на вторую работу (по совместительству или временно, для тех работников, кто находится под угрозой увольнения из-за санкций).

Сохраненные копии трудовой книжки, сделанные ранее, могут потребоваться и очень пригодиться, если работнику нужно будет полностью восстановить записи в утерянной трудовой книжке.

Читайте по теме в журнале «Кадровое дело»: Потеряли трудовую книжку работника. Как оформить титул и разделы дубликата по новым правилам

Порядок и сроки рассмотрения заявления на выдачу копии трудовой книжки

Заявление на выдачу копии трудовой книжки работник пишет в двух экземплярах, оба экземпляра секретарь регистрирует. Один экземпляр возвращается работнику, второй — отправляется в работу.

Копию по заявлению работодатель выдает работнику безвозмездно, не позднее, чем через три рабочих дня со дня подачи указанного заявления, дубликат — не позже, чем через 15 дней. Если работодатель подготовит копию или дубликат трудовой книжки позже установленного срока выдачи документа, работник вправе пожаловаться в трудинспекцию, после чего могут последовать штрафные санкции в соответствии с ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ:

• должностное лицо компании или работодатель–ИП могут быть предупреждены или же получить штраф на сумму от 1 000 до 5 000 рублей;
• компанию оштрафуют на сумму от 30 000 до 50 000 рублей.

Регистрировать выдаваемые по заявлениям работников копии трудовой книжки не нужно. Возвращать неиспользованную заверенную копию трудовой работник не обязан.

Может ли работодатель отказать работнику в выдаче копии трудовой книжки

По закону, владельцем трудовой книжки является работник, у работодателя документ находится на хранении в период, когда между ним и работником существуют трудовые отношения.

Закон обязывает работодателя выдать по заявлению работника сведения из трудовой книжки, оформленные в виде выписки или копии. Если сотрудник подал заявление на выдачу копии трудовой книжки отказ в его просьбе является нарушением прав работника.

Можно ли выдать копию без заявления

Действующим законодательством и Порядком предусмотрено, что копии и дубликаты трудовых книжек выдаются работникам на основании их заявлений. Законом не предусмотрено наказание работодателю за то, что копию или выписку из трудовой книжки он выдаст сотруднику без заявления. И все же рекомендуется соблюдать установленные требования, чтобы избежать споров и судебных разбирательств в случае опоздания с ответом на устный запрос.

Ближайшие бесплатные вебинары для кадровиков

Конфликт со сложным сотрудником: как упростить переговоры
21 мая вторникер: Хаванский Сергей, эксперт в сфере разрешения конфликтов и эффективной коммуникации