График отпусков 2016: как подготовить документ по всем правилам

2286
График отпусков на 2016 год – обязательный для каждого работодателя документ, позволяющий заранее утвердить время запланированного ежегодного отдыха каждого сотрудника. Наибольшее число вопросов вызывает процесс составления и утверждения графика. В статье мы расскажем: как составить график отпусков, какова форма графика отпусков, когда готовится график отпусков на 2016 год, как оформляется перенос дат в графике отпусков в 2016 году, каков срок хранения графика отпусков, чем грозит отсутствие графика отпусков работодателю.

Из этой статьи вы узнаете:

  • как составить график отпусков;
  • какова форма графика отпусков;
  • когда готовится график отпусков на 2016 год;
  • как оформляется перенос дат в графике отпусков в 2016 году;
  • срок хранения графика отпусков;
  • чем грозит отсутствие графика отпусков работодателю.

Как составить график отпусков на 2016 год

График отпусков, согласно действующему законодательству, является обязательным как для работодателя, так и для сотрудников компании. Этот документ регламентирует порядок предоставления отпусков и составляется на основе пожеланий работников компании. Все сотрудники должны своевременно предоставить кадровой службе информацию о своих отпускных планах. Отдел кадров, в свою очередь, должен составить сводный график для всех подразделений на основе полученных данных.

Сложность составления данного документа состоит в том, чтобы удовлетворить пожелания персонала относительно времени отпуска и одновременно учесть интересы компании. Традиционное время отпуска – летние месяцы. Это период, когда большая часть сотрудников стремится уйти в ежегодный оплачиваемый отпуск.

Инструкции по кадровой работе

Задача кадровой службы – составить график отпусков таким образом, чтобы были учтены не только запросы персонала, но и специфика деятельности компании, нормы трудового законодательства и пожелания руководителей структурных подразделений. Кроме того, составляя график отпусков на 2016 год, работодатель обязан учесть мнение выборного профсоюзного органа (при наличии в организации). При составлении графика специалист кадровой службы должен помнить о том, что нельзя оставить то или иное подразделение без ключевых специалистов и, соответственно, составить график отпусков так, чтобы предусмотреть возможность их взаимозамены в отпускной период.


График отпусков: можно ли добиться его выполнения?


В действующем законодательстве очередность предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков регламентируется статьей 123 ТК РФ. Требуется особо подчеркнуть, что Трудовой кодекс определяет график отпусков как обязательный документ для работодателя и для работника.


Читайте подробнее о графике отпусков в статье >>>


Некоторые категории сотрудников имеют ряд привилегий, которые обязывают работодателя предоставлять отпуск в удобное для них время. К ним относятся:

  • несовершеннолетние сотрудники (ст. 267 ТК РФ)
  • работники по совместительству (ст. 286 ТК РФ)
  • мужья, жены которых находятся в отпуске по беременности и родам (ст. 123 ТК РФ)
  • сотрудники, усыновившие ребенка в возрасте до 3 месяцев (ст. 122 ТК РФ)
  • сотрудницы, уходящие в отпуск по беременности и родам (ст. 260 ТК РФ)
  • супруги военнослужащих (ст.11 Федерального закона №76-ФЗ)
  • лица, награжденные знаком «Почетный донор России» (ст.11 закона РФ №5142-1)
  • один из родителей (опекун, попечитель, приемный родитель), воспитывающий ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет (ст. 262.1 ТК РФ)
  • женщины, у которых двое или более детей в возрасте до 12 лет (абз.3 подп. «б» п.3 Постановления ЦК КПСС, Совмина СССР от 22 января 1981 № 235). Данная норма не противоречит ТК РФ согласно Решению Верховного Суда РФ от 17 июня 2014 г. № АКПИ14-440.

Оплачиваемый отпуск, согласно Трудовому кодексу, предоставляется каждому работнику ежегодно. В исключительных случаях, когда предоставление отпуска работнику в текущем рабочем году может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации, допускается перенос отпуска на следующий рабочий год.

Вебинар 28 марта "Составляем положение о премировании. Как безопасно прописать годовые, квартальные и ежемесячные премии"

Вопросы, которые будут рассмотрены в рамках вебинара:

  1. Какими признаками и особенностями обладает премия
  2. Новое в законодательстве о выплате премий
  3. Где надо и не надо устанавливать премию и какие вопросы необходимо учитывать
  4. Кто может и должен устанавливать премию
  5. Переменная и фиксированная часть оплаты труда
  6. Вопросы и проблемы отсроченных выплат/li>
  7. Кабальные соглашения о выплатах с отдельными сотрудниками

Зарегистрироваться на мероприятие >>>

Это возможно только при согласии работника. При этом отпуск должен быть использован не позднее 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который он предоставляется. Первый отпуск сотрудник может получить уже после полугода работы в компании. Вместе с тем, при согласии работника и работодателя, отпуск может быть предоставлен и до истечения шестимесячного срока. Работодателю важно помнить о том, что не предоставляя отпуск работнику в течение двух и более лет подряд, он совершает серьезное правонарушение.

Когда составлять график отпусков на 2016 год

График отпусков составляется кадровой службой заблаговременно. Оптимально, если сводный график будет готов за месяц до начала календарного года. В этом случае у кадрового специалиста будет еще две недели для его утверждения. Действующее законодательство регламентирует сроки составления графика отпусков: «Очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации не позднее чем за две недели до наступления календарного года» (ст. 123 ТК РФ). Так, например, график отпусков в 2016 году должен был быть утвержден не позднее 17.12.2015, а график отпусков на 2017, соответственно, не позднее 16.12.2016. Опытный кадровый работник, как правило, занимается подготовкой сводного графика в ноябре-декабре, чтобы иметь достаточно времени на корректировку графика и его утверждение.


График отпусков: работа над ошибками


При необходимости согласования графика отпусков с профсоюзным органом, кадровой службе стоит как можно раньше начать его составление. Наличие и своевременность этого документа, как правило, проверяется инспекторами по труду. При согласовании графика работодатель обязан руководствоваться Статьей 372 ТК РФ, которая регламентирует порядок учета мнения выборного органа первичной профсоюзной организации при принятии локальных нормативных актов.

Форма графика отпусков на 2016 год

Действующее законодательство позволяет работодателю самостоятельно утверждать форму графика отпусков 2016 года. Тем не менее, существует и унифицированная форма, которой можно пользоваться при составлении графика. Это форма Т-7, утвержденная постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 года № 1. Форма представляет собой бланк, в котором указываются следующие сведения:

  • наименование структурного подразделения (согласно штатному расписанию)
  • должность (специальность) сотрудника
  • ФИО сотрудника
  • табельный номер
  • количество календарных дней отпуска
  • дата начала отпуска

Форма предусматривает возможность переноса отпуска при наличии документального основания.

Первые шесть граф документа на момент его утверждения должны быть заполнены. В соответствии с принятой в компании системой учета документов, график отпусков на 2016 год необходимо датировать, присвоить ему соответствующий номер. Документ подписывается руководителем кадровой службы и утверждается главой организации. Кроме того, в данной форме должна быть виза подтверждающая согласование графика с выборным профсоюзным органом (если такой существует). Корректировка графика может производиться в том случае, если у представителей профсоюза или руководителя возникли соответствующие предложения.

Несмотря на то, что работодатель не обязан предоставлять график отпусков персоналу для ознакомления, законодательство обязывает его уведомить каждого работника о начале отпуска минимум за две недели до запланированной даты. Многие работодатели все же размещают итоговую редакцию документа в публичном доступе. Согласно письму Роструда от 30 июля 2014 № 1693-6-1, работодатель может внести в график отпусков отдельную графу для подписей сотрудников, подтверждающих информированность о начале отпуска.

Перенос дат в графике отпусков на 2016 год

Трудовое законодательство разрешает вносить изменения в ранее утвержденные документы. Следовательно, переносы в графике отпусков не исключены, если отпуск переносится на другое время или продлевается в соответствии с причинами, перечисленными в статье 124 ТК РФ. К этим причинам относятся: временная нетрудоспособность работника, исполнение работником во время ежегодного оплачиваемого отпуска государственных обязанностей (если для этого трудовым законодательством предусмотрено освобождение от работы), другие случаи, предусмотренные трудовым законодательством или локальными нормативными актами.


Читайте также: График отпусков: исполняем и планируем


Перенос отпуска возможен также на основании соглашения между сотрудником и работодателем. В этом случае сотрудник должен написать соответствующее заявление, а работодатель – выпустить приказ о переносе ежегодного отпуска. Когда изменения касаются внесенных в график отпусков дат начала и окончания отпуска, их нужно отразить в соответствующих графах формы Т-7 или собственной формы организации:

  • Графа 7 содержит период фактически использованного сотрудником отпуска (при изменении его продолжительности)
  • Графа 8 – основание переноса или продления отпуска (реквизиты соответствующего приказа руководителя организации, заявления работника, листка нетрудоспособности и т.д.)
  • Графа 9 – новые даты начала и окончания отпуска
  • Графа 10 – причина переноса или продления отпуска

Если перенос отпуска вызван временной нетрудоспособностью сотрудника, он должен подкрепить это соответствующим документом. В этом случае работодатель должен установить новые даты с учетом пожеланий работника. Если отпуск подлежит продлению по причине болезни, изменения в график вносить не обязательно.

Хранение графика отпусков на 2016 год

График отпусков относится к типовым управленческим документам со сроком хранения 1 год (ст.693 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденных Приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 № 558). Соответственно, график отпусков на 2016 год должен храниться в течение года после окончания его действия, а именно, до 1 января 2018 года. 1 января 2106 года прекратился срок хранения графиков на 2014 год.

Чтобы уничтожить все графики отпусков с истекшим сроком хранения, необходимо составить опись документов, подлежащих уничтожению. После фактической ликвидации документов подписывается акт об уничтожении с указанием способа, например, сжигание или разрезание в шредере.

Отсутствие графика отпусков на 2016 год

Чем грозит отсутствие графика отпусков работодателю? Согласно действующему законодательству, если работодатель не составил график отпусков или допустил ошибки в его утверждении, он может быть привлечен к административной ответственности за нарушение трудового законодательства. Мера ответственности устанавливается ч.1 ст.5.27 КоАП РФ «Нарушение государственных нормативных требований охраны труда, содержащихся в федеральных законах и иных нормативных правовых актах Российской Федерации».

Чтобы избежать административного взыскания, работодатель должен вовремя составить и утвердить график отпусков на 2016 год. Как правило, в ходе всевозможных проверок обращают внимание не только на наличие графика и дату его утверждения, но и на факт учета мнения профсоюзного органа. Опытные кадровые работники стараются составить график отпусков и передать его на утверждение как можно раньше.

Составление графика отпусков обязательно для всех работодателей. Этот документ поможет работодателю не допустить остановки или замедления рабочих процессов, верно распределить ресурсы. Более подробно о том как составить график отпусков 2016 без ошибок, существует ли унифицированная форма графика отпусков, когда готовится график отпусков на 2016 год, как оформляется перенос дат в графике отпусков в 2016 году, каков срок хранения графика отпусков 2016, чем грозит отсутствие графика отпусков работодателю, читайте в других материалах журнала «Кадровое дело»:

Вложенные файлы

Доступно только авторизованным пользователям
  • Форма №Т-7. График отпусков (бланк).xls
Доступно только подписчикам
  • Пример заполнения графика отпусков (образец).doc
  • Положение об отпусках.doc
  • Заявление сотрудника о переносе неиспользованной части отпуска по графику.doc
  • Приказ о переносе даты отпуска.doc


Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...






Рассылка




© 2011–2016 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Кадровое дело» –
практический журнал по кадровой работе

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43626 от 18.01.2011


Упс! Материал только для зарегистрированных пользователей

Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Кадровое дело», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет 1 минуту, а вы получите доступ к профессиональным материалам и полезным сервисам для кадровых специалистов:

  • статьи и готовые рекомендации по главным вопросам кадрового делопроизводства;
  • шпаргалки для безошибочной работы;
  • вебинары и презентации от лучших экспертов по кадрам.
 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи имеют доступ к полной базе нормативных документов. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль