График отпусков на 2024 год: как составить и до какого числа утвердить

Обязательно ли составлять и до какого числа утвердить график отпусков на 2024 год

График отпусков — это документ, обязательный для всех работодателей. Не утверждать его могут только новые компании на год, в котором они созданы. Все остальные обязаны составлять документ ежегодно и прописывать в нём, как сотрудники будут отдыхать в следующем календарном году.

График отпусков — документ, обязательный и для работника, и для работодателя. Поэтому кадровики обязаны составлять документ и чётко прописывать там даты грядущего отдыха работников. 

График отпусков на 2024 год необходим, чтобы:

1. Заранее составить уведомление об отпуске, выплатить отпускные и выполнить все остальные обязательства по отношению к отпускнику.
2. Вовремя найти замену специалисту, который уезжает отдыхать.
3. Не допустить, чтобы сотрудники копили неиспользованные отпускные дни — за это компанию могут оштрафовать.
4. Распределить отпускные дни по рабочим группам, бригадам и отделам так, чтобы ни одно подразделение не простаивало из-за одновременного отсутствия нескольких сотрудников.

Чтобы составить график отпусков, можно взять за основу унифицированный бланк № Т-7, утвержденный постановлением Госкомстата РФ №1 от 05.01.2004 года. Вы также можете разработать собственную форму документа — главное, чтобы в ней были все обязательные реквизиты. Документ заверяют подписью руководителя кадровой службы и передают на утверждение директору компании. 

График отпусков на 2024 год: образец

Скачать график >>>

Редакция «Кадрового дела» подготовила график отпусков на 2024 год с учётом всех изменений в законах и свежих разъяснений Роструда и Минтруда.



Скачайте образец

Какие обязательные сведения нужно включить в проект графика отпусков на 2024 год: бланк в Excel

1. Реквизиты работодателя.
2. Информация о работнике: структурное подразделение, должность или профессия, табельный номер, фамилия, имя и отчество.
3. Даты начала отпуска.
4. Количество календарных дней отдыха.
5. Данные о переносе и примечания, отражающие его причину. 

Когда утверждается график отпусков на 2024 год

График отпусков утверждают не позднее чем за две недели до начала нового календарного года. Если дата выпала на выходной, сделать это надо в последний рабочий день накануне выходного. В 2023 году дедлайн выпадает на 17 декабря — это воскресенье. Поэтому безопаснее всего утвердить график отпусков на 2024 год до 15 декабря 2023 года — так точно не привлечёте внимание проверяющих. 

Одна из основных проблем, с которой сталкиваются кадровики при составлении графика отпусков — сотрудники и управленцы знают свои права и основные правила. Как итог — одни и те же вопросы по кругу, затягивания с планированием и постоянные недовольства. Например, работники уверены, что вы обязаны отправить их в отпуск, именно тогда, когда они хотят. А если что, по щелчку вы оформите перенос на нужные им даты. Такие права на самом деле есть лишь у очень ограниченного круга сотрудников. Редакция «Кадрового дела» подготовила 7 памяток с готовыми ответами на типичные вопросы об отпусках, которые можно раздать работникам или вывесить на корпоративном портале. Они помогут вам сэкономить время и не отвечать по 100 раз на один и тот же вопрос.

Ответы на главные вопросы про правила планирования отпусковКакие права и обязанности есть у работников касаемо графика отпусков

Каким сотрудникам работодатель должен предоставить отпуск в удобное для них время Перечень льготных категорий с правом отдыхать в любое удобное время

Выгодные месяцы для отпуска в 2024 годуВ каких месяцах 2024 года выгоднее всего брать отпуск

В каких случаях можно заменить отпуск денежной компенсациейПамятка для тех, кто не любит ходить в отпуска и предпочитает деньги

Как праздничные дни влияют на продолжительность отпускаПодскажет, как будут отдыхать работники, которые хотят продлевать отпуск праздниками или наоборот

Как делить отпуска на частиОсновные правила разделения ежегодного отдыха

Как менять дату отпускаЧто делать сотруднику, если он решил перенести даты отдыха уже после того, как график утвердили

Кого включить в график отпусков на 2024 год, а какие категории сотрудников можно не учитывать

Включайте в график отпусков на 2024 год в всех сотрудников, которые на день его утверждения работают в компании. Это касается и тех, с кем срочные трудовые договоры расторгнете в течение года, на который составляете график. Кроме того, включите в документ работников, которые находятся в отпуске по беременности и родам или по уходу за ребёнком, а также сотрудников на длительном больничном или в отпуске без сохранения зарплаты. Внешних и внутренних совместителей также внесите в график — внутренних дважды по обеим должностям.

Кого включить в график отпусков-2024: памятка от «Кадрового дела»

Скачать памятку полностью >>>

Скачайте образец уведомления для совместителей:

Кого не включать в график. Не вносите в документ сотрудников, которых будете принимать на работу в 2024 году. Их в график в декабре включить не получится, а составлять для них потом отдельный документ закон не требует. Кроме того, можно не включать в график отпусков на 2024 год мобилизованных. Дело в том, что на время приостановки трудового договора на стоп ставятся также права и обязанности по трудовому законодательству. Поэтому работодатель не обязан вносить мобилизованных сотрудников в график (ч. 3 ст. 351.7 ТК). Но такие работники остаются в штате и продолжают копить отпускной стаж, поэтому вы можете добавить их в документ — это не будет нарушением (ч. 7 ст. 351.7 ТК).

Важно. Если решили включить мобилизованных в график отпусков, планируйте только основной ежегодный отпуск. Планировать дополнительные отпуска, например, за работу во вредных условиях труда, не нужно, поскольку период приостановки договора не входит в стаж для дополнительного отпуска (ч. 3 ст. 351.7 ТК).

На какой месяц планировать отпуск сотрудника, с которым приостановили трудовой договор из-за мобилизации, решайте сами. Основной оплачиваемый отпуск планируйте целиком — 28 дней подряд — и на части не делите. Вписывать только фамилию сотрудника и количество дней отпуска и не указывать период не советуем: график без дат — нарушение порядка заполнения формы. В графе «Примечание» укажите, что сотрудник мобилизован и трудовой договор с ним на стопе. В случае проверки для инспектора это будет обоснованием, почему у сотрудника был запланирован отпуск, а работодатель его не предоставил.

Образец заполнения графика отпусков с учётом мобилизованных сотрудников

Скачайте образец в журнале «Кадровое дело»

Как включить остатки дней отдыха в график отпусков на 2024 год

Кадровику нужно посчитать дни отпуска, которые сотрудники накопили за прошлые периоды работы в компании. Правильное количество дней, которые работник вправе использовать в 2024 году, нужно указать в графике отпусков или составить отдельный график. 

Рассчитать дни неиспользованного или перерасходованного отпуска поможет специальный сервис в Системе Кадры

Воспользоваться расчётчиком >>>

Если включите остатки отпуска за прошлый период в новый график, не забудете про накопленные отпуска, то сможете следить за тем, чтобы сотрудники использовали отпуск не позднее 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который он предоставляется. Но учтите: нельзя переносить неиспользованный отпуск на следующий рабочий год несовершеннолетним и сотрудникам, которые работают во вредных или опасных условиях труда — это запрещено законом. 

Чтобы не переносить неиспользованный отпуск, можно по заявлению работника заменить его денежной компенсацией. Но только при одно условии — заменять деньгами можно только часть отпуска, которая превышает 28 календарных дней.Поэтому схема сработает только для сотрудников с правом на удлиненный основной отпуск или дополнительные отпуска. Беременным, работникам в возрасте до 18 лет, сотрудникам, которые работают во вредных или опасных условиях труда, если допотпуск за работу в таких условиях составляет семь дней или меньше, менять неиспользованный отпуск на деньги запрещено.

Читайте по теме в журнале «Кадровое дело»: Что важно сделать, чтобы без проблем утвердить график отпусков в декабре

Как учесть мнение работников при составлении графика отпусков на 2024 год

По закону в общем случае работодатель не обязан учитывать пожелания сотрудников по отпускам. Но есть исключения: некоторые категории сотрудников имеют право на отпуск в любое удобное время. Их желания вы учесть обязаны. Полный перечень сотрудников-льготников смотрите в таблице ниже.

Сотрудники, которые имеют право на отпуск в любое удобное для них время

Важно. По новым правилам составления графика отпусков на 2024 год, право на отпуск в удобное время получили работники, призванные на военную службу по мобилизации или поступившие на военную службу по контракту, либо заключившие контракт о добровольном содействии в выполнении задач, возложенных на ВС РФ. У них есть право брать отпуск в любое время в течение шести месяцев после возобновления действия трудового договора.

Несмотря на то, что такой обязанности у вас нет, всё же рекомендуем учесть пожелания сотрудников до составления графика отпусков на 2024 год. Это поможет минимизировать переносы, а также исключить конфликты с сотрудниками в отпускной период. Чтобы учесть пожелания сотрудников, до составления графика запросите у них информацию о планируемых датах отдыха. Для этого издайте приказ о подготовке графика. 

Приказ о подготовке графика отпусков: образец

Скачайте шаблон приказа о подготовке графика отпусков на 2024 года



Скачайте образец >>>

Как правильно запросить пожелания сотрудников о дате отпуска на 2024 год

Вариант 1. Если компания небольшая, вы можете разослать работникам уведомления с просьбой предоставить их пожелания по датам отпуска. Укажите в документе дату, до которой они должны это сделать. Если работники планируют делить отпуск на части, напомните, что одна из них должна быть не менее 14 дней.

Вариант 2. Если компания большая, передайте руководителям подразделений таблицу графика. Руководители сами по своим сотрудникам соберут пожелания, оценят, устраивают ли эти даты с точки зрения организации процесса, и передадут согласованный проект по датам.

Вариант 3. Если оцифровали работу с графиком отпусков, разошлите сотрудника уведомления, скажем, через корпоративный портал или чат-бота с сообщением, что до конкретной даты надо выбрать срок, когда они планируют отдыхать в будущем году.

Как учесть пожелания сотрудников по разделению отпусков в 2024 году: видеоинструкция

Умный график отпусков на 2024 год

Умный график отпусков — это excel-таблица, которая позволит спланировать отпуска сотрудников с учётом праздничных дней и увидеть, кого нужно предупредить о начале отпуска в ближайшее время. С его помощью вы также сможете проконтролировать, у кого из сотрудников пересекаются отпуска, и автоматически перенести все данные в унифицированную форму. Редакция «Кадрового дела» подготовила умный график отпусков на 2024 год, который можете взять в работу, а также инструкции по его заполнению и использованию.

Умный график отпусков: обновленная версия на 2024 год

Скачать умный график с инструкцией

Как составить график отпусков на 2024 год: пошаговый алгоритм

Шаг 1. Узнайте пожелания работников. Уточните у штатных сотрудников, в том числе внешних и внутренних совместителей, когда они собираются идти в отпуск в 2024 году. Проверьте, есть ли в коллективе льготники с правом идти отдыхать в удобное для них время. Если компания большая и задачу не автоматизировали, делегируйте её руководителям подразделений — они учтут взаимозаменяемость сотрудников и сезонную нагрузку. 

Шаг 2. Составьте предварительные графики. Часто учесть пожелания всех работников просто нет возможности. В этом случае без изменений оставьте только пожелания льготных категорий. Остальным дайте возможность самим договориться о времени отпуска. Многие работники хотят отдыхать летом. Чтобы это обеспечить, можно запланировать отпуска по частям. В этом случае работник будет указан в документе двумя строчками. При этом кадровик должен учитывать:

• нужно будет письменное подтверждение, что работник согласен на разделение отпуска на части;
• одна из частей отпуска должна быть 14 или более календарных дней.

Если договориться у работников не получается, то руководители подразделений могут запланировать им отпуск в тот период, когда это удобно для организации. Кстати, некоторые месяцы можно вообще сделать «закрытыми для отпусков» — работодатель вправе это сделать, если из-за особенностей производства отсутствие работника в этот период может плохо отразиться на нормальном ходе работы организации. Помните, однако, что если о разделении отпуска договориться не получится, вы обязаны будете предоставить работнику отпуск целиком.

Шаг 3. Проверьте предварительные графики и оформите проект. Предварительно составленные графики руководители подразделений передают в кадровую службу для проверки. Кадровик проверит, не начинается ли отпуск раньше, чем период, за который он предоставляется и составляет проект графика отпусков на 2024 год — оформленный, но ещё не подписанный и не утвержденный документ. Проект нужен, чтобы вовремя обнаружить и устранить недочёты и несогласованности до утверждения документа.

Шаг 5. Согласуйте и утвердите график отпусков. График отпусков на 2024 год нужно согласовать с профсоюзом, но только если он есть в компании. Проект документа в профкоме обязаны рассмотреть в течение 5 рабочих дней. Не дождались мотивированного мнения — утверждаете без согласия.

1. Утвердить график отпусков может руководитель организации. Для этого он ставит дату и свою подпись в верхнем правом углу документа.
2. График отпусков на 2024 год можно утвердить, если издать приказ по основной деятельности компании и включить в него пункт «Утвердить график отпусков на 2024 год». Сам график отпусков будет приложением к приказу.

Приказ об утверждении графика отпусков на 2024 год

Скачать образец >>>

Прежде чем отдавать график отпусков на 2024 год руководителю на подпись, проверьте, нет ли этих ошибок в вашем документе. Эксперты советуют утвердить документ первым способом. Во-первых, в унифицированной форме Т-7 предусмотрен гриф утверждения лично руководителем. Во-вторых, срок хранения графика отпусков очень маленький — всего три года с момента окончания их действия, и нецелесообразно утверждать такие документы приказами, которые хранятся постоянно. Закон не требует ставить на графике печать организации. Документ предназначен только для внутреннего использования.

Шаг 6. Ознакомьте работников с графиком отпусков. Трудовой кодекс прямо не предусматривает, что работников нужно знакомить с графиком отпусков под подпись. Статья 123 ТК говорит только о том, что нужно извещать работника о начале отпуска за 2 недели до его начала. Но Роструд (письмо от 01.08.2012 № ПГ/5883-6-1) считает, что график отпусков является локальным актом организации, поэтому работодатель обязан знакомить с ним работников под подпись. Чтобы ознакомить сотрудников с графиком отпусков, можете дополнить форму № Т-7 или форму, которую разработали сами, дополнительными графами. В одной сотрудники распишутся, что им известна дата начала отпуска, а в другой — укажут дату ознакомления с графиком. Другой вариант — приложите к графику отпусков лист ознакомления, в котором каждый сотрудник укажет дату ознакомления с документом и поставит свою подпись.

Какая ответственность, если не утвердили график отпусков на 2024 год или составили его позже срока

ГИТ оштрафует за график отпусков, утвержденный после 15 декабря 2023 года (ч. 1 ст. 5.27 КоАП). Размер штрафов составляет:

• для должностных лиц (бухгалтер, кадровик) — предупреждение или штраф 1000-5000 руб.
• для ИП — штраф 1000-5000 руб.
• для организаций — от 30 000 до 50 000 руб.

Такой же штрафы грозит тем, кто не утвердил документ вовсе.

Срок хранения графика отпусков на 2024 год

График отпусков храните в организации три года после окончания года, на который его составляли. Срок хранения считайте с 1 января года, который следует за годом, на который составляли график отпусков. Например, график отпусков на 2024 год, утвержденный в декабре 2023 года, заканчивает действие 31 декабря 2024 года. Значит, срок его хранения — с 1 января 2025 года по 31 декабря 2027 года.

Ближайшие бесплатные вебинары для кадровиков

Сокращение штата. Из-за каких недочетов отменяют увольнение
14 мая, вторник. Спикер: Филиппов Вячеслав, главный редактор журнала «Кадровое дело»

Перезапуск лидерских программ. Как перестать выдергивать сотрудников из зоны комфорта
16 мая, четверг. Спикер: Вебер Андрей, основатель проекта «Культура счастья»