Заявление на административный отпуск: образец

Образец заявления на административный отпуск

Заявление на административный отпуск за свой счёт сотрудник должен подать работодателю, если планирует взять дни отдыха без сохранения зарплаты. Порядок предоставления отпусков без содержания установили в ст. 128 ТК РФ. Первая часть статьи дает право работодателю предоставить административный отпуск по просьбе сотрудника, который пишет заявление за свой счет. Как сказано в законе, отпуск может быть предоставлен «по семейным обстоятельствам и другим уважительным причинам». Таким образом, работодатель самостоятельно решает, является ли причина уважительной, и может отказать работнику. 

Заявление на административный отпуск: образец

Скачать полностью

Длительность отпуска, предоставленного на основании заявления на предоставление административного отпуска без сохранения заработной платы, определяется по договоренности между сторонами трудового договора. Для отпусков по закону установлена максимальная продолжительность, однако работодатель может пойти сотруднику навстречу и отпустить работника на более длительный срок. Это будет являться его правом, но не обязанностью. 

Читайте в журнале «Кадровое дело»: Новые правила об отпусках без оплаты. Ответы на ваши вопросы после изменений в ТК

Как написать заявление на административный отпуск

Для начала работнику нужно правильно написать заявление на административный отпуск без сохранения зарплаты, как это предусмотрено в нормах Трудового кодекса. 

5 моментов, которые указывают в заявлении на административный отпуск:

1. Фамилия, инициалы и должность работника.
2. Фамилия, инициалы руководителя, на имя которого пишется заявление.
3. Причина предоставления дней без сохранения зарплаты.
4. Дату и продолжительность дней отдыха.
5. Вид отпуска — административный. 

После этого работник в образце заявления о предоставлении административного отпуска указывает дату составления документа и ставит свою подпись. После того, как сотрудник принес такой документ в отдел кадров, оформите дни без сохранения содержания по общим правилам 19 главы ТК РФ. 

Составьте приказ в зависимости от периода отдыха, который просит предоставить работник: в календарных днях или часах отпуска. Используйте форму, которая разработана в компании или унифицированную форму № Т-6. Укажите в приказе количество дней, на которые сотруднику предоставлен неоплачиваемый отпуск, дату составления документа, дату начала и окончания отпуска. Готовый документ подпишите у работника и руководителя. 

Приказ о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы в днях

Скачать полностью

Не стоит указывать в приказе причину, по которой сотрудник взял отпуск. Например, «по семейным обстоятельствам» или «дня проезда к месту отдыха и обратно». Такие сведения сотрудник должен указывать только в бланке заявления на административный отпуск. 

3 момента для оформления административного отпуска:

1. Не выдавайте сотруднику записку-расчет. Она полагается только при оформлении дней, которые оплачивает работодатель.
2. Не включайте в график отпусков периоды отпуска без содержания.
3. Отразите в личной карточке период отдыха без сохранения зарплаты. 

Читайте в журнале «Кадровое дело»: Экстренная ситуация у сотрудника: как оформить его отсутствие

Образец заявления на административный отпуск на 1 день или полдня

Часто у кадровиков возникает вопрос, как писать заявление на административный отпуск, на какой максимальный срок можно отпустить сотрудника без сохранения содержания. Ответ на него содержится в статьях 127, 128 ТК РФ. 

Максимальный, как и минимальный срок отдыха без сохранения содержания законом не установлен. Исключение — некоторые категории работников, которым работодатель обязан его предоставить (ст. 128 ТК РФ). Например, работающим инвалидам работодатель обязан предоставить за свой счет до 60 календарных дней в году, а сотрудникам в случаях рождения ребёнка, регистрации брака, смерти близких родственников — до пяти календарных дней (абз. 5, 6 ч. 2 ст. 128 ТК РФ). Получить административный отпуск на основании заявления сотрудник может и на 1 день или полдня.  

Пример заявления на административный отпуск на 1 день

Скачать полностью

Если работник пишет заявление на административный отпуск на 1 или несколько дней, продолжительность отдыха определите по согласованию с руководством. Такие же правила действуют, если он просит предоставить дни отдыха по семейным обстоятельствам. В таком случае отпуск можно брать на любой срок: на один день или даже несколько лет. 

Внимание! Отдых без сохранения содержания влияет на размер будущей пенсии. Не начисляйте пенсионные и социальные выплаты, поскольку такие периоды не включаются в стаж работника (письмо Минтруда от 23.11.2018 № 14-2/В-933).

В табель учета рабочего времени внесите две отметки. Время административного отпуска, предоставленного на основании заявления, отразите кодом «ДО» или «16», а рабочие часы — кодом «Я» или «01». Работу в этот день оплатите пропорционально отработанным часам (ч. 2 ст. 93 ТК).

Образец заявления на административный отпуск по семейным обстоятельствам

Условно административный отпуск по заявлению можно разделить на два вида:

• обязательный;
• по усмотрению работодателя. 

То есть, по общему правилу работодатель не обязан предоставлять административный отпуск. Однако есть исключения, которые устанавливает закон (ст. 128 ТК РФ). Например, в случае болезни родственника, регистрации брака и пр. 

Внимание! Работодатель не может отправлять в административный отпуск по собственной инициативе, не учитывая мнение работника. Инспектор ГИТ оштрафует за такое нарушение по ст. 5.27 КоАП РФ.

Категории работников, которым вы обязаны предоставить административный отпуск на основании заявления

Во всех указанных случаях работодатель обязан предоставить административный отпуск по заявлению сотрудника. При этом если работник, которому работодатель обязан предоставить дни без сохранения зарплаты, обратился с такой просьбой, ему не обязательно дожидаться ответа работодателя. Он вправе не выйти работу в день, указанный в заявлении (апелляционное определение Архангельского областного суда от 24.09.2018 № 33-5791/2018). 

В документе работник указывает причину, по которой берет дни без сохранения зарплаты, и приносит в отдел кадров документы, которые подтверждают обязанность компании предоставить отпуск. Например, копию свидетельства о смерти или регистрации брака. 

Внимание! Работник может предоставить подтверждающие документы и после отпуска. Однако если он не принесет такие документы, его можно привлечь к дисциплинарной ответственности, вплоть до увольнения за прогул (ст. 192, 193 ТК).

Все случаи предоставления необязательных отгулов, вы можете закрепить в локальном акте. Например, в Правилах внутреннего трудового распорядка или в Положении об отпусках. 

Можно ли отозвать заявление на административный отпуск

Если сотрудник передумал использовать административный отпуск по заявлению, он вправе отозвать свое заявление только до начала отпуска. В ином случае, такой отзыв нужно согласовать с работодателем. Если работник решил выйти на работу досрочно, то необходимо получить от него заявление и издать соответствующий приказ. 

Внимание! Работодатель не может по своей инициативе отозвать из отпуска без сохранения заработной платы. Это возможно только в том случае, если сотрудник дал на это свое согласие (ст. 125, 128 ТК).

Ближайшие бесплатные вебинары для кадровиков

Конфликт со сложным сотрудником: как упростить переговоры
21 мая вторникер: Хаванский Сергей, эксперт в сфере разрешения конфликтов и эффективной коммуникации