Узнайте, что такое штатное расписание, как его составить и утвердить, а также внести в документ необходимые изменения, не нарушая закон. Пошаговая инструкция, рекомендации по заполнению формы Т-3 и заполненный образец — в статье.
Что такое штатное расписание и как оно должно выглядеть: образец
Штатное расписание организации — это один из обязательных документов, который отражает структуру, кадровый состав, численность персонала и оклады по всем должностям. Штатку обязательно запросит инспектор ГИТ при проверке (п. 13 Административного регламента, утв. приказом Роструда от 13.06.2019 № 160), поэтому уделите пристальное внимание оформлению документа.
Штатное расписание предприятия представляет собой односторонний бланк с «шапкой», в которую вносятся сведения о самом документе и утвердившей его организации, и таблицей, отражающей кадровую структуру предприятия с указанием всех подразделений, должностей, окладов. Чаще всего организации ведут штатное расписание по унифицированной форме Т-3. Однако ТК не запрещает использовать и собственную форму компании.
Штатное расписание: пример заполнения унифицированной формы Т-3
Помните, что штатное расписание организации должно содержать обязательные реквизиты:
- наименование работодателя;
- код ОКПО;
- перечень всех должностей и подразделений в организации;
- количество единиц в штате по каждой должности;
- оклады по всем должностям;
- заверительные реквизиты (подписи главного бухгалтера и руководителя кадровой службы, гриф утверждения с датой);
- дату составления и срок действия документа (часто составляется на год, но можно установить и другой срок или же не ограничивать срок действия документа).
Скачайте штатное расписание работников — образец заполнения разных форм:
Штатное расписание на 2023 год: образец со всеми изменениями
Некоторым компаниям из-за изменений в 2022 году придётся править штатное расписание. Например, если меняли размер окладов работников, убирали вакантные должности или отделы, вводили или сокращали штатные единицы, переименовывали подразделения или должности, отразите эти изменения в штатке.
Не меняйте штатное расписание, если в 2022 году переводили сотрудников на удалённую работу на ту же должность с тем же окладом, поручали дополнительную работу или оформляли совмещение, переводили на неполное рабочее время, приостанавливали трудовой договор в связи с мобилизацией сотрудника. В последнем случае исключать должность сотрудника из штатного расписания на время прохождения службы не нужно.
Что скорректировать в штатном расписании, если утверждаете его на 2023 год:
- лишние вакансии. Исключите все свободные должности, которые не планируете заполнять в ближайшее время. Если оставить их, будете каждый месяц отчитываться о них в службу занятости. А ещё свободные вакансии нужно будет предлагать сотрудникам перед увольнением в случаях, когда этого требует закон
- обязательные должности. Работодатель сам решает, какие должности должны быть в штатном расписании. При этом в некоторых случаях организация обязана принять на работу и включить в штат две должности — специалиста по охране труда и специалиста по ведению воинского учёта.
- названия должностей. Проверьте, чтобы должности были указаны в именительном падеже без произвольных или иностранных обозначений. Нельзя вписывать в штатное расписание должность работника на иностранном языке. Например, HR-manager или Java-разработчик.
- оклад меньше МРОТ. Проверьте, соответствует ли зарплата новому МРОТ или региональной минимальной заработной плате. С 1 января 2023 года федеральный МРОТ — 16 242 руб.
- доплата за вредные условия труда. Если спецоценка выявила на рабочем месте вредные или опасные условия труда, неверно по этой причине повышать сотруднику оклад. Это отдельная доплата — определенный % от оклада или зарплаты сотрудника. Поэтому её нельзя включать в составную часть оклада в штатном расписании.
- индексация. Все работодатели обязаны индексировать зарплату в связи с ростом потребительских цен на товары и услуги.
Что нужно проверить в штатном расписании на 2023 год: памятка от Актион Кадры и HR
Скачайте памятку полностью >>>
Скачайте образцы документов, которые понадобятся, чтобы внести изменения в штатное расписание-2023:
Штатное расписание на военное время: образец
Изменить штатное расписание придётся в случае, если работодатель получит мобилизационное предписание Минобороны. В предписании ведомство укажет задание, которое нужно выполнить для того, чтобы обеспечить оборону страны и безопасности государства. В рамках этого задания необходимо будет укомплектовать штат для нужд государства. Например, увеличить ставку работника с 0,5 до 1, чтобы увеличить его объём работы. После того как рассчитаете необходимый штат сотрудников согласно мобилизационному заданию, внесите изменения в штатное расписание.
Образец штатного расписания на период военного времени
Кто разрабатывает штатное расписание
Штатное расписание сотрудников должно быть у всех организаций — и бюджетных, и коммерческих. Федеральные государственные учреждения оформляют штатку в обязательном порядке (см. положение, утвержденное постановлением Правительства РФ №583 от 05.08.2008), а региональные — согласно нормам, установленным местными органами власти. Вышестоящие организации могут составлять и утверждать его для нижестоящих и дочерних.
Совет редакции. Установите порядок разработки, согласования и утверждения штатки в отдельном локальном акте — Положении о штатном расписании.
Закон не устанавливает, кем из сотрудников составляется штатка, это определяет руководитель организации. Обычно такую обязанность возлагают на сотрудника кадровой службы или бухгалтерии. После того как определите ответственного сотрудника, включите обязанность составлять штатное расписание в его должностную инструкцию или трудовой договор.
Читайте в журнале «Кадровое дело»: Какая информация должна быть в штатном расписании, чтобы вы могли оформлять совмещение
Правила заполнения штатного расписания
Штатное расписание — основной источник информации о кадровой структуре организации, в том числе о вакантных позициях. При разработке документа не путайте его со штатной расстановкой, которая чаще всего отражает лишь занятые штатные единицы с указанием ФИО, табельных номеров и других сведений о конкретных сотрудниках, которые их занимают. Вне зависимости от того, какой формой штатки вы пользуетесь, при заполнении документа придерживайтесь следующих рекомендаций.
➤ Наименование и код подразделения. В документе должны быть указаны все структурные подразделения, в том числе обособленные — филиалы и представительства. Четких правил перечисления подразделений нет, но с учетом сложившейся практики их указывают в порядке подчиненности: сначала административный отдел, в который входит руководство компании, а затем все остальные. Код подразделения также отражает порядок подчиненности: руководящему отделу присваивается код 01, бухгалтерии — 02, и так далее. Если в состав крупного отдела входят более мелкие, код может состоять из цифр, разделенных точкой. Например, финансовый департамент обозначается кодом 02, а входящие в его состав бухгалтерия и экономический отдел — кодами 02.1 и 02.2 соответственно.
➤ Наименование должностей. Названия должностей должны соответствовать трудовым функциям сотрудников (ст. 57 ТК РФ) и указываться в именительном падеже, без сокращений и приставок «и.о.» или «врио». Включайте в штатное расписание отдела все позиции, в том числе надомников и дистанционщиков.
Закон напрямую не запрещает использовать латинский алфавит, вписывая позиции в штатное расписание, но так лучше всё равно не делать. Причина — должность в трудовой книжке сотрудника указывают на русском языке. При этом запись о приёме на работу в трудовую вносят на основании заключенного трудового договора. Значит, и в трудовой книжке наименование должности не должно отличаться от договора и штатного расписания (ст. 57 ТК, п. 6 Порядка № 320н, письмо Роструда от 21.01.2014 № ПГ/13229-6-1). Должности работников нельзя называть произвольно. Берите название должностей из ЕКС, ЕТКС или профстандартов, если работа по должности связана с компенсациями, льготами или для выполнения этих функций закон установил ограничения.
Чтобы у ГИТ не было претензий к работодателю, указывайте точное количество единиц по каждой должности, а если принимаете на работу персонал сверх нормы, корректируйте штатное расписание. Неполные единицы указывайте в долях, например, 0,5 или 0,75.
Читайте в журнале «Кадровое дело»: Двойные должности, иностранные слова и меньше ставок, чем сотрудников: может ли быть такой ваша штатка
➤ Тарифная ставка (оклад). В документе указывается месячная зарплата по каждой должности с учетом всех положенных надбавок в рублевом исчислении. Иногда указать зарплату в рублях невозможно — например, если установлена часовая тарифная ставка. В этом случае прописывается размер часовой ставки и в графе «Примечания» надо указать, что установлена часовая тарифная ставка. Если фиксированного показателя нет, например, зарплата начисляется по сдельной или бестарифной системе, ставьте прочерк, а в примечании укажите, какую именно систему оплаты труда применяет работодатель со ссылкой на ЛНА.
Важно! Запрещено устанавливать так называемую вилку окладов (от минимального до максимального), так как это будет считаться дискриминацией. Если требуется назначить сотрудникам разные оклады, можно их дифференцировать, добавив категории «младший», «старший», «ведущий», указать разряды и категории квалификации в графе «Должность» (ст. 143 ТК РФ). Также варьирование величины оплаты труда в соответствии со штатным расписанием возможно за счет установления надбавок в зависимости от трудовых навыков сотрудника, сложности, количества, качества и условий выполняемой им работы (ч. 1 ст. 132 ТК). Смотрите лекцию эксперта Системы Кадры: Как обосновать «вилки» окладов в штатном расписании >>>
Нижнюю, итоговую строку таблицы заполняйте в последнюю очередь. Здесь отражается общее количество штатных единиц и размер месячного фонда заработной платы.
Внимание! До 1 января кадровики обязаны были указывать код выполняемой функции в отчёте СЗВ-ТД, а с 1 января вносить код нужно будет в отчёт ЕФС-1. Эксперты журнала «Кадровое дело» рекомендуют: чтобы каждый раз не тратить время на поиски кода, напишите его в колонке «Примечание» вашей штатки. Собрать код поможет специальный сервис от журнала.
Как утверждается штатное расписание: образец приказа
Готовый проект штатки заверяют подписями начальника отдела кадров и главного бухгалтера, после чего расписание организации утверждается руководителем. Издайте приказ в произвольной форме, придерживаясь требований ГОСТ Р 7.0.97-2016.
Приказ об утверждении штатного расписания: образец
Закон не требует знакомить персонал со штаткой или приказом о её утверждении. Но такую норму может предусматривать коллективный договор или внутренние правила компании (см. письмо Роструда №ПГ/4653-6-1 от 15.05.2014). Чтобы не возникало путаницы, пропишите порядок утверждения в локальных актах: кто подписывает штатное расписание, издается ли отдельный приказ, кому делегируется право подписи, если ответственное должностное лицо отсутствует, и т.д. Читайте в журнале «Кадровое дело»: Как без директора подписать кадровые документы. Три способа >>>
Как внести изменения в штатное расписание
Сокращение численности или штата работников, расформирование или создание структурных подразделений, переименование должностей, повышение зарплат, отмену надбавок и другие значимые события следует отражать в штатном расписании. Делать это можно по мере необходимости, так как штатное расписание — документ, отражающий текущую кадровую структуру организации, а закон не ограничивает характер и частоту ее изменений (см. письмо Роструда №428-6-1 от 22.03.2012). Изменение штатного расписания можно оформить двумя способами. Если поправки носят единичный характер, издайте письменный приказ о внесении изменений в документ, если массовый — утвердите штатку в новой редакции.
Скачайте образцы:
Внимание! Внесение изменений в штатное расписание должно сопровождаться изменением трудового договора каждый раз, когда затрагиваются условия труда: название должности, занимаемой сотрудником, порядок расчета зарплаты, размер надбавки.
Вывод
Утвердите штатное расписание, чтобы документально закрепить структуру и кадровый состав организации. Используйте унифицированную форму Т-3 или разработайте бланк самостоятельно. При заполнении учитывайте требования действующего законодательства: все суммы прописывайте в рублях, не устанавливайте вилки зарплат, включайте в штатное расписание все должности — в том числе дистанционные, надомные, с неполной ставкой. Помните, если есть вакантные позиции в штатке, что это надо отразить в отчете в службу занятости.