Вопрос
Правильный механизм составления штатного расписания для организации (в частности ИП)...В 2014 году на 2015й год было составлено штатное расписание с учетом должностей, которые вводились в действие постепенно в течении года. Последний сотрудник в 2015году был принят 01.12.2015г. Также было составлено штатное расписание в 2015г. на 2016год, т.е. с перспективой приема и оформления сотрудников на определенную должность в течении 2016 года. Сотрудники принимались на работу в разные месяцы и продолжают приниматься, вплоть до декабря 2016г. Вопрос: 1) Является ли правильным такой механизм составления? 2) Являются ли штатные должности, которые "свободны" с начала года до момента принятия на них сотрудника, вакантными? 3)Необходимо ли в этом случае отсчитываться перед Центром Занятости о вакантных должностях?....ИП постоянно ведет набор сотрудников на предприятие. Может надо в течении года делать дополнительные штатные расписания на ввод новой должности(при приеме нового сотрудника) и сокращение должности (уволенного сотрудника), чтобы не отчитываться по вакансиям? Тогда получается очень много штатных расписаний за год.
Ответ
Ответ на вопрос:
Механизм составления штатного расписания у Вас верный.
В целях эффективной экономической деятельности работодатель самостоятельно и под свою ответственность принимает необходимые ему кадровые решения, в том числе по подбору персонала. При этом законодательство не требует заполнять все вакантные должности по мере их возникновения.
Вместе с тем, если в штатном расписании есть свободные или вакантные места, независимо от того, требуются на них в текущий момент сотрудники или нет, сведения о них нужно ежемесячно сообщать в службу занятости населения (п. 3 ст. 25 Закона РФ от 19 апреля 1991 г. № 1032-1). Обязанность извещать о вакансиях не зависит от формы собственности организации-работодателя и его статуса. Отдельные исключения могут быть предусмотрены на региональном уровне. Как правило, это госучреждения, где замещение должностей происходит по конкурсу. Подробнее информацию о региональных особенностях см. в таблице.
По Севастополю таких особенностей нет.
Таким образом, если вакантная должность Вам не нужна, то ее лучше вывести из штатного расписания, а при необходимости – опять ввести.
Изменения в штатное расписание можно вносить в любое время, когда в этом есть необходимость, поскольку частоту и периодичность изменения штатного расписания работодатель определяет самостоятельно (п. 1 письма Роструда от 22 марта 2012 г. № 428-6-1). Соответственно, переутверждать штатное расписание каждый год при отсутствии необходимости внести в него какие-либо изменения не нужно.
Не нужно его полностью переутверждать и при выводе-вводе должностей.
Подробнее об этом см. здесь: http://www.1kadry.ru/#/document/161/73208/?step=51.
Подробности в материалах Системы Кадры:
1. Ситуация: О каких рабочих местах нужно сообщать в службу занятости. Чем свободная должность отличается от вакантной
В службу занятости ежемесячно нужно сообщать обо всех свободных и вакантных должностях. При этом под вакантной в общем случае понимают должность, по которой не заключен ни один трудовой договор. Под свободной – должность, которая временно свободна, но на нее запланирован прием работника. Например, когда основной работник уходит в отпуск по уходу за ребенком.
В трудовом законодательстве нет единого определения понятиям «вакантная должность» и «свободная должность».
Судебная практика по вопросам сокращения, когда уволенному необходимо предлагать вакансии, разделяет понятия «вакантная должность» и «временно свободная должность». Под вакантной понимают должность, по которой нет заключенных трудовых договоров, то есть она никем не занята. Под временно свободной понимают должность, по которой сотрудник отсутствует на работе по каким-либо причинам. Например, находится в отпуске по беременности и родам, отпуске по уходу за ребенком или длительной командировке.
Расшифровка вакансии также встречается в указаниях по заполнению форм статистики, утвержденных приказом Росстата от 23 июля 2014 г. № 486. В целях сдачи статистических отчетов к вакантным рабочим местам относят места, которые освободились в случае увольнения сотрудников, ухода в отпуск по беременности и родам или в отпуск по уходу за ребенком, а также вновь созданные рабочие места, на которые планируют принять сотрудников в течение 30 дней.
В рамках отчета в службу занятости о вакансиях следует сообщать как о свободных, так и о вакантных должностях (п. 3 ст. 25 Закона РФ от 19 апреля 1991 г. № 1032-1). С учетом всех подходов необходимо подавать сведения как на вакансии, по которым не заключен ни один трудовой договор, так и на временно свободные должности, по которым запланирован прием работников.
Еще по теме:
Как и в какие сроки нужно сообщать о вакансиях в службу занятости.
Из ответа «Как составить штатное расписание»
Нина Ковязина,
заместитель директора департамента медицинского образования и кадровой политики в здравоохранении Минздрава России
День кадровика-2024: иммерсивное шоу «За кулисами профессии»
День кадровика 24 мая отпразднуем с размахом и пользой: разыграем ситуацию, в которую попала ваша коллега Леночка. Вместе с экспертами поможете ей разобраться с проблемой и избежать штрафа, обновите знания и получите ответы на волнующие вопросы. И это ещё не всё: кроме иммерсионного кадрового шоу вас ждут квесты, розыгрыши призов и, конечно, крутая вечеринка с коллегами.