Вопрос
Как продолжить нумерацию приказов по личному составу, если кадровик пропустил действие, например: Уволил человека под номером 06 -лс от 20.02.2016, пропустил запись в журнале увольнений 08.02.2016. Как относится инспекция к таким вставкам между номерами например 05/1-лс? Хотя нумерация идет в стиле-01-лс, 02-лс,03-лс.
Ответ
Ответ на вопрос:
Порядок нумерации приказов установлен в пункте 3.2.1.1 ГСДОУ, утвержденной приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33.
Указанный документ не регламентирует порядок действий при нарушении нумерации. При этом использование дробных номеров законодательством не запрещено. Ведение журналов регистрации приказов не является обязательным.
Таким образом, трудовая инспекция не привлекает к административной ответственности за использование дробных чисел при нумерации приказов или за пропуск номера в журнале. Однако в таком случае могут возникнуть вопросы по поводу подлинности приказов, зарегистрированных «задним числом», и работник может поднять этот вопрос в случае обращения в суд.
Вы узнаете больше о сроке хранения журнала регистрации приказов, если перейдете в материал.
Подробности в материалах Системы Кадры:
1. Ответ: Как индексировать (нумеровать) документы, поступающие в кадровую службу
Нина Ковязина, заместитель директора департамента медицинского образования и кадровой политики в здравоохранении Минздрава России
При регистрации документов происходит их индексация. То есть каждому документу нужно присвоить определенный номер и условное обозначение (индекс). Индексы необходимы при поиске, учете и систематизации документов. В течение года регистрационный индекс не повторяется.*
Мы рассказывали ранее о приказе о декретном отпуске в материале по ссылке.
Регистрационный индекс состоит из:
- порядкового номера документа в пределах определенного массива (например, отдельно нумеруются приказы по основной деятельности и по личному составу, договоры, инструкции и т. п.);
- условного обозначения структурного подразделения (у структурного подразделения может быть как буквенный – «к», «ок», «о/к», так и цифровой индекс).
Например, у приказа о приеме сотрудника на работу может быть номер 134-к, где 134 – порядковый номер документа, а «к» – обозначение структурного подразделения.
Мы рассказывали ранее о приказе о внедрении профстандартов в организации в материале по ссылке.
Кроме того, в регистрационный индекс часто входит номер дела по номенклатуре. У ответа на письмо реквизиты индекса располагаются в обратной последовательности: например, в номере 08-11/144 первым идет цифровой индекс структурного подразделения – 08, затем через дефис номер дела по номенклатуре – 11, от которого наклонной чертой отделен порядковый номер документа – 144.
Такие правила установлены в пункте 3.2.1.1 ГСДОУ, утвержденной приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33.
Из ответа «Как регистрировать документы, поступившие в кадровую службу»
10.03.2016
С уважением и пожеланием комфортной работы, Юлия Месхия,
эксперт Системы Кадры