Cрок хранения журнала регистрации приказов

97
Любое распоряжение руководителя компании, издаваемое в виде специального приказа, должно проходить обязательную процедуру регистрации в особом бланке учета, называемым журналом регистрации приказов. В данной статье будут рассмотрены все нюансы, касающиеся составления, хранения и учета подобного документа, дабы у кадровых специалистов более не возникало вопросов во время его ведения.

Из представленной статьи вы узнаете:

  • журнал регистрации приказов: нюансы хранения;
  • журнал регистрации приказов: сроки хранения;
  • допускается ли отдельно хранить приказы.

Журнал регистрации приказов: нюансы хранения

Журнал регистрации приказов должен содержать любые распоряжения непосредственного директора предприятия, касающиеся обеспечения трудовой деятельности и каких-либо изменений в распорядке производства. Ситуации, когда сотрудник отправляется в отпуск, кадровая служба принимает на работу нового работника или подразумевается изменение должности текущего подчиненного – все это должно отражаться в приказах и, соответственно, регистрироваться в журналах.


Как регистрировать документы, поступившие в кадровую службу


Так как журнал регистрации относится к обязательным государственным документам, ведущимся для учета внутренних бланков учреждения, порядки его хранения прописываются в государственных законах, а именно – в Перечне типовых управленческих архивных документов (ст.258). Согласно данному распоряжению, такой журнал должен храниться на предприятии 5 или 75 лет, в зависимости от того, для регистрации каких именно приказов он составлен.

Особые распоряжение по личному составу, список которых будет представлен ниже, регламентируют срок хранения журнала более продолжительный период. К таким приказам относятся следующие распоряжения:

  • о приеме на работу и увольнении;
  • о перемещении по должностям в рамках одного или нескольких структурных подразделений;
  • о прохождении курсов повышения квалификации и присвоении каких-либо особых заслуг;
  • об изменении персональных данных (фамилии, имени, отчества, паспорта, семейного положения);
  • об оплате труда и премировании;
  • о предоставлении дополнительных отпусков в следствии наличия на производстве вредных для здоровья условий труда;
  • об отпусках по уходу за ребенком и ухода с рабочего места на определенный срок без сохранения заработной платы;
  • о длительных командировках.

Какие регистрационные книги и журналы нужно вести кадровой службе организации


Журнал, касающийся других распоряжений, в себе содержит распоряжения:

  • о дисциплинарных взысканиях;
  • о дежурствах и отпусках по учебе;
  • о краткосрочных командировках;
  • информацию о прочих приказах, не оказывающих серьезное воздействие или не влекущих изменения трудового распорядка работников предприятия.

Соответственно, в зависимости от вышеперечисленных распоряжений, журналы регистрации должны храниться в различных временных рамках, о чем речь пойдет в нижестоящем пункте.

Закончившийся журнал необходимо помещать в архив, а те документы, которые еще используются - хранятся в отделе кадров или у секретаря, если им является ответственное за ведение журнала лицо.


Генеральная уборка в кадрах: что делать со старыми документами


Вебинар 20 декабря "Инспектор выписал предписание и привлек компанию к ответственности. Как отменить штраф?"

Вопросы, которые будут рассмотрены в рамках вебинара:

  1. Внеплановые и плановые проверки: ключевые моменты, к которым следует подготовиться и что делать, если «всё плохо»
  2. Какие нарушения «любят» инспектора и как собирается доказательственная база «силами» самого работодателя
  3. Обстоятельства, исключающие применение санкций. Сообщите о них инспектору
  4. Как реагировать за запрос инспектора, который говорит, что документы нужны «вчера»
  5. Порядок применения штрафа на организацию и руководителя: от запроса документов до вынесения постановления о штрафе
  6. Охрана труда: что делать, если у Вас нет спецоценки
  7. В каком порядке и сроки оспаривать акт проверки ГИТ, предписание, постановление об административном правонарушении. Что следует делать одновременно с оспариванием предписания ГИТ, чтобы параллельно не попасть под новый штраф или дисквалификацию?
  8. Стратегия оспаривания действий ГИТ: обжалование по существу и процедурные моменты, что просить в жалобе в зависимости от фактических обстоятельств. Оспаривание штрафов «по головам»
  9. Работа с персоналом при проверке: как сами работники могут «помочь» инспектору наложить штраф
  10. Инструменты защиты работодателя от инспекции
  11. Анализ судебной практики

Зарегистрироваться на мероприятие >>>

Журнал регистрации приказов: сроки хранения

Как было сказано выше, журналы регистраций на предприятии должны храниться по-разному. Если в нем зарегистрированы приказы по личному составу, имеющие особое значение и влекущие существенные изменения трудового распорядка или правил ведения трудовой деятельности, то такой приказ помещается в архив на срок в 75 лет. Соответственно, журнал с менее значимыми приказами должен храниться в течение 5 лет.

Документы располагаются в хорошо проветриваемом помещении, где необходимо поддерживать приемлемую влажность.

Cрок хранения журнала регистрации приказов


Как обновить должностные инструкции с учетом профстандартов


Допускается ли отдельно хранить приказы?

На крупных предприятиях, где работает большое количество наемных сотрудников (производственные фирмы, промышленные корпорации, гиганты металлургии и так далее) иногда возникает необходимость разделить общий журнал приказов, так как в нем регистрируется слишком большое количество документов. В таких случаях допускается создавать несколько отдельных журналов для регистрации. Один из них может быть специализируемым документом, куда вносятся сведения о предоставлении отпусков, другой отвечает за прием и увольнение сотрудников, если на фирме имеется большая текучесть кадров.


Как восстановить кадровое делопроизводство после предшественников


Само собой, правила хранения на все подобные документы распространяются одни и те же:

  • хранение в недоступном для посторонних лиц месте;
  • размещение в помещении с приемлемым уровнем влажности;
  • размещение в шкафах или сейфах;
  • сортировка документов по алфавиту или по дате составления.

В целом, работодатель может по собственному усмотрению составлять определенные параметры процедуры хранения журналов регистрации приказов, неизменным является лишь сам срок, в течение которого предприятие должно держать под рукой нужный документ, который может потребоваться в случае проверки государственными или вышестоящими структурами.


Как выявить документы с истекшим сроком хранения


Вложенные файлы

Доступно только авторизованным пользователям
  • Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (бланк).doc
  • Положение о работе с персональными данными сотрудников (не предусматривает порядок хранения персональных данных в электронном виде) (бланк).doc
  • Журнал регистрации приемов сотрудников на работу (бланк).doc
Доступно только подписчикам
  • Положение о работе с персональными данными сотрудников (не предусматривает порядок хранения персональных данных в электронном виде) (образец).doc
  • Журнал регистрации приемов сотрудников на работу (образец).doc


Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...




Опрос

Как часто Вам приходится оформлять срочные трудовые договоры?

  • Часто 24.41%
  • Иногда 56.1%
  • Не оформляем срочников 19.49%
результаты

Рассылка



© 2011–2016 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Кадровое дело» –
практический журнал по кадровой работе

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43626 от 18.01.2011


Упс! Материал только для зарегистрированных пользователей

Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Кадровое дело», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет 1 минуту, а вы получите доступ к профессиональным материалам и полезным сервисам для кадровых специалистов:

  • статьи и готовые рекомендации по главным вопросам кадрового делопроизводства;
  • шпаргалки для безошибочной работы;
  • вебинары и презентации от лучших экспертов по кадрам.
 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль