Документы при приёме на работу в 2024 году: список

Какие документы нужны для оформления на работу запросить у будущего сотрудника

Документы при приеме на работу — это перечень необходимых документов, которые нужно запросить у соискателя, чтобы официально оформить трудоустройство. Перед оформлением трудового договора соискатель знакомится с нормативными актами компании и представляет документы для устройства на работу. На их основании кадровик оформляет личную карточку, ставит нового сотрудника на воинский учёт, заполняет договор и приказ о приеме на работу. Все оригиналы документов, за исключением трудовой книжки, сразу же после завершения необходимых кадровых процедур нужно вернуть владельцу. Заполненную бумажную трудовую книжку хранят в отделе кадров вплоть до увольнения работника, и выдают ему на руки в день окончательного расчета. 

Спланировать все этапы приёма на работу и не просрочить ни одну процедуру поможет умный календарь от журнала «Кадровое дело»

Сначала выберите статус работника, которого принимаете. Можете совместить несколько статусов, например, спланировать приём военнообязанного, которому нужно проходить медосмотр и быть материально ответственным. Затем есть два режима оформления приема на работу: в зависимости от даты начала работы или от даты представления документов. Календарь распишет план задач в зависимости от того, как в вашей организации принято оформлять приём. В обоих случаях вы получите персональный список дедлайнов, который важно соблюсти, с образцами документов и готовых алгоритмов



Спланировать приём на работу >>>

Документы при приёме на работу: общий список

1. Паспорт или другой документ, который удостоверяет личность. Это может быть, например, свидетельство о рождении для лиц, не достигших 14 лет.
2. Трудовая книжка или справка по форме СТД-Р/СТД-СФР, если сотрудник отказался от бумажной трудовой книжки. Исключение — совместители, а также сотрудники, которых впервые поступают на работу.
3. Документ, который подтверждает регистрацию в системе индивидуального персонифицированного учета или карточку СНИЛС.
4. Документы воинского учёта. Исключение — сотрудники-иностранцы. Для военнообязанных, пребывающих в запасе, — военный билет или временное удостоверение, выданное взамен военного билета, а для призывников — удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу.
5. Документы об образовании, квалификации или наличии специальных знаний, если работа требует специальных знаний или специальной подготовки.

Об этом сказано в статье 65, части 3 статьи 327.3 Трудового кодекса и Законе от 01.04.2019 № 48-ФЗ. Требовать документы, которых нет в этом списке, можно только предусмотренных законом случаев. Например, если принимаете сотрудника на работу с вредными или опасными условиями труда, он должен представить заключение по результатам предварительного медосмотра с подписью врача и печатью лечебно-профилактического учреждения. Кандидаты на некоторые должности обязаны при трудоустройстве предоставлять справку об отсутствии судимости. 

Какие документы требовать у сотрудника при приёме на работу

При трудоустройстве работник должен принести обязательные документы: паспорт или другой документ, который удостоверяет личность, СНИЛС, документы воинского учёта, документы об образовании, трудовую книжку. Исключение — совместители и сотрудники, которые впервые поступают на работу. Проверить все документы сотрудника поможет иллюстрированный справочник от Системы Кадры. Эксперты подсказали, какие документы при приёме требовать у разных категорий работников, как проверить их на подлинность и что делать, если выяснили, что соискатель принёс вам подделку.

Перечень документов при приёме на работу >>>

Какие нужны документы при приеме на работу по совместительству

Если принимаете на работу внешнего совместителя, потребуйте у него:

• паспорт или другой документ, который удостоверяет личность;
• документ об образовании или его копию, если работа потребует специальных знаний;
• справку о характере и условиях труда по основному месту работы, если работа связана с вредными или опасными условиями.

Трудовую книжку внешний совместитель представлять не должен. Специалист сам решает, вносить ли запись о работе по совместительству в его трудовую, делают это по месту основной работы.

Скачайте образец:

Какие документы при приёме на работу требовать у сотрудника-иностранца

Иностранцы при приёме должны принести общий пакет документов. Но помимо этого они предъявляют дополнительные документы в зависимости от статуса. Так, временно проживающий иностранец должен принести разрешение на временное проживание, а постоянно проживающий — вид на жительство. Временно пребывающий иностранец предъявляет разрешение на работу или патент (ч. 1 ст. 65 ТК). Иностранец может предъявить разрешение на работу после заключения трудового договора, если для его получения необходимо было сначала оформить трудовой договор.

С 2023 года временно пребывающие иностранцы, которые учатся в России по очной форме, должны приносить при приёме на работу новый документ — разрешение на временное проживание в целях получения образования. Кроме того, с 1 января 2023 года иностранцы, которые временно пребывают в России, не должны приносить при трудоустройстве полис ДМС. Вместо этого такие работники получили право на обязательное медицинское страхование (ст. 8, 12 Закона от 14.07.2022 № 237-ФЗ). А с 2022 года лицо без гражданства должно предъявить при приёме на работу временное удостоверение личности. Срок действия такого удостоверения — 10 лет.

Важно. С 7 января 2024 года иностранные граждане, которые работают в России на основании патента, должны в течение 2 месяцев со дня выдачи патента представить уведомление об осуществлении трудовой деятельности по трудовому договору или договору ГПХ с приложением копии такого договора, независимо от того, с кем он заключен. За неисполнение этой обязанности патент может быть аннулирован. Это ещё не все изменения: также иностранцев-ВКС нужно принимать на работу с учетом новых правил и ограничений. Эксперты журнала «Кадровое дело» подготовили инструкцию по новому порядку привлечения к работе иностранных сотрудников. 

Как работать с иностранцами в 2024 году

Обязательные документы при приеме на работу по ТК РФ

Какие документы в обязательном порядке нужны при устройстве на работу, узнаете из ст. 65 ТК. С документами нужно обязательно ознакомиться — проверить срок действия и подлинность. Убедитесь, что на бланке есть водяные знаки, серийный номер, печати и другие защитные элементы. Закон не запрещает работодателям уточнять подлинность дипломов, паспортов, лицензий и других документов через сайты и порталы государственных услуг, а также отправлять письменные запросы в МВД, Рособрнадзор и прочие инстанции. 

Иногда состояние переданного в отдел кадров документа вызывает обоснованные опасения. Порванные или неаккуратно вклеенные страницы, выгоревшие или залитые напитками записи могут стать проблемой для кадровика, ведь речь идёт о важной документации, на основании которой считается стаж, начисляются выплаты, предоставляются льготы. Специальный сервис в Системе Кадры поможет проверить подлинность документов, которые кандидат предоставил при приёме на работу.

Документы для трудоустройства на работу: ТК РФ

Трудовая книжка или справка по форме СТД-Р/СТД-СФР, если сотрудник отказался от бумажной трудовой книжки. Это основные документы, который подтверждают стаж работника и содержат сведения о ключевых этапах карьеры — должностях, занимаемых на предыдущих местах работы, переводах и поощрениях, причинах и обстоятельствах увольнений. Запись о приёме на работу со ссылкой на приказ вносят в трудовую книжку каждого сотрудника, проработавшего в организации свыше пяти дней.

Справка СТД-Р: бланк-2024

Скачать образец >>>

Паспорт или иной документ, удостоверяющий личность. Основным подтверждением личности гражданина РФ считается внутренний паспорт, но если он утерян, украден, испорчен или недействителен, попросите другой документ. Например, временное удостоверение личности, которое выдают на время замены паспорта (постановление Правительства РФ №91 от 12.02.2003). 

Важно. Ни водительские права, ни загранпаспорт не удостоверяют личность на территории России, поэтому оформлять трудоустройство на их основании нельзя.

СНИЛС. Страховой номер индивидуального лицевого счёта в системе пенсионного страхования присваивают при первом трудоустройстве. Когда сотрудник получает работу впервые, работодатель обязан оформить ему трудовую книжку и страховое пенсионное свидетельство (ч. 4 ст. 65 ТК РФ). Чтобы его получить, подайте заверенную работником анкету застрахованного лица (форма АДВ-1) вместе с описью передаваемых документов (форма АДВ-6-1) в территориальное отделение СФР. 

Вместо СНИЛС можно предъявить при приёме на работу уведомление, которое раньше выдавал ПФР, а с 2023 года выдает СФР. Документ подтверждает регистрацию застрахованного лица в системе персонифицированного учёта. Он содержит те же сведения, что и карточка СНИЛС, включая номер лицевого счёта. Уведомление в кадровую службу может быть предъявлено как в бумажном, так и в электронном виде, заверенное  усиленной квалифицированной подписью должностного лица территориального отделения СФР.

Документы воинского учёта. Это военный билет, удостоверение призывника или офицера запаса, в том числе временное (постановление Правительства РФ №719 от 27.11.2006). Их обязаны предъявлять при трудоустройстве все военнообязанные граждане РФ. У иностранцев, независимо от статуса, военный билет не требуют, потому что на воинский учёт на территории РФ их не ставят и на службу не призывают. 

Читайте в журнале «Кадровое дело»: Как подготовиться и провести сверку с военкоматом. Инструкция для тех, кто этого никогда не делал

Дипломы и другие документы необходимые при приёме на работу, подтверждающие квалификацию. Если должность требует специальных знаний или спецподготовки, попросите работника подтвердить их наличие. Документы об образовании, полученном за рубежом, признаются автоматически, если образовательное учреждение включили в перечень, утвержденный распоряжением Правительства РФ от 30.01.2023 № 186-р. Документы, полученные в других иностранных образовательных учреждениях и не попадающие под действие международных договоров, признаются только через Рособрнадзор. В этом случае к диплому прилагается свидетельство о признании. Учтите, что обязательные требования к образованию установлены для отдельных категорий работников:

• педагогических (ст. 331 ТК, ст. 46 Закона от 29.12.2012 № 273-ФЗ);
• научно-педагогических (ст. 331 ТК, ст. 46 Закона от 29.12.2012 № 273-ФЗ);
• медицинских (ч. 1 ст. 69, ч. 2 ст. 100 Закона от 21.11.2011 № 323-ФЗ);
• госслужащих (ст. 12 Закона от 27.07.2004 № 79-ФЗ, письмо Минтруда от 09.07.2012 № 17-2/973).

Обратите внимание. Если работник отказался предоставить паспорт или любой другой документ из числа обязательных, ему можно обоснованно отказать в трудоустройстве, сославшись на требования статьи 65 ТК РФ. Таким же образом действуйте, если выявили подделку. 

Читайте в журнале «Кадровое дело»: Как составить уведомление соискателю о причине отказа в заключении трудового договора

Какие дополнительные документы нужны при приеме на работу

Кадровик должен знать, какие документы нужны для трудоустройства в каждом конкретном случае, не выходить за рамки своих полномочий и соблюдать право работника на неприкосновенность частной жизни. Помните, что перечень дополнительных документов для приёма на работу зависит от специальности, условий труда, должности сотрудника. Остановимся подробнее на дополнительных документах.

Дополнительные документы для оформления на работу требуйте только в законодательно оговоренных случаях. Этим правилом работодатели, к сожалению, часто пренебрегают. Например, многие коммерческие организации требуют у соискателей ИНН (идентификационный номер налогоплательщика), хотя в статье 65 ТК этот документ не упоминается. Поэтому такое требование незаконно, равно как и отказ принять соискателя на работу лишь потому, что он не предоставил ИНН. При этом учитывайте, что идентификационный номер действительно необходим для оформления трудоустройства в некоторых случаях, например, при заключении контракта с государственным гражданским служащим (ст. 26 закона №79-ФЗ от 27.07.2004).

Единственный обязательный документ при приёме на работу, который обязаны оформлять работодатели — трудовой договор. Однако ГИТ, например, может потребовать на проверку ещё и приказ о приёме на работу или документ, который подтвердит, что вы от него отказались. Кроме того, в случае судебных разбирательств пригодятся и ещё 4 документа, которые подстрахуют компанию. Образцы подготовила редакция «Кадрового дела»: скачивайте и берите в работу:

Анкета при приёме на работуДаёт дополнительную информацию о кандидате, например, о профобразовании и контактных данных

Заявление о приёме на работуПоможет понять, в какое подразделение, на какую должность и зарплату оформлять кандидата

Приказ о приёме на работу Содержит в краткой форме основную информацию о работнике

Личная карточка Служит доказательством наличия у работника стажа работы, квалификации и т.д

Должностная инструкцияСодержит обязанности работника и требования к нему по должности, позволяет привлечь работника к дисциплинарной ответственности

Трудовой договор Регулирует трудовые отношения между работником и работодателем

Какие дополнительные документы может запросить кадровик при приеме на работу

Справка об отсутствии судимости или факта уголовного преследования. Нужна для выполнения работы, к которой не допускают лиц с судимостью. Справку предъявляют работники:

• в сфере образования, воспитания, здравоохранения, социальной защиты и развития несовершеннолетних;
• прокуратуры, службы судебных приставов, федеральной службы безопасности, таможенных органов и ведомственной охраны;
• авиации и транспортной безопасности;
• водители такси, автобусов, трамваев, троллейбусов и подвижных составов внеуличного транспорта — у них справку в обязательном порядке требуйте с 1 марта 2023 года.

Справка состоит из корешка и основной части. Документы выдают органы МВД. Корешок в течение 5 лет хранят в отделении МВД, выдавшем справку, а основную часть работник получает на руки и предъявляет при трудоустройстве. 

Справка о наличии или отсутствии судимости: образец

Скачать образец >>>

Читайте по теме в журнале «Кадровое дело»: Как оформить прием на работу судимого работника

Справка о неприменении к работнику административного наказания за потребление наркотических или психотропных веществ. Требуется для трудоустройства на судно или в службу авиационной безопасности, для выполнения работ, связанных с движением поездов, маневрированием, обеспечением транспортной безопасности. Её выдают в соответствии с регламентом, утвержденным приказом МВД России от 02.11.2020 № 746. 

Медицинское заключение об отсутствии противопоказаний к работе. Его оформляют перед направлением сотрудника в районы Крайнего Севера и приравненные к ним местности, а также на вредные, опасные, выполняемые вахтовым методом или связанные с химическим оружием работы. 

Медицинская книжка. Оформляют для работы в организациях общественного питания, пищевой промышленности и торговли, в поликлиниках и других лечебно-профилактических учреждениях, в школах и детских садах. 

Учтите: с 1 сентября 2023 года работникам оформляют медкнижки по новой форме. Её утвердили приказом Минздрава от 18.02.2022 № 90н. Согласно документу, медкнижки выдают в электронном виде и подписывают усиленной квалифицированной электронной подписью. Изменилась и сама форма книжки. В документ вносят результаты медосмотров работника, сведения о вакцинации, результаты исследований, а также профессиональной гигиенической подготовки и аттестации. Старые бланки, которые у сотрудников на руках, можно будет применять, пока в них не закончатся странички.

Оформить медицинскую книжку может как сам работник, так и работодатель. Для этого следует обратиться в территориальный центр гигиены и эпидемиологии, оплатить медосмотр и сдачу анализов, а в некоторых случаях — профессиональную гигиеническую подготовку и аттестацию.

Справка о прохождении предварительного медосмотра. Нужна для устройства на должность, связанную с движением транспорта, вредными или опасными условиями труда, подземными работами. Несовершеннолетние работники обязаны проходить предварительный медосмотр и предъявлять справку по форме 086/у перед приёмом на любую работу, даже самую легкую. 

Заявление о приёме на работу. В обязательном порядке заявление о приеме на работу подают при приеме на государственную гражданскую или муниципальную службу, в добровольном — если соответствующая норма закреплена локальными нормативным актами работодателя.

Письменное согласие родителей или разрешение органов опеки. Для приёма на работу подростка до 15 лет требуется согласие одного из родителей или опекунов. Прежде чем трудоустроить несовершеннолетнего, убедитесь, что она не помешает процессу обучения и не способна нанести вред здоровью. 

Образец заявления родителя о согласии на трудоустройство несовершеннолетнего

Скачайте образец

Важно. Если принимаете на работу несовершеннолетних сотрудников, скорректируйте в ПВТР перечень документов, которые они должны предоставлять при приеме на работу. Чтобы принять на работу сотрудников от 14 лет для выполнения легкого труда, теперь достаточно разрешения одного из родителей или попечителей, а получать письменное согласие органов опеки и попечительства больше не нужно. Согласие органов опеки или иного законного представителя потребуется, если у несовершеннолетнего нет родителей или он остался без их попечения (ст. 63 ТК). Что еще нужно скорректировать в ПВТР в 2024 году, рассказал заместитель руководителя Роструда Иван Шкловец.

Что еще поправить в ПВТР-2024

Индивидуальная программа реабилитации. Запрашивайте, если принимаете в штат инвалида. Программа разрабатывается государственными учреждениями МСЭ (медико-социальной экспертизы) и обязательно содержит рекомендации по специальному оснащению рабочего места, адаптации и профессиональной ориентации работника. Отнеситесь к ним серьезно: нежелание оборудовать рабочие места для инвалидов может вылиться в административный штраф до 20 000 рублей или приостановление деятельности на срок до 90 суток.

Читайте в журнале «Кадровое дело»: Алгоритм действий, если приняли на работу сотрудника с инвалидностью

Справка об условиях труда по основному месту работы. Оформляют при приеме внешнего совместителя на «вредную» должность. Закон запрещает одновременно работать в двух и более местах с опасными или вредными условиями труда, делая исключение только для педагогических, фармацевтических и медицинских работников, а также для тех, кто занят в сфере культуры. Рабочее время этих категорий персонала строго нормируется (постановление Минтруда России №41 от 30.06.2003). 

Справка о доходах работника, его супруги и несовершеннолетних детей. Нужна при приёме на работу руководителя федерального государственного унитарного предприятия. На коммерческие организации данное требование не распространяется. 

Письменное согласие на обработку персональных данных. Понадобится для получения, хранения и передачи любых сведений личного характера, кроме тех, которые необходимы для исполнения условий трудового договора и заполнения личной карточки (форма Т-2). Например, если вы хотите узнать адрес персональной электронной почты сотрудника, разместить его фото на пропуске или передать полученные данные третьим лицам.

Важно. С 26 декабря 2022 года действует новая форма и порядок, по которому работодатели отчитываются в Роскомнадзор перед тем, как начать обработку персданных. Чиновники утвердили формы, которые вы уже должны использовать, времени подготовиться к работе по новым правилам нет. Как заполнять и подавать в Роскомнадзор новые уведомления, которые связаны с обработкой персональных данных, читайте в журнале «Кадровое дело».

Как уведомить Роскомнадзор о работе с персданными

Какие документы при приеме на работу требовать нельзя

Нельзя требовать у работников документы, прямо или косвенно нарушающие их права и не предусмотренные трудовым законодательством:

• обязательство не устраиваться на работу в конкурирующие фирмы;
• не брать больничные;
• заявление на выплату зарплаты один раз в месяц;
• заявление на замену отпуска деньгами;
• справку об отсутствии беременности.

Нельзя требовать документ, который подтвердит наличие ребенка-инвалида. Даже если гражданин все же сообщит о наличии ребенка-инвалида, а работодатель откажет в приёме на работу, то такой отказ будет считаться необоснованным.