• Главная страница
  • » Ответы на вопросы
  • » Хотела бы уточнить информацию по следующему вопросу: В соответствии с Законом от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ с 1 января 2013 года в коммерческие организации могут использовать самостоятельно

Хотела бы уточнить информацию по следующему вопросу: В соответствии с Законом от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ с 1 января 2013 года в коммерческие организации могут использовать самостоятельно

82

Вопрос

Хотела бы уточнить информацию по следующему вопросу: В соответствии с Законом от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ с 1 января 2013 года в коммерческие организации могут использовать самостоятельно разработанные формы кадрового учета наряду с унифицированными формами, утвержденными постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1. Я знаю, что обязательно нужно издавать приказ с 01.01.2013 г. об утверждении форм первичных документов по учету труда. Вопрос заключается в следующем. Если организация продолжает использовать по настоящее время унифицированные формы, утвержденные Госкомстатом и свои разработанные формы, но приказом их еще не утвердила. Как лучше поступить: сделать такой приказ от текущей даты с текущей же даты? Или приказ от текущей даты с 01.01.2013 г.? Второй вопрос: нужно ли каждый год издавать такой приказ? Или, если появляется новая форма, делать дополнение к ранее утвержденному приказу? Третий вопрос: в этот приказ об утверждении форм первичных документов по учету труда должны ли мы включать унифицированные формы Госкомстата (мы продолжаем ими пользоваться)? Если в форме ничего не меняем, что должно быть в грифе "утверждена": остается "утверждена постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1" или "Утверждена приказом генерального директора ООО "Ромашка" от 09.01.2014 № 2"? Заранее, огромное спасибо за Ваш ответ.

Ответ

Ответ на вопрос:

Рассмотрим ваши вопросы:

Трудовое законодательство не предполагает оформление приказов прошедшими (задними) датами. Следовательно, оформить данный приказ вы можете только текущей датой с началом действия либо текущей датой, либо будущей датой.

Если вы формы применяемых для учета труда документов закрепляете в своей учетной политике, то, как правило, утверждение учетной политики производится с таим расчетом, чтобы новые правила применялись с началом финансового года, т.е. с 01.01 года. (п. 7 ст. 8 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ (ред. от 28.12.2013) "О бухгалтерском учете")

Опять же вернемся к такому способу утверждения форм документов, как включение их в учетную политику). Законодатель предполагает, что учетная политика будет применяться длительное время (из года в год) для сопоставления финансовых результатов. Таким образом, предполагается, что вы утверждаете формы на неопределенный срок, а при необходимости изменения или дополнения форм нужно будет вносить соответствующие изменения в учетную политику. Но можно и для тех случаев, когда вы не смогли изначально предусмотреть все случаи для издания приказов, оформления каких-то действий, можно предусмотреть пункт, что в иных случаях документы оформляются в произвольной форме.

При оформлении распорядительного документа (т.е. приказа), работодатель вправе определить срок его действия. Следовательно, если при утверждении вы не устанавливаете сроков действия, то издавать данный приказ каждый год нет необходимости. Если же вы определяете срок действия данного приказа на год, то соответственно его нужно переиздавать каждый раз после истечения срока.

При этом, если возникает необходимость утвердить новую форму документа, то вам необходимо оформить еще один приказ, которым утвердить еще один документ.

  1. Если организация продолжает использовать по настоящее время унифицированные формы, утвержденные Госкомстатом и свои разработанные формы, но приказом их еще не утвердила. Как лучше поступить: сделать такой приказ от текущей даты с текущей же даты? Или приказ от текущей даты с 01.01.2013 г.?
  2. Второй вопрос: нужно ли каждый год издавать такой приказ? Или, если появляется новая форма, делать дополнение к ранее утвержденному приказу?
  3. Третий вопрос: в этот приказ об утверждении форм первичных документов по учету труда должны ли мы включать унифицированные формы Госкомстата (мы продолжаем ими пользоваться)? Если в форме ничего не меняем, что должно быть в грифе "утверждена": остается "утверждена постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1" или "Утверждена приказом генерального директора ООО "Ромашка" от 09.01.2014 № 2"?

Если вы желаете продолжить использовать унифицированные формы, то вам также следует в обязательном порядке утвердить их в учетной политике или отдельным приказом. Следовательно, в этом случае на форме будет отметка об утверждении ее приказом работодателя (т.е. Утверждена приказом генерального директора ООО "Ромашка" от 09.01.2014 № 2).

Подробности в материалах Системы:

Подготовка документов

При подготовке организационных и распорядительных документов можно использовать унифицированные документы, утвержденные постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1. В то же время с 1 января 2013 года в связи с принятием Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ применение этих форм не является обязательным. То есть организации при составлении документов вправе продолжать использовать как унифицированные формы, так и разработать их самостоятельно.

Особый подход к оформлению документов действует в отношении организаций государственного сектора. Они обязаны продолжать использовать в работе унифицированные формы кадровых документов, которые утверждены приказом Минфина России от 15 декабря 2010 г. № 173н и актами других федеральных органов исполнительной власти. Если указанными документами те или иные формы для фиксирования кадровых процедур не утверждены, то организации госсектора также вправе разработать их самостоятельно.

В приказе, Положении о документообороте или ином локальном акте руководитель организации определяет (утверждает) состав первичных учетных документов, их формы, а также перечень лиц, имеющих право подписи таких документов.

Возможна ситуация, когда организация продолжает использовать унифицированные бланки, а по тем операциям, которые они не охватывают (например, смена фамилии, дисциплинарное взыскание и т. д.), разрабатывает и утверждает собственные формы.

Также необходимо иметь в виду, что ряд форм документов, используемых в качестве первичных учетных документов и установленных уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов, остаются обязательными к применению (например, кассовые документы и т. п.).

Независимо от того, использует организация собственные формы или унифицированные, в первичном документе должны содержаться все его обязательные реквизиты:

Такие выводы следуют из совокупности положений статей 7, 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ и подтверждаются письмами Минфина России от 4 декабря 2012 г. № ПЗ-10/2012 и Роструда от 14 февраля 2013 г. № ПГ/1487-6-1.

Работу с организационными и распорядительными документами постройте по схеме: подготовка проекта, согласование, доработка, визирование, подписание (утверждение) руководителем, передача на исполнение ответственным сотрудникам. Об этом сказано в пункте 3.1.1 ГСДОУ, утвержденной приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33.

<...>

Нина Ковязина,
заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

  1. Ответ: Как организовать документооборот в кадровой службе
    • наименование документа;
    • дата составления;
    • наименование работодателя;
    • основное содержание операции либо события (принят на работу, уволен и т. п.);
    • величина натурального или денежного измерения операции либо события с указанием единиц измерения;
    • наименование должности лица, совершившего операцию и ответственного за правильность ее оформления либо ответственного за правильность оформления свершившегося события;
    • подписи ответственных лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для их идентификации.
  2. Формы: Приказ об утверждении форм организационных и распорядительных документов в организации
«Альфа»
ИНН 7708123456, КПП 770801001, ОКПО 98756423
полное наименование организации, идентификационные коды (ИНН, КПП, ОКПО)
 

 

ПРИКАЗ № 2
об утверждении форм организационных и распорядительных документов в организации

г. Москва 09.01.2013

Руководствуясь статьей 8 Трудового кодекса РФ,

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации (Приложение 1 к приказу)

2. Утвержденные формы документов применять с 1 января 2013 г.

4. Руководителю отдела кадров Е.Э. Громовой ознакомить руководителей структурных подразделений с настоящим приказом под подпись до 10 января 2013 г.

5. Начальнику производственного отдела В.К. Волкову до 11 января 2013 г. обеспечить размещение утвержденных форм документов на корпоративном портале «Альфа».

Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

Директор   А.В. Львов
     
С приказом ознакомлены:    
Главный бухгалтер   А.С. Глебова
09.01.2013    
     
Руководитель отдела кадров   Е.Э. Громова
09.01.2013    
     

30.10.2014г.

С уважением и пожеланием комфортной работы, Светлана Вартанова,

эксперт кадровой справочной системы «Система Кадры»

Петиция от всех кадровиков России

В Трудовом кодексе есть досадные пробелы, которые усложняют работу кадровикам, хотя ничего не стоит их устранить.

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Школа

      Самое выгодное предложение

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Записаться

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...









      © 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

      Журнал «Кадровое дело» –
      практический журнал по кадровой работе

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
      информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62263 от 03.07.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      ×

      Чтобы скачать этот и другие экспертные материалы сайта, оформите ознакомительный доступ.

      Не беспокойтесь, это займет меньше минуты.

      Получить доступ

      Простите, что прерываем ваше чтение

      Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

      Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего 2 минуты.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      2 минуты, и вы продолжите читать
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль