Передается ли вместе с трудовыми книжками в обособленное подразделение и журнал?

280

Вопрос

Головной офис компании находится в Томске, все трудовые московских сотрудников находились там. Было принято решение о создании обособленного структурного подразделения в г. Москва и о передаче туда трудовых книжек.Как поступить в данном случае с журналом учета трудовых книжек? Нужно завести новый? А в журнале, который ведет головная организация в строке книжку получил будет пропуск?И если заводится новый журнал, то с какого момента делать записи в книге учета? С момента приема сотрудника или с момента его перевода из Томска в Москву.Спасибо!

Ответ

Ответ на вопрос:

Как мы поняли из Вашего вопроса, у Вас предполагается ведение кадрового делопроизводства децентрализовано.

Децентрализованная форма предусматривает ведение документации в обособленных подразделениях (филиалах, представительствах).


Подробнее о правильной копии трудовой книжки мы написали в материале по ссылке.


Как правило, книга учета движения трудовых книжек ведется одна на все юридическое лицо. Однако, во избежание недоразумений с пересылкой трудовых книжек из головного офиса в обособленное подразделение, а также при условии, что обособленное подразделение снабжено печатью организации с указанием порядкового номера обособленного подразделения или дополнительной надписью «Для кадровых документов», целесообразно хранить трудовые книжки конкретно в месте работы сотрудников, т.е. в обособленном подразделении.

При этом, в данном подразделении необходимо назначить ответственного работника за ведение, заполнение и учет трудовых книжек.

Следовательно, и книга учета и движения трудовых книжек обособленном подразделении будет своя.

Таким образом, ответим на ваши вопросы:

Да, нужно.

Все трудовые книжки на сотрудников, которые вели в головном офисе, должны быть переданы в обособленное подразделение для дальнейшего их ведения. Для этого необходимо оформить акт приема-передачи трудовых книжек от организации, которая передает данные книжки (т.е. головной офис), к организации, которая принимает (т.е. обособленное подразделение). Данный акт закрепляет перечень трудовых книжек, которые передаются лицу, ответственному за ведение кадрового делопроизводства в обособленном подразделении.

Таким образом, можно сделать вывод, что в Книге учета движения трудовых книжек, которая остается в головном офисе необходимо сделать отметки о том, что данные трудовые были переданы в обособленное подразделение на основании Акта №.....

  1. Нужно завести новый?
  2. А в журнале, который ведет головная организация в строке книжку получил будет пропуск?
  3. И если заводится новый журнал, то с какого момента делать записи в книге учета? С момента приема сотрудника или с момента его перевода из Томска в Москву.

В данном случае, записи необходимо делать с момента передачи трудовых книжек из головного офиса в обособленное подразделение (т.е. с даты, которой вы получили трудовые книжки из головного офиса).

Подробности в материалах Системы:

  1. Ситуация: Как оформить прием сотрудника в филиал организации

Ответ на этот вопрос зависит от того, как ведется кадровое делопроизводство в организации.

При централизованной форме ведения все документы, включая трудовые книжки, оформляются и хранятся по местонахождению головной организации. Децентрализованная форма производства предусматривает ведение документации в обособленных подразделениях (филиалах, представительствах). Применение децентрализованной формы кадрового делопроизводства возможно в том случае, когда руководитель обособленного подразделения действует от имени работодателя (например, по доверенности).

Конкретную форму ведения кадровой документации определяет работодатель в локальном акте (например, Положении о кадровом делопроизводстве). В нем же фиксируют порядок и место ведения кадровых документов, правила их хранения.

Независимо от формы ведения кадрового делопроизводства работодателем по отношению к сотрудникам филиала всегда является головная организация, поэтому в трудовом договоре, приказе о приеме на работу, трудовой книжке в качестве работодателя должна быть указана именно головная организация. Сам филиал не может оформлять на работу сотрудников от своего имени. Это объясняется тем, что филиал не является юридическим лицом, а значит, не может быть работодателем (ч. 3 ст. 55 ГК РФ, ст. 20 ТК РФ). При этом в трудовом договоре в обязательном порядке следует указать место работы сотрудника – филиал организации (ч. 2 ст. 57 ТК РФ). Условие о месте работы также должно быть отражено в приказе о приеме на работу, трудовой книжке и личной карточке сотрудника.

При децентрализованной форме ведения делопроизводства каждый филиал должен быть снабжен печатью организации с указанием порядкового номера филиала или дополнительной надписью «Для кадровых документов». Печати передаются приказом руководителя организации в распоряжение ответственных лиц со строго ограниченной сферой применения. Это позволяет решить вопрос с оформлением трудовых книжек сотрудникам в филиалах. Заверять записи в трудовой книжке печатью филиала допустимо, если на печати будет указано также наименование организации как юридического лица (п. 2.2 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69, п. 35 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225).

<...>

Нина Ковязина
заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

Образец акта приема-передачи кадровых дел

«Альфа»
ИНН 7708123459, КПП 770801009, ОКПО 98756423
полное наименование организации, идентификационные коды (ИНН, КПП, ОКПО)

УТВЕРЖДАЮ
Директор
А.В. Львов
15.06.2012

АКТ № 2
приема-передачи трудовых книжек

г. Москва 15.06.2012

В соответствии с приказом директора от 14 июня 2012 г. № 25 комиссия в составе: главного бухгалтера А.С. Глебовой, директора по персоналу Е.В. Пригожевой, менеджера А.С. Кондратьева, в присутствии менеджера по персоналу И.А. Игнатьевой и специалиста по кадрам Е.В. Ивановой, произвела прием-передачу трудовых книжек по состоянию на 15 июня 2012 г. от менеджера по персоналу И.А. Игнатьевой, уволенной приказом от 15 июня 2012 г. № 23-к, специалисту по кадрам Е.В. Ивановой, назначенной приказом от 15 июня 2012 г. В перечень входят следующие трудовые книжки:

Наименование Количество Примечание
1 Трудовая книжка Иванова И.И. ТК № 051216 1
2 Трудовая книжка Петрова И.И. ТК № 051223 1
... ... ... ...

При приеме-передаче трудовых книжек установлено:

1. Трудовая книжка О.И. Афанасьева (серия АТ-IV № 5858599) находится в ветхом состоянии.

2. В трудовой книжке В.П. Балабанова (серия АТ-V № 2992992) отсутствует запись о переводе на другую работу.

3....

Подписи сторон:

Сдала:
Менеджер по персоналу И.А. Игнатьева
15.06.2012
Приняла:
Специалист по кадрам Е.В. Иванова
15.06.2012
Председатель комиссии:
Главный бухгалтер А.С. Глебова
15.06.2012
Члены комиссии:
Директор по персоналу Е.В. Пригожева
15.06.2012
Менеджер А.С. Кондратьев
15.06.2012

20.10.2014г.

С уважением и пожеланием комфортной работы, Светлана Вартанова,

эксперт кадровой справочной системы «Система Кадры»

Петиция от всех кадровиков России

В Трудовом кодексе есть досадные пробелы, которые усложняют работу кадровикам, хотя ничего не стоит их устранить.

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Школа

      Самое выгодное предложение

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Записаться

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...









      © 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

      Журнал «Кадровое дело» –
      практический журнал по кадровой работе

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
      информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62263 от 03.07.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      ×

      Чтобы скачать этот и другие экспертные материалы сайта, оформите ознакомительный доступ.

      Не беспокойтесь, это займет меньше минуты.

      Получить доступ

      Простите, что прерываем ваше чтение

      Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

      Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего 2 минуты.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      2 минуты, и вы продолжите читать
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль