Каковы требования при проведении оптимизации численности?

918

Вопрос

Учредитель решил провести оптимизацию численности.Трудовая книжка, трудовой договор находится у работодателя (не учредитель).Должен ли учредитель дать указания (письмо) о проведении оптимизации в учреждении.Какие требования при проведении оптимизации,такие же как и при сокращении штатов или есть какие то нюансы?Спасибо!

Ответ

Ответ на вопрос:

В трудовом законодательстве РФ не содержится такого понятия, как «оптимизация численности сотрудников».

Это понятие используется в теории и практике управления персоналом и на законодательном уровне не регулируется. По результатам данной процедуры работодателем могут быть приняты решения о сокращении персонала, о сокращении затрат на персонал (на оплату труда, обучение и др.) и т.д.

Подробно об алгоритме проведения данной процедуры можно почитать в доп. материалах.

Что касается вопросов проведения оптимизации персонала, то отметим, что согласно определению Конституционного суда РФ от 15.07.2008 № 413-О-О принятие решения об изменении структуры, штатного расписания, численного состава работников организации относится к исключительной компетенции работодателя, который вправе расторгнуть трудовой договор с работником в связи с сокращением численности или штата работников организации, при условии соблюдения закрепленного Трудовым кодексом РФ порядка увольнения.

Подробности в материалах Системы Кадры:

1. Ответ: Как оптимизировать численность сотрудников организации

Цель оптимизации штата

Для чего необходимо оптимизировать численность персонала

Потребность в оптимизации численности сотрудников периодически возникает во всех организациях любой сферы деятельности. Причин для этого несколько, и наиболее распространенной является необходимость снизить издержки на персонал. Особенно это актуально для организаций, в которых нет системы управления численностью сотрудников, в результате чего со временем штат сильно разрастается и расходы на персонал становятся неоправданно большими.

Другими причинами являются организационные преобразования и оптимизация бизнес-процессов. Данные мероприятия практически всегда провоцируют изменения структуры организации и численности штата. Так, при слияниях и поглощениях нередко персонал одной из организаций оказывается лишним, а при внедрении новых технологий и оборудования часто необходимо сократить часть сотрудников (которых нельзя переобучить), чтобы нанять специалистов нужной квалификации.

Изменение стратегических целей развития организации (отказ от отдельных направлений деятельности, смена рынка и др.) также является причиной сокращения либо расширения штата. В то время как внедрение новых корпоративных ценностей и культуры часто не влияет на численность персонала, но служит причиной обновления кадрового состава: на место старых сотрудников, которые не согласились с новыми правилами, привлекают более лояльных специалистов.

В любом случае вне зависимости от причины потребности в оптимизации численности рекомендуется использовать единый алгоритм данного процесса.

Алгоритм оптимизации численности

Как провести оптимизацию численности сотрудников организации

Для определения оптимального количества сотрудников организации необходимо:

Анализ существующей структуры

Как сделать анализ существующей структуры организации для оптимизации ее численности

Чтобы определить оптимальную численность сотрудников организации, необходимо сначала сделать анализ существующей структуры и численности сотрудников. Для этого:

Сравнение численности

Как оценить оптимальность численности сотрудников путем сравнения

Сравните численность персонала организации с аналогичными показателями компаний отрасли. Это самый быстрый способ проверить оптимальность численности, однако эффективен он лишь тогда, когда можно получить точные данные о конкурирующих организациях.

При сравнении в основном значение имеет не общая численность сотрудников, задействованных в производственных процессах, а соотношение разных категорий сотрудников (административный и вспомогательный персонал, сотрудники, участвующие в создании добавленной стоимости, и т. д.).

Рассчитайте для каждой категории пропорции в общей численности. Например, для производственных организаций важным критерием является соотношение персонала, занятого на основном производстве, и остальных сотрудников. Выясните, сколько сотрудников вспомогательных профессий приходится на одного рабочего: поскольку производство – ключевая функция организации, производственного персонала должно быть как минимум в два раза больше, чем вспомогательного.

Соотношение затрат и прибыли

Как по соотношению роста затрат на персонал и роста прибыли сделать вывод о необходимости оптимизации численности сотрудников

Сопоставьте темпы роста затрат на персонал с темпами роста прибыли организации. Сделайте анализ расходов и доходов прошедшего года или полугодия. Если темпы роста фонда оплаты труда превышают темпы роста прибыли – это говорит о том, что отдача от персонала ухудшается.

Такой же подход можно применить при введении новых штатных единиц. Оцените, насколько затраты на их содержание компенсировались ростом дохода организации.

Эффективность структуры

Как оценить эффективность структуры и численности сотрудников организации

Изучите структуру организации. Это поможет выявить возможные диспропорции в соотношении между количеством руководителей и рядовых сотрудников, а также работников различных профессий и специальностей. Например, посмотрите, сколько основных сотрудников приходится на одного бухгалтера, экономиста, юриста; каково соотношение производственных отделов и обслуживающих подразделений; сколько подчиненных у руководителей отделов. Проанализируйте, нет ли диспропорции.

В частности, проверьте, соблюдаются ли в организации нормы управляемости внутри отделов, нет ли лишних заместителей. Если, к примеру, у руководителя в подчинении четыре человека и пятым числится заместитель, то, возможно, стоит задуматься об исключении зама из штата в целях оптимизации численности.

Внимание: нормы количества подчиненных, а также расчеты нормативной и штатной численности в общем случае являются рекомендательными и не требуют строгого исполнения. Они служат в основном для ориентира и помощи при обосновании численности руководству организации.

Кадровый состав

Как изучить кадровый состав организации

Изучите кадровый состав организации. Для этого проведите анализ кадровых документов, в которых зафиксированы численность и функционал сотрудников (штатное расписание, должностные инструкции, положения подразделений и др.). Эту задачу может реализовать специалист службы персонала, службы качества или внешний аудитор.

Выясните структуру коллектива по категориям (должностям, образованию, полу, возрасту), а также функциональную нагрузку и производительность сотрудников. Сопоставьте полученные данные и составьте портрет сотрудника, который приносит организации наибольшую пользу. Также такой анализ позволит выявить основные проблемы и причины разрастания штата.

Причины разрастания штата см. в таблице.

Отраслевые нормы

Как определить оптимальную численность сотрудников по отраслевым нормативам

Для некоторых видов деятельности существуют отраслевые нормы труда. Их применяют как для первоначального определения штатной численности компании, так и для сравнения с фактической численностью при оптимизации. Сложность данного способа оптимизации заключается в том, что большинство отраслевых норм устарели либо вообще отсутствуют. Связано это с тем, что НИИ и разработчики нормативно-правовых актов с нормативами в общем случае делают свои расчеты для крупных производственных предприятий. Если же организация к таковым не относится, а является, к примеру, торговой или работает в сфере услуг (включая интеллектуальные), то готовых норм, скорее всего, не существует. В таком случае определить их необходимо самостоятельно, учитывая утвержденные нормативы лишь в качестве ориентира.

Нормативная численность

Как определить нормативную численность сотрудников

Определите нормативную численность персонала по формуле:

Н = V: (Фрв × Впл × Квн),

где V – плановый объем работ (запросите у руководителей подразделений);

Фрв – фонд рабочего времени на планируемый период.

В среднем годовой фонд рабочего времени при 40-часовой рабочей неделе – 2004 часа, месячный – 176 часов;

Впл – плановая выработка на одного сотрудника (запросите у руководителей подразделений либо определите совместно с ним на основании производительности труда за предыдущие периоды работы);

Квн – плановый коэффициент выполнения норм. Определяется как отношение плановой выработки соответствующего периода текущего года к фактической выработке аналогичного периода предыдущего года. Данные о фактической выработке также запрашиваются у руководителей подразделений.

Пример расчета нормативной численности сотрудников

В отделе продаж организации «Альфа», производящей фланцы, работает 15 сотрудников. Генеральный директор А.В. Львов решил проверить оптимальность данной численности. Задача по определению возможности сокращения штата данного отдела была возложена на директора по персоналу Е.В. Пригожеву.

В своих расчетах Пригожева использовала формулу:

Н = V: (Фрв × Впл × Квн),

где Н – нормативная численность сотрудников организации, необходимых для выполнения нужного объема работ;

V – плановый объем работ – объем продаж, запланированный на период с января по ноябрь 2012 года, равен 1 264 710 000 руб.;

Фрв – фонд рабочего времени с января по ноябрь 2012 года, равен 1803 часам;

Впл – плановая выработка на одного сотрудника, на этот период равна 66 699 руб. Фактическая выработка за аналогичный период в 2011 году – 60 305 руб.;

Квн – плановый коэффициент выполнения норм. Был вычислен так: 66 699 руб.: 60 305 руб. = 1,11.

В итоге Н = 1 264 710 000 руб.: (1803 ч × 66 699 руб. × 1,11) = 9 человек.

Эта цифра показала, что штат отдела необоснованно велик и что необходимо рассмотреть вопрос о его сокращении.

Штатная численность

Как определить штатную численность сотрудников

Нормативная численность – результат, отражающий идеалистическое положение вещей. Он не предусматривает того, что сотрудники иногда болеют, берут отпуска. И чтобы учесть данные факторы и скорректировать нормативную численность, необходимо рассчитать штатную численность персонала. Для этого используйте формулу:

Шч = Н × Кн,

где Н – нормативная численность персонала;

Кн – плановый коэффициент невыхода сотрудников на работу.

Он вычисляется по формуле: Кн = 1 + Дн,

где Дн – доля нерабочего времени в общем фонде рабочего времени по производственному календарю. Рассчитывается как сумма часов невыходов сотрудника, поделенная на общее количество рабочих часов в указанный период.

Пример расчета штатной численности сотрудников

После того как директор по персоналу Е.В. Пригожева определила нормативную численность отдела продаж организации «Альфа», она рассчитала штатную численность данного подразделения. Для этого она сначала определила, каков плановый коэффициент невыхода сотрудников на работу (Кн) с января по ноябрь 2012 года. С этой целью она посчитала:

  • общее количество рабочих дней за период с января по ноябрь 2012 года, оно составило согласно производственному календарю 1803 часа;
  • количество нерабочих дней в году, которое было найдено по формуле:

28 дн. (плановый отпуск в соответствии с ТК РФ) + 7 дн. (норматив отпусков без сохранения зарплаты) + 14 дн. (норматив больничных) = 49 дн., а при 8-часовой рабочей неделе – 392 ч.

Доля нерабочих часов в общем количестве рабочего времени составила:

Дн = 392 ч (невыходы на работу): 1803 ч (общее количество рабочих дней) = 0,22.

Таким образом, коэффициент невыхода на работу в январе–ноябре равен:

Кн =1 + 0,22 = 1,22.

В результате штатная численность отдела составляет:

Шч = Н × Кн = 9 × 1,22 = 11 чел.

Внимание: нормативная численность персонала должна служить ориентиром для определения оптимальной численности сотрудников организации, но не более того.

Если фактическая численность сотрудников организации значительно меньше нормативной, это повод для более глубокого изучения вопроса оптимизации численности, так как данный показатель говорит о том, что количество персонала явно занижено.

Если же нормативная численность ниже фактической, не спешите сразу делать выводы. Сначала рассчитайте штатную численность и сравните получившиеся показатели. Данные значения различаются, и это нормально.

Только после этого можете на основании общего анализа ситуации выбрать, руководствоваться больше штатной численностью (она адекватнее действительности) либо нормативной (если хотите сэкономить и нормативная численность ниже штатной). Или же выбрать компромиссный вариант – нечто среднее между этими двумя показателями.

Факторы, снижающие эффективность

Какие факторы снижают эффективность работы персонала

Если рассчитанные показатели нормативной и штатной численности в целом соответствуют фактическому количеству сотрудников, но при этом эффективность их работы низкая, необходимо выявить причины этого. Уяснив их, можно понять, как скорректировать расчеты оптимальной численности.

Для начала проверьте, нет ли у сотрудников простоев, а также все ли свое рабочее время они тратят на получение требуемого от них результата. Это можно сделать, проанализировав деятельность различных подразделений и найдя ответы на вопросы:

  • какие работы выполняются напрасно (например, составление ненужных отчетов, дублирование функций). Если такие есть, то можно считать, что сотрудники, задействованные в этом, лишние. При этом нельзя исключать, что их труд неправильно организован;
  • какие работы не делаются, хотя необходимы для достижения целей организации. Если были обнаружены такие работы, значит, нужны дополнительные сотрудники. При этом не обязательно их нанимать, часто достаточно перевести на востребованный фронт работ тех сотрудников, которые трудятся напрасно (если, конечно, они справятся). В этом случае получится избежать сокращения штата;
  • какие работы можно автоматизировать или ускорить другими способами (скажем, передать на аутсорсинг). Если есть такие возможности, персонал придется сокращать или переводить на другие должности, в результате эффективность работы и показатели должны улучшиться.

Пример решения вопроса с низкой эффективностью сотрудников

Директор по персоналу организации «Альфа» Е.В. Пригожева обнаружила, что функции трех секретарей во многом дублируются call-центром. Стало ясно, что два секретаря – лишние. Директор по персоналу предложила не увольнять секретарей, а предоставить им возможность поработать в отделе маркетинга и рекламы, в котором на данный момент времени были свободные вакансии.

В результате один секретарь, показав хорошие результаты на собеседовании, остался работать, а второй ушел. Так организации удалось избежать сокращений.

Далее проконтролируйте, как сотрудники используют рабочее время, не слишком ли медленно работают. Возможно, некоторым, напротив, приходится время от времени слишком быстро выполнять свои обязанности, чтобы выдержать нагрузку.

Чтобы зафиксировать это, составьте фотографии рабочего дня интересующих вас сотрудников. В основе метода – наблюдение за тем, на что тратит свое время сотрудник. Ответственный за фотографию фиксирует все операции, которые осуществляет сотрудник в течение рабочего дня, недели или месяца, и отмечает, как долго это выполнялось. Можно вести наблюдение за конкретным сотрудником или группой.

Также при анализе эффективности сотрудников стремитесь обнаружить в бизнес-процессе проблемные участки. Если один из отделов не выполняет вовремя и качественно свои обязанности, это чаще всего негативно влияет на работу других подразделений. Этот факт необходимо учесть при оценке эффективности сотрудников.

То есть рекомендуется поднять вопрос не об оптимизации численности сотрудников, а об исключении негативного влияния на эффективность работы смежных отделов или коллег. Причинами этого могут быть слишком высокая нагрузка сотрудников, низкий профессионализм персонала, отсутствие мотивации и т. д.

Проверка расчетов

Как проверить правильность расчета оптимальной численности персонала

Перед тем как разрабатывать меры по оптимизации численности персонала, проверьте, чтобы в расчетах и общем выводе о необходимости реформ не было ошибки. Для этого сравните полученные данные о фактической, отраслевой (если такая есть), нормативной и штатной численности сотрудников. Для удобства можно свести эти показатели в таблицу. Если видно, что приведенные цифры слишком отличаются друг от друга, не исключено, что допустили погрешность. Необходимо перепроверить расчеты и полученные данные.

При общем анализе ситуации необходимо учесть выявленные факторы, которые снижают эффективность. И если доказан факт сильного влияния этих факторов на результат работы организации в целом, то рекомендуется сначала исключить данные причины, проверить результат временем (месяцем, кварталом, полугодием) и только после этого приступать к оптимизации численности сотрудников.

Рассчитывая оптимальную численность, тщательно выверяйте свои действия. Цена ошибки может быть весьма высокой. Выводы должны быть адекватными и отвечать бизнес-целям организации.

Светлана Долгова,

консультант по управлению персоналом, преподаватель UBS при МГУ им. М.В. Ломоносова, коуч, автор обучающих курсов

25.02.2015

С уважением и пожеланием комфортной работы, Светлана Горшнева,

эксперт Системы Кадры

Петиция от всех кадровиков России

В Трудовом кодексе есть досадные пробелы, которые усложняют работу кадровикам, хотя ничего не стоит их устранить.

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Школа

      Самое выгодное предложение

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Записаться

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...









      © 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

      Журнал «Кадровое дело» –
      практический журнал по кадровой работе

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
      информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62263 от 03.07.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      ×

      Чтобы скачать этот и другие экспертные материалы сайта, оформите ознакомительный доступ.

      Не беспокойтесь, это займет меньше минуты.

      Получить доступ

      Простите, что прерываем ваше чтение

      Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

      Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего 2 минуты.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      2 минуты, и вы продолжите читать
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль