Каковы сроки хранения в архиве личных дел и приказов по ним?

144

Вопрос

Татьяна.С наступающим Днем 8 Марта Вас!Помогите, пожалуйста, в вопросе архивных сроков хранения документов...1. Личное дело работника... Работник уволен 05.03.2015. Какой будет окончательная дата хранения этого личного дела: по 05.03.2090 (плюс 75 лет с даты увольнения и закрытия его личного дела) или по 31.12.2091 (с 2016 года плюс 75 лет)?2. Приказы по личному составу за 2014 год, причем последний приказ в этом деле датирован 27.12.2014.... По какую дату их хранить в архиве:по 27.12.2089 (последний приказ в деле от 27.12.2014 плюс 75 лет) или по 31.12.2090 (с 2015 года плюс 75 лет)?Спасибо.

Ответ

Ответ на вопрос:

Законодательство обязывает всех работодателей обеспечивать хранение архивных документов, которые образуются в процессе их деятельности (п. 1 ст. 17 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ). Кадровая служба организации, как правило, ответственна за хранение документов по личному составу.


Также прочитайте об уничтожении документов с истекшим сроком хранения более подробно.


Сроки, в течение которых нужно хранить документы по личному составу, указаны в перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558. Началом срока хранения документов считается 1 января года, следующего за годом, в котором они были составлены (абз. 4 п. 1.4 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558).

Таким образом, ответим на ваши вопросы:

1. Личное дело работника... Работник уволен 05.03.2015. Какой будет окончательная дата хранения этого личного дела: по 05.03.2090 (плюс 75 лет с даты увольнения и закрытия его личного дела) или по 31.12.2091 (с 2016 года плюс 75 лет)?

В соответствии со ст. 656 Перечня личные дела руководителей организации должны храниться в организации постоянно, а личные дела работников 75 лет. На основании п. 1.4 Перечня исчисление сроков производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством.


Мы рекомендуем почитать о выдаче архивных справок материал по этой ссылке.


Соответственно, личное дело работника уволенного 05.03.2015 прекращает свое действие именно в 2015 году. Следовательно, хранить его нужно 75 лет, начиная с 1 января 2016 г. по 31.12.2091 г. включительно.

2. Приказы по личному составу за 2014 год, причем последний приказ в этом деле датирован 27.12.2014.... По какую дату их хранить в архиве: по 27.12.2089 (последний приказ в деле от 27.12.2014 плюс 75 лет) или по 31.12.2090 (с 2015 года плюс 75 лет)?

В соответствии со ст. 19 Перечня, приказы по личному составу должны храниться в организации 75 лет. На основании п. 1.4 Перечня исчисление сроков производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством.

Соответственно, приказы по личному составу за 2014 год заканчивают свое действие 31 декабря 2014 г. Следовательно, хранить их нужно 75 лет, начиная с 1 января 2015 г. по 31.12.2090 г. включительно.

Подробности в материалах Системы Кадры:

  1. Ответ: Как хранить документы в кадровой службе

Документы обязательные для хранения

Законодательство обязывает всех работодателей обеспечивать хранение архивных документов, которые образуются в процессе их деятельности (п. 1 ст. 17 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ). Кадровая служба организации, как правило, ответственна за хранение документов по личному составу.

Сроки хранения документов

Сроки, в течение которых нужно хранить документы по личному составу, указаны в перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558. Началом срока хранения документов считается 1 января года, следующего за годом, в котором они были составлены (абз. 4 п. 1.4 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558).

Так, приказы о приеме на работу, переводе, увольнении и другие приказы по личному составу нужно хранить не менее 75 лет. Исключение из этого правила составляют приказы о предоставлении отпусков, направлении в командировки на территории России (равно как и другие документы о командировках: задания, отчеты и т. п.), а также приказы о взысканиях. Их нужно хранить только пять лет.

Трудовые договоры, личные карточки и личные дела сотрудников также нужно хранить в течение 75 лет, а личные дела руководителей – постоянно. Также постоянно положено хранить штатное расписание.

Материалы по аттестации рабочих мест следует хранить 45 лет, а при тяжелых, вредных или опасных условиях труда – 75 лет.

Правила трудового распорядка храните даже после замены их новыми. Срок хранения – один год. Годичный срок хранения установлен и для графиков отпусков.

Срок, в течение которого нужно хранить документы, подтверждающие, что сотрудник получил образование за счет организации, обусловлен требованиями налогового законодательства. Дело в том, что пунктом 3 статьи 264 Налогового кодекса РФ установлено, что для списания данных затрат в уменьшение налогооблагаемой прибыли организация должна хранить все подтверждающие обучение документы (договор с образовательным учреждением, приказ руководителя о направлении сотрудника на обучение, акт об оказании услуг, диплом, аттестат, сертификат и т. п.). Их срок хранения ограничивается сроком действия договора обучения и одним годом работы сотрудника, но не менее четырех лет.

<...>

Нина Ковязина,
заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

05.03.2015

С уважением и пожеланием комфортной работы, Татьяна Козлова,

эксперт Системы Кадры

Петиция от всех кадровиков России

В Трудовом кодексе есть досадные пробелы, которые усложняют работу кадровикам, хотя ничего не стоит их устранить.

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Школа

      Самое выгодное предложение

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Записаться

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...









      © 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

      Журнал «Кадровое дело» –
      практический журнал по кадровой работе

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
      информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62263 от 03.07.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      ×

      Чтобы скачать этот и другие экспертные материалы сайта, оформите ознакомительный доступ.

      Не беспокойтесь, это займет меньше минуты.

      Получить доступ

      Простите, что прерываем ваше чтение

      Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

      Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего 2 минуты.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      2 минуты, и вы продолжите читать
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль