Как подписать документы у сотрудников в отдаленном регионе?

150

Вопрос

Подскажите, у нас несколько сотрудников работает в отдаленном регионе. Я общаюсь с ними по телефону. Как мне подписать у них документы? Анастасия.

Ответ

Ответ на вопрос:

Законодательство не содержит определенного порядка действий в данном случае.

При этом, как мы поняли из вашего вопроса, у Вас кадровое делопроизводство ведется централизовано.

В свою очередь, централизованная форма предусматривает, что централизованный отдел кадров осуществляет полное ведение кадрового учета и отчетности, и при такой организации учета в штатных расписаниях филиалов организации не предусматривается должность кадровика, а также не создаются кадровые службы.

Также отметим, что при централизованном учете является целесообразным прописать весь порядок передачи документов из отдаленных подразделений в центральный офис. Данный порядок можно прописать, например, в Инструкции по делопроизводству.

Следовательно, если присутствие в центральном офисе сотрудников не возможно по причине удаленности, то вы должны назначить в удаленном подразделении ответственного работника по кадровому документообороту и все необходимые документы передавать через него.

В данном случае передавать документы можно:

– по почте. В данном случае вы отправляете необходимые документы для подписи, а после подписи, работник возвращает их вам аналогичным путем;

– через службу DHL. Данный способ является схожим с пересылкой документов по почте, но в более ускоренные сроки;

– путем пересылки сканов через электронную почту. В данном случае, вы можете снимать копии с необходимых документов (например, с приказов), сканировать их и высылать работнику по электронной почте. В свою очередь, работник, проставивший подпись в данном документе должен вернуть вам экземпляр путем пересылки одним из вариантов указанных выше. Далее, подписанную копию документами вам необходимо будет приложить к оригиналу и это и будет подтверждением ознакомления работника с данным документом.

Если документооборот у вас ведется в электронной форме, то работникам можно оформить электронно-цифровую подпись (ЭЦП). Если электронный документ будет содержать ЭЦП работника, то он приравнивается к собственноручно подписанному документу. На возможность такого документооборота указывает п. 5 ст. 9 Федерального закона « 06.12.2011 № 402-ФЗ О бухгалтерском учете (с изменениями на 28 декабря 2013 года) (редакция, действующая с 1 января 2014 года)

Таким образом, исходя из вашей ситуации, вы вправе самостоятельно определить порядок обмена документами с работниками, работающими удаленно от центрального офиса.

Подробности в материалах Системы:

  1. Ситуация:Как оформить прием сотрудника в филиал организации

Ответ на этот вопрос зависит от того, как ведется кадровое делопроизводство в организации.

При централизованной форме ведения все документы, включая трудовые книжки, оформляются и хранятся по местонахождению головной организации. Децентрализованная форма производства предусматривает ведение документации в обособленных подразделениях (филиалах, представительствах). Применение децентрализованной формы кадрового делопроизводства возможно в том случае, когда руководитель обособленного подразделения действует от имени работодателя (например, по доверенности).

Конкретную форму ведения кадровой документации определяет работодатель в локальном акте (например, Положении о кадровом делопроизводстве). В нем же фиксируют порядок и место ведения кадровых документов, правила их хранения.

Независимо от формы ведения кадрового делопроизводства работодателем по отношению к сотрудникам филиала всегда является головная организация, поэтому в трудовом договоре, приказе о приеме на работу, трудовой книжке в качестве работодателя должна быть указана именно головная организация. Сам филиал не может оформлять на работу сотрудников от своего имени. Это объясняется тем, что филиал не является юридическим лицом, а значит, не может быть работодателем (ч. 3 ст. 55 ГК РФ, ст. 20 ТК РФ). При этом в трудовом договоре в обязательном порядке следует указать место работы сотрудника – филиал организации (ч. 2 ст. 57 ТК РФ). Условие о месте работы также должно быть отражено в приказе о приеме на работу, трудовой книжке и личной карточке сотрудника.

При децентрализованной форме ведения делопроизводства каждый филиал должен быть снабжен печатью организации с указанием порядкового номера филиала или дополнительной надписью «Для кадровых документов». Печати передаются приказом руководителя организации в распоряжение ответственных лиц со строго ограниченной сферой применения. Это позволяет решить вопрос с оформлением трудовых книжек сотрудникам в филиалах. Заверять записи в трудовой книжке печатью филиала допустимо, если на печати будет указано также наименование организации как юридического лица (п. 2.2 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69, п. 35 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225).

<...>

Нина Ковязина
заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

20.11.2014г.

С уважением и пожеланием комфортной работы, Татьяна Козлова,

эксперт кадровой справочной системы «Система Кадры»

Петиция от всех кадровиков России

В Трудовом кодексе есть досадные пробелы, которые усложняют работу кадровикам, хотя ничего не стоит их устранить.

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Школа

      Самое выгодное предложение

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Записаться

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...









      © 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

      Журнал «Кадровое дело» –
      практический журнал по кадровой работе

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
      информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62263 от 03.07.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      ×

      Чтобы скачать этот и другие экспертные материалы сайта, оформите ознакомительный доступ.

      Не беспокойтесь, это займет меньше минуты.

      Получить доступ

      Простите, что прерываем ваше чтение

      Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

      Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего 2 минуты.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      2 минуты, и вы продолжите читать
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль