Как самостоятельно разрабатывать и утверждать формы кадровых документов?

249

Вопрос

С 01. 01. 2013г. Компании получили право самостоятельно разрабатывать и утверждать формы кадровых документов. На сегодняшний день мы желаем приказ о командировке составлять по - своему изменить унифицированную форму №т - 9 (убрать код окуд, графу - основание) . Данные изменения необходимо утвердить приказом руководителя? Вносить данные изменения в положение о командировках приказом? Если это действительно так, то можно направить образцы. Спасибо.

Ответ

Ответ на вопрос:

В связи с вступлением в силу с 01.01.2013 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" обязанность использовать унифицированные формы первичных учетных документов сохранилась лишь для организаций государственного сектора, остальные организации вправе будут самостоятельно разработать их формы.

Следовательно, если работодатель пожелает продолжить использовать унифицированные формы, то можно взять их за образцы, и в случае необходимости откорректировать. Полученные формы при этом следует в обязательном порядке утвердить в учетной политике. В этом случае на форме будет отметка об утверждении ее приказом работодателя.

Если же работодатель хочет отказать от ведения какой-либо унифицированной формы это также его право. Однако, согласно ст. 8 и 9 Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" простой механический отказ от использования тех или иных форм документов недопустим. В данном случае, организация должна разработать свою учетную политику. Разработать формы документов, применяемых для того или иного учета, в том числе для учета труда и его оплаты. Новые учетные формы утверждает руководитель организации по представлению главного бухгалтера. С момента утверждения новых форм организация, не относящаяся к государственному сектору экономики, может не применять типовые формы, а использовать собственные.

Таким образом, можно сделать вывод, что вы можете изменить унифицированную форму №Т-9, убрав или добавив необходимые реквизиты. При этом, новую учетную форму вам необходимо утвердить в учетной политике или отдельным приказом (образец см. ниже).

Также, вам в любом случае необходимо откорректировать унифицированные формы в части отметки об утверждении и поставить отметку об утверждении их приказом работодателя.

ПРИМЕР:

Соответственно вместо:

Унифицированная форма № Т-9
Утверждена постановлением Госкомстата России
от 5 января 2004 г. №1

Будет:

Унифицированная форма № Т-6
Утверждена приказом руководителя ООО "Альфа"
от 12 января 2015 г. №1

Что касается вопроса: Вносить данные изменения в Положение о командировках приказом?

Положение о командировках - это локальный нормативный акт, работодателя (далее ЛНА).

Порядок внесения изменений в ЛНА трудовым законодательством не регламентирован, однако если данный локальный нормативный акт является приложением к коллективному договору, то изменения в него вносятся по правилам ст. 44 ТК РФ: в порядке, установленном ТК РФ для заключения коллективного договора, либо в порядке, установленном коллективным договором.

Если же ЛНА - это самостоятельный локальный нормативный акт работодателя, то изменения вносятся с учетом ст. 372 ТК РФ. То есть работодатель готовит проект изменений в Положение и отправляет его в выборный орган первичной профсоюзной организации (если он есть) вместе с обоснованием необходимости таких изменений. Профсоюз направляет мотивированное мнение по проекту в письменной форме работодателю не позднее пяти рабочих дней со дня получения проекта. Если этот выборный орган первичной профсоюзной организации не согласен с проектом изменений Положения, то работодатель может согласиться на вариант изменений, предложенный выборным органом, либо провести дополнительные консультации с ним в целях достижения взаимоприемлемого решения. Отметим, что даже при наличии протоколов разногласий руководитель организации имеет право принять изменения Положения.

Если и первичная профсоюзная организация отсутствует, то работодатель может внести изменения в Положение двумя способами: либо издать отдельный документ, в котором сформулировать только изменения, либо принять Положение в новой редакции.

Таким образом, изменения к Положению оформляются в том же порядке, в каком Вы утверждали само Положение. Если Положение введено приказом, то и для легализации изменений и дополнений к нему требуется приказ. Если Положение утверждено работодателем путем проставления грифа «Утверждено», то и изменения и дополнения следует оформлять так же.

Образцы оформления приказов см. ниже по тексту.

Подробности в материалах Системы Кадры:

Подготовка документов

При подготовке организационных и распорядительных документов можно использовать унифицированные документы, утвержденные постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1. В то же время с 1 января 2013 года в связи с принятием Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ применение этих форм не является обязательным. То есть организации при составлении документов вправе продолжать использовать как унифицированные формы, так и разработать их самостоятельно.

Особый подход к оформлению документов действует в отношении организаций государственного сектора. Они обязаны продолжать использовать в работе унифицированные формы кадровых документов, которые утверждены приказом Минфина России от 15 декабря 2010 г. № 173н и актами других федеральных органов исполнительной власти. Если указанными документами те или иные формы для фиксирования кадровых процедур не утверждены, то организации госсектора также вправе разработать их самостоятельно.

В приказе, Положении о документообороте или ином локальном акте руководитель организации определяет (утверждает) состав первичных учетных документов, их формы, а также перечень лиц, имеющих право подписи таких документов.

Возможна ситуация, когда организация продолжает использовать унифицированные бланки, а по тем операциям, которые они не охватывают (например, смена фамилии, дисциплинарное взыскание и т. д.), разрабатывает и утверждает собственные формы.

Также необходимо иметь в виду, что ряд форм документов, используемых в качестве первичных учетных документов и установленных уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов, остаются обязательными к применению (например, кассовые документы и т. п.).

Независимо от того, использует организация собственные формы или унифицированные, в первичном документе должны содержаться все его обязательные реквизиты:

Такие выводы следуют из совокупности положений статей 7, 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ и подтверждаются письмами Минфина России от 4 декабря 2012 г. № ПЗ-10/2012 и Роструда от 14 февраля 2013 г. № ПГ/1487-6-1.

Работу с организационными и распорядительными документами постройте по схеме: подготовка проекта, согласование, доработка, визирование, подписание (утверждение) руководителем, передача на исполнение ответственным сотрудникам. Об этом сказано в пункте 3.1.1 ГСДОУ, утвержденной приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33.

Ситуация:Вправе ли организации госсектора применять самостоятельно разработанные формы кадровых документов. Например, личные карточки, приказы о предоставлении отпуска и т. д.

Организации госсектора вправе применять самостоятельно разработанные формы кадровых документов при условии, что такие формы не утверждены:

Из буквального толкования части 4 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ следует, что организации госсектора должны использовать первичные учетные документы, утвержденные бюджетным законодательством. Перечень таких форм установлен приказом Минфина России от 15 декабря 2010 г. № 173н. В частности, данным приказом утверждены:

Кроме того, формы кадровых документов могут быть утверждены нормативно-правовыми актами других федеральных органов исполнительной власти. Если такие формы утверждены, то учреждение должно использовать именно их. Например, это относится к кадровым документам, используемым в деятельности Вооруженных сил России (см. приказ министра обороны РФ от 28 марта 2008 г. № 139).

Остальные формы кадровых документов учреждение вправе разработать самостоятельно (в частности, личную карточку, приказ о предоставлении отпуска и т. д.). При этом такие формы должны содержать реквизиты, предусмотренные частью 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ и пунктом 7 Инструкции к Единому плану счетов № 157н. Применение самостоятельно разработанных форм закрепите в учетной политике.

<...>

Нина Ковязина
заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

Да, можно.

Необходимость внести изменения в должностную инструкцию чаще всего возникает при корректировке объема должностных обязанностей сотрудника. В свою очередь, такая корректировка может потребоваться, например, при изменении организационных и (или) технологических условий труда в организации.

Законодательно порядок внесения изменений в должностную инструкцию не урегулирован. Поэтому организация вправе самостоятельно определить такой порядок и закрепить его в локальном документе. Вместе с тем, при внесении изменений необходимо учитывать следующее:

Если должностная инструкция является приложением к трудовому договору, целесообразно вносить изменения путем подготовки дополнительного соглашения к трудовому договору с сотрудником. Указанный порядок следует применять независимо от характера изменений, вносимых в должностную инструкцию. Подробнее о том, как составить и согласовать с сотрудником дополнительное соглашение к трудовому договору, см. Как изменить трудовой договор.

Если должностная инструкция оформлена в виде отдельного документа и вносимые поправки не касаются обязательных условий трудового договора, целесообразно вносить изменения путем подготовки:

Должностную инструкцию в новой редакции (изменения к должностной инструкции) утвердите приказом руководителя организации и ознакомьте с ней сотрудника под подпись.

Если должностная инструкция оформлена в виде отдельного документа и вносимые поправки касаются обязательных условий трудового договора то организация обязана получить согласие сотрудника на продолжение трудовых отношений в новых условиях. После этого изменения вносятся в должностную инструкцию сотрудника. Для этого помимо изменений в саму инструкцию (путем подготовки должностной инструкции в новой редакции или изменений к ней) необходимо оформить дополнительное соглашение к трудовому договору с сотрудником.
Если сотрудник согласен на изменения, должностную инструкцию в новой редакции (изменения к должностной инструкции) утвердите приказом руководителя организации и в общем порядке ознакомьте с ней сотрудника под подпись.

Такой порядок внесения изменений в должностную инструкцию следует из письма Роструда от 31 октября 2007 г. № 4412-6.

Дополнительно следует учесть и тот факт, что если причиной внесения поправок в должностную инструкцию является изменение организационных или технологических условий труда в организации, то о предстоящих изменениях сотрудника необходимо уведомить заранее. А именно: не позднее чем за два месяца до введения в действие необходимых работодателю изменений. Об этом говорится в части 2 статьи 74 Трудового кодекса РФ. Указанный порядок следует соблюдать независимо от того, как оформлена должностная инструкция, в которую требуется внести изменения (как самостоятельный документ или приложение к трудовому договору).

<...>

Нина Ковязина
заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

«Альфа»
ИНН 7708123456, КПП 770801001, ОКПО 98756423
полное наименование организации, идентификационные коды (ИНН, КПП, ОКПО)
 

 

ПРИКАЗ № 2
об утверждении форм организационных и распорядительных документов в организации

г. Москва 09.01.2013

Руководствуясь статьей 8 Трудового кодекса РФ,

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации (Приложение 1 к приказу)

2. Утвержденные формы документов применять с 1 января 2013 г.

4. Руководителю отдела кадров Е.Э. Громовой ознакомить руководителей структурных подразделений с настоящим приказом под подпись до 10 января 2013 г.

5. Начальнику производственного отдела В.К. Волкову до 11 января 2013 г. обеспечить размещение утвержденных форм документов на корпоративном портале «Альфа».

Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

Директор   А.В. Львов
     
С приказом ознакомлены:    
Главный бухгалтер   А.С. Глебова
09.01.2013    
     
Руководитель отдела кадров   Е.Э. Громова
09.01.2013    
     

 

«Альфа»
ИНН 7708123456, КПП 770801001, ОКПО 98756423
полное наименование организации, идентификационные коды (ИНН, КПП, ОКПО)
 

 

ПРИКАЗ № 129
об утверждении изменений к должностной инструкции

г. Москва 20.12.2007

В связи с закрытием 20 декабря 2007 года обособленного подразделения организации в г. Иркутске

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить изменения от 20 декабря 2007 г. № 1 к должностной инструкции главного бухгалтера от 20 января 2007 г. № 2.

Приложение: изменения от 20 декабря 2007 г. № 1 к должностной инструкции главного бухгалтера от 20 января 2007 г. № 2.

Директор       А.В. Львов
         
  1. Ответ: Как организовать документооборот в кадровой службе
    • наименование документа;
    • дата составления;
    • наименование работодателя;
    • основное содержание операции либо события (принят на работу, уволен и т. п.);
    • величина натурального или денежного измерения операции либо события с указанием единиц измерения;
    • наименование должности лица, совершившего операцию и ответственного за правильность ее оформления либо ответственного за правильность оформления свершившегося события;
    • подписи ответственных лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для их идентификации.
    • табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (ф. 0504421);
    • записка-расчет об исчислении среднего заработка при предоставлении отпуска, увольнении и других случаях (ф. 0504425).
  2. Ситуация:Можно ли вносить изменения в должностную инструкцию
    • способ оформления должностной инструкции, в которую необходимо внести изменения (на практике должностная инструкция может быть оформлена как приложение к трудовому договору или как самостоятельный документ);
    • характер вносимых изменений в инструкцию (вносимые изменения могут затрагивать или не затрагивать обязательные условия трудового договора).
    • должностной инструкции в новой редакции;
    • или изменения к должностной инструкции (документа, который содержит перечень поправок к действующей редакции должностной инструкции).
  3. Формы: Приказ об утверждении форм организационных и распорядительных документов в организации
  4. Формы:Приказ об утверждении изменений к должностной инструкции
  5. Формы:Изменения к должностной инструкции. Изменения не затрагивают обязательные условия трудового договора
«Альфа»
ИНН 7708123456, КПП 770801001, ОКПО 98756423
полное наименование организации, идентификационные коды (ИНН, КПП, ОКПО)
 

 

УТВЕРЖДАЮ
Директор
А.В. Львов
20.12.2007
 

 

Изменения № 1
к Должностной инструкции главного бухгалтера 2

г. Москва 20.12.2007

1. Изложить пункт 2.1 Должностной инструкции главного бухгалтера 2 от 22.01.2007 в следующей редакции: «На должность главного бухгалтера назначается лицо, имеющее высшее профессиональное (экономическое или финансовое) образование и стаж финансово-бухгалтерской работы, в том числе на руководящих должностях, не менее трех лет».

2. Настоящие изменения вступают в силу с 20.12.2007.

Изменения к должностной инструкции разработаны в соответствии с приказом директора от 10 октября 2007 г. № 128.

СОГЛАСОВАНО

Руководитель отдела кадров Е.Э. Громова

20.12.2007

С настоящими изменениями к должностной инструкции ознакомлен(а).
Один экземпляр получил(а) на руки и обязуюсь хранить на рабочем месте.

Главный бухгалтер А.С. Глебова

20.12.2007

24.03.2015

С уважением и пожеланием комфортной работы, Светлана Вартанова,

эксперт Системы Кадры

Петиция от всех кадровиков России

В Трудовом кодексе есть досадные пробелы, которые усложняют работу кадровикам, хотя ничего не стоит их устранить.

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Школа

      Самое выгодное предложение

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Записаться

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...









      © 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

      Журнал «Кадровое дело» –
      практический журнал по кадровой работе

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
      информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62263 от 03.07.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      ×

      Чтобы скачать этот и другие экспертные материалы сайта, оформите ознакомительный доступ.

      Не беспокойтесь, это займет меньше минуты.

      Получить доступ

      Простите, что прерываем ваше чтение

      Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

      Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего 2 минуты.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      2 минуты, и вы продолжите читать
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль