С какими приказами организация, в том числе отдел кадров, обязаны ознакомить сотрудников под роспись?

1497

Вопрос

Вопрос:с какими приказами организация, в том числе отдел кадров, обязаны ознакомить сотрудников под роспись, по личному составу и так далее? Так как на предприятии большая штатная численность работников, а автоколонны находятся в разных местах от центрального офиса. В первую очередь волнуют кадровые приказы.

Ответ

Ответ на вопрос:

Одним из важных документов, на основании которого происходит оформление приема, перевода, увольнения и вносятся записи в трудовую книжку, является приказ.

Приказ – это правовой акт, издаваемый руководителем учреждения (организации, предприятия), действующим на основе принципа единоначалия, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед данным учреждением, к таковым относятся и кадровые приказы в том числе. С приказами по личному составу работников необходимо знакомить под роспись.

Приказ о приеме издается после заключения трудового договора, дается работнику под роспись в трехдневный срок со дня фактического начала работы. Об этом говорится в статье 68 Трудового кодекса РФ.


Подробнее о Листе ознакомления с графиком отпусков мы написали в материале по ссылке.


Приказ о переводе можно использовать как унифицированную форму Т-5 так и произвольную. Ознакомить сотрудника с приказом можно сразу после его подписания. Подписывается дополнительное соглашение к трудовому договору. Сотрудник пишет на приказе о переводе: «Согласен на перевод». В то же время уведомить сотрудника нужно до издания приказа (ст. 72 и 73 ТК РФ). Фиксированного срока ознакомления с данным приказом в законодательстве нет.

Приказ об увольнении в основном заполняется унифицированная форму Т-8, но допустима и произвольная форма. Ознакомьте сотрудника с приказом и записью в личной карточке под подпись. Затем внесите запись об увольнении в трудовую книжку сотрудника: «Трудовой договор прекращен по инициативе работника, пункт 3 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации» С приказом об увольнении работника нужно ознакомить не позднее дня увольнения.

Приказ на отпуск при уходе сотрудника в отпуск нужно составить приказ о предоставлении отпуска сотруднику или нескольким сотрудникам по форме № Т-6 или форме № Т-6а, либо по самостоятельно разработанной форме. Приказ подписывает руководитель, сотрудника нужно ознакомить с приказом под подпись после его подписания. Фиксированный срок ознакомления не установлен. При этом работодатель обязан уведомить работника о начале его отпуска не позднее чем за 2 недели до начала отпуска. Если приказ используется одновременно как инструмент уведомления работника о начале отпуска, то ознакомить с ним надо за 2 недели до начала отпуска.

Приказ о командировке кадровая служба (уполномоченный сотрудник организации) готовит по форме № Т-9 или № Т-9а либо самостоятельно разработанной форме. Приказ подписывает руководитель организации или уполномоченный им сотрудник (например, заместитель), после подписывает сотрудник. С данным приказом работник должен быть ознакомлен до начала командировки.

График отпусков должен подписать руководитель кадровой службы и утвердить руководитель организации (учреждения). Согласно части 1 статьи 123 Трудового кодекса РФ составить и утвердить график отпусков на новый год нужно не позднее 17 декабря текущего года. Срок ознакомления сотрудников с графиком строго не регламентирован, следовательно работник с ним могут быть ознакомлены под подпись сразу же после его подписания руководителем организации.

Приказ о поощрении трудовой кодекс РФ не предусматривает процедуру оформления поощрения сотрудника. Поэтому ее нужно установить самостоятельно в локальных документах организации. На основании представления руководитель организации издает приказ о поощрении сотрудника по унифицированной форме № Т-11 (№ Т-11а), утвержденной постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1, либо по самостоятельно разработанной форме. С данным приказом или выпиской из него знакомиться работник после утверждения его руководителем. Фиксированных сроков ознакомления работника с таким приказом нет. Однако, согласно ст. 136 Трудового Кодекса РФ работодатель обязан проинформировать работника о составе заработной платы в день ее выдачи. Однако для соблюдения данного требования законодатель обязывает использовать расчетный лист, а не приказ.

Приказ о привлечении работника к дисциплинарной ответственности – с ним работник в соответствии со ст. 193 Трудового Кодекса РФ должен быть ознакомлен под роспись в течение 3-х рабочих дней с даты его издания, не считая времени отсутствия работника на работе.

Подробности в материалах Системы Кадры:

1.Литература

Журнал «Кадровое дело» № 7, Июль 2007

Порядок издания приказов по личному составу

Виды приказов: приказы по основной деятельности и приказы по личному составу. Этапы подготовки приказов по личному составу: изучение первичных документов, подготовка, согласование и подписание проекта приказа.

Приказы и распоряжения – необходимые инструменты руководителя, с помощью которых он осуществляет свои полномочия по управлению организацией. Важность правильного оформления этих документов трудно переоценить, ведь они всегда затрагивают интересы конкретных людей. Давайте проследим все стадии подготовки и согласования распорядительных документов и обратим внимание на наиболее сложные моменты в этом процессе.

Что такое распорядительные документы?

Распорядительные документы – приказы и распоряжения – это правовые акты, издаваемые руководителем организации любой формы собственности, действующим на основе единоначалия. Издаются эти документы в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед организацией, а также административных вопросов, требующих правового решения.

Чем приказы и распоряжения отличаются друг от друга? Распоряжение – это правовой акт, который издают в основном органы государственной власти и управления: правительство, администрации субъектов Российской Федерации, исполнительно-распорядительные органы местного самоуправления.

Как показывает практика, в организациях, не обладающих властными полномочиями (например, коммерческих), чаще всего распорядительная документация существует в форме приказов. В некоторых компаниях право издавать распоряжения делегировано заместителям руководителя или руководителям структурных подразделений (чаще всего по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов). Это право обязательно бывает закреплено нормативно (обычно в инструкции по делопроизводству или в должностной инструкции).

Какой конкретно распорядительный документ издает должностное лицо, как правило, регламентируется учредительными документами организации (Уставом, Положением; для органов власти – законом или иным нормативным правовым актом, определяющим их компетенцию). Для удобства восприятия давайте установим, что в дальнейшем, говоря о распорядительных документах, мы будем употреблять слово «приказ».

Для чего нужны приказы по личному составу?

Как известно, по содержанию и способам оформления приказы делятся на два вида: приказы по основной деятельности и приказы по личному составу. Приказы по основной деятельности – нормативные документы, отражающие управленческие решения по наиболее крупным вопросам производственно-хозяйственной деятельности (планированию, финансам, совершенствованию структуры и организации работы предприятия и т. д.). Приказы по личному составу – нормативные документы, отражающие решения в области отношений между работником и работодателем. Составляют основу для ведения учетных форм, лицевых счетов, личных дел, трудовых книжек работников и ряда других документов. Случаи необходимости издания приказов по личному составу предусмотрены Трудовым кодексом.

Этапы подготовки документов

Для кадровой службы первый этап подготовки приказов сводится к изучению первичных документов, так называемых документов-оснований. Например, при приеме на работу первичным документом является трудовой договор; при уходе работника в очередной оплачиваемый отпуск – график отпусков; при увольнении по собственному желанию – заявление работника. Задача работника кадровой службы – проверить правильность оформления этих документов, так как они обеспечивают правовую основу предполагаемого действия. Если документы-основания оформлены правильно, то и приказ не будет противоречить установленным правовым нормам. Резолюция* руководителя организации на любом документе-основании, если она носит разрешающий характер, является для кадровика командой для подготовки проекта приказа.

False

Вторым этапом является подготовка проекта приказа по личному составу, которая в большинстве случаев состоит в заполнении унифицированной формы. Напомним, что унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты утверждены постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 и включают в себя следующие бланки приказов:

  • о приеме на работу (формы № Т-1 и Т-1а**);
  • о переводе на другую работу (формы № Т-5 и Т5-а);
  • о предоставлении отпуска (формы № Т-6 и Т-6а);
  • о прекращении (расторжении) трудового договора (увольнении) (формы № Т8 и Т-8а);
  • о направлении в командировку (формы № Т-9 и Т-9а);
  • о поощрении (формы № Т-11 и Т-11а).

Заполнение унифицированных (табличных) форм обычно не вызывает трудностей, так как формы всех приказов снабжены указанием по их заполнению в виде подстрочника, однако следует запомнить два основных правила:

  • не допускается сокращение, пропуск или незаполнение каких-либо реквизитов, внесенных в формы;
  • унифицированные формы первичной учетной документации являются рекомендуемыми, их можно незначительно изменять (см. схему).

False

Однако периодически возникает необходимость подготовить проект приказа по личному составу в текстовой форме. Например, не унифицированы приказы, которые необходимы при оформлении взысканий, отзыва работников из отпуска, направления на повышение квалификации или обучение, в случаях изменения фамилии, досрочного выхода из отпуска по уходу за ребенком и др.

Такие приказы оформляют на бланке, который используется для издания приказов руководителя по основной деятельности. Форма бланка обычно разрабатывается службой делопроизводства и содержит следующие реквизиты: наименование вышестоящего органа (при его наличии), наименование организации (учреждения, предприятия), вид документа (приказ), место его издания, место для проставления индекса документа, даты. В этих документах обязательно (в зависимости от вида приказа) формулируется заголовок к тексту. Например, приказ о чем? – «Об изменении фамилии в учетных данных», «О наложении дисциплинарного взыскания», «Об отзыве из очередного отпуска» и т. д.

Приказ по личному составу, издаваемый в текстовой форме, также может оформлять одно распорядительное действие относительного одного работника (в этом случае его текст будет иметь один пункт) либо одно распорядительное действие, касающееся нескольких работников (его текст будет иметь соответствующее количество пунктов). Во втором случае приказы называют сводными.

Приказы по личному составу, оформляемые в текстовой форме, как правило, не имеют вводной части. Они начинаются сразу распорядительным действием: «Направить на обучение...», «Отозвать из очередного оплачиваемого отпуска...», «Изменить фамилию...» Однако, если в приказе необходимо отразить юридически значимые обстоятельства, никак не обойтись без написания констатирующей (поясняющей) части. Например, при оформлении приказа о наложении дисциплинарного взыскания в констатирующей части документа, как правило, указываются следующие значимые обстоятельства: за что применяется дисциплинарное взыскание (неисполнение или ненадлежащее исполнение должностных обязанностей), в чем конкретно это неисполнение выразилось (описывается суть дисциплинарного проступка), указывается на однократность или многократность его совершения.

При формулировке текста распорядительных документов следует обращать внимание на то, чтобы они точно выражали распорядительное действие, не допускали его различных толкований. После окончания текста от него отступают два-три интервала и печатают слово «Основание:» и затем дают ссылку на название, дату и номер документа (документов), которые являются основанием для издания приказа.

Заканчивается подготовка проекта приказа его распечаткой и оформлением в соответствии с действующими правилами.

После чего начинается третий этап, который состоит в его согласовании. Приказы по личному составу помимо руководителя кадровой службы, как правило, визируют руководитель структурного подразделения, в котором работает сотрудник или сотрудники, относительно которых издан приказ, главный бухгалтер, руководитель юридической службы (юрисконсульт). В отдельных случаях обязательны визы лиц, проводивших медицинский осмотр, инструктаж по технике безопасности, противопожарному минимуму и др.

Виза согласования проставляется в нижней части на оборотной стороне последнего листа подлинника приказа. Оформление визы должно состоять из подписи лица, визирующего документ, его должности, расшифровки подписи (то есть указания инициалов и фамилии), даты визирования***.

На приказе обязательно проставляется отметка об исполнителе документа, которым является один из рядовых сотрудников кадровой службы. Эта отметка включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа, номер его телефона. Располагают отметку об исполнителе на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

Состав лиц, визирующих приказы по личному составу, в разных организациях имеет существенные отличия как по количеству визирующих, так и по их составу. Поэтому правила визирования приказов по личному составу в конкретной организации должны быть определены кадровой службой совместно со службой делопроизводства и закреплены в инструкции по делопроизводству или в инструкции по работе с кадровыми документами.

Последний этап подготовки приказа – его подписание. На подпись руководителю организации представляется проект приказа, полностью оформленный и завизированный всеми заинтересованными должностными лицами. Оформление подписи предусматривает указание должности руководителя, его личной подписи, инициалов и фамилии.

В практике еще встречаются случаи, когда перед должностью руководителя от руки проставляется «За», «зам.» или проставляется косая черта. Считаем, что использовать подобные приемы неправильно, так как в этом случае всегда возникают сомнения в легальности изданного документа. Более целесообразно в такой ситуации указывать реальную должность и фамилию сотрудника, которому поручено исполнение обязанностей руководителя.

Приказ вступает в силу с момента подписания (если иное не установлено в самом приказе), регистрируется в этот же день и объявляется работнику под роспись. Виза ознакомления располагается ниже ссылки на документ-основание и, как правило, состоит из слов «С приказом ознакомлен», личной подписи работника и даты ознакомления. Обычно эта дата не более чем на три дня отличается от даты приказа. Исключение составляют приказы о расторжении трудового договора – в нем должны совпадать дата издания приказа, дата увольнения и дата ознакомления работника.

После того как все поручения руководителя, содержащиеся в документе, исполнены, на документе проставляется отметка об исполнении документа и направлении его в дело. Она включает в себя ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего об исполнении, или, при отсутствии такового, краткие сведения об исполнении, слова «В дело», номер дела, в котором будет храниться документ (в соответствии с номенклатурой дел). Отметку об исполнении документа и направлении его в дело подписывает и датирует исполнитель документа либо руководитель структурного подразделения, в котором документ исполнен. Полностью исполненные документы формируются в дела****.

False

Итак, мы проследили все этапы подготовки распорядительных документов по личному составу.

Надеемся, что соблюдение порядка их подготовки и требований к оформлению поможет вам избежать ошибок и неточностей в своей работе.

* Решение в форме надписи на деловой бумаге, включающей в себя фамилии и инициалы исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату.

** Каждая унифицированная форма создана в двух вариантах: в форме индивидуального приказа (одно распорядительное действие на одного работника) или сводного приказа (одно распорядительное действие на нескольких работников).

*** Подробнее об оформлении виз и правилах визирования читайте в № 1, 2006.

**** Более подробно о формировании дел читайте в № 4, 2006.

КСС «Система Кадры» 2015

17.03.2015

С уважением и пожеланием комфортной работы, Екатерина Зайцева,

эксперт Системы Кадры

Петиция от всех кадровиков России

В Трудовом кодексе есть досадные пробелы, которые усложняют работу кадровикам, хотя ничего не стоит их устранить.

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Школа

      Самое выгодное предложение

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Записаться

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...









      © 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

      Журнал «Кадровое дело» –
      практический журнал по кадровой работе

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
      информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62263 от 03.07.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      ×

      Чтобы скачать этот и другие экспертные материалы сайта, оформите ознакомительный доступ.

      Не беспокойтесь, это займет меньше минуты.

      Получить доступ

      Простите, что прерываем ваше чтение

      Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

      Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего 2 минуты.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      2 минуты, и вы продолжите читать
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль