• Главная страница
  • » Ответы на вопросы
  • » В целях соблюдения закона о персональных данных достаточно ли иметь в организации только положение о защите персональных данных работников или нужно разрабатывать еще какие-либо документы?

В целях соблюдения закона о персональных данных достаточно ли иметь в организации только положение о защите персональных данных работников или нужно разрабатывать еще какие-либо документы?

806

Вопрос

В целях соблюдения закона о персональных данных достаточно ли иметь в организации только положение о защите персональных данных работников или нужно разрабатывать еще какие - либо документы? При приеме на работу сотрудника необходимо брать с него согласие на обработку персональных данных или достаточно ознакомить его с положением о защите персональных данных? Спасибо за помощь!

Ответ

Ответ на вопрос:

В связи с введением закона № 152-ФЗ у работодателя появилась обязанность испрашивать разрешение на обработку персональных данных у всех сотрудников, как у вновь принимаемых на работу, так и бывших. Согласие должно быть оформлено в письменном виде и содержать:

  • фамилию, имя, отчество, адрес сотрудника, реквизиты паспорта (иного документа, удостоверяющего его личность), в том числе сведения о дате выдачи документа и выдавшем его органе;
  • наименование или фамилию, имя, отчество и адрес работодателя (оператора), получающего согласие сотрудника;
  • цель обработки персональных данных;
  • перечень персональных данных, на обработку которых дается согласие;
  • наименование или фамилию, имя, отчество и адрес лица, осуществляющего обработку персональных данных по поручению работодателя, если обработка будет поручена такому лицу;
  • перечень действий с персональными данными, на совершение которых дается согласие, общее описание используемых работодателем способов обработки персональных данных;
  • срок, в течение которого действует согласие сотрудника, а также способ его отзыва, если иное не установлено федеральным законом;
  • подпись сотрудника. Образец: http://www.1kadry.ru/#/document/118/20925/?step=234

В случае отказа сотрудника от дачи согласия на обработку его персональных данных организация вправе продолжать их обрабатывать без его согласия при наличии определенных оснований. При этом объем такой обработки достаточно велик и позволяет работодателю осуществлять текущую деятельность без нарушений. В частности, работодателю не обязательно наличие согласия сотрудника на обработку персональных данных, когда работодатель исполняет возложенные на него законодательством обязанности в рамках заключенного с сотрудником трудового договора (например, передает сведения о работниках в пенсионный фонд в составе персонифицированной отчетности, отчеты в налоговую, миграционную службу и т.д., использует сведения о работнике внутри организации для принятия своевременных управленческих решений).

Для осуществления иных действий работодателю необходимо получать согласие сотрудника на обработку его персональных данных (например, для оформления зарплатных карт или полисов медицинского страхования), т.е. тех действий которые не обязательны в рамках законодательства и работодатель совершает по своему усмотрению. Отказ сотрудника от представления согласия на обработку данных в указанных случаях, не может расцениваться как дисциплинарный поступок и стать поводом для взыскания, в т.ч. в виде увольнения.

До начала обработки персональных данных сотрудников работодателю необходимо уведомить территориальный орган Роскомнадзора о намерении осуществить обработку. Исключение составляют случаи обработки персональных данных:

  • обрабатываемых в соответствии с трудовым законодательством;
  • сделанных сотрудниками общедоступными;
  • полученных организацией в связи с заключением договора, стороной которого является сотрудник (при условии, что персональные данные не распространяются, а также не предоставляются третьим лицам без согласия сотрудника и используются работодателем исключительно для исполнения указанного договора и заключения иных договоров с сотрудником);
  • относящихся к членам (участникам) общественного объединения или религиозной организации;
  • включающих в себя только фамилии, имена и отчества сотрудников;
  • необходимых в целях однократного пропуска сотрудника на территорию работодателя и в иных аналогичных целях;
  • включенных в информационные системы персональных данных, имеющие в соответствии с федеральными законами статус государственных автоматизированных информационных систем, а также в государственные информационные системы персональных данных, созданные в целях защиты безопасности государства и общественного порядка;
  • обрабатываемых без использования средств автоматизации в соответствии с законодательными актами, устанавливающими требования к обеспечению безопасности персональных данных при их обработке и к соблюдению прав субъектов персональных данных;
  • обрабатываемых в случаях, предусмотренных законодательством России о транспортной безопасности.

Т.е. если вы обрабатываете персональные данные работника исключительно в рамках трудового договора, то уведомлять Роскомнадзор не нужно. Но, если вы используете данные работников на свой сайте, в рекламных материалах, передаете банку или третьим лицам, которые в силу закона не наделены правом требовать предоставления таких данных, то нужно уведомить Роскомнадзор.


Форма уведомления о намерении осуществлять обработку персональных данных, а также Рекомендациипо ее заполнению утверждены приказом Роскомнадзора от 19 августа 2011 г. № 706. Кроме того, подробный перечень сведений, которые должны быть указаны в уведомлении, приведен в части 3 статьи 22 Закона от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ. Работодатель может направить уведомление в бумажном виде в адрес территориального органа Роскомнадзора или в электронном виде через портал персональных данных (ч. 3 ст. 22 Закона от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ).

В случае прекращения обработки персональных данных работодатель также обязан уведомить об этом уполномоченный орган. Сделать это нужно в течение десяти рабочих дней с момента прекращения обработки данных. Типовой бланк уведомления о прекращении обработки данных не утвержден, поэтому работодатель может составить его в произвольной форме (ч. 7 ст. 22 Закона от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ).

В заключение следует отметить, что порядок хранения, обработки и использования персональных данных сотрудников устанавливает работодатель с учетом требований Трудового кодекса РФ и иных федеральных законов. Это значит, что работодатель должен самостоятельно определить порядок такой обработки и закрепить его в локальном нормативном акте, в частности, Положении о работе с персональными данными сотрудников. Положение о работе с персональными данными является обязательным документом организации. Все сотрудники организации при приеме на работу (а также сотрудники, принятые на работу до принятия Положения) должны быть ознакомлены с Положением под подпись. Данный факт может фиксироваться:

- в тексте трудового договора каждого работника (перечисление локальных нормативных актов, с которыми работник ознакомлен до подписания договора);

- листе ознакомления с Положением;

- журнале ознакомления работников с локальными нормативными актами.

Согласие работников должно быть мотивированным - оформляется как отдельный документ.

Роскомнадзор требует, что бы в организации, кроме такого Положения была разработана Политика защиты персональных данных (пример в конце ответа). Более того, Политика должна быть размещена на сайте организации. Приведенная в конце ответа политика является примерной, разработана для медицинской организации, которая кроме персональных данных работников обрабатывает еще и персональные данные пациентов. С учетом специфики своей работы Вы можете переработать данную Политику.

Подробности в материалах Системы Кадры:

1.Ответ: Как организовать обработку персональных данных сотрудников

Персональные данные сотрудников

Какие персональные данные сотрудника вправе получить организация

В организации персональные данные сотрудников содержатся в их личных карточках и личных делах (если они ведутся). Все персональные данные сотрудника можно получить только от него самого. Если персональные сведения возможно получить только от третьих лиц, то сначала уведомите об этом сотрудника и получите от него письменное согласие. При этом сообщите сотруднику о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных. Кроме того, известите его о характере подлежащих получению персональных данных и о последствиях отказа сотрудника дать согласие на их получение. Такой порядок предусмотрен в пункте 3 части 1 статьи 86 Трудового кодекса РФ.

Организация не вправе собирать персональные данные, которые не относятся напрямую к трудовой деятельности сотрудника (например, сведения о вероисповедании, политических пристрастиях, жилищных условиях и т. п.). Эти сведения составляют личную или семейную тайну гражданина, которую он вправе никому не разглашать. Об этом сказано в пункте 4 части 1 статьи 86 Трудового кодекса РФ истатье 10 Закона от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ.

Получив персональные данные, работодатель обязуется их не распространять и не раскрывать третьим лицам без согласия на то сотрудника (ст. 7 Закона от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ).

Какие персональные данные считаются общедоступными

Согласие сотрудника на обработку персональных данных

Как получить согласие сотрудника на обработку его персональных данных

По ходу деятельности у работодателя возникает необходимость в обработке персональных данных сотрудников. Обработка таких данных осуществляется только с письменного согласия сотрудников. При этом согласие должно включать в себя следующую информацию:

  • фамилию, имя, отчество, адрес сотрудника, реквизиты паспорта (иного документа, удостоверяющего его личность), в том числе сведения о дате выдачи документа и выдавшем его органе;
  • наименование или фамилию, имя, отчество и адрес работодателя (оператора), получающего согласие сотрудника;
  • цель обработки персональных данных;
  • перечень персональных данных, на обработку которых дается согласие;
  • наименование или фамилию, имя, отчество и адрес лица, осуществляющего обработку персональных данных по поручению работодателя, если обработка будет поручена такому лицу;
  • перечень действий с персональными данными, на совершение которых дается согласие, общее описание используемых работодателем способов обработки персональных данных;
  • срок, в течение которого действует согласие сотрудника, а также способ его отзыва, если иное не установлено федеральным законом;
  • подпись сотрудника.

Такие требования установлены в части 4 статьи 9 Закона от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ.

При недееспособности сотрудника письменное согласие на обработку его персональных данных дает его законный представитель (родитель, опекун) (ч. 6 ст. 9 Закона от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ).

Сотрудник может в любое время отозвать согласие на обработку своих персональных данных, направив работодателю отзыв в произвольной форме. В такой ситуации организация вправе продолжить обработку персональных данных без согласия сотрудника с учетом ограничений, указанных в пунктах 2–11 части 1 статьи 6, части 2 статьи 10 и части 2 статьи 11 Закона от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ, например, для осуществления правосудия или защиты жизни (здоровья) самого сотрудника. Об этом говорится в части 2статьи 9 Закона от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ.

Следует отметить, что при возникновении спора обязанность представить доказательства того, что согласие сотрудника на обработку его персональных данных получено, возлагается на работодателя (ч. 3 ст. 9 Закона от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ).

С согласия сотрудника организация вправе также поручить обработку персональных данных другому лицу (ч. 3 ст. 6 Закона от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ). В этом случае ответственность перед сотрудником за действия указанного лица по-прежнему будет нести работодатель, а лицо, осуществляющее обработку персональных данных по поручению работодателя, будет отвечать непосредственно перед работодателем (ч. 5 ст. 6 Закона от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ).

Необходимо отметить, что согласие на обработку персональных данных работодателю необходимо получать не только от сотрудников, то есть лиц, с которыми он состоит в трудовых отношениях, но и от соискателей. Об этом сказано в пункте 5 разъяснений Роскомнадзора от 14 декабря 2012 г.

Случаи обработки данных без согласия сотрудника

В каких случаях согласие сотрудника на передачу персональных данных не требуется

В отдельных случаях обработка персональных данных возможна и без согласия сотрудника. Например, если обработка персональных данных необходима в целях исполнения заключенного с сотрудником договора либо для достижения целей, предусмотренных законом для осуществления и выполнения возложенных законодательством России на оператора функций, полномочий и обязанностей, – она может осуществляться без согласия сотрудника – субъекта персональных данных. Об этом сказано в статье 6Закона от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ.

К таким случаям относится передача сведений в:

Кроме того, согласие не требуется в следующих случаях:

  • обязанность по обработке предусмотрена законодательством, в том числе опубликование и размещение персональных данных сотрудников в сети Интернет (например, Законом от 21 ноября 2011 г. № 323-ФЗЗаконом от 9 февраля 2009 г. № 8-ФЗ и рядом иных актов);
  • проводится обработка персональных данных близких родственников сотрудника в объеме, предусмотренном личной карточкой (по унифицированной форме № Т-2 или самостоятельно разработанной форме), а также в случаях получения алиментов, оформления социальных выплат и допуска к государственной тайне;
  • обработка сведений о состоянии здоровья сотрудника относится к вопросу о возможности выполнения им трудовой функции;
  • обработка данных связана с выполнением сотрудником должностных обязанностей, в том числе при его командировании;
  • обработка персональных данных проводится при осуществлении пропускного режима на территорию служебных зданий и помещений работодателя при условии, что организация пропускного режима осуществляется работодателем самостоятельно.

Об этом говорится в пунктах 1–5 разъяснений Роскомнадзора от 14 декабря 2012 г.

Также работодателю следует помнить, что не требуется получать согласие уволенного сотрудника на обработку его персональных данных для целей налогового и бухгалтерского учета. Не распространяется законодательство о персональных данных и на материалы, переданные в архивную организацию для архивного хранения, поэтому такое хранение не требует получения согласия сотрудника на обработку его персональных данных. Это следует из положений абзацев 6–10 пункта 5 разъяснений Роскомнадзора от 14 декабря 2012 г.

Все возможные случаи, когда согласие на обработку персональных данных не требуется, приведены в

Петиция от всех кадровиков России

В Трудовом кодексе есть досадные пробелы, которые усложняют работу кадровикам, хотя ничего не стоит их устранить.

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Школа

      Самое выгодное предложение

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Записаться

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...

      САМОЕ ВАЖНОЕ









      © 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

      Журнал «Кадровое дело» –
      практический журнал по кадровой работе

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
      информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62263 от 03.07.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      ×

      Чтобы скачать этот и другие экспертные материалы сайта, оформите ознакомительный доступ.

      Не беспокойтесь, это займет меньше минуты.

      Получить доступ

      Простите, что прерываем ваше чтение

      Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

      Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего 2 минуты.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      2 минуты, и вы продолжите читать
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль