Как правильно поступить в части передачи персональных данных военкомату?

1234

Вопрос

Подскажите, пожалуйста, как правильно поступить в части передачи персональных данных военкомату. Их интересуют сведения о личной жизни военнообязанных, имена, даты рождения супруг, детей. Насколько мне известно, мы не имеем права требовать от сотрудников предоставлять нам такую информацию. Они могут ее предоставить, но исключительно добровольно. Как угодить военкомату и не нарушить закон о персональных данных? Правильно ли будет, если мы соберем согласия либо отказы от сотрудников о передачу сведений о их личной жизни третьей стороне и подадим в военкомат сведения лишь по давшим такое согласие?

Ответ

Ответ на вопрос:

Военному комиссариату можно передать данные о личной жизни работников только тех, которые дадут письменное согласие на это. Для этого можно пойти по пути, который вы написали: собрать согласия либо отказы от сотрудников о передаче сведений о их личной жизни третьей стороне и подать в военкомат сведения лишь по давшим такое согласие.

В соответствии с п. 1 ст. 3 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ "О персональных данных" персональные данные - это любая информация, относящаяся к определенному или определяемому на ее основании физическому лицу. К такой информации относятся, в частности, фамилия, имя, отчество этого лица, год, месяц, дата и место его рождения, адрес, семейное, социальное, имущественное положение, образование, профессия, доходы.

Оператором персональных данных является государственный орган, муниципальный орган, юридическое или физическое лицо, организующие или осуществляющие обработку таких данных, а также определяющие цели и содержание обработки (п. 2 ст. 3 Закона № 152-ФЗ).

Обработка таких данных осуществляется только с письменного согласия сотрудников.

Однако, в отдельных случаях обработка персональных данных возможна и без согласия сотрудника.

К таким случаям относится передача сведений в том числе в:

При этом законом установлены пределы сбора сведений о военнообязанных лицах.

В статье 4 Закона от 28 марта 1998 г. № 53-ФЗ указано, что руководители, другие ответственные за военно-учетную работу должностные лица (работники) организаций обязаны:

направлять в двухнедельный срок по запросам военных комиссариатов необходимые для занесения в документы воинского учета сведения о гражданах, поступающих на воинский учет, состоящих на воинском учете, а также не состоящих, но обязанных состоять на воинском учете.

При этом объем сведений, которые необходимы для занесения в документы воинского учета, определен в стать 8 названного Закона:

Документы воинского учета должны содержать следующие сведения о гражданине:

фамилия, имя и отчество;

дата рождения;

место жительства и место пребывания;

семейное положение;

образование;

место работы;

годность к военной службе по состоянию здоровья;

профессиональная пригодность к подготовке по военно-учетным специальностям и к военной службе на воинских должностях;

основные антропометрические данные;

прохождение военной службы или альтернативной гражданской службы;

прохождение военных сборов;

владение иностранными языками;

наличие военно-учетных и гражданских специальностей;

наличие спортивного разряда кандидата в мастера спорта, первого спортивного разряда или спортивного звания;

возбуждение или прекращение в отношении гражданина уголовного дела;

наличие судимости;

признание гражданина не прошедшим военную службу по призыву, не имея на то законных оснований, в соответствии с заключением призывной комиссии;

бронирование гражданина, пребывающего в запасе, за органом государственной власти, органом местного самоуправления или организацией на период мобилизации и в военное время;

пребывание в мобилизационном людском резерве.

Сведения в объеме, указанном выше, работодатель обязан предоставить независимо от согласия работника.


У вас не останется вопросов о документах по защите персональных данных после прочтения статьи по ссылке.


К числу таких сведений относится семейное положение работника: женат, холост, разведен. Возможно указать наличие детей в обезличенной форме: детей - 2 (2002 и 2009 года рождения).

В перечне обязательных сведений о родственниках работника нет.

Также отметим, что предоставлять персональные данные работников третьим лицам можно только на основании письменного мотивированного запроса (или иного письменного документа), заверенного подписью уполномоченного лица и печатью (для юридических лиц и индивидуальных предпринимателей).

Относительно данных на родственников:

Согласно Указаниям по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденным Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, личная карточка по форме № Т-2 заполняется работником кадровой службы на лиц, принятых на работу, на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу; паспорта или иного документа, удостоверяющего личность; сведений, сообщенных о себе работником.

Следовательно, пункт 10 "Состав семьи" раздела "Общие сведения" личной карточки заполняется на основании паспорта сотрудника и иных документов, а также сведений, которые он сообщил лично.

Также отметим, что в соответствии со ст. 5 Уголовно-процессуального кодекса Российской Федерации от 18.12.2001 № 174-ФЗ, близкими родственниками считаются: супруг, супруга, родители, дети, усыновители, усыновленные, родные братья и родные сестры, дедушка, бабушка, внуки.

Следовательно, в графы для указания состава семьи могут быть вписаны родственники перечисленные выше.

При этом работодателю не нужно получать согласие близких родственников работника на обработку персональных данных в объеме, предусмотренном унифицированной формой № Т-2 "Личная карточка работника". Такие разъяснения дал Роскомнадзор по вопросам, касающимся обработки персональных данных работников, соискателей на замещение вакантных должностей, а также лиц, находящихся в кадровом резерве. Вопросы, касающиеся обработки персональных данных работников, соискателей на замещение вакантных должностей, а также лиц, находящихся в кадровом резерве http://www.1kadry.ru/#/document/99/902390314/?step=228

Также отметим, что если сотрудник отказывается предоставлять данные о родственниках, то работодатель не вправе требовать их предоставления. В таком случае некоторые разделы личной карточки по форме № Т-2 останутся незаполненными по объективным причинам. При этом, чтобы избежать возможных претензий со стороны проверяющих органов и сотрудника, рекомендуется получить заявление сотрудника с его отказом от предоставления таких данных или зафиксировать такой отказ в акте. И акт и заявление можно составить в произвольной форме.

Следовательно, вы правы, военному комиссариату можно передать данные о личной жизни только тех работников, которые дадут письменное согласие на это (а относительно родственников – передача сведений о них кому-либо требует согласия и родственников, чьи персональные данные планируется передать).. Для этого можно пойти по пути, который вы написали: собрать согласия либо отказы от сотрудников и их совершеннолетних членов семьи о передаче сведений о их личной жизни третьей стороне и подать в военкомат сведения лишь по давшим такое согласие.

Подробности в материалах Системы Кадры:

  1. Ситуация: Как поступить, если сотрудник отказывается предоставлять персональные данные членов семьи для заполнения кадровых документов

В соответствии со статьей 9 Закона от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ сотрудник предоставляет персональные данные о самом себе. Однако для заполнения личной карточки сотрудника работодателю нужны сведения о членах его семьи и ближайших родственниках. Если сотрудник отказывается предоставлять данные о родственниках, то работодатель не вправе требовать их предоставления (ч. 1 ст. 9 Закона от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ, п. 3 ст. 86 ТК РФ). В таком случае некоторые разделы личной карточки по форме № Т-2 останутся незаполненными по объективным причинам.

Чтобы избежать возможных претензий со стороны проверяющих органов и сотрудника, рекомендуется получить заявление сотрудника с его отказом от предоставления таких данных или зафиксировать такой отказ в акте. И акт и заявление можно составить в произвольной форме.

<...>

Нина Ковязина,
заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

2.Ответ: Случаи обработки данных без согласия сотрудника

В отдельных случаях обработка персональных данных возможна и без согласия сотрудника. Например, если обработка персональных данных необходима в целях исполнения заключенного с сотрудником договора либо для достижения целей, предусмотренных законом для осуществления и выполнения возложенных законодательством России на оператора функций, полномочий и обязанностей, – она может осуществляться без согласия сотрудника – субъекта персональных данных. Об этом сказано в статье 6 Закона от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ.

К таким случаям относится передача сведений в:

Кроме того, согласие не требуется в следующих случаях:

  • обязанность по обработке предусмотрена законодательством, в том числе опубликование и размещение персональных данных сотрудников в сети Интернет (например, Законом от 21 ноября 2011 г. № 323-ФЗ, Законом от 9 февраля 2009 г. № 8-ФЗ и рядом иных актов);
  • проводится обработка персональных данных близких родственников сотрудника в объеме, предусмотренном личной карточкой (по унифицированной форме № Т-2 или самостоятельно разработанной форме), а также в случаях получения алиментов, оформления социальных выплат и допуска к государственной тайне;
  • обработка сведений о состоянии здоровья сотрудника относится к вопросу о возможности выполнения им трудовой функции;
  • обработка данных связана с выполнением сотрудником должностных обязанностей, в том числе при его командировании;
  • обработка персональных данных проводится при осуществлении пропускного режима на территорию служебных зданий и помещений работодателя при условии, что организация пропускного режима осуществляется работодателем самостоятельно.

Об этом говорится в пунктах 1–5 разъяснений Роскомнадзора от 14 декабря 2012 г.

Также работодателю следует помнить, что не требуется получать согласие уволенного сотрудника на обработку его персональных данных для целей налогового и бухгалтерского учета. Не распространяется законодательство о персональных данных и на материалы, переданные в архивную организацию для архивного хранения, поэтому такое хранение не требует получения согласия сотрудника на обработку его персональных данных. Это следует из положений абзацев 6–10 пункта 5 разъяснений Роскомнадзора от 14 декабря 2012 г.

Все возможные случаи, когда согласие на обработку персональных данных не требуется, приведены в пунктах 2–11 части 1 статьи 6, части 2 статьи 10 и части 2 статьи 11 Закона от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ.

<...>

Нина Ковязина
заместитель директора департамента заработной платы, охраны труда и социального партнерства Минздравсоцразвития России

13.03.2015

С уважением и пожеланием комфортной работы, Екатерина Зайцева,

эксперт Системы Кадры

Петиция от всех кадровиков России

В Трудовом кодексе есть досадные пробелы, которые усложняют работу кадровикам, хотя ничего не стоит их устранить.



Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...

САМОЕ ВАЖНОЕ






Рассылка




© 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Кадровое дело» –
практический журнал по кадровой работе

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43626 от 18.01.2011


Упс! Материал только для зарегистрированных пользователей

Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Кадровое дело», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет 1 минуту, а вы получите доступ к профессиональным материалам и полезным сервисам для кадровых специалистов:

  • статьи и готовые рекомендации по главным вопросам кадрового делопроизводства;
  • шпаргалки для безошибочной работы;
  • вебинары и презентации от лучших экспертов по кадрам.
 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Скачивание доступно после регистрации


Зарегистрируйтесь бесплатно
и скачивайте любые документы.



У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи имеют доступ к полной базе нормативных документов. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль