Обязан ли работодатель ежегодно знакомить работников с персональными данными?

431

Вопрос

Помогите разобраться. 1. Обязан ли работодатель ежегодно знакомить работников с персональными данными (личным делом) 2. Должен ли работодатель при увольнении работника, возвращать копии документов (паспорта, диплома и т. Д.) работнику. Если да, то какими нормами это предусмотрено.

Ответ

Ответ на вопрос:

Рассмотрим ваши вопросы:

1. Обязан ли работодатель ежегодно знакомить работников с персональными данными (личным делом)

Нет, не обязан.

Персональные данные сотрудников – любая информация, необходимая администрации в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного сотрудника (п. 1 ст. 3 Закона от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ).

Следовательно, обладателем персональных данных является работник, а работодатель, в свою очередь, может у него в случае необходимости запрашивать их.

Также отметим, что в соответствии со ст. 62 ТК РФ, работник вправе по письменному заявлению, получать у работодателя копии документов, связанных с работой: копии приказов о приеме на работу, переводе на другую работу, справки о среднем заработке и др.

Таким образом, можно сделать вывод, что законодательство не содержит обязанности для работодателя знакомить работника ежегодно с его личным делом. При этом, если работник попросит работодателя ознакомиться с личным делом или попросит оформить выписку из него, вы обязаны будете это сделать.

В соответствии со ст. 89 ТК РФ работник в любое время должен иметь бесплатный доступ к своим персональным данным.

2. Должен ли работодатель при увольнении работника, возвращать копии документов (паспорта, диплома и т.д.) работнику. Если да, то какими нормами это предусмотрено.

Законодательство не содержит такого требования для работодателей.

При этом, дела уволившихся сотрудников необходимо передать на хранение в архив.

Подробности в материалах Системы Кадры:

Персональные данные сотрудников

В организации персональные данные сотрудников содержатся в их личных карточках и личных делах (если они ведутся). Все персональные данные сотрудника можно получить только от него самого. Если персональные сведения возможно получить только от третьих лиц, то сначала уведомите об этом сотрудника и получите от него письменное согласие. При этом сообщите сотруднику о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных. Кроме того, известите его о характере подлежащих получению персональных данных и о последствиях отказа сотрудника дать согласие на их получение. Такой порядок предусмотрен в пункте 3 части 1 статьи 86 Трудового кодекса РФ.

Организация не вправе собирать персональные данные, которые не относятся напрямую к трудовой деятельности сотрудника (например, сведения о вероисповедании, политических пристрастиях, жилищных условиях и т. п.). Эти сведения составляют личную или семейную тайну гражданина, которую он вправе никому не разглашать. Об этом сказано в пункте 4 части 1 статьи 86 Трудового кодекса РФ и статье 10 Закона от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ.

Получив персональные данные, работодатель обязуется их не распространять и не раскрывать третьим лицам без согласия на то сотрудника (ст. 7 Закона от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ).

Ситуация:Какие персональные данные считаются общедоступными

Общедоступная информация – это общеизвестные сведения и иная информация, доступ к которой не ограничен. Такая информация может использоваться любыми лицами по их усмотрению при соблюдении законно установленных ограничений на ее распространение. Об этом говорится в пунктах 1, 2 статьи 7 Закона от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ.

Общедоступные персональные данные – данные, которые субъект персональных данных сделал таковыми. К общедоступным персональным данным могут относиться сведения, доступные неограниченному кругу лиц (например, данные из открытых справочников, адресных книг и др.).

Поскольку любой желающий имеет к ним доступ, то специальной охраны они уже не требуют.

При обработке таких данных оператору не нужно уведомлять об этом уполномоченный орган по защите прав субъектов персональных данных (п. 4 ч. 2 ст. 22 Закона от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ).

Согласие сотрудника на обработку персональных данных

По ходу деятельности у работодателя возникает необходимость в обработке персональных данных сотрудников. Обработка таких данных осуществляется только с письменного согласия сотрудников. При этом согласие должно включать в себя следующую информацию:

Такие требования установлены в части 4 статьи 9 Закона от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ.

При недееспособности сотрудника письменное согласие на обработку его персональных данных дает его законный представитель (родитель, опекун) (ч. 6 ст. 9 Закона от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ).

Сотрудник может в любое время отозвать согласие на обработку своих персональных данных, направив работодателю отзыв в произвольной форме. В такой ситуации организация вправе продолжить обработку персональных данных без согласия сотрудника с учетом ограничений, указанных в пунктах 2–11 части 1 статьи 6, части 2 статьи 10 и части 2 статьи 11 Закона от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ, например, для осуществления правосудия или защиты жизни (здоровья) самого сотрудника. Об этом говорится в части 2 статьи 9 Закона от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ.

Следует отметить, что при возникновении спора обязанность представить доказательства того, что согласие сотрудника на обработку его персональных данных получено, возлагается на работодателя (ч. 3 ст. 9 Закона от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ).

С согласия сотрудника организация вправе также поручить обработку персональных данных другому лицу (ч. 3 ст. 6 Закона от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ). В этом случае ответственность перед сотрудником за действия указанного лица по-прежнему будет нести работодатель, а лицо, осуществляющее обработку персональных данных по поручению работодателя, будет отвечать непосредственно перед работодателем (ч. 5 ст. 6 Закона от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ).

Необходимо отметить, что согласие на обработку персональных данных работодателю необходимо получать не только от сотрудников, то есть лиц, с которыми он состоит в трудовых отношениях, но и от соискателей. Об этом сказано в пункте 5 разъяснений Роскомнадзора от 14 декабря 2012 г.

<...>

Нина Ковязина,
заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

  1. Ответ:Как организовать обработку персональных данных сотрудников
    • фамилию, имя, отчество, адрес сотрудника, реквизиты паспорта (иного документа, удостоверяющего его личность), в том числе сведения о дате выдачи документа и выдавшем его органе;
    • наименование или фамилию, имя, отчество и адрес работодателя (оператора), получающего согласие сотрудника;
    • цель обработки персональных данных;
    • перечень персональных данных, на обработку которых дается согласие;
    • наименование или фамилию, имя, отчество и адрес лица, осуществляющего обработку персональных данных по поручению работодателя, если обработка будет поручена такому лицу;
    • перечень действий с персональными данными, на совершение которых дается согласие, общее описание используемых работодателем способов обработки персональных данных;
    • срок, в течение которого действует согласие сотрудника, а также способ его отзыва, если иное не установлено федеральным законом;
    • подпись сотрудника.
  2. Ответ: Как оформить личное дело сотрудника

Формирование личного дела

Личное дело формируйте в отдельной папке на каждого сотрудника. Это удобная, хотя и не обязательная для всех организаций форма систематизации персональных данных. Как правило, в организациях личные дела заводят на руководителей, специалистов, материально-ответственных сотрудников.

Порядок формирования личных дел сотрудников утверждает руководитель отдела кадров, а если такого подразделения нет, то – руководитель организации. Указанный порядок может быть прописан в приказе, распоряжении или в специальной инструкции. Как правило, в личное дело включают следующие документы:

  • внутренняя опись документов дела;
  • личный листок по учету кадров;
  • анкета;
  • дополнение к личному листку по учету кадров;
  • автобиография;
  • заявление о приеме на работу;
  • копия документа, удостоверяющего личность;
  • копия страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;
  • копия ИНН;
  • должностная инструкция;
  • копии документов об образовании;
  • характеристики и рекомендательные письма;
  • личные заявления работника;
  • трудовой договор;
  • копии приказов по личному составу, касающиеся данного работника;
  • аттестационные листы;
  • отзывы должностных лиц о работнике;
  • справки о состоянии здоровья;
  • фотографии;
  • лист-заверитель дела (составляют при сдаче личного дела в архив).

Внимание: информация, вносимая в личные дела сотрудников, содержит их персональные данные. Поэтому при ведении личных дел работодателю необходимо соблюдать требования по защите персональных данных сотрудников. Подробнее об этом см. Как организовать обработку персональных данных сотрудников.

Хранение личных дел

В отделе кадров храните личные дела только работающих сотрудников. Дела уволившихся сотрудников передайте на хранение в архив. Документы личного дела подшейте на четыре прокола в твердую обложку из картона (скоросшиватель) или переплетите таким образом, чтобы можно было прочитать текст всех документов, в том числе даты, визы и резолюции. Перед тем как подшить (переплести), удалите скрепки со всех документов. Такой порядок следует из пункта 3.6.4 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.

В начало дела подшейте бланки форм для внутренней описи документов дела, а в конец – бланки листов-заверителей дела (п. 3.6.7 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.).

Личные дела сотрудников храните 75 лет, личные дела руководителей, членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организации, сотрудников, имеющих государственные и иные звания и награды, – постоянно (ст. 656 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558).

<...>

Нина Ковязина,
заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

06.03.2015

С уважением и пожеланием комфортной работы, Светлана Вартанова,

эксперт Системы Кадры

Петиция от всех кадровиков России

В Трудовом кодексе есть досадные пробелы, которые усложняют работу кадровикам, хотя ничего не стоит их устранить.

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Школа

      Самое выгодное предложение

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Записаться

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...









      © 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

      Журнал «Кадровое дело» –
      практический журнал по кадровой работе

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
      информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62263 от 03.07.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      ×

      Чтобы скачать этот и другие экспертные материалы сайта, оформите ознакомительный доступ.

      Не беспокойтесь, это займет меньше минуты.

      Получить доступ

      Простите, что прерываем ваше чтение

      Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

      Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего 2 минуты.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      2 минуты, и вы продолжите читать
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль