Как вписывать в журнал учета движения трудовых книжек в новом месте работы?

441

Вопрос

В нашем банке разветвленная региональная структура, включающая несколько филиалов. Головной офис в москве имеет службу управления персоналом, которая ведет кадровое делопроизводство по головному офису и части филиалов и иных выделенных подразделений. В красноярске находится территориальное подразделение, в котором так же есть служба управления персоналом, отвечающая за кадровое делопроизводство в этом регионе и ряду филиалов, расположеных в сибири. У каждой из служб свой учет в том числе и трудовых книжек работников, ведутся свои журналы учета и движения трудовых книжекиногда возникает ситуация, когда работника из сибири переводим на повышение в москву. Фактически от одной кадровой службы в другую пересылается весь пакет документов работника, в т. Ч. И трудовая книжка, для дальнейшего ведения в другом подразделениипрошу разъяснить следующую ситуацию: каким образом выписывать "выбывающую" трудовую книжку из регионального учета и как вписывать в журнал учета движения трудовых книжек в новом месте работы? Что указывать в основании для выдачи книжки, должен ли работник ставить свою подпись? С уважением. Анучкина аннаа

Ответ

Ответ на вопрос:

Как мы поняли из вашего вопроса, у вас ведется децентрализованное кадровое делопроизводство.

Вместе с тем, перевод сотрудника из одного филиала в другой, который расположен в другой местности, при сохранении должности нужно оформить как постоянный перевод в пределах одной организации. Соответственно, трудовые отношения работника и организации продолжаются.


Читайте о приеме трудовой книжки еще больше по ссылке.


Также отметим, что в соответствии со статьей 66 ТК РФ, с момента приема на работу ответственность за сохранность трудовой книжки работника полностью ложится на работодателя. Так как если работник предоставил свою трудовую книжку, то работодатель продолжает вести ее, если у работника нет трудовой книжки, то работодатель заводит новую. При этом, работодатель выдает сотруднику оригинал трудовой книжки при увольнении, а также для целей его обязательного социального страхования и обеспечения.


Читайте подробнее об учете трудовых книжек по этой ссылке.


Таким образом, можно сделать вывод, что при переводе работника из филиала в другое структурное подразделение или головной офис выдавать ему на руки трудовую книжку не нужно. В данном случае вам необходимо передать трудовую книжку самостоятельно, используя почтовый перевод или с ответственным сотрудником лично. Для подтверждения факта передачи такой трудовой книжки от принимающего трудовую книжку кадрового работника иного подразделения нужно получить документ, подтверждающий получение трудовой книжки (Как правило, это Акт приемки-передачи документов)

Соответственно, в данном случае, рекомендуем в Книге учета движения трудовых книжек указать номер и дату приказа о переводе работника в головной офис, и ставить подпись работника в данном случае не целесообразно, т.к. трудовая книжка по факту работнику не выдается.

Трудовую книжку нужно передать в иное подразделение по акту (под роспись ответственного лица), в книге учета движения трудовых книжек можно указать данные этого акта.

Подробности в материалах Системы Кадры:

Перевод сотрудника при сохранении должности между филиалами, которые расположены в разных местностях, следует оформить по общим правилам постоянного перевода в пределах одной организации.

Объясняется это следующим. Переводом признают изменение структурного подразделения, указанного в трудовом договоре сотрудника, в случае если новое подразделение расположено в другой местности. При этом под другой местностью понимают местность за пределами административно-территориальных границ соответствующего населенного пункта (п. 16 постановления Пленума Верховного суда РФ от 17 марта 2004 г. № 2). Такой вывод следует из положений частей 1 и 3 статьи 72.1 Трудового кодекса РФ.

При этом необходимо учитывать следующее:

Таким образом, перевод сотрудника из одного филиала в другой, который расположен в другой местности, при сохранении должности нужно оформить как постоянный перевод в пределах одной организации.

О порядке документального оформления такого перевода см. Какие документы нужно оформить при переводе сотрудника в пределах одной организации.

<...>

Иван Шкловец,
заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

Нет, не нужно.

Обособленные подразделения не являются отдельными юридическими лицами (п. 3 ст. 55 ГК РФ). Соответственно они не могут быть самостоятельными работодателями (ст. 20 ТК РФ). Таким образом, если сотрудника перевели из одного подразделения в другое, смены работодателя не произошло. Сотрудника не увольняют, а значит, компенсация за неиспользованный отпуск при увольнении ему не положена (ст. 127 ТК РФ).

<...>

Нина Ковязина,
заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

  1. Ситуация: Как оформить постоянный перевод сотрудника из одного филиала организации в другой. Филиалы расположены в разных местностях, должность сотрудника не меняется
    • если филиал изначально не был указан в трудовом договоре сотрудника, то его переход в другой филиал, даже расположенный в другой местности, при сохранении должности нужно оформить по правилам перемещения. Это следует из части 1 статьи 72.1 Трудового кодекса РФ;
    • переход сотрудника между филиалами, расположенными в одной местности, при сохранении должности следует также оформить по правилам перемещения. Это следует из части 3 статьи 72.1 Трудового кодекса РФ.
  2. Ситуация:Нужно ли выплатить сотруднику компенсацию за неиспользованный отпуск, если его перевели в другое обособленное подразделение организации
  3. Ответ:Как оформить перевод сотрудника на постоянную работу в пределах одной организации

Отличие перевода от перемещения

Следует различать перевод на другую работу в пределах одной организации от перемещения. В обоих случаях сотрудник остается работать в пределах той же организации. Однако эти понятия не идентичны. При перемещении сотрудника меняется его рабочее место. При этом условия трудового договора и трудовая функция остаются прежними. То есть сотрудник выполняет ту же работу при смене рабочего места. В этом случае получать согласие на перемещение самого сотрудника не нужно.

При переводе происходит изменение условий трудового договора и трудовой функции сотрудника. Сотрудник считается переведенным на новую должность в той же организации (без изменения местности) при выполнении хотя бы одного из условий:

  • изменение трудовой функции, предусмотренной трудовым договором. При этом место работы может измениться или оставаться прежним;
  • изменение структурного подразделения, в котором работает сотрудник. В случае когда структурное подразделение как место работы было указано в трудовом договоре с сотрудником.

Перевод допускается только с письменного согласия сотрудника. Запрещается переводить сотрудника на работу, противопоказанную ему по состоянию здоровья.

Такие правила установлены статьей 72.1 Трудового кодекса РФ и разъяснены в пункте 16 постановления Пленума Верховного суда РФ от 17 марта 2004 г. № 2.

Документальное оформление перевода

Если инициатором перевода выступает сотрудник, он пишет заявление о переводе. Если администрация организации – нужно получить письменное согласие сотрудника на перевод. На практике чаще всего согласие оформляется следующим образом. Сотрудник пишет на приказе о переводе: «Согласен на перевод». В то же время уведомить сотрудника нужно до издания приказа (ст. 72 и 73 ТК РФ). Унифицированной формы уведомления не предусмотрено, поэтому организация может оформить его в произвольной форме. На нем сотрудник должен письменно выразить свое согласие или несогласие на перевод. При отказе сотрудника от перевода его можно уволить:

Если инициатива о переводе исходит от руководителя структурного подразделения, нужно подготовить представление о переводе. В этом документе руководитель подразделения должен дать характеристику профессиональным и деловым качествам сотрудника и обосновать причину перевода. На представлении руководитель организации ставит свою резолюцию.

Независимо от того, кто выступает инициатором перевода, основанием для издания приказа о переводе по форме № Т-5 (№ Т-5а), утвержденной постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1, или по самостоятельно разработанной форме являются изменения к трудовому договору. Изменения к трудовому договору оформите в виде дополнительного соглашения.

Такой порядок следует из указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1, и положений статей 57, 72 и 72.1 Трудового кодекса РФ.

Обратите внимание, что при переводе сотрудника в пределах одной организации работодатель не может установить ему испытательный срок (ст. 70 ТК РФ).

Также при переводе необходимо обращать внимание на срок заключенного договора и характер будущих отношений, поскольку в ряде случаев возложенный перевод может быть сопряжен с изменением срока трудового договора. Так, например, если текущие отношения носят срочный характер, а по новой должности – бессрочный, то может возникнуть необходимость не только перевести сотрудника на новую должность, но и оформить изменение вида трудового договора. Такая необходимость может возникнуть и в ситуации, например, когда текущие отношения заключены на неопределенный срок, но новая должность предполагает наличие срочного трудового договора (например, в случае перевода на должность генерального директора, чей срок полномочий может быть ограничен уставом организации). Поскольку в общем случае менять срок заключенного трудового договора нельзя, переход сотрудника на новую должность при необходимости смены характера отношений (срока трудового договора) необходимо будет оформить не как перевод, а как увольнение с последующим приемом на работу.

<...>

Иван Шкловец,
заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

24.02.2015

С уважением и пожеланием комфортной работы, Светлана Вартанова,

эксперт Системы Кадры

Петиция от всех кадровиков России

В Трудовом кодексе есть досадные пробелы, которые усложняют работу кадровикам, хотя ничего не стоит их устранить.



Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...

САМОЕ ВАЖНОЕ






Рассылка




© 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Кадровое дело» –
практический журнал по кадровой работе

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43626 от 18.01.2011


Упс! Материал только для зарегистрированных пользователей

Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Кадровое дело», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет 1 минуту, а вы получите доступ к профессиональным материалам и полезным сервисам для кадровых специалистов:

  • статьи и готовые рекомендации по главным вопросам кадрового делопроизводства;
  • шпаргалки для безошибочной работы;
  • вебинары и презентации от лучших экспертов по кадрам.
 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Скачивание доступно после регистрации


Зарегистрируйтесь бесплатно
и скачивайте любые документы.



У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи имеют доступ к полной базе нормативных документов. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль