Как расчитать компенсацию за использование личного имущества для сотрудников-надомников?

712

Вопрос

Есть ли какие - то установленные нормы по расчету компенсации за использование личного имущества для сотрудников - надомников? Или установленные суммы компенсаций? С уважением, еленаа

Ответ

Ответ на вопрос:

Размер компенсации нужно определить в дополнительном соглашении к трудовому договору.

Размер компенсации за использование личного имущества определите исходя из официально установленных сроков полезного использования и норм амортизации. Тогда у проверяющих не будет оснований полагать, что расходы на выплату компенсации экономически не обоснованны (письмо Минфина России от 2 ноября 2004 г. № 03-05-01-04/72 О налогообложении налогом на доходы физических лиц и единым социальным налогом сумм компенсационных выплат за использование работником мобильного телефона, являющегося его личным имуществом, для проведения служебных переговоров)

Стоимость имущества: на срок полезного использования в месяцах = размер компенсации

ДОПОЛНИТЕЛЬНОЕ СОГЛАШЕНИЕ № 1
к трудовому договору от 18 января 2010 г.№ 7

г. Москва 22.03.2013

«Альфа», именуемая в дальнейшем «Работодатель», в лице директора Львова Александра Владимировича, действующего на основании устава, с одной стороны и кассир Дежнева Анна Васильевна, именуемая в дальнейшем «Работник», с другой стороны договорились внести в трудовой договор от 18 января 2010 г.№ 7следующие изменения:

1. Дополнить трудовой договор п. _____, _________ следующего содержания: « п. _____________ работник для осуществления трудовой функции использует следующее личное имущество:

Компьютер SONY 2012 года выпуска, стоимость 56 000 рублей, срок полезного использования в соответствии с товаросопроводительными документами 8 лет;

Телефон Nokia 2013 года, стоимость 8 000 рублей, срок полезного использования по товаросопроводительным документам 3 года.

_____. За использование личного имущества для осуществления трудовой функции работника работодатель ежемесячно выплачивает работнику компенсацию в размере 810 рублей, в том числе за использование компьютера 585 рублей, за использование телефона 225 рублей.

Кроме того, работодатель компенсирует работнику его затраты на мобильную связь, понесенные при исполнении трудовых обязанностей. Затраты подтверждаются распечаткой звонков с указанием времени звонка и стоимости, выданной оператором телефонной связи.»

2. Все другие условия трудового договора от 18 января 2010 г.№ 7считать неизменными и обязательными для исполнения сторонами.

3. Настоящее дополнительное соглашение составлено в двух экземплярах, по одному экземпляру для Работника и Работодателя, и вступает в силу с 22 марта 2013 года. Оба экземпляра имеют равную юридическую силу.

Подписи сторон:

Работодатель:

«Альфа»
Адрес: 125008, г. Москва, ул. Михалковская, д. 20
ИНН 7708123459, КПП770801001
р/с 40702810400000001119
в Отделении 3 Московского ГТУ Банка РоссииБИК 044599000

Работник:

Дежнева Анна Васильевна
паспорт серии 46 02545177
выдан УВД Воскресенского р-на
Московской обл. 15.04.2002
Адрес регистрации: 125373,
г. Москва, бул. Яна Райниса,
д. 24, корп. 2, кв. 474

_____________ А.В. Львов _____________ А.В. Дежнева

Экземпляр дополнительного
соглашения получил
А.В. Дежнева

22.03.2013

Подробности в материалах Системы БСС Система Главбух * Ссылки будут открываться только при наличии оплаченного доступа к системе Главбух.:

  1. Ответ: Как выплатить и отразить в бухучете и при налогообложении компенсацию за использование личного имущества сотрудника (телефона, факса, компьютера и т. д., кроме автомобиля).

Использовать личное имущество сотрудника (телефон, компьютер, факс и т. д.) можно не только на основании договора аренды, но и выплачивая специальную компенсацию. Такая возможность предусмотрена статьей 188 Трудового кодекса РФ.

Документальное оформление и расчет

Выплата сотруднику компенсации за использование его личного имущества может быть предусмотрена в специальном пункте трудового договора или в дополнительном соглашении к нему.

Помимо компенсации за использование личного имущества статья 188 Трудового кодекса РФ обязывает организацию возместить сотруднику расходы, связанные с его эксплуатацией (например, приобретение расходных материалов). Порядок и размер возмещения этих расходов тоже можно установить в трудовом договоре (дополнительном соглашении к нему).


У вас не останется вопросов о компенсации за использование личного имущества в работе после прочтения статьи по ссылке.


Главбух советует: размер компенсации за использование личного имущества определите исходя из официально установленных сроков полезного использования и норм амортизации. Тогда у проверяющих не будет оснований полагать, что расходы на выплату компенсации экономически не обоснованны (письмо Минфина России от 2 ноября 2004 г. № 03-05-01-04/72).

Чтобы обосновать размер компенсации за использование личного имущества, воспользуйтесь Классификацией, утвержденной постановлением Правительства РФ от 1 января 2002 г. № 1. Если используемое имущество в Классификации, утвержденной постановлением Правительства РФ от 1 января 2002 г. № 1, не упомянуто, срок полезного использования определите самостоятельно.

Ежемесячную компенсацию за использование личного имущества можно рассчитать так:

Ежемесячная компенсация за использование личного имущества = Рыночная цена личного имущества на дату начала его использования для служебных целей × Ежемесячная норма амортизации (в %)

Пример расчета компенсации за использование личного имущества сотрудника исходя из срока полезного использования и нормы амортизации

Сотрудник ЗАО «Альфа» использует в работе личный мобильный телефон. Рыночная стоимость телефона составляет 46 000 руб.

По Классификации, утвержденной постановлением Правительства РФ от 1 января 2002 г. № 1 срок полезного использования телефона (код 14 3222000) – от трех до пяти лет включительно (третья амортизационная группа).

Учетной политикой организации закреплено, что для третьей амортизационной группы этот срок составляет 37 месяцев.

Месячная норма амортизации по имуществу, относящемуся к третьей амортизационной группе, составляет:
1 : 37 мес. × 100% = 2,7027%.

Ежемесячная сумма компенсации за использование личного телефона сотрудника равна:
46 000 руб. × 2,7027% = 1243 руб.

Порядок начисления

Компенсацию начисляйте ежемесячно в твердой сумме независимо от количества календарных дней в месяце. За время, когда сотрудник не использовал имущество в работе (находился в отпуске, командировке или болел), компенсацию не выплачивайте (письмо Минфина России от 16 мая 2005 г. № 03-03-01-02/140). Несмотря на то, что это письмо посвящено компенсациям за использование личного автомобиля сотрудника, такие требования справедливы и в отношении компенсаций за использование другого имущества сотрудника.

Бухучет

В бухучете начисление компенсации за использование личного имущества и компенсации сотруднику расходов, связанных с его эксплуатацией, отразите по кредиту счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям».

В зависимости от того, в каком подразделении работает сотрудник и какие функции он выполняет, делайте запись:

Дебет 20 (23, 25, 26, 29, 44...) Кредит 73
– начислена компенсация за использование личного имущества сотрудника (возмещены расходы, связанные с эксплуатацией личного имущества сотрудника).

Пример отражения в бухучете компенсации за использование личного имущества сотрудника для служебных целей

Менеджер ЗАО «Альфа» А.С. Кондратьев использует личный компьютер для служебных целей. Трудовым договором предусмотрена выплата компенсации за использование личного имущества сотрудника. Сумма компенсации установлена приказом руководителя организации.

Рыночная стоимость компьютера составляет 43 000 руб. По Классификации, утвержденной постановлением Правительства РФ от 1 января 2002 г. № 1, срок полезного использования электронно-вычислительной техники составляет от двух до трех лет включительно (вторая амортизационная группа). Учетной политикой организации закреплен срок полезного использования компьютеров – 25 месяцев.

Амортизация в бухгалтерском и в налоговом учете начисляется линейным способом.

Месячная норма амортизации компьютера составляет:
1 : 25 мес. × 100% = 4%.

Ежемесячная сумма компенсации за использование личного имущества Кондратьева равна:
43 000 руб. × 4% = 1720 руб.

Начисление компенсации бухгалтер «Альфы» ежемесячно отражает проводкой:

Дебет 26 Кредит 73
– 1720 руб. – начислена компенсация Кондратьеву за использование личного компьютера в служебных целях.

НДФЛ и страховые взносы

Независимо от того, какую систему налогообложения применяет организация, сумма компенсации за использование личного имущества сотрудника, а также сумма компенсации расходов, связанных с его эксплуатацией, не облагаются:

При этом, чтобы такие выплаты не облагались налогами (взносами), необходимо иметь документы, подтверждающие:

  • право собственности сотрудника на используемое имущество (или их копии);
  • расчет суммы компенсации (его можно привести, например, в приказе о назначении компенсации). При расчете целесообразно учитывать степень износа имущества, а также срок его полезного использования (можно определить на основании технической документации на имущество);
  • фактическое использование имущества в интересах организации (например, приказы, акты и т. п.);
  • необходимость приобретения расходных материалов для нормальной эксплуатации имущества (техпаспорт, инструкция по эксплуатации и т. п.);
  • размер затрат, понесенных при использовании имущества в рабочих целях (кассовые, товарные чеки, накладные и т. п.).

Аналогичного мнения придерживаются контролирующие ведомства. В отношении НДФЛ – письма Минфина России от 25 октября 2012 г. № 03-04-06/9-305 и от 23 декабря 2009 г. № 03-04-07-01/387 (доведено до налоговых инспекций письмом ФНС России от 27 января 2010 г. № МН-17-3/15). В отношении страховых взносов – письмо Минздравсоцразвития России от 26 мая 2010 г. № 1343-19.

Порядок расчета остальных налогов зависит от того, какую систему налогообложения применяет организация.

ОСНО

При расчете налога на прибыль компенсацию за использование личного имущества сотрудника включите в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией (подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ, письмо Минфина России от 15 августа 2005 г. № 03-03-02/61).

Компенсацию расходов, связанных с эксплуатацией имущества сотрудника (расходные материалы, ремонт и т. д.), также можно учесть в составе прочих расходов при расчете налога на прибыль (ст. 264 НК РФ, письма Минфина России от 8 декабря 2006 г. № 03-03-04/4/186 и от 15 августа 2005 г. № 03-03-02/61).

При этом указанные расходы должны быть экономически обоснованны и документально подтверждены (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Обновление компьютерной программы

Ситуация: можно ли учесть при расчете налога на прибыль затраты на обновление лицензионной программы, если сотрудник купил ее для себя и установил на рабочем компьютере. Документов, отражающих стоимость программы, не сохранилось

Да, можно.

Поскольку сотрудник использует программу в служебных целях, организация вправе выплачивать ему компенсацию за использование личного имущества в работе (ст. 188 ТК РФ). Размер компенсации можно установить равным стоимости обновления.

Получив компенсацию, сотрудник оплатит обновление. Выданную сумму организация сможет учесть при расчете налога на прибыль в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ). При этом указанные расходы должны быть экономически обоснованы и документально подтверждены (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Сотрудник работает на дому

Ситуация: можно ли учесть при расчете налога на прибыль суммы компенсации за использование компьютеров для выполнения служебного задания сотрудниками, работающими на дому

Да, можно.

Перечень прочих расходов, предусмотренных пунктом 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ, является открытым. Поэтому суммы компенсации, начисленные работающим на дому сотрудникам за использование ими своего личного имущества (компьютеров), можно включить при расчете налога на прибыль в состав прочих расходов (подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Однако чтобы учесть компенсацию при расчете налога на прибыль, нужно выполнить условия, предусмотренные статьей 252 Налогового кодекса РФ:

  • компенсация должна быть экономически обоснованна;
  • компенсация должна быть документально подтверждена.

Пример отражения в бухучете и при налогообложении расходов на выплату компенсации за использование личного имущества сотрудника для служебных целей. Организация применяет общую систему налогообложения

Секретарь ЗАО «Альфа» Е.В. Иванова использует для служебных целей личный факс. Трудовым договором предусмотрена выплата компенсации за использование личного имущества. Приказом руководителя организации размер ежемесячной компенсации установлен в сумме 250 руб.

Ежемесячно в учете «Альфы» бухгалтер делает проводки:

Дебет 26 Кредит 73
– 250 руб. – отнесена на расходы компенсация Ивановой за использование личного факса для служебных целей;

Дебет 73 Кредит 50
– 250 руб. – выплачена компенсация Ивановой.

Сумма компенсации, начисленной Ивановой, НДФЛ не облагается. Взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование и страхование от несчастных случаев и профзаболеваний на эту сумму не начисляются.

При расчете налога на прибыль бухгалтер «Альфы» ежемесячно включает в расходы компенсацию за использование личного имущества сотрудника в сумме 250 руб.

УСН

Если организация платит единый налог с доходов, то расходы на выплату сотруднику компенсации за использование его личного имущества (в т. ч. затрат, связанных с эксплуатацией) не уменьшают налогооблагаемую базу. При таком объекте налогообложения не учитываются никакие расходы (п. 1 ст. 346.18 НК РФ).

Ситуация: можно ли организации на упрощенке учесть в расходах компенсацию за использование личного имущества сотрудника и затраты, связанные с его эксплуатацией

Нет, нельзя.

Перечень расходов, приведенный в пункте 1 статьи 346.16 Налогового кодекса РФ, закрыт. Расходы на выплату компенсации за использование личного имущества (кроме легковых автомобилей и мотоциклов), а также на компенсацию расходов, связанных с эксплуатацией этого имущества, в нем не предусмотрены. Следовательно, учесть эти выплаты при упрощенке нельзя.

Главбух советует: есть аргументы, позволяющие учесть компенсацию за использование личного имущества сотрудника (телефона, факса, компьютера и т. д., кроме автомобиля), а также компенсацию расходов, связанных с эксплуатацией этого имущества, в составе расходов на оплату труда. Они заключаются в следующем.

Организации на упрощенке определяют расходы на оплату труда в том же порядке, что и организации – плательщики налога на прибыль (подп. 5 п. 1, п. 2 ст. 346.16 НК РФ). Статья 255 Налогового кодекса РФ позволяет включить в состав этих расходов любые выплаты, предусмотренные трудовыми (коллективными) договорами. Таким образом, если выплата компенсаций предусмотрена трудовым (коллективным) договором, то уменьшение налоговой базы по единому налогу на сумму компенсации является правомерным.

Главбух советует: чтобы избежать проблем с налоговой инспекцией, заключите с сотрудником, который использует свое имущество в служебных целях, договор аренды. При этом в сумму арендной платы по договору можно включить сумму компенсации расходов, связанных с эксплуатацией имущества. В этом случае вместо компенсации сотруднику нужно будет платить арендную плату. А при расчете единого налога с разницы между доходами и расходами плату за аренду можно учесть в полной сумме (подп. 4 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

ЕНВД

Организации – плательщики ЕНВД рассчитывают сумму единого налога исходя из вмененного дохода (ст. 346.29 НК РФ). Поэтому компенсация за использование личного имущества сотрудника, а также компенсация расходов, связанных с эксплуатацией этого имущества, на расчет налоговой базы не влияют.

ОСНО и ЕНВД

Компенсацию за использование личного имущества (компенсацию расходов, связанных с эксплуатацией этого имущества) учитывайте по правилам режима налогообложения, который применяется для деятельности, в которой занят сотрудник.

Компенсация за использование личного имущества (компенсация расходов, связанных с эксплуатацией этого имущества) может быть выплачена сотруднику, одновременно занятому в деятельности организации, облагаемой ЕНВД, и в деятельности на общей системе налогообложения. В этом случае сумму компенсации нужно распределить (п. 9 ст. 274 и п. 7 ст. 346.26 НК РФ).

Подробнее о том, как распределить расходы, относящиеся к обоим режимам налогообложения, см. Как учесть при расчете налога на прибыль расходы, если организация совмещает общую систему налогообложения и ЕНВД.

Пример распределения компенсации за использование личного имущества сотрудника для служебных целей. Организация применяет общую систему налогообложения и платит ЕНВД

ООО «Торговая фирма "Гермес"» продает товары оптом и в розницу. В отношении оптовых операций организация применяет общую систему налогообложения. Розничная торговля переведена на ЕНВД.

Налог на прибыль «Гермес» начисляет ежемесячно.

В учетной политике организации сказано, что расходы, относящиеся к нескольким видам деятельности, распределяются пропорционально доле доходов, полученных от разных видов деятельности за каждый месяц отчетного (налогового) периода.

Доходы, полученные «Гермесом» от различных видов деятельности за март, составляют:

  • по оптовой торговле (без учета НДС) – 11 000 000 руб.;
  • по розничной торговле – 8 500 000 руб.

Бухгалтер организации В.Н. Зайцева для учета товаров использует свой компьютер. Компенсация за использование личного имущества установлена в размере 750 руб. в месяц.

Чтобы распределить эту сумму между расходами по разным видам деятельности, бухгалтер «Гермеса» сопоставил доходы от оптовой торговли с общим объемом доходов.

Доля доходов от оптовой торговли в общем объеме доходов за март составляет:
11 000 000 руб. : (11 000 000 руб. + 8 500 000 руб.) = 0,564.

Доля компенсационных выплат, которую можно учесть при расчете налога на прибыль за март, равна:
750 руб. × 0,564 = 423 руб.

Эту сумму бухгалтер учел при расчете налога на прибыль за январь–март.

Доля компенсационных выплат, которую нужно отнести к деятельности организации, облагаемой ЕНВД, составляет:
750 руб. – 423 руб. = 327 руб.

Нина Ковязина,

заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

20.02.2015

С уважением и пожеланием комфортной работы, Татьяна Козлова,

эксперт Системы Кадры

Петиция от всех кадровиков России

В Трудовом кодексе есть досадные пробелы, которые усложняют работу кадровикам, хотя ничего не стоит их устранить.

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Школа

      Самое выгодное предложение

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Записаться

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...

      САМОЕ ВАЖНОЕ









      © 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

      Журнал «Кадровое дело» –
      практический журнал по кадровой работе

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
      информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62263 от 03.07.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      ×

      Чтобы скачать этот и другие экспертные материалы сайта, оформите ознакомительный доступ.

      Не беспокойтесь, это займет меньше минуты.

      Получить доступ

      Простите, что прерываем ваше чтение

      Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

      Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего 2 минуты.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      2 минуты, и вы продолжите читать
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль