Что делать, если потерялась трудовая книжка увольняющегося сотрудника?

65

Вопрос

Помогите пожалуйста разобраться. У нас потерялась трудовая книжка увольняющегося сотрудника. Мы хотим выдать ему дубликат. В постановлении правительства РФ от 16. 04. 2003 № 225 о трудовых книжках (с изменениями на 25 марта 2013 года) есть пункт: 32. При оформлении дубликата трудовой книжки, осуществляемом в соответствии с настоящими правилами, в него вносятся:а) сведения об общем и (или) непрерывном стаже работы работника до поступления к данному работодателю, подтвержденном соответствующими документами; б) сведения о работе и награждении (поощрении) , которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы. Общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения работодателя, периодов работы и должностей работника. Если документы, на основании которых вносились записи в трудовую книжку, не содержат полных сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в этих документах сведения. Дело в том что у нас есть суммарный стаж(вносился в 1с при приеме в нашу организацию) . Насколько является обязательным сбор всех сведений о предыдущих местах работы? Обязательно ли расписывать все предыдущие места работы в дубликате? Можно ли указать общий стаж в дубликате, а после этого внести записи только о работе в нашей компании?

Ответ

Ответ на вопрос:

Рассмотрев ваш вопрос, можно сказать, что Правила ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, не содержат основания для оформления дубликата трудовой книжки в случае ее единичной утраты по вине работодателя.

Вместе с тем, в п. 45 Правил указано, что ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя. За нарушение установленного настоящими Правилами порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек должностные лица несут ответственность, установленную законодательством Российской Федерации.


Более подробно о выдаче копии трудовой книжки вы можете узнать в статье.


Однако, если по каким-либо причинам вы все же потеряли трудовую книжку одного из своих работников, то вам не остается ничего другого, как выдать дубликат трудовой книжки.

При этом, учитывая, что разъяснений по данному вопросу нет, то по нашему мнению, процедура оформления дубликата трудовой книжки необходимо произвести в порядке, установленном для ситуации, когда трудовая книжка утрачена по вине работника.

Таким образом, работник, трудовая книжка которого была утеряна по вине работодателя, должен написать заявление о выдаче дубликата трудовой книжки. Вам в свою очередь, необходимо оформить работнику дубликат трудовой книжки не позднее чем через 15 дней после того, как он подал заявление. При этом, для оформления дубликата работник должен собрать документы, подтверждающие факт его трудовой деятельности в других организациях. Ваша организация должна ему оказать содействие в сборе данных документов, в том числе работник может (не обязан) выдать Вашему работнику доверенность на представление его интересов при сборе указанных документов.


Читайте о выдаче трудовой книжки на руки больше информации в статье по ссылке.


Если же работник откажется собирать данные документы, то если вам известны предыдущие места работника, вы можете самостоятельно направить им письма с просьбой выдать подтверждающие документы. Если же данные о предыдущих работодателях вам также не известны, то оформите работнику дубликат, указав в нем только ваше место работы.

Заполнение дубликата происходит следующим образом:

В разделе «Сведения о работе» (графа 3) отразите общий и (или) непрерывный трудовой стаж, который имел сотрудник до поступления в организацию. Общий стаж запишите суммарно: просто укажите общее количество лет, месяцев, дней без уточнения организации, периодов работы и должностей сотрудника.

После этого общий и (или) непрерывный стаж запишите по отдельным периодам работы. В графе 2 укажите дату приема на работу, в графе 3 – наименование организации, а также структурное подразделение и работу (должность), специальность, профессию с указанием квалификации, на которую был принят сотрудник. Если за время работы имели место переводы на другую постоянную работу, об этом также нужно сделать соответствующую запись.

Затем в графе 2 поставьте дату прекращения трудового договора, а в графе 3 – причину увольнения, если в представленном документе имеются такие данные. В графе 4 дубликата трудовой книжки после каждой записи укажите наименование, дату и номер документа, на основании которого она внесена.

В графе 4 укажите наименование, дату и номер документа, на основании которого произведены соответствующие записи в дубликате. Оригиналы документов, подтверждающих стаж работы, после снятия с них копий и надлежащего их заверения работодателем или кадровой службой верните сотруднику. Если документы, на основании которых вносились записи в трудовую книжку, не содержат полных сведений о работе в прошлом, то в дубликат трудовой книжки вносите только имеющиеся в этих документах сведения.

Таким образом, можно сказать, что для выдачи дубликата обязательно собирать справки с предыдущих мест работы. Если вы указываете общий стаж, то затем необходимо расписать по отдельным периодам работы в организациях.

Если в день увольнения трудовая книжка не отдана.

Работодатель не вправе не выдать работнику трудовую книжку в день прекращения трудового договора, т.к. частью 4 ст. 84.1 ТК РФ установлена обязанность работодателя выдать работнику трудовую книжку в день прекращения трудового договора.

Вместе с тем, согласно ст. 234 ТК РФ работодатель обязан возместить работнику не полученный им заработок в случае незаконного лишения его возможности трудиться, в частности при задержке трудовой книжки.

Какой срок на восстановление и будет ли у сотрудника это время считаться вынужденным прогулом с оплатой по среднему

В соответствии с пунктом 31 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, работодатель выдает работнику дубликат трудовой книжки не позднее 15 дней со дня подачи работником заявления.

Следовательно, если дата увольнения наступит ранее истечения срока выдачи дубликата, а дубликат трудовой в данном случае еще будет не готов, то да, данный период будет считаться лишением возможности работника трудиться, соответственно с выплатой не полученного им заработка.

Подробности в материалах Системы Кадры:

  1. Ответ: Как оформить дубликат трудовой книжки

Основания для оформления дубликата трудовой книжки

Дубликат трудовой книжки оформите сотруднику, если:

  • его трудовая книжка утеряна;
  • его трудовая книжка пришла в негодность (обгорела, порвана, испачкана и т. п.);
  • в его трудовую книжку внесена запись об увольнении или переводе, которая впоследствии признана недействительной.

В последнем случае сотруднику выдайте дубликат, в который перенесите все записи из трудовой книжки, кроме той, что признана недействительной (п. 33 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225).

Оформление дубликата при утере трудовой книжки сотрудником


Все о выдаче трудовой книжки при увольнении вы узнаете, если прочитаете материал по ссылке.


Сотрудник, утративший трудовую книжку, должен письменно заявить об этом по последнему месту работы. В ответ работодатель обязан оформить сотруднику дубликат не позднее 15 дней со дня подачи заявления. Об этом сказано в пункте 31 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225.

Чтобы заполнить дубликат трудовой книжки, попросите у сотрудника документы с прежних мест работы, подтверждающие периоды трудовой деятельности. При этом вы должны оказать содействие сотруднику в получении документов, подтверждающих стаж его прошлой работы. Такой порядок установлен в пункте 7.2 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69.

Оформляя дубликат трудовой книжки, внесите в него следующие сведения:

Об этом сказано в пункте 32 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, и пункте 7.2 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69.

Заполнение титульного листа дубликата

Дубликат оформите на чистом бланке трудовой книжки. На титульном листе в правом верхнем углу напишите слово «Дубликат». Затем на основании представленных сотрудником документов заполните титульный лист. Вносимые данные должны соответствовать информации о сотруднике на день заполнения дубликата.

Заполнение сведений о работе в дубликате

В разделе «Сведения о работе» (графа 3) отразите общий и (или) непрерывный трудовой стаж, который имел сотрудник до поступления в организацию. Общий стаж запишите суммарно: просто укажите общее количество лет, месяцев, дней без уточнения организации, периодов работы и должностей сотрудника.

После этого общий и (или) непрерывный стаж запишите по отдельным периодам работы. В графе 2 укажите дату приема на работу, в графе 3 – наименование организации, а также структурное подразделение и работу (должность), специальность, профессию с указанием квалификации, на которую был принят сотрудник. Если за время работы имели место переводы на другую постоянную работу, об этом также нужно сделать соответствующую запись.

Затем в графе 2 поставьте дату прекращения трудового договора, а в графе 3 – причину увольнения, если в представленном документе имеются такие данные. В графе 4 дубликата трудовой книжки после каждой записи укажите наименование, дату и номер документа, на основании которого она внесена.

В графе 4 укажите наименование, дату и номер документа, на основании которого произведены соответствующие записи в дубликате. Оригиналы документов, подтверждающих стаж работы, после снятия с них копий и надлежащего их заверения работодателем или кадровой службой верните сотруднику. Если документы, на основании которых вносились записи в трудовую книжку, не содержат полных сведений о работе в прошлом, то в дубликат трудовой книжки вносите только имеющиеся в этих документах сведения.

Порядок и особенности заполнения дубликата трудовой книжки приведены в разделе III Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, и разделе 7 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69.

<...>

Иван Шкловец,
заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

12.02.2015

С уважением и пожеланием комфортной работы, Екатерина Зайцева,

эксперт Системы Кадры

Петиция от всех кадровиков России

В Трудовом кодексе есть досадные пробелы, которые усложняют работу кадровикам, хотя ничего не стоит их устранить.

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Школа

      Самое выгодное предложение

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Записаться

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...









      © 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

      Журнал «Кадровое дело» –
      практический журнал по кадровой работе

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
      информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62263 от 03.07.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      ×

      Чтобы скачать этот и другие экспертные материалы сайта, оформите ознакомительный доступ.

      Не беспокойтесь, это займет меньше минуты.

      Получить доступ

      Простите, что прерываем ваше чтение

      Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

      Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего 2 минуты.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      2 минуты, и вы продолжите читать
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль