Что делать, если новая печать выглядит по-другому?

156

Вопрос

Ситуация следующая: печать организации (не гербовая, гербовой нет) пришла в негодность. Заказали новую, но при том, что на ней содержатся те же сведения (инн, огрн и пр.) , выглядит она по - другому. Скажите, пожалуйста, как правильно утилизировать старую печать и как можно начать пользоваться новой? Какие внутренние документы нужно подготовить и какие службы нужно оповещать (например, ифнс и т. П.) и каким образом? Заранее благодарна.

Ответ

Ответ на вопрос:

Необходимость замены печатей возникает вследствие их физического износа, изменения наименования или типа учреждения, его реорганизации и по другим причинам. При этом, при изготовлении новых печатей и штампов старые подлежат уничтожению.

Выбор способа уничтожения печати - собственными силами или силами сторонней организации - определяет руководитель.


Мы рекомендуем почитать об отмене печати материал по этой ссылке.


Если принимается решение уничтожить печать собственными силами, то руководитель приказом назначает комиссию, которая уничтожает печать и составляет акт, в котором указываются:

  • состав комиссии;
  • время и место уничтожения печати;
  • основание уничтожения;
  • наименование и оттиск уничтоженной печати;
  • способ уничтожения - полное разрушение печатающей поверхности (печать из каучука разрезается на мелкие части или сжигается, железная печать опиливается двумя перекрестными линиями);
  • подписи членов комиссии.

Акт утверждается руководителем предприятия. Хранится данный документ постоянно во избежание споров по тем документам, которые закреплены старой печатью. На основании акта об уничтожении печати делается запись в журнал учета печатей и штампов.

Если уничтожает печать сторонняя организация, то необходимо подготовить комплект документов, предусмотренный договором с контрагентом на данную услугу, в том числе:

  • заявление об уничтожении печати, подписанное только руководителем;
  • доверенность от руководителя организации на уничтожение печати лицу, ответственному за ее уничтожение.

О том, что печать сдана, организация, принявшая ее на уничтожение, выдает акт.

Далее, после изготовления новых печатей оформите приказ о введении их в использование.

Образцы документов см. ниже по тексту.

Подробности в материалах Системы:

  1. Ситуация:Как хранить и уничтожать кадровые печати

Однозначного ответа на этот вопрос законодательство не содержит.

Исходя из общих правил документооборота, по аналоги с хранением кадровой документации можно прийти к выводу, что кадровые печати следует хранить в несгораемых металлических шкафах или сейфах. При этом рекомендуем назначить сотрудника, ответственного за хранение кадровых печатей, который будет иметь доступ к сейфу (несгораемому металлическому шкафу).

Уничтожение кадровых печатей проводите по тем же правилам, что и уничтожение кадровой документации.

Для отбора и уничтожения печатей приказом руководителя организации в произвольной форме создайте комиссию, в состав которой включите сотрудника, ответственного за хранение кадровых печатей. Пришедшие в негодность печати уничтожьте, о чем составьте соответствующий акт также в произвольной форме.

<...>

Нина Ковязина
заместитель директора департамента заработной платы, охраны труда и социального партнерства Минздравсоцразвития России

Примерный образец

Закрытое акционерное общество «Альфа»

АКТ № 1

об уничтожении печати

Составлен комиссией в составе:

- председатель комиссии - генеральный директор И.И. Петров;

- члены комиссии - начальник службы безопасности А.А. Волков;

- начальник отдела кадров - Б.Б. Каминский.

Основание: приказ генерального директора ЗАО "Альфа" от 1 сентября 2011 г. № 3 "О порядке уничтожения печатей и штампов", Инструкция по делопроизводству в ЗАО "Альфа" (утв. Приказом генерального директора ЗАО "Альфа" 28.10.2011).

Настоящий акт составлен в том, что указанная комиссия отобрала деформированные печати, а именно "Отдел кадров", "Для справок", и уничтожила их 10 января 2013 г. в 11 часов 25 минут на территории склада путем опиливания поверхности печати двумя перекрестными линиями.

Возможность дальнейшего использования печати и восстановления исключена.

Оттиски уничтожаемых печатей:

Подписи членов комиссии:

Председатель комиссии _________________ И.И. Петров

(подпись)

Члены комиссии: _________________ А.А. Волков

(подпись)

_________________ Б.Б. Каминский

(подпись)

Примерная форма

Акт

об уничтожении печати организации

В соответствии с договором от ____________ г. N ____ настоящий акт составлен комиссией в том, что переданные для уничтожения печати ЗАО "Альфа", а именно печать "Отдел кадров", "Для справок", имеют деформации, делающие невозможными их дальнейшее использование и затрудняющие идентификацию их владельца.

________________________________________________________________________________________

Печать уничтожена в присутствии представителя организации

_________________________________________________________________________________________

(фамилия, имя, отчество)

паспорт: серия __________ N ______________ код подразделения ________________________________

выдан ___________________________________________________________________________________

(кем, когда)

по доверенности от ________________ N _____, выданной ______________________________________

Печати уничтожены путем _________________________________________________________________.

_________________ "__" _____________ 20__г.

(подпись)

Факт уничтожения печати в моем присутствии подтверждаю.

Представитель ЗАО "Альфа" ________________________ (Ф.И.О.)

По доверенности от __________ N ____

Подписи _____________

Образец приказа о введении печатей в организации

«Альфа»
ИНН 7708123456, КПП 770801001, ОКПО 98756423
полное наименование организации, идентификационные коды (ИНН, КПП, ОКПО)

ПРИКАЗ № 6
о введении и использовании печатей

г. Москва 14.01.2013

Во исполнение требований действующего законодательства

ПРИКАЗЫВАЮ:

  1. Установить, что печать «Отдел кадров» представляет собой круг диаметром 42 мм, в центре которого расположено наименование "Отдел кадров" по окружности – наименование организации, индивидуальный номер налогоплательщика (ИНН), код причины постановки на учет (КПП), местонахождение организации.
  2. Утвердить макет печати «Отдел кадров» организации в соответствии с приложением 1 к настоящему приказу.
  3. Печать «Отдел кадров» ввести в действие с 21 января 2013 года.
  4. Печать использовать для подтверждения целостности кадровой документации (книг, журналов и т. д.).
  5. Ответственным за сохранность печати «Отдел кадров» назначить руководителя отдела кадров Е.Э. Громову.
  6. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

Приложение: упомянутое по тексту на 1 л. в 1 экз.

Директор А.В. Львов

С приказом ознакомлены:

Главный бухгалтер А.С. Глебова

14.01.2013

Руководитель отдела кадров Е.Э. Громова

14.01.2013

05.02.2015

С уважением и пожеланием комфортной работы, Светлана Вартанова,

эксперт Системы Кадры

Петиция от всех кадровиков России

В Трудовом кодексе есть досадные пробелы, которые усложняют работу кадровикам, хотя ничего не стоит их устранить.

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Школа

      Самое выгодное предложение

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Записаться

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...









      © 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

      Журнал «Кадровое дело» –
      практический журнал по кадровой работе

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
      информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62263 от 03.07.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      ×

      Чтобы скачать этот и другие экспертные материалы сайта, оформите ознакомительный доступ.

      Не беспокойтесь, это займет меньше минуты.

      Получить доступ

      Простите, что прерываем ваше чтение

      Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

      Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего 2 минуты.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      2 минуты, и вы продолжите читать
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль