Нужно ли оформлять договор аренды личного автомобиля работника?

177

Вопрос

В связи с новым законом, об отмене командировочного удостоверения, если работник использует во время командировки личный транспорт, то для отчета необходимо предоставить служебную записку, подкрепленную квитанциями или кассовыми чеками. А нужно ли оформлять в этом случае договор аренды автомобиля работника? Заранее благодарим за ответ!

Ответ

Ответ на вопрос:

В настоящее время сотрудников направляют в командировки на основании решения работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Законодательством не предусмотрена унифицированная форма решения работодателя о направлении сотрудника в командировку. Поэтому организация может составить его в произвольной форме.

Что касается служебной записки, то по общему правилу при направлении сотрудника в командировку оформлять служебную записку не нужно. Однако, как Вы совершенно верно отметили: составление служебной записки предусмотрено, если сотрудник следует к месту командирования или обратно к месту работы на личном транспорте: легковом автомобиле, мотоцикле. В такой ситуации фактический срок пребывания в месте командирования необходимо указать в служебной записке, которую сотрудник по возвращении из командировки представляет работодателю вместе с оправдательными документами, подтверждающими использование личного транспорта: путевым листом, счетами, квитанциями, кассовыми чеками и др. Об этом сказано в пункте 7 положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749.

Образцы документов представлены ниже.

Служебная записка об использовании личного транспорта для проезда к месту командирования и обратно к месту работы - http://www.1kadry.ru/#/document/118/25416/

Решение работодателя о направлении сотрудника в командировку - http://www.1kadry.ru/#/document/118/25381/

Также рекомендуем ознакомиться с материалом: http://www.1kadry.ru/#/document/184/1999/?step=9.

Что касается оформления договора аренды автомобиля, то отметим, что положением, утвержденным постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749, такого условия при следовании работника к месту командировке на личном транспорте, не предусмотрено. Более того, представляется, что если этим транспортом владеет на правах аренды работодатель, то такой транспорт следует считать служебным.

В данном случае следует выплачивать компенсации работнику, использующему личный автомобиль в служебных целях.

Оформить выплату компенсации работнику за использование его личного транспорта в служебных целях, можно как через заключение с ним письменного соглашения, так и отражением данного условия в приказе о направлении в командировку. Следует отметить, что согласно сложившейся судебной практике, кроме оформления отдельного соглашения о порядке возмещения работнику компенсации за пользование его личным имуществом в личных целях, вполне допустимо оформить только соответствующий приказ. Ознакомление работника с данным приказом, будет свидетельствовать о его согласии с соответствующими условиями.

По общим правилам, при использовании работником с согласия или ведома работодателя, и в его интересах личного имущества, в том числе личного транспорта, работнику выплачивается:

  • компенсация за использование имущества;
  • компенсация за износ (амортизацию) имущества;
  • компенсация за расходы, связанные с использованием такого имущества.

При этом размер возмещения соответствующих расходов определяется соглашением сторон трудового договора в письменной форме.

Подобные правила установлены статьёй 188 Трудового кодекса РФ.

Таким образом, порядок выплаты работнику компенсации за пользование его личным транспортом в служебных целях следует оформить через оформление письменного соглашения. Подобное соглашение может быть как приложением к трудовому договору, так и отдельным документом.

Конкретные размеры компенсации за пользование личным транспортом работника в личных целях, действующим законодательством установлены только для федеральных государственных гражданских служащих (Постановление Правительства РФ от 02.07.2013 N 563). Коммерческие организации вправе самостоятельно определить конкретные размеры выплат, по соглашению с самими работником. Также, вполне допустимо в качестве образца использовать указанное выше Постановление Правительства РФ.

Обращаем Ваше внимание, что в настоящее время установлены нормы расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией. Вы также можете ориентироваться на соответствующие нормы при определении конкретных размеров компенсации. Такие нормы установлены в Постановление Правительства РФ от 08.02.2002 N 92.

Подробности в материалах Системы:

  1. Ситуация: Как в трудовом договоре закрепить условие о возмещении расходов сотруднику за пользование имуществом в служебных целях

Использовать личное имущество сотрудника (телефон, компьютер, факс и т. д.) можно не только на основании договора аренды, но и выплачивая специальную денежную компенсацию. Такая возможность предусмотрена статьей 188 Трудового кодекса РФ.

При использовании сотрудником имущества в служебных целях ему выплачивается компенсация, а также возмещаются расходы, связанные с использованием данного имущества.

Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон в письменной форме.

Об этом сказано в статье 188 Трудового кодекса РФ.

Положения данной статьи не обязывают предусматривать выплату компенсации именно в трудовом договоре. Условие о выплате сотруднику компенсации за использование личного имущества не входит в перечень обязательных условий трудового договора (ст. 57 ТК РФ).

Таким образом, организация вправе предусмотреть выплату компенсации в приказе руководителя. При этом подпись сотрудника об ознакомлении с приказом расценивается как письменное соглашение между сотрудником и организацией. Есть примеры судебных решений, подтверждающих такую точку зрения (см., например, постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 24 декабря 2008 г. № Ф04-5698/2008(11737-А81-41), Северо-Западного округа от 21 октября 2008 г. № А56-40623/2007). Аналогичный вывод следует из письма Минфина России от 16 мая 2005 г. № 03-03-01-02/140.

Кроме того, выплата сотруднику компенсации за использование его личного имущества может быть предусмотрена в специальном пункте трудового договора или в дополнительном соглашении к нему.

Помимо компенсации за использование личного имущества, статья 188 Трудового кодекса РФ обязывает организацию возместить сотруднику расходы, связанные с его эксплуатацией (например, приобретение расходных материалов). Порядок и размер возмещения этих расходов тоже можно установить в трудовом договоре (дополнительном соглашении к нему).

Компенсацию начисляйте ежемесячно в твердой сумме независимо от количества календарных дней в месяце. За время, когда сотрудник не использовал имущество в работе (находился в отпуске, командировке или болел), компенсацию не выплачивайте. Об этом сказано в письме Минфина России от 21 июля 1992 г. № 57. Несмотря на то что это письмо посвящено компенсациям за использование личного автомобиля сотрудника, такие требования справедливы и в отношении компенсаций за использование другого имущества сотрудника.

<...>

Иван Шкловец
заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

21.01.2015

С уважением и пожеланием комфортной работы, Светлана Горшнева,

эксперт Системы Кадры

Петиция от всех кадровиков России

В Трудовом кодексе есть досадные пробелы, которые усложняют работу кадровикам, хотя ничего не стоит их устранить.

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Школа

      Самое выгодное предложение

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Записаться

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...









      © 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

      Журнал «Кадровое дело» –
      практический журнал по кадровой работе

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
      информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62263 от 03.07.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      ×

      Чтобы скачать этот и другие экспертные материалы сайта, оформите ознакомительный доступ.

      Не беспокойтесь, это займет меньше минуты.

      Получить доступ

      Простите, что прерываем ваше чтение

      Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

      Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего 2 минуты.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      2 минуты, и вы продолжите читать
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль