Как построить систему направления работников в командировки?

53

Вопрос

Вопрос: в связи с отменой командировочных удостоверений с 2015 как бы вы посоветовали построить систему направления работников в командировки. Спасибо.

Ответ

Ответ на вопрос:

Да, вы абсолютно правы, Правительство РФ приняло постановление от 29 декабря 2014 г. №1595, которое отменило командировочное удостоверение и служебное задание при направлении сотрудников в командировки для всех организаций. Документ вступил в силу с 8 января 2015 года.

Согласно тексту постановления, сотрудника направляют в командировку на основании решения работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. При этом законодательством не предусмотрена унифицированная форма решения работодателя о направлении сотрудника в командировку. Поэтому организация может составить его в произвольной форме.

Таким образом, перед тем как направить сотрудника в командировку, мы рекомендуем оформить:

Форма приказа о направлении в командировку утверждена постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1. Кроме того, работодатель (за исключением организаций государственного сектора) вправе разработать собственную форму приказа о направлении в командировку (ст. 7, 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, письмо Минфина России от 4 декабря 2012 г. № ПЗ-10/2012).

По возвращении из командировки сотрудник обязан в течение трех рабочих дней представить авансовый отчет для бухгалтерии. К авансовому отчету сотрудник прилагает документы, которые подтверждают его расходы и производственный характер командировки. Об этом сказано в пункте 26 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749.

Более подробно см. ниже по тексту.

Подробности в материалах Системы:

1. Ответ: Какие документы нужно оформить при направлении сотрудника в командировку

Положение о командировках

Общие правила направления сотрудников в служебные поездки и документального оформления командировок следует закрепить в локальном акте организации, например Положении о командировках. Документ составьте в произвольной форме и утвердите приказом (распоряжением) руководителя организации.

Как любой локальный нормативный акт, Положение начните с преамбулы (общей части, введения). В этом разделе укажите цель создания документа, а также нормативные акты, которые легли в его основу.

В основной части Положения пропишите общий порядок направления сотрудников в командировку, правила документального оформления, а также последовательность действий в ситуациях, прямо не регламентированных законодательством (например, при оплате командировочных расходов полностью или частично за счет средств принимающей стороны, при направлении сотрудника в командировку с последующим возмещением ему командировочных расходов, вопросы явки в организацию в день прибытия из командировки и т. п.).

Помимо этого, включите в Положение нормы расходов, упомянутых в статье 168 Трудового кодекса РФ. Речь идет о порядке и нормах компенсации расходов на проезд, наем жилья, выплату суточных, а также иных расходов, компенсируемых как с предварительным, так и без предварительного согласия работодателя. В отношении разных категорий сотрудников (например, рабочих и руководства) могут быть установлены разные пределы компенсационных выплат.

Документы для командировки

Перед тем как направить сотрудника в командировку, нужно оформить:

Форма приказа о направлении в командировку утверждена постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1. Кроме того, работодатель (за исключением организаций государственного сектора) вправе разработать собственную форму приказа о направлении в командировку (ст. 7, 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, письмо Минфина России от 4 декабря 2012 г. № ПЗ-10/2012).

Решение о направлении сотрудника в командировку

Сотрудников направляют в командировки на основании решения работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (п. 3 положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749). Законодательством не предусмотрена унифицированная форма решения работодателя о направлении сотрудника в командировку. Поэтому организация может составить его в произвольной форме. Представляется, что указанное решение должно быть подписано руководителем организации.

Приказ о направлении сотрудника в командировку

На основании решения о направлении сотрудника в командировку кадровая служба (уполномоченный сотрудник организации) готовит приказ о направлении в командировку по формам № Т-9 или № Т-9а либо по самостоятельно разработанной форме. Приказ подписывает руководитель организации или уполномоченный им сотрудник, например заместитель.

Такие правила установлены разделом 1 указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.

Ситуация:Нужно ли оформлять служебную записку о направлении сотрудника в командировку

В общем случае не нужно.

По общему правилу при направлении сотрудника в командировку оформлять служебную записку не нужно. Но если руководство организации сочтет составление таких записок целесообразным, это правило можно закрепить локальным документом (п. 3 положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749). Например, приказом директора или Положением о командировках. Разработка таких документов не запрещена.

Служебные записки могут понадобиться в других ситуациях. Например, если сотрудник задержался в командировке по уважительной причине (производственная необходимость, отсутствие проездных билетов и т. п.). В таком случае по служебной записке на имя руководителя продолжительность командировки ему может быть продлена.

Составление служебной записки предусмотрено также, если сотрудник следует к месту командирования или обратно к месту работы на личном транспорте: легковом автомобиле, мотоцикле. В такой ситуации фактический срок пребывания в месте командирования необходимо указать в служебной записке, которую сотрудник по возвращении из командировки представляет работодателю вместе с оправдательными документами, подтверждающими использование личного транспорта: путевым листом, счетами, квитанциями, кассовыми чеками и др. Об этом сказано в пункте 7 положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749.

<...>

Сергей Разгулин,
действительный государственный советник РФ 3-го класса

2. Ответ:Какие документы нужно оформить при возвращении сотрудника из командировки

Документальное оформление

По возвращении из командировки сотрудник обязан в течение трех рабочих дней представить авансовый отчет для бухгалтерии. К авансовому отчету сотрудник прилагает документы, которые подтверждают его расходы и производственный характер командировки. Об этом сказано в пункте 26 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749.

Авансовый отчет

Авансовый отчет нужно составить в одном экземпляре. Заполнить его можно как от руки, так и на компьютере. В оформлении участвуют сотрудник, вернувшийся из командировки, и бухгалтер организации (учреждения).

На лицевой стороне отчета сотрудник должен указать свою фамилию и инициалы, профессию (должность), назначение аванса и т. д. На оборотной стороне – перечислить расходы, понесенные за период поездки (включая суточные), и указать реквизиты оправдательных документов.

На основании авансового отчета и приложенных к нему документов организация возмещает сотруднику командировочные расходы.

Документы для бухгалтерии

Вместе с авансовым отчетом сотрудник должен передать в бухгалтерию все документы, которые подтверждают его расходы и производственный характер командировки. К ним относятся:

  • проездные билеты;
  • счета за проживание;
  • чеки ККТ;
  • товарные чеки;
  • квитанции электронных терминалов (слипы);
  • ксерокопии загранпаспорта с отметками о пересечении границы (при загранкомандировках) и т. д.

Срок предоставления документов

Оформить и представить в бухгалтерию документы по командировке сотрудник обязан в течение трех рабочих дней после возвращения. Этот срок распространяется как на внутренние, так и на зарубежные командировки. Если сотрудник вернулся из командировки в выходной день или праздник, трехдневный срок нужно отсчитать со дня его выхода на работу. Это следует из положений пункта 26 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749 и пункта 6.3 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.

<...>

Нина Ковязина,
заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

14.01.2015

С уважением и пожеланием комфортной работы, Светлана Вартанова,

эксперт Системы Кадры

Петиция от всех кадровиков России

В Трудовом кодексе есть досадные пробелы, которые усложняют работу кадровикам, хотя ничего не стоит их устранить.

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Школа

      Самое выгодное предложение

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Записаться

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...









      © 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

      Журнал «Кадровое дело» –
      практический журнал по кадровой работе

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
      информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62263 от 03.07.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      ×

      Чтобы скачать этот и другие экспертные материалы сайта, оформите ознакомительный доступ.

      Не беспокойтесь, это займет меньше минуты.

      Получить доступ

      Простите, что прерываем ваше чтение

      Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

      Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего 2 минуты.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      2 минуты, и вы продолжите читать
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль