Обязан ли работодатель вести журнал учета трудовых договоров...

Ответ на вопрос:

Нет, если иное не предусмотрено Вашими локальными актами.

Ряд журналов ведется в кадровой службе в обязательном порядке, среди них, прежде всего:

 книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них;

 приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;

 журнал учета проверок юридического лица, индивидуального предпринимателя, проводимых органами государственного контроля (надзора), органами муниципального контроля.

Полный перечень обязательных журналов доступен в Системе по ссылке: Журналы учета и регистрации.

Ведение других журналов, например, регистрации трудовых договоров, может быть предусмотрено Вашими локальными актами, номенклатурой дел, инструкцией по кадровому делопроизводству.

Подробности в материалах Системы Кадры:

1. Ситуация: Обязан ли работодатель вести журнал регистрации трудовых договоров

Нет, не обязан.

Все журналы учета и регистрации, которые применяет кадровая служба, можно разделить на обязательные для ведения и на рекомендуемые. Журнал регистрации трудовых договоров относится к рекомендуемым (п. 695 Перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558). Поэтому каждый работодатель самостоятельно решает, вести такой журнал в организации или нет (ст. 8 ТК РФ). Вместе с тем, журнал регистрации трудовых договоров облегчает поиск информации по сотруднику. Например, если нужно узнать дату заключения или срок трудового договора.

Форма журнала учета трудовых договоров законодательством не установлена, поэтому организация вправе разработать свою форму такого журнала и утвердить ее локальным актом (ст. 8 ТК РФ).

Из ответа «Как создать типовой шаблон трудового договора для организации»

Иван Шкловец,

заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

2. Ситуация: Какие журналы обязательно вести в отделе кадров

В ходе деятельности организации ведут различные журналы учета и регистрации, в том числе непосредственно в кадровой службе. В целом все журналы регистрации направлены на то, чтобы вести учет и структурировать какие-либо:

 факты (ознакомление сотрудников с локальными актами, выдача справок);

 события (проверки на предприятии государственными ведомствами);

 документы (трудовые договоры, личные дела и т. п.).

Ведение журналов помогает при необходимости облегчить поиск нужной информации или сделать выборку для какого-либо анализа. Например, по Журналу учета проверок можно быстро определить, когда в последний раз приходил инспектор из Роструда.

Все журналы учета и регистрации, которые применяет кадровая служба, можно разделить:

 на обязательные для ведения;

 на рекомендуемые.

В отношении журналов, которые носят рекомендательный характер, каждая компания самостоятельно оценивает целесообразность их ведения. Итоговое решение будет зависеть от ряда факторов: численности персонала, особенностей документооборота компании, особенностей построения трудовых отношений с сотрудниками. Очевидно, что если в организации нет материально-ответственных лиц, то Журнал договоров о материальной ответственности ей не пригодится. Если в организации принято знакомить сотрудников с локальными актами путем подписания листа ознакомления, то ей вряд ли понадобится Журнал учета ознакомления с локальными актами.

Подробнее о журналах, их назначении, об обязательности ведения и о сроках хранения см. таблицу.

Валентина Андреева,

к. и. н., профессор кафедры трудового права и права социального обеспечения Российской академии правосудия

1. Ситуация: Нужно ли вести нумерацию трудовых договоров

Однозначного ответа на этот вопрос законодательство не содержит.

Обязательные сведения, которые должен содержать трудовой договор, перечислены в статье 57 Трудового кодекса РФ. Трудовой договор, который заключен со спортсменом, тренером, дополнительно должен содержать обязательные условия, перечисленные в статье 348.2 Трудового кодекса РФ. К числу обязательных сведений номер трудового договора не относят.

Вместе с тем, некоторые унифицированные формы документов по учету труда и его оплаты предусматривают нумерацию трудовых договоров. Например, форма № Т-1, которая утверждена постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1, в случае если организация не утвердила самостоятельно разработанную форму. Поэтому в целях правильного заполнения документов рекомендуют присваивать номера трудовым договорам.

Процедура такой нумерации законодательно не урегулирована. Поэтому организация вправе разработать ее самостоятельно. На практике используют систему, при которой номер трудового договора состоит из собственного номера договора и цифр, которые обозначают месяц (год) его заключения. Например, трудовому договору, который заключен в марте 2017 года, присвоили номер 16/03, где 16 – порядковый номер договора, 03 – месяц заключения договора.

Такие разъяснения дал Роструд в письме от 9 августа 2007 г. № 3045-6-0.

Нина Ковязина, заместитель директора департамента медицинского образования и кадровой политики в здравоохранении Минздрава России

© Материал из КСС «Система Кадры»
Готовые решения для службы персонала на vip.1kadry.ru
Дата копирования: 21.03.2018

21.03.2018

С уважением и пожеланием комфортной работы, Татьяна Козлова,

эксперт Системы Кадры