text
Наслаждайтесь в августе! Скидка 30% на подписку | 8-(800)-222-15-37
Кадровое дело

ТатьянаПодскажите пожалуйста мы провели внутренний аудит компании Акционерное общество, и возникли следующие вопросы:1. Имеет...

  • 11 августа 2018
  • 0

Вопрос

ТатьянаПодскажите пожалуйста мы провели внутренний аудит компании Акционерное общество, и возникли следующие вопросы:1. Имеет ли право ГИТ оштрафовать если в личной карточке Т-2 не заполнена некоторая информация например стаж, семейное положение, гражданство и не стоит подпись работника с ознакомлением или с переводом? Обязательно ли кодировать? (аудит сказал, что обязательно почему то).2. В ПВТР указан только общий режим работы, и дана ссылка на другие ЛНА работодателя, приказы в которых прописаны режимы труда и отдыха, так как в организации много площадок и они расположены в разных городах. Является ли это нарушением?3. В трудовом договоре при указании трудовой функции дана ссылка на должностную инструкцию. Является ли это нарушением?4. В должностной инструкции специалиста обнаружилась фраза, о том, что у него ненормированный рабочий день, но в организации такового нет. Является ли ДИ основанием для предоставления доп. отпуска?5. И как все таки правильно вносить запись об увольнении начиная с пункта и заканчивая статьей или начиная со статьи и заканчивая пунктом ТК. Могут ли за это выписать штраф?

Ответ

Ответ на вопрос: 1. Имеет ли право ГИТ оштрафовать если в личной карточке Т-2 не заполнена некоторая информация например стаж, семейное положение, гражданство и не стоит подпись работника с ознакомлением или с переводом?


Да, имеет право. Формально, не полное заполнение личной карточки работника является нарушением трудового законодательства, ответственность за которое предусмотрена ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ. Но:

- указанные недочеты могут быть устранены работодателем. Добровольное прекращение противоправного поведения, предотвращение вредных последствий такого нарушения являются обстоятельствами смягчающими административную ответственность (ч. 1 ст. 4.2 КоАП РФ).

- по сути своей это нарушение малозначительное (ст. 2.9 КоАП РФ) и если в организации нет других нарушений трудового законодательства, госинспектор может ограничиться устным замечанием.

Личные карточки на сотрудников должны вести все организации независимо от организационно-правовых форм (п. 2 постановления Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1, п. 12 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). Обязательность их ведения подтверждается и тем, что в личной карточке дублируются сведения, вносимые в трудовые книжки сотрудников, и с каждой такой записью работодатель обязан знакомить сотрудника под подпись в личной карточке (п. 12, 41 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225).

Ответ на вопрос: Обязательно ли кодировать? (аудит сказал, что обязательно почему то).

Нет, не обязательно.

Кодирование предназначается для автоматизированной обработки данных и статистического учета. Оно было введено, когда еще не существовало универсальных компьютерных программ. С помощью компьютеров, которые считывали с документов коды, можно было посчитать численность сотрудников и разделить их по категориям (уровень образования, профессия и т. п.). Сейчас такая обработка практически нигде не ведется. Даже если организации используют специальные компьютерные программы, которые автоматически проставляют коды в личной карточке, сами коды утратили свое первоначальное значение.

Однако имейте в виду, что из унифицированных форм нельзя удалять графы. Поэтому, если организация не кодирует информацию, не убирайте окна для кодов, а просто оставьте их незаполненными. Об этом сказано в Порядке, утвержденном постановлением Госкомстата России от 24 марта 1999 г. № 20.

Ответ на вопрос: 2. В ПВТР указан только общий режим работы, и дана ссылка на другие ЛНА работодателя, приказы в которых прописаны режимы труда и отдыха, так как в организации много площадок и они расположены в разных городах. Является ли это нарушением?

В ПВТР должен быть отражен общий режим работы организации. Если у организации имеются филиалы (обособленные структурные подразделения) и их режим работы отличается от головной организации, то их режим также может быть указан в ПВТР. В филиалах (обособленных структурных подразделениях) некоторых организаций Положением о филиале предусмотрено право руководителя филиала от своего имени утверждать локальные документы в рамках деятельности филиала, в том числе Правила трудового распорядка, с предварительным согласованием их в головной организации. Тогда в основных Правилах, которые применяет головная организация, указывают, что режим работы для сотрудников филиалов устанавливается Правилами трудового распорядка соответствующего подразделения. В таком случае, на наш взгляд, это нарушением являться не будет.

Однако, не смотря на отсутствие прямого запрета в законодательстве устанавливать режим труда филиала отличный от головной организации, некоторые специалисты, не рекомендуют, во избежание спорных ситуаций с проверяющими органами.

Ответ на вопрос: 3. В трудовом договоре при указании трудовой функции дана ссылка на должностную инструкцию. Является ли это нарушением?

Будет нарушением в том случае, если трудовая функция не указана и кроме ссылки на должностную инструкцию ничего более нет.

Трудовая функция представляет собой работу по должности в соответствии со штатным расписанием, профессией, специальностью с указанием квалификации либо конкретный вид поручаемой сотруднику работы (абз. 3 ч. 2 ст. 57 ТК РФ). Она обязательно должна быть указана в трудовом договоре.

Должностная инструкция - документ, определяющий задачи, квалификационные требования, функции, права, обязанности, ответственность работника (письмо Роструда от 09.08.2007 № 3042-6-0).

В трудовом кодексе этот документ не упоминается.

Ответ на вопрос: 4. В должностной инструкции специалиста обнаружилась фраза, о том, что у него ненормированный рабочий день, но в организации такового нет. Является ли ДИ основанием для предоставления доп. отпуска?


Вопрос весьма неоднозначный. Ответ на него зависит от «статуса» должностной инструкции. Иногда в тексте трудового договора стоит прямая ссылка на должностную инструкцию и указание на то, что она является неотъемлемой частью трудового договора. Поскольку режим рабочего времени, к которому и относится ненормированный рабочий день, является обязательным условием трудового договора (ст. 57 ТК РФ), при установлении такого режима работы в тексте ДИ, в трудовом договоре также должен быть закреплен дополнительный оплачиваемый отпуск продолжительностью не менее трех календарных дней. В данном случае положения прописанные в инструкции, считаются закрепленными трудовым договором. Соответственно отсутствие в договоре условия о дополнительном отпуске за ненормированный рабочий день будет нарушением трудового законодательства.

Бывают ситуации, когда должностная инструкция имеется, при приеме на работу работник с ней ознакомлен, как с любым другим ЛНА, и все дружно про нее забыли, т.е. «смысловой нагрузки» она не несет. В этом случае все условия режима труда и отдыха должны содержаться в трудовом договоре.

Также бывают ситуации, когда допущена техническая ошибка (опечатка, описка и др.) в должностной инструкции. Тогда предварительно уведомив работника об обнаруженной технической ошибке и необходимости исключения данного пункта из ДИ. Издайте приказ о внесении изменений в ДИ и вновь ознакомьте работника с ней под роспись либо заключите допсоглашение в порядке установленном ст. 72 ТК РФ (выбор действия зависит является ли должностная инструкция, частью трудового договора).

Ответ на вопрос: 5. И как все таки правильно вносить запись об увольнении начиная с пункта и заканчивая статьей или начиная со статьи и заканчивая пунктом ТК. Могут ли за это выписать штраф?

Оштрафовать за это не могут. Поскольку данный вопрос законодательством четко не урегулирован. Споры о правильности внесения записей продолжаются.

В примерах приведенных в Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69 не указывается часть статьи, на которую делается ссылка. Эти примеры немного устарели.

Согласно ч. 5 ст. 84.1 ТК РФ, введенной Федеральным законом от 30.06.2006г. №90-ФЗ, запись в трудовую книжку об основании и причине прекращения трудового договора должна производится со ссылкой на соответствующие статью, часть статьи, пункт статьи ТК РФ или иного федерального закона.

Поэтому часть статьи должна указываться в записи об увольнении. В данном случае Трудовой кодекс имеет большую юридическую силу, чем Инструкция.

Традиционно при исполнении записи об увольнении в трудовой книжке сначала указывается подпункт, затем пункт, следом часть статьи и статья. На такую последовательность указывают примеры в Инструкции и Правилах. Мы рекомендуем вносить записи в данном варианте.

В статье 84.1 ТК РФ написана обратная последовательность. Поэтому на практике применяют оба варианта.

Также необходимо отметить, что в ходе проведения проверки ГИТ работодатель может устранить выявленные нарушения до ее окончания в добровольном порядке, что может быть рассмотрено как добровольное прекращение противоправного поведения, предотвращение вредных последствий такого нарушения и являться обстоятельствами смягчающими административную ответственность (ч. 1 ст. 4.2 КоАП РФ).

Подробности в материалах Системы Кадры:

1.Ответы: Как оформить личную карточку сотрудника по форме № Т-2

Каждому сотруднику, принятому по трудовому договору, в его первый рабочий день нужно завести личную карточку. В ней отразите информацию о сотруднике, его трудовой деятельности и т. п. Также в карточке дублируйте записи, которые вносите в трудовую книжку, и знакомьте с ними сотрудника под подпись.

Личную карточку ведите на протяжении всего периода трудовой деятельности работника и закрывайте в день расторжения трудового договора.

Если организация использует унифицированную форму личной карточки по форме № Т-2, то она состоит из 11 разделов. В каждом из разделов есть графы, куда нужно записывать сведения о сотруднике.

Оформление личной карточки

Какие организации должны вести личные карточки сотрудников

Личные карточки на сотрудников должны вести все организации независимо от организационно-правовых форм (п. 2 постановления Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1, п. 12 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). Обязательность их ведения подтверждается и тем, что в личной карточке дублируются сведения, вносимые в трудовые книжки сотрудников, и с каждой такой записью работодатель обязан знакомить сотрудника под подпись в личной карточке (п. 12, 41 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225).

Форма личной карточки № Т-2 утверждена постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1. Особенности заполнения карточки приведены в указаниях, утвержденных постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1. Применять унифицированную форму № Т-2 обязаны лишь организации государственного сектора. Негосударственные организации вправе использовать личные карточки по самостоятельно разработанной форме. При этом такая форма должна содержать ряд обязательных реквизитов. Такие выводы следуют из совокупности положений статей 7, 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, а также подтверждаются письмами Минфина России от 4 декабря 2012 г. № ПЗ-10/2012 и Роструда от 14 февраля 2013 г. № ПГ/1487-6-1.

Таким образом, личную карточку оформите на каждого сотрудника, принятого по трудовому договору. Заведите ее при приеме на работу и ведите в течение всего периода трудовой деятельности сотрудника в организации. С увольнением сотрудника карточку закройте, но продолжайте хранить в организации.

Вопрос из практики: обязана ли организация кодировать информацию в личной карточке

Нет, не обязана.

Кодирование предназначается для автоматизированной обработки данных и статистического учета. Оно было введено, когда еще не существовало универсальных компьютерных программ. С помощью компьютеров, которые считывали с документов коды, можно было посчитать численность сотрудников и разделить их по категориям (уровень образования, профессия и т. п.). Сейчас такая обработка практически нигде не ведется. Даже если организации используют специальные компьютерные программы, которые автоматически проставляют коды в личной карточке, сами коды утратили свое первоначальное значение.

Однако имейте в виду, что из унифицированных форм нельзя удалять графы. Поэтому, если организация не кодирует информацию, не убирайте окна для кодов, а просто оставьте их незаполненными. Об этом сказано в Порядке, утвержденном постановлением Госкомстата России от 24 марта 1999 г. № 20.

Нина Ковязина,

заместитель директора департамента медицинского образования и кадровой политики в здравоохранении Минздрава России

2. Ответы: Как заполнить раздел «Режим рабочего времени и времени отдыха» Правил внутреннего трудового распорядка организации

В разделе «Режим рабочего времени и времени отдыха» укажите:

 время начала и окончания рабочего дня (смены), продолжительность рабочего дня (смены) и рабочей недели, число смен в сутки (ст. 100 ТК РФ);

 время предоставления обеденного перерыва и его продолжительность (ст. 108 ТК РФ);

 продолжительность и порядок предоставления специальных перерывов для определенных категорий сотрудников (например, грузчиков, дворников, строителей, работающих в холодное время года на открытом воздухе), а также перечень работ, на которых они заняты (ст. 109 ТК РФ);

 перечень должностей сотрудников с ненормированным рабочим днем, если такие есть в организации (ст. 101 ТК РФ);

 выходные дни, если организация работает по пятидневной рабочей неделе, то в Правилах внутреннего трудового распорядка оговорите, какой день, кроме воскресенья, будет выходным (ст. 111 ТК РФ);

 продолжительность и основания предоставления дополнительных ежегодных оплачиваемых отпусков (ст. 116 ТК РФ);

 место и сроки выдачи зарплаты (ст. 136 ТК РФ);

 порядок ведения суммированного учета рабочего времени, если не может быть соблюдена ежедневная или еженедельная продолжительность рабочего времени (ст. 104 ТК РФ), и т. д.

Из ответа «Как оформить Правила внутреннего трудового распорядка»

Нина Ковязина,

заместитель директора департамента медицинского образования и кадровой политики в здравоохранении Минздрава России

3. Ответы: Как конкретизировать трудовую функцию сотрудника при внедрении эффективного контракта

При внедрении эффективного контракта необходимо конкретизировать трудовые функции сотрудников. Трудовая функция представляет собой работу по должности в соответствии со штатным расписанием, профессией, специальностью с указанием квалификации либо конкретный вид поручаемой сотруднику работы (абз. 3 ч. 2 ст. 57 ТК РФ). При установлении трудовых функций рекомендовано использовать должностные обязанности, установленные для соответствующей должности в профессиональных стандартах, а если стандарт еще не разработан, то в квалификационных справочниках. Об этом сказано в пункте 10 Рекомендаций, утвержденных приказом Минтруда России от 26 апреля 2013 г. № 167н.

Такая конкретизация необходима, чтобы сотрудники четко понимали, какие трудовые обязанности за ними закреплены и за выполнение каких функций при достижений установленных показателей они смогут получить соответствующие доплаты.

Из ответа «Как оформить и внедрить эффективный контракт»

Нина Ковязина,

заместитель директора департамента медицинского образования и кадровой политики в здравоохранении Минздрава России

4. Ответы: Как оформить увольнение по собственному желанию

Чтобы оформить увольнение по собственному желанию, получите от сотрудника заявление. Затем издайте приказ об увольнении и ознакомьте с ним сотрудника, заполните трудовую книжку и выдайте сотруднику под подпись в книге учета. Подробно о каждом этапе расскажем в нашей рекомендации.

Документальное оформление

Какие документы нужно оформить при увольнении сотрудника по собственному желанию

Увольнение по собственному желанию оформите, когда истечет срок предупреждения (ч. 5 ст. 80 ТК РФ). На основании заявления сотрудника издайте приказ об увольнении по унифицированной форме № Т-8, которую утвердило постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1, или по самостоятельно разработанной форме. Закройте личную карточку сотрудника, заполнив раздел XI формы № Т-2, которую утвердило постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1, или соответствующий раздел самостоятельно разработанной формы. Ознакомьте сотрудника с приказом и записью в личной карточке под подпись. Затем внесите запись об увольнении в трудовую книжку сотрудника: «Трудовой договор прекращен по инициативе работника, пункт 3 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации» (п. 15 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, п. 5.2 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69).

Далее произведите окончательный расчет и выдайте сотруднику необходимые документы.

Иван Шкловец,

заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

5. Правовая база:

1) Трудовой кодекс РФ

2)Письмо Роструда от 09.08.2007 № 3042-6-0

3) Правила, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225

4) Инструкция, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69

18.03.2018

С уважением и пожеланием комфортной работы, Татьяна Козлова,

эксперт Системы Кадры

Рекомендации по теме

Школа

Самое выгодное предложение

Повышение квалификации для кадровиков

Получи официальный диплом о переподготовке

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
×
Пожалуйста, войдите на сайт

Пожалуйста, войдите на сайт.

Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям.
Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
Зарегистрироваться и скачать файлы
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Пожалуйста, войдите на сайт

Пожалуйста, войдите на сайт.

Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям.
Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
Зарегистрироваться и скачать файлы
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Заполните короткую форму регистрации, чтобы продолжить тестирование на сайте.
Вас также ждет подарок: мы откроем вам доступ к 3 самым горячим статьям этого месяца от лучших экспертов России

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
чтобы завершить тест и забрать подарок
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×

Пожалуйста, войдите на сайт.

Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям.
Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.

Зарегистрироваться и скачать файлы

Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
Заказать звонок