Активировать демо-доступ >

Кадровое дело

Существуют ли законодательные требования к порядку утверждения штатного расписания...

  • 11 августа 2018
  • 2

Вопрос

Существуют ли законодательные требования к порядку утверждения штатного расписания? Должно ли штатное расписание утверждаться на каждый календарный год? Можно ли оформить кандидата на должность, которая отсутствует в штатном расписании? Будет ли это являться нарушением за которое предусмотрена административная ответственность?

Ответ

Ответ на вопрос:

В законодательстве не закреплен особый порядок утверждения штатного расписания коммерческой организации.

При этом работодатель вправе ориентироваться на раздел 1 указаний, которые утверждены постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1. Согласно ему, составленное штатное расписание утверждается приказом (распоряжением), подписанным руководителем организации или уполномоченным им на это лицом. В первую очередь такой порядок относится к унифицированной форме штатного расписания № Т-3, но его рекомендуется использовать и в случае применения самостоятельно разработанной формы.

Утверждать новое штатное расписание на каждый календарный год не обязательно.

Штатное расписание не имеет срока действия. Поэтому утверждать документ заново каждый год или с другой периодичностью не нужно. Изменять штатное расписание и утверждать новое нужно только по мере необходимости в случае организационных изменений: расширения или сокращения штата или численности, изменение размеров и условий оплаты труда (п. 1 письма Роструда от 22 марта 2012 г. № 428-6-1). Если никаких изменений в структуре численности и штатного состава нет, то и необходимости обновлять документ не возникает.

При этом Вы не вправе принять работника на должность, которая отсутствует в штатном расписании.

В трудовом договоре сотрудника в качестве обязательного условия должна присутствовать его трудовая функция. Трудовая функция – это работа сотрудника по должности в соответствии со штатным расписанием, определенной профессии, специальности с указанием квалификации; конкретный вид поручаемой сотруднику работы (ст. 15абз. 2 ч. 2 ст. 57 ТК РФ). Любой сотрудник, с которым работодатель заключает трудовой договор, является штатным и должен быть отражен в штатном расписании. Поэтому прием работника на должность, которая не заявлена в штатном расписании, будет нарушением и может вызвать претензии у проверяющих органов, за которые предусмотрена административная ответственность.

Аналогичную позицию высказывает и Роструд в Письме Роструда от 21.01.2014 № ПГ/13229-6-1 О соответствии должности, профессии и специальности, указанных в трудовом договоре, штатному расписанию организации

В связи с этим рекомендуем Вам сперва ввести в штатное расписание новую должность и только после этого принимать на нее работника.

Подробности в материалах Системы Кадры:

Ответ: Как составить штатное расписание

Вопрос из практики: нужно ли включать в штат организации и штатное расписание надомных сотрудников

Да, нужно. Однако, если надомника принимают временно для замещения основного сотрудника, он будет являться штатным сотрудником, но не будет увеличивать количество единиц в штатном расписании.

Штатное расписание отражает структуру, штатный состав и штатную численность сотрудников организации (ст. 57 ТК РФ, раздел 1 указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1). Любой сотрудник, с которым работодатель заключает трудовой договор, является штатным и должен быть отражен в штатном расписании. Это правило не зависит от особенностей характера работы: совместительство, работа дистанционно, на дому. Исключение составляют временные сотрудники, которые приняты для замещения основных: они не увеличивают количество единиц в штатном расписании.

Таким образом, должности и штатные единицы надомных сотрудников, если они не являются временными заместителями основных сотрудников, обязательно должны быть учтены в штатном расписании. При этом все надомники, которые работают по трудовым договорам, являются штатными сотрудниками, как и любые другие сотрудники, с которыми заключен трудовой договор.

Подписание штатки

Кто подписывает штатное расписание

Когда штатное расписание составлено, его подписывают главный бухгалтер и руководитель кадровой службы либо сотрудник, ответственный за кадровый учет. Если штат большой и расписание занимает несколько листов, то главный бухгалтер по своему усмотрению может поставить подпись как один раз, в конце документа, так и на каждом его листе. После этого штатное расписание утверждает руководитель организации приказом. Об этом говорит раздел 1 указаний, которые утверждены постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.

Указанный подход рекомендуют применять и если организация использует самостоятельно разработанную форму штатного расписания.

Изменение штатного расписания

Как внести изменения в штатное расписание? И как часто их можно вносить?

Изменения в штатное расписание можно вносить в любое время, когда в этом есть необходимость, поскольку частоту и периодичность изменения штатного расписания работодатель определяет самостоятельно (п. 1 письма Роструда от 22 марта 2012 г. № 428-6-1). Таким образом, переутверждать штатное расписание каждый год при отсутствии необходимости внести в него какие-либо изменения не нужно.

Кроме переименования должностей, изменения размера и состава выплат и т. п., в трудовом законодательстве есть отдельные процедуры, которые также могут привести к трансформации штатного расписания. Например, сокращение численности или штата сотрудников (ст. 180 ТК РФ), организационные или технологические изменения (ст. 74 ТК РФ) и т. д.

Внести изменения в действующее штатное расписание можно двумя способами:

 издать приказ о внесении изменений в штатное расписание;

 оформить штатное расписание в новой редакции и утвердить его приказом.

Выбор того или иного варианта относится к компетенции работодателя. В случаях, когда изменения носят единичный характер, например изменилось наименование должности сотрудника, удобнее издать приказ о внесении изменений в штатное расписание. Тогда все вносимые изменения работодатель отразит в самом приказе, а в штатном расписании в разделе «Примечание» укажет номер и дату приказа о внесении изменений. Если же изменения носят массовый характер или затрагивают не только названия должностей, но и структурных подразделений, то в этом случае внести изменения будет удобнее путем оформления и утверждения штатного расписания в новой редакции.

Пример внесения изменений в штатное расписание

Директор организации решил переименовать в штатном расписании должность помощника бухгалтера в младшего бухгалтера и добавить в производственный отдел ряд новых должностей. С этой целью он издал приказ о внесении изменений в штатное расписание.

Внимание: изменение штатного расписания в отношении должностей, которые заняты сотрудниками, должно сопровождаться в обязательном порядке и изменением трудовых договоров этих сотрудников, поскольку меняются его существенные условия: название должности, порядок оплаты труда, структурное подразделение, если оно зафиксировано в трудовом договоре. Подробнее об этом см. Как изменить трудовой договор.

Совет: продумайте заранее, придется ли принимать новичков в период изменения штатного расписания и действия срока предупреждения сотрудников, которые уже работают по данной должности. Есть способ изменений, который позволяет минимизировать издержки и принять новичка сразу на новые условия. Узнать подробнее.

Вопрос из практики: нужно ли ежегодно утверждать новое штатное расписание

Нет, не нужно.

Штатное расписание не имеет срока действия. Поэтому утверждать документ заново каждый год или с другой периодичностью не нужно. Изменять штатное расписание и утверждать новое нужно только по мере необходимости в случае организационных изменений: расширения или сокращения штата или численности (п. 1 письма Роструда от 22 марта 2012 г. № 428-6-1). Если никаких изменений в структуре численности и штатного состава нет, то и необходимости обновлять документ не возникает.

Нина Ковязина

заместитель директора департамента медицинского образования и кадровой политики в здравоохранении Минздрава России

Ответ: Как создать типовой шаблон трудового договора для организации

Общие положения

Какие условия можно включить в раздел «Общие положения» трудового договора

В раздел «Общие положения» внесите обязательные условия трудового договора:

место работы;

трудовую функцию. Если сотруднику по должности положены компенсации, льготы или ограничения, то наименования этих должностей должны соответствовать квалификационным справочникам или профессиональным стандартам;

 дату начала работы. Если заключаете срочный трудовой договор, то обязательно укажите срок действия и основание срочности. Например, на время исполнения обязанностей отсутствующего сотрудника, на время выполнения сезонных работ и т. п.;

характер работы: подвижной, разъездной, в пути;

 условия труда на рабочем месте: безопасные, вредные, опасные – по результатам спецоценки условий труда или действующей аттестации рабочих мест, которую проводили до спецоценки;

 другие условия в случаях, предусмотренных законом. Например, нормы выдачи смывающих или обезвреживающих средств для отдельных категорий сотрудников.

То, что эти условия нужно включить, сказано в абзацах 1–4, 8–9 части 2 статьи 57 Трудового кодекса РФ.

Иван Шкловец

заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

11.03.2018

С уважением и пожеланием комфортной работы, Татьяна Козлова,

эксперт Системы Кадры

Рекомендации по теме

Школа

Самое выгодное предложение

Повышение квалификации для кадровиков

Получи официальный диплом о переподготовке

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
×
Пожалуйста, войдите на сайт

Пожалуйста, войдите на сайт.

Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям.
Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Зарегистрироваться и скачать файлы
Зарегистрироваться
×
Пожалуйста, войдите на сайт

Пожалуйста, войдите на сайт.

Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям.
Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Зарегистрироваться и скачать файлы
Зарегистрироваться
×
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Заполните короткую форму регистрации, чтобы продолжить тестирование на сайте.
Вас также ждет подарок: мы откроем вам доступ к 3 самым горячим статьям этого месяца от лучших экспертов России

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
чтобы завершить тест и забрать подарок
Зарегистрироваться
Мы еще не знакомы? Давайте прямо сейчас это исправим!

Пройдите короткую регистрацию и тут же получите 3 ценных преимущества:

  • читайте закрытые материалы
  • первыми узнавайте горячие кадровые новости
  • пользуйтесь ценными сервисами: расчетчиками стажа и остатками отпуска, умным графиком отпусков, производственными календарями на 2018 и 2019 год и пр.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить преимущества!
Зарегистрироваться
×

Пожалуйста, войдите на сайт.

Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям.
Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.

Зарегистрироваться и скачать файлы

Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
Заказать звонок