text

Активировать демо-доступ >

Кадровое дело

В процессе аудита кадрового делопроизводства было выявлено следующее:- между двумя организациями заключен договор оказания...

  • 11 августа 2018
  • 0

Вопрос

В процессе аудита кадрового делопроизводства было выявлено следующее:- между двумя организациями заключен договор оказания услуг в части кадрового сопровождения, а именно специалисты по кадрам организации "Б" оказывают услуги организации "А"- специалисты по кадрам организации "Б" ведут личные карточки Т-2 и трудовые книжки работников организации "А", вносят туда соответствующие записи- работники организации "А" дали согласие на обработку персональных данных только своему работодателю организации "А"1) Имеют ли в такой ситуации (при отсутствии согласия на обработку персональных данных от работников организации "А") специалисты по кадрам организации "Б" вносить записи (за своей подписью) в личные карточки Т-2 и трудовые книжки сотрудников организации "А"?2) В случае наличия согласия на обработку персональных данных от работников организации "А", имеют ли право специалисты по кадрам организации "Б", не числясь в штате организации "А", вносить записи в личные карточки Т-2 и трудовые книжки работников организации "А"?

Ответ

Ответ на вопрос:

В соответствии с ч. 1 ст. 88 ТК РФ при передаче персональных данных работника работодатель должен соблюдать ряд требований и, в частности, не сообщать персональные данные работника третьей стороне без письменного согласия работника, за исключением случаев, когда это необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью работника, а также в других случаях, предусмотренных ТК РФ или иными федеральными законами.

Таким образом, работодатель не имел права передавать персональные данные работников без согласия работников.

При этом независимо от наличия согласия работников организации «А» работники организации «Б» вести их трудовые книжки не могут.

В соответствии со ст. 20 ТК РФ права и обязанности работодателя в трудовых отношениях осуществляются: физическим лицом, являющимся работодателем; органами управления юридического лица (организации) или уполномоченными ими лицами, иными лицами, уполномоченными на это в соответствии с федеральным законом, в порядке, установленном настоящим Кодексом, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, законами и иными нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, нормативными правовыми актами органов местного самоуправления, учредительными документами юридического лица (организации) и локальными нормативными актами.

Данное положение означает, что представитель работодателя должен действовать на основании закона, учредительных документов организации (директор); на основании локального акта работодателя; либо на основании заключенного с ним трудового договора.

Лицо, не состоящее с работодателем в трудовых отношениях, данным критериям не отвечает.

Следовательно, доверенности, которая, как правило, оформляется при передаче ведения кадрового делопроизводства для представления интересов работодателя в трудовых отношениях недостаточно.

Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 "О трудовых книжках" и Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69 "Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек" предусмотрено ведение трудовых книжек именно работодателем.

В силу п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением N 225, ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя.

Ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя.

В отношении лица, не состоящего в трудовых отношениях, локальные и распорядительные акты работодателя не могут применяться. Нельзя издать приказ о возложении обязанности на лицо, не состоящее в трудовых отношениях.

Из данной нормы следует, что ведение трудовых книжек также может осуществлять только лицо, состоящее в штате организации-работодателя.

Что касается ведения личных карточек, то запрета на внесение в них записей лицом, не являющимся работником организации нет. Однако подписывать личные карточки работников организации «А» работник организации «Б» не может.

В соответствии с п. 3.22 Постановления Госстандарта РФ от 03.03.2003 N 65-ст О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации (не нуждается в госрегистрации), в состав реквизита "Подпись" входят наименование должности лица, подписавшего договор (например, "заместитель директора"), личная подпись и ее расшифровка.

Соответственно, лицо, не являющееся работником организации, кадровые документы подписывать не может.

Таким образом, можно сделать вывод, что трудовое законодательство не предусматривает возможности подписания кадровых документов, ведения трудовых книжек лицом, не состоящим в штате организации.

Поэтому при необходимости подписания документов, ведения трудовых книжек работником сторонней организации можно принять его в штат по совместительству.

Подробности в материалах Системы Кадры:

1. Правовая база: ПОСТАНОВЛЕНИЕ ПРАВИТЕЛЬСТВА РФ от 16.04.2003 № 225

О трудовых книжках

VII. Ответственность за соблюдение порядка ведения трудовых книжек

45. Ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя.
Ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя.
За нарушение установленного настоящими Правилами порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек должностные лица несут ответственность, установленную законодательством Российской Федерации.

2. Правовая база: Постановление, ГОСТ Госстандарта России от 03.03.2003 №№ 65-СТ, ГОСТ Р 6.30-2003
О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации (не нуждается в госрегистрации)

3.22. В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:

Вице-президент Ассоциации
региональных предприятий
Личная подпись А.А. Борисов


или на бланке:

Вице-президент Личная подпись А.А. Борисов


Допускается в реквизите "Подпись" центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки. Например:

Исполнительный директор
ЗАО "Партнер"
Личная подпись Н.А. Федоров


При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

Директор института Личная подпись М.В. Ларин 
Главный бухгалтер Личная подпись З.В. Марьяш


При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например:

Заместитель директора
по научной работе
Заместитель Министра
финансов Российской Федерации
Ю.Г. Демидов
Личная подпись Личная подпись К.И. Игнатьев


При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке.
В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:

Председатель комиссии Личная подпись В.Д. Банасюкевич
Члены комиссии Личная подпись А.Н. Сокова
Личная подпись А.С. Красавин
Личная подпись О.И. Рысков

05.03.2018

С уважением и пожеланием комфортной работы, Татьяна Козлова,

эксперт Системы Кадры

Рекомендации по теме

Школа

Самое выгодное предложение

Повышение квалификации для кадровиков

Получи официальный диплом о переподготовке

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
×
Пожалуйста, войдите на сайт

Пожалуйста, войдите на сайт.

Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям.
Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Зарегистрироваться и скачать файлы
Зарегистрироваться
×
Пожалуйста, войдите на сайт

Пожалуйста, войдите на сайт.

Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям.
Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Зарегистрироваться и скачать файлы
Зарегистрироваться
×
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Заполните короткую форму регистрации, чтобы продолжить тестирование на сайте.
Вас также ждет подарок: мы откроем вам доступ к 3 самым горячим статьям этого месяца от лучших экспертов России

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
чтобы завершить тест и забрать подарок
Зарегистрироваться
Мы еще не знакомы? Давайте прямо сейчас это исправим!

Пройдите короткую регистрацию и тут же получите 3 ценных преимущества:

  • читайте закрытые материалы
  • первыми узнавайте горячие кадровые новости
  • пользуйтесь ценными сервисами: расчетчиками стажа и остатками отпуска, умным графиком отпусков, производственными календарями на 2018 и 2019 год и пр.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить преимущества!
Зарегистрироваться
×

Пожалуйста, войдите на сайт.

Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям.
Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.

Зарегистрироваться и скачать файлы

Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
Заказать звонок