text

Активировать демо-доступ >

Кадровое дело

Подскажите, обязательно ли вести в организации штатное замещение. Проверяющие указывают о его отсутствии и требуют объяснений....

  • 11 августа 2018
  • 41

Вопрос

Подскажите, обязательно ли вести в организации штатное замещение. Проверяющие указывают о его отсутствии и требуют объяснений. Штатное замещение - это документ включающий информацию о ФИО сотрудника, замещаемая им должность с указанием оклада и выплат стимулирующего и компенсационного характера.

Ответ

Ответ на вопрос:

Штатное замещение (она же штатная расстановка) не относят к документам, обязательным для ведения в кадровой службе организации, но ее широко применяют на практике. Этот документ позволяет быстро сориентироваться и восстановить конкретные условия работы сотрудников в организации.

Штатное замещение, она же штатная расстановка (штатный список) представляет собой документ, который отражает, какие единицы в штатном расписании заняты, с указанием Ф. И. О. конкретных сотрудников, их табельных номеров и условий оплаты труда. При необходимости в этот документ могут быть включены и другие данные, например сведения о стаже работы или иные характеристики работников: инвалид, пенсионер, несовершеннолетний, совместитель и т. д.

Унифицированной формы штатной расстановки законодательством не предусмотрено, поэтому ее составляют в произвольной форме. За основу, как правило, берут штатное расписание по унифицированной форме № Т-3, которая утверждена постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1, и дополняют необходимыми графами и столбцами.

По мере изменения фактической ситуации в организации: закрытии вакансий, появлении новых, прочих кадровых передвижений: увольнений, переводов и т. п., в штатную расстановку вносят соответствующие изменения.

Если организация решит ввести оформление штатных расстановок в обязательном порядке, то срок их хранения составит 75 лет (п. 74 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, который утвержден приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558).

На практике многие компании в силу необязательности документа ведут штатные расстановки только в электронном виде, без распечатки, дополнительного утверждения и подписания. В таком случае срок их хранения не регламентирован.

Подробности в материалах Системы Кадры:

20.03.2018 Ситуация: Журнал «Кадрового дела», №12 Декабрь 2016

Применяем на практике

Штатное расписание и штатная расстановка: как вместо двух документов вести один удобный файл

Подскажите, обязательно ли вести в организации штатное замещение. Проверяющие указывают о его отсутствии и требуют объяснений. Штатное замещение - это документ включающий информацию о ФИО сотрудника, замещаемая им должность с указанием оклада и выплатСветлана НИКУЛИНА, эксперт журнала «Кадровое дело»

В статье читайте:

Как просто отслеживать изменения в штатном расписании в течение года

Что важно проверить в документе, перед тем как подписывать у директора

Как одной кнопкой сформировать штатное расписание из штатной расстановки

По закону каждый год утверждать новое штатное расписание не нужно. Но обычно в декабре пересматривают фонд оплаты труда, вводят новые ставки или упраздняют ненужные. Поэтому большинство работодателей примет на 2017 год штатное расписание в новой редакции.

Основное неудобство этого документа в том, что он не персонализирован и нельзя увидеть реальную картину по работникам, которые занимают ту или иную должность. Для этого вам нужна штатная расстановка. Мы подготовили для вас таблицу Excel, которая подойдет большинству компаний. Она поможет разобраться, кто на какой должности, сколько в компании вакансий и какую зарплату вы по факту платите.

Как работать со штатной расстановкой

Для начала скачайте умную штатную расстановку. Для корректной работы таблицы вам нужно включить макросы. После этого таблица позволит вам не только видеть реальных сотрудников на должностях, но и посчитает их зарплату с учетом вашей системы оплаты труда (образец 1 с комментариями см. ниже). Вот как с ней работать.

Образец 1. Как работать с умной штатной расстановкой (кликните по картинке и дождитесь умных примечаний)

Внесите сотрудников в расстановку. Чтобы добавить нужное количество ставок в расстановку, впишите в специальную строчку название подразделения и нажмите кнопку «добавить строку». Если такое подразделение уже существует, то таблица добавит строку для новой ставки. Если же такого подразделения еще нет, то таблица его автоматически создаст.

Укажите ставку, которую занимает сотрудник. В штатном расписании можно прописать не только полную ставку, но и ее часть. В расстановке также указывайте, сколько в действительности работник занимает от ставки. Это важно для того, чтобы таблица посчитала его зарплату пропорционально, а не целиком.

Отметьте, кто из сотрудниц в декрете. Напротив каждой позиции сделайте отметку, если кто-то находится в отпуске по уходу за ребенком. Таблица вам выведет итог и покажет, сколько сотрудников в целом по организации находится в декрете.

Укажите вакантные ставки. В расстановке удобно следить, сколько у вас есть вакансий. Если должность никто не занимает, то укажите в графе вакансии, сколько у вас свободных ставок. Таблица суммирует количество вакансий по компании.

Пропишите вид договора, который заключен с сотрудником. В специальной графе отразите, кто из сотрудников работает бессрочно, а кто временно. Это позволит вам не забыть о сроке прекращения трудового договора.

Укажите реальную заработную плату сотрудника. Расстановка устроена таким образом, что оклад сотрудников должен быть одинаковым. Регулировать оплату труда с помощью вилок в окладах – небезопасный путь, который мы не советуем (подробнее читайте в конце статьи). Вместо этого вы можете развести зарплату сотрудников с помощью системы надбавок. Укажите минимальную и максимальную величину, которая принята у вас в компании, и тот размер, который утвердили для данного сотрудника. Таблица посчитает итоговую сумму, которая положена работнику. Если у вас сложная система надбавок, то вы можете прописать дополнительные выплаты, для этого есть специальные графы. Если вы их не заполните, таблица будет считать зарплату без их учета. Еще расстановка может учесть районные коэффициенты и процентные надбавки. Добавьте значения в соответствующие графы, и она все суммирует.

Включите премии сотрудников. В штатной расстановке вы можете указать четыре вида премий: месячную, квартальную, полугодовую и годовую. Таблица покажет итоговую сумму, чтобы оценить бюджет на одного сотрудника. Если вам это не нужно, есть графа, которая покажет только ежемесячную сумму, которую получает сотрудник.

Проверьте, не превышен ли ФОТ. По каждой должности укажите максимальную сумму, которую сотрудник может получать в месяц. Если с учетом всех доплат и надбавок реальная сумма превысит запланированную, таблица подкрасит это красным цветом. Еще одна удобная функция: в последней ячейке таблица покажет сумму на руки за вычетом НДФЛ. Это позволит вам не искать калькулятор, если придет работник, чтобы разобраться, какую же конкретно сумму после уплаты налогов он должен получить.

Сформируйте штатное расписание. Таблица избавит вас от двойной работы и сама перенесет все, что требуется по закону, в унифицированную форму. На вкладке «сформировать ШР» есть кнопка, нажав которую вы получите заполненный вариант штатного расписания. Останется только распечатать и подписать у директора. Штатное расписание почти все кадровики составляют по унифицированной форме № Т-3. Мы не стали отходить от этого правила, но с учетом того, что форма не является по закону обязательной, внесли в нее корректировки, чтобы сделать более удобной.

Мы убрали коды ОКУД и ОКПО. Раньше они имели значение, когда документы сдавали в архив, сейчас компанию, в основном, идентифицируют по ИНН. Если работодатель не заполнит или удалит эту графу, проблем у него не будет. Кроме того, мы изменили гриф утверждения, который требовал утверждать штатное расписание приказом. Пусть директор прямо на ней ставит свою подпись. Это избавит от необходимости каждый раз составлять новый приказ об изменениях. Чтобы не было вопросов, утвердите форму отдельным приказом (образец здесь).

Что важно проверить в штатном расписании

Важная статья: «Составляем штатное расписание» (№ 9, 2016)

Теперь, что касается формальных требований к штатному расписанию. В образце 2 ниже мы указали контрольные точки, которые вам нужно проверить в своем документе на случай проверки инспектора. Но прежде разберем две самые распространенные ошибки.

Образец 2. Как правильно заполнить штатное расписание (кликните по картинке и дождитесь умных примечаний)

Убедитесь, что зарплаты сотрудников не ниже МРОТ. Часто в штатном расписании можно встретить цифры, которые ниже минимальной планки, установленной государством (ст. 133 ТК РФ). Это ошибка, за которую вас оштрафуют. Вы можете установить оклад меньше МРОТ, но тогда нужно прописать надбавки и доплаты, чтобы общая сумма была больше или равна МРОТ. Исключение – северные надбавки, их начисляют уже на МРОТ (разд. 1 Обзора судебной практики Верховного Суда РФ за третий квартал 2013 г., утвержденный Президиумом Верховного Суда РФ 5 февраля 2014 г.). В 2017 году МРОТ по стране повысят не с 1 января, а с 1 июля. Тем не менее проверьте, какой МРОТ в вашем регионе на сайте kdelo.ru/mrot. Например, в Санкт-Петербурге его повысят с 1 января 2017 года (региональное соглашение от 12 сентября 2016 г.).

Если зарплата низкооплачиваемых сотрудников не соответствует МРОТ, сообщите директору, что им надо увеличить оклад. Достаточно издать приказ об этом (ч. третья, четвертая ст. 133 ТК РФ). Если это невозможно – переведите таких сотрудников с их согласия на часть ставки.

Не оставляйте в штатном расписании вилки окладов. Вместо конкретной цифры оклада в штатном расписании нередко прописывают минимальную и максимальную суммы, например, 20 000–40 000. Разница в окладах оправданна, если у сотрудников разный стаж, квалификация, трудовые обязанности и т. д. (ч. первая ст. 132 ТК РФ)1. При этом локальный акт должен отражать, в связи с чем компания платит тот или иной оклад. Иначе суд признает вилки дискриминацией и обяжет возместить разницу в зарплате (ст. 3, 236 ТК РФ). Оставлять вилки в окладах допустимо, но это небезопасный путь. Инспектор обязательно обратит на это внимание. Лучше используйте надбавки или приставки к должностям (младший, старший и т. д.).

Нормативная база

Документ Поможет вам
Статья 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ Проверить обязательные реквизиты в форме штатного расписания
Постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 Найти унифицированную форму штатного расписания и заполнить ее
Пункт 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003 Заверить выписку из штатного расписания

Важные выводы

1. Используйте умную штатную расстановку, чтобы отслеживать количество вакансий, декретниц и занятых ставок, а также видеть реальную зарплату сотрудников. Формируйте штатное расписание прямо из расстановки с помощью одной кнопки. Скачайте ее здесь.

2. Cоставляйте штатное расписание по унифицированной форме или используйте свою. Удалите из бланка все, что вам не нужно, оставьте только обязательные по закону реквизиты.

3. Не оставляйте вилки в окладах, чтобы не привлекать внимание инспекторов. Проверяйте, чтобы ваша минимальная зарплата по расписанию была равна или превышала региональный МРОТ.

1 Апелляционные определения Усманского районного суда Липецкой области от 10 декабря 2014 г. по делу № 2 – 840/2014, Савеловского районного суда г. Москвы от 3 июня 2015 г. по делу № 2 – 3726/2015 и др.

© Материал из КСС «Система Кадры»
Готовые решения для службы персонала на budget.1kadry.ru
Дата копирования: 20.03.2018

20.03.2018

С уважением и пожеланием комфортной работы, Анастасия Дементьева,

эксперт Системы Кадры

Рекомендации по теме

Школа

Самое выгодное предложение

Повышение квалификации для кадровиков

Получи официальный диплом о переподготовке

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
×
Пожалуйста, войдите на сайт

Пожалуйста, войдите на сайт.

Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям.
Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Зарегистрироваться и скачать файлы
Зарегистрироваться
×
Пожалуйста, войдите на сайт

Пожалуйста, войдите на сайт.

Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям.
Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Зарегистрироваться и скачать файлы
Зарегистрироваться
×
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Заполните короткую форму регистрации, чтобы продолжить тестирование на сайте.
Вас также ждет подарок: мы откроем вам доступ к 3 самым горячим статьям этого месяца от лучших экспертов России

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
чтобы завершить тест и забрать подарок
Зарегистрироваться
Мы еще не знакомы? Давайте прямо сейчас это исправим!

Пройдите короткую регистрацию и тут же получите 3 ценных преимущества:

  • читайте закрытые материалы
  • первыми узнавайте горячие кадровые новости
  • пользуйтесь ценными сервисами: расчетчиками стажа и остатками отпуска, умным графиком отпусков, производственными календарями на 2018 и 2019 год и пр.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить преимущества!
Зарегистрироваться
Мы еще не знакомы? Давайте прямо сейчас это исправим!

Пройдите короткую регистрацию и тут же получите 3 ценных преимущества:

  • читайте закрытые материалы
  • первыми узнавайте горячие кадровые новости
  • пользуйтесь ценными сервисами: расчетчиками стажа и остатками отпуска, умным графиком отпусков, производственными календарями на 2018 и 2019 год и пр.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить преимущества=)
Зарегистрироваться
×

Пожалуйста, войдите на сайт.

Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям.
Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.

Зарегистрироваться и скачать файлы

Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
Заказать звонок