text
Наслаждайтесь в августе! Скидка 30% на подписку | 8-(800)-222-15-37
Кадровое дело

В составе личных дел работников хранятся копии паспортов, копии св-в о рождении ребенка, диплом, военный билет., фото (для...

  • 11 августа 2018
  • 0

Вопрос

В составе личных дел работников хранятся копии паспортов, копии св-в о рождении ребенка, диплом, военный билет., фото (для т-2). Сотрудник письменно дал СОГЛАСИЕ на обработку персональных данных:Перечень моих персональных данных, на обработку которых я даю согласие:- фамилия, имя, отчество;- пол, возраст;- дата и место рождения;- паспортные данные;- адрес регистрации по месту жительства и адрес фактического проживания;- номер телефона (домашний, мобильный);- данные документов об образовании, квалификации, профессиональной подготовке, сведения о повышении квалификации;- семейное положение, сведения о составе семьи, которые могут понадобиться работодателю для предоставления мне льгот, предусмотренных трудовым и налоговым законодательством;- отношение к воинской обязанности;- сведения о трудовом стаже, предыдущих местах работы, доходах с предыдущих мест работы;- СНИЛС;- ИНН;- информация о приеме, переводе, увольнении и иных событиях, относящихся к моей трудовой деятельности в ГБУК г. Москвы "МВО "Манеж";- сведения о доходах;- сведения о деловых и иных личных качествах, носящих оценочный характер.Настоящее согласие действует со дня его подписания до дня отзыва в письменной форме.Имеем ли мы право хранить в составе личного дела, подобные документы или их необходимо заактировать и уничтожить.? Фотография является биометрическими данными как быть с ними? Следует дополнить действующее согласие на обработку персональных данных?В роскомнадзор ранее было направлено уведомление о том, что мы осуществляем обработку персональных данных. Если ГИТ проверяет личные дела сотрудников и обнаружит в составе личного дела копии документов (ПД)?

Ответ

Ответ на вопрос:

Даже наличие согласия работников, при невозможности нормативно обосновать цель хранения личных документов работников не исключит претензий Роскомнадзора. Посмотрите Постановление арбитражного суда кассационной инстанции от 21.04.2014 дело № А53-13327/2013(в конце ответа).

На сегодняшний день хранить копии личных документов работников рискованно. Об этом свидетельствует актуальная судебная практика.

Если Вы все же храните копии личных документов в личных делах работников, следует получить согласия на обработку персональных данных и хранение копий их документов. В согласии укажите конкретную цель хранения указанный копий: « «В целях назначения и выплаты мне пособия по уходу за ребенком, а также для передачи ФСС при проверках правильности назначения пособия даю согласие на хранение следующих документов….» и проверьте нормативное обоснование для хранения таких документов. Так в части пособий это Приказ Минздравсоцразвития России от 23.12.2009 № 1012н Об утверждении Порядка и условий назначения и выплаты государственных пособий гражданам, имеющим детей

ИНН даже запрашивать при приеме на работу не нужно, хранение его копии вовсе исключено. Бухгалтерия может сверить ИНН работника на сайте ФНС – этого достаточно, работник может (не обязан) указать данные ИНН в реквизитах сторон трудового договора. Аналогично и СНИЛС – Вам достаточно с оригинала списать реквизиты документа, в том числе их можно внести в реквизиты сторон в трудовой договор.

Вы не сможете обосновать необходимость хранения копий паспортов, военных билетов работников.

Если работник не разрешает делать копии, то максимально подробно пропишите данные интересующих вас документов в карточке Т-2 работника. Об отказе работника дать согласие на хранение копий документов составьте акт. А при проверках ФНС, ФСС придется просить работников принести оригиналы для подтверждения обоснованности выплат.

Если согласия уволенных работников на хранении копий их документов отсутствуют, копии следует уничтожить. Тем более, с 1 июля 2017 года в значительной степени увеличились административные штрафы за нарушения в этой области.

Для уничтожения документов создается экспертная комиссия и проводится экспертиза ценностей документов, составляется акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению. В описи можно отразить факт уничтожения документов в графе «примечание» либо документ можно переоформить.

Любая информация, прямо или косвенно относящаяся к определенному физическому лицу (субъекту персональных данных) относится к его персональным данным (ч. 1 ст. 3 Закона от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ).

При этом операторы и иные лица, получившие доступ к персональным данным, обязаны не раскрывать третьим лицам и не распространять персональные данные без согласия субъекта персональных данных, если иное не предусмотрено федеральным законом (ст. 7 Закона от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ).

Таким образом, принцип конфиденциальности распространяется на любые персональные данные работников, за исключением общедоступных (п. 4 ч. 2 ст. 22 Закона от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ). Т.е. тех, которые субъект персональных данных сделал таковыми (данные из открытых справочников, адресных книг и т.д.).

Для этих целей работодатель утверждает локальный акт, которым регламентируется порядок хранения и использования персональных данных работников. Конкретное наименование такого документа законодательно не предусмотрено, поэтому может быть любым, например, Положение о работе с персональными данными работников.

При этом работники и их представители должны быть ознакомлены под роспись с документами работодателя, устанавливающими порядок обработки персональных данных работников, а также об их правах и обязанностях в этой области.

Такие требования установлены статьей 87, пунктом 8 статьи 86 Трудового кодекса РФ.

Из чего можно сделать вывод, что такой локальный акт должен быть у каждого работодателя, и с ним должны быть ознакомлены все работники при приеме на работу (ч. 3 ст. 68 ТК РФ).

Порядок формирования личных дел сотрудников утверждает руководитель отдела кадров, а если такого подразделения нет, то – руководитель организации. Указанный порядок может быть прописан в приказе, распоряжении или в специальной инструкции.

Обязательное ведение личных дел предусмотрено только в отношении государственных гражданских и муниципальных служащих, а также военнослужащих (ст. 30 Закона от 2 марта 2007 г. № 25-ФЗ, ст. 42 Закона от 27 июля 2004 г. № 79-ФЗ, ст. 2 Закона от 28 марта 1998 г. № 53-ФЗ).

Порядок хранения документов в кадровой службе определяется номенклатурой дел организации пункт 3.2.5 ГСДОУ, утвержденной приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33. В которой и следует отразить в каких делах (папках) какие документы у Вас хранятся.

Конкретный порядок осуществления кадровых процедур можно отразить в Инструкции по кадровому делопроизводству.

Если обработка персональных данных осуществляется в рамках исполнения оператором обязательств, установленных законом, не требуется согласие на обработку персональных данных (ст. 6 Закона от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ). Также не требуется получать согласие уволенного сотрудника на обработку его персональных данных для целей налогового и бухгалтерского учета. Не распространяется законодательство о персональных данных и на материалы, переданные в архивную организацию для архивного хранения, поэтому такое хранение не требует получения согласия сотрудника на обработку его персональных данных. Это следует из положений абзацев 6–10 пункта 5 разъяснений Роскомнадзора от 14 декабря 2012 г.

Согласие понадобится только для обработки персональных данных для иных целей, не предусмотренных пунктами 2–11 части 1 статьи 6, частью 2 статьи 10 и частью 2 статьи 11 Закона от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ.

При этом если Вы храните копии документов в личных делах сотрудников, рекомендуется получить согласие как на обработку, так и на хранение копий документов. Поскольку судебная практика показывает, что работодатель не вправе хранить копии личных документов работников, не имея на то достаточных оснований.

Так, Арбитражный суд Ростовской области в ноябре 2013 года рассмотрел дело № А53-12557/2013 в котором Управление Роскомнадзора по Ростовской области предъявило претензии филиалу ООО «МЕТРО Кэш энд Керри», в кадровых делах которого оно обнаружило копии паспортов и военных билетов, а также фотографии.

Суть спора

В апреле 2013 года Управлением Роскомнадзора по Ростовской области была проведена плановая выездная проверка филиала общества ООО «МЕТРО Кэш энд Керри» в г. Ростове-на-Дону. При проведении проверки было выявлено, что общество нарушает обязательные требования в сфере обработки персональных данных: проводит обработку персональных данных, избыточных по отношению к заявленным целям их обработки.

В личных делах работников общества хранились документы, содержащие персональные данные, превышающие объем персональных данных работников, установленный пунктом 2 статьи 86 Трудового кодекса РФ. К незаконно обрабатываемым персональным данным работников относятся копии страниц паспорта, копии страниц военного билета.

Обществу было выдано предписание с указанием срока устранения выявленного нарушения. Не согласившись с предписанием, общество, обратилось в Арбитражный суд Ростовской области.

Позиция Арбитражного суда Ростовской области

Суд отметил, что в действующем законодательстве РФ объем и содержание обрабатываемых персональных данных работника определен в ряде нормативно-правовых документов. При этом основным документом является Трудовой кодекс РФ.

В установленном законодательством порядке воинского учета четко установлен объем и содержание обрабатываемых персональных данных, и не предусмотрено получение и хранение в организации копий документов, например, копий военных билетов.

По мнению суда, перечень документов по кадровому учету является фиксированным, а не произвольным, что подтверждается статьей 656 «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденного приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 года № 558, в которой отмечено, что «виды документов, входящих в состав личных дел определенных категорий работников, указаны в соответствующем законодательстве».

Суд пришел к выводу о том, что для идентификации личности при приеме на работу достаточно фамилии, имени и отчества, при условии предъявления лицом документа, удостоверяющего личность. Сбор информации о серии и номере паспорта, годе и месте рождения, о поле и т.д. является избыточным. Копирование страниц паспорта также порождает дополнительные риски для общества. При этом суд отметил, что общество не указало целей, для которых необходима обработка персональных данных работников, принимаемых на работу, а указанные основания были признаны судом недостаточными для истребования у работников спорной документации.

По мнению суда, собирая и храня в документах по кадровому учету копии страниц паспортов работника, общество превысило объем обрабатываемых персональных данных работника.

Позиция Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда

Пятнадцатый арбитражный апелляционный суд в марте 2014 года отклонил довод общества о том, что оно использует фотографии, прикреплённые скрепками к карточкам Т-2, поскольку, по мнению суда, такая идентификация должна производиться по документам, удостоверяющим личность.

По мнению суда, использование фотоизображения работника для его идентификации является обработкой биометрических персональных данных. Такая обработка допускается только с письменного согласия субъекта персональных данных. Письменное согласие на обработку биометрических персональных данных общество у работников проверяемого филиала не получало.

Собирая и храня в документах по кадровому учету копии страниц паспортов работника, общество превысило объем обрабатываемых персональных данных работника. Общество не предоставило судам первой и апелляционной инстанциям правовых оснований для сбора и дальнейшей обработки копий страниц паспорта работников и фотографий работников.

Арбитражный суд оставил без изменения решение Арбитражного суда Ростовской области, а апелляционную жалобу без удовлетворения.

ИНН не является обязательным документом при приеме на работу (ч. 1 ст. 65 ТК РФ). При этом работодатель не вправе требовать от лица, поступающего на работу, документы помимо предусмотренных нормативными правовыми актами Российской Федерации (ч. 3 ст. 65 ТК РФ).

Более того, отсутствие ИНН у сотрудника не может служить препятствием для исполнения обязанностей работодателем – налоговым агентом, следовательно, у работодателя нет необходимости требовать от сотрудника получения свидетельства ИНН (письмо МНС России от 27 февраля 2001 г. № БГ-6-12/169).

Таким образом, если у Вас нет согласия на обработку и хранение персональных данных работников, рекомендуем их получить или уничтожить копии документов, содержащие персональные данные таких работников в установленном порядке.

Для этого создается экспертная комиссия и проводится экспертиза ценностей документов (п. 4.7–4.8 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526).

В итоге составляется акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению (п. 4.11 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526). Форма акта приведена в Правилах, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526.

Факт уничтожения документов как в бумажном, так и в электронном виде оформите отдельным актом в произвольной форме.

Подробнее об уничтожении документов: http://budget.1kadry.ru/#/document/130/51511/

Подробности в материалах Системы Кадры:

1. Ситуация: Как сформировать личное дело сотрудника

Личное дело формируйте в отдельной папке на каждого сотрудника. Это удобная, хотя и не обязательная для большинства организаций форма систематизации персональных данных.

Порядок формирования личных дел сотрудников утверждает руководитель отдела кадров, а если такого подразделения нет, то – руководитель организации. Указанный порядок может быть прописан в приказе, распоряжении или в специальной инструкции.

Как правило, в личное дело включают следующие документы:

внутренняя опись документов дела;

личный листок по учету кадров;

анкета;

дополнение к личному листку по учету кадров;

 автобиография;

 заявление о приеме на работу;

 должностная инструкция;

 характеристики и рекомендательные письма;

 личные заявления работника;

 трудовой договор;

 копии приказов по личному составу, касающиеся данного работника;

 аттестационные листы;

 отзывы должностных лиц о работнике;

 фотографии;

лист-заверитель дела (составляют при сдаче личного дела в архив).

По общему правилу в личном деле не нужно хранить копии документов, которые приносит сотрудник. Например, при приеме на работу он лишь показывает паспорт, диплом, военный билет и прочее. Кадровик проверяет эти документы, записывает в личную карточку и возвращает работнику (ст. 65 ТК РФ, постановление Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 14 марта 2014 г. № А53-12557/2013).

Исключение существует для государственных и муниципальных служащих. Кадровики обязаны вести личные дела таких сотрудников и хранить в них ряд документов. Например, копии паспортов. Порядок ведения личных дел и перечень документов, которые должны храниться в личном деле, предусмотрены Указом Президента РФ от 30.05.2005 № 609 «Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела».

Если организация хранит копии документов без цели, ее могут оштрафовать на сумму от 30 до 50 тыс. руб. по статье 13.11 Кодекса РФ об административных правонарушениях. Также организацию обяжут уничтожить копии (постановления ФАС Северо-Кавказского округа от 11 марта 2014 г. по делу № А53-10287/2013, от 21 апреля 2014 г. по делу № А53-13327/2013).

Чтобы избежать штрафа, храните копии документов, только пока не достигли цели, для которой их снимали. Проверьте личные дела сотрудников. Если в них есть копии документов, которые вам уже не нужны, то уничтожьте их. Например, в деле осталась копия справки о рождении ребенка, а пособия уже выплатили. Составьте акт об уничтожении справки и избавьтесь от нее (информация Роскомнадзора от 25 сентября 2015 г.).

Будущие копии уничтожайте в течение 30 дней с даты, когда достигли цели обработки данных. Порядок уничтожения нигде не прописан, поэтому вы можете установить его самостоятельно (п. 4 ст. 21 Закона от 27 июня 2006 г. № 152-ФЗ). Если вам понадобилась копия личного документа сотрудника для конкретной цели, каждый раз снимайте ее с оригинала документа. Также оформите отдельное согласие на обработку данных.

Внимание: информация, вносимая в личные дела сотрудников, содержит их персональные данные. Поэтому при ведении личных дел работодателю необходимо соблюдать требования по защите персональных данных сотрудников. Подробнее об этом см. Как организовать обработку персональных данных сотрудников.

2. Ситуация: Вопрос из практики: когда нужно составить внутреннюю опись документов личного дела

Внутреннюю опись документов сразу вложите в дело и заполняйте ее по мере поступления в него документов. Перед сдачей дела на архивное хранение на описи сделайте итоговую запись, в которой укажите, сколько всего документов находится в деле и из скольких листов оно состоит. Подтверждают такой порядок положения пунктов 4.30 и 4.21 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526.

Внутренняя опись содержит сведения о порядковых номерах документов, их индексах, наименовании и количестве листов дела. При этом сами листы внутренней описи пронумеруйте отдельно.

Документы в личном деле располагаются в хронологическом порядке (п. 4.20 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526). Поэтому вначале во внутреннюю опись внесите документы, которые были приняты или оформлены при приеме на работу данного сотрудника, и далее – в хронологическом порядке их поступления в кадровую службу. Подписать внутреннюю опись должен сотрудник, ответственный за ее составление.

3. Ситуация: Как провести ревизию личных дел сотрудников

Для систематизации данных и проверки наличия личных дел и правильности их оформления ежегодно можно проводить их ревизию. Результаты такой проверки оформите актом (например, за образец можно взять форму, приведенную в приложении 56 к приказу ФТС РФ от 18 октября 2004 г. № 160). Отметки о проверке личного дела проставьте в дополнении к личному листку по учету кадров.

Пример оформления личного дела сотрудника

Ответственным за ведение кадрового учета в организации назначен бухгалтер В.Н. Зайцева.

Зайцева оформила личное дело главного бухгалтера А.С. Глебовой. Обложка и документы личного дела выглядели так:

внутренняя опись;

анкета;

личный листок по учету кадров;

дополнение к личному листку;

лист-заверитель.

Нина Ковязина,

заместитель директора департамента медицинского образования и кадровой политики в здравоохранении Минздрава России

4. Журналы: Журнал «Кадрового дела», №12 Декабрь 2017

Исправьте ошибку

Не храните в отделе кадров копии паспортов и дипломов. За это компанию оштрафуют

В составе личных дел работников хранятся копии паспортов, копии св-в о рождении ребенка, диплом, военный билет., фото (для т-2). Сотрудник письменно дал СОГЛАСИЕ на обработку персональных данных:Перечень моих персональных данных, на обработку которыхАлександр ЮЖАЛИН, старший юрист по корпоративному и трудовому праву ГК «Митрофанова и партнеры» (Москва)

В статье читайте:

Нужно ли согласие сотрудника, чтобы снять копии с его документов

Сколько хранить копии паспортов и свидетельств в отделе кадров

Как оформить уничтожение копий документов, содержащих персональные данные

Роскомнадзор решит, что работодатель собирает лишние персональные данные, если кадровая служба хранит копии паспортов сотрудников, свидетельств о браке, рождении детей и т. д. Теперь штраф за одно такое нарушение достигает 50 000 рублей1. В статье мы разобрали, как обезопасить себя, если получаете у сотрудников копии личных документов.

Получайте копии документов, только чтобы предоставить сотруднику гарантии и компенсации

Сведите к минимуму обработку копий личных документов сотрудников, хранение которых вызывает претензии у проверяющих (схема ниже). Используйте данные, которые указали в трудовых договорах и личных карточках, при необходимости попросите сотрудника предъявить необходимый документ и перепишите из него нужную информацию.

В составе личных дел работников хранятся копии паспортов, копии св-в о рождении ребенка, диплом, военный билет., фото (для т-2). Сотрудник письменно дал СОГЛАСИЕ на обработку персональных данных:Перечень моих персональных данных, на обработку которых

Есть случаи, когда Роскомнадзор и суды признавали обработку копий неправомерной, даже если они нужны по закону, чтобы, к примеру, назначить пособие. Обосновывали это тем, что работодатель обрабатывает избыточные сведения. Кроме того, копии личных документов содержат специальные категории персональных данных, например информацию о национальности, которые, по общему правилу, обрабатывать нельзя (постановление Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 17 декабря 2013 г. № 15АП-16132/13, постановления ФАС Северо-Кавказского округа от 21 апреля 2014 г. по делу № А53-13327/2013, от 11 марта 2014 г. по делу № А53-10287/2013 и др.).

Вместе с тем копии личных документов часто требуются, чтобы предоставить сотруднику или членам его семьи гарантии и компенсации, например, пособия, путевки и т. п. (ч. 2–5 ст. 5 Закона от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ, далее – Закон № 152-ФЗ). В зависимости от того, закон или локальный акт обязывает работника представить копии, действует разный порядок их получения.

Копии получают в силу закона. По общему правилу, представители компании не должны снимать копии с документов, которые приносит сотрудник. Например, при приеме на работу он лишь показывает паспорт, диплом, военный билет и проч. Кадровик проверяет эти документы и возвращает работнику (ст. 65 ТК РФ, постановление Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 14 марта 2014 г. по делу № А53-12557/2013).

Часто работодатели прописывают в трудовых договорах условие, что сотрудник дает согласие на обработку любых персональных данных на все время работы в компании. Однако это неправильно: нужно запрашивать у сотрудника отдельное согласие на те или иные действия с его персональными данными в конкретной ситуации. Условие в трудовом договоре о том, что работник заранее на все согласился, будет ухудшать его положение по сравнению с законом (ч. третья ст. 57 ТК РФ).

Случаев, когда работодатель по закону обязан запросить у сотрудника копию документа, мало. Например, чтобы получить средства на выплату единовременного пособия, организация представляет в ФСС России копию справки о рождении ребенка (п. 3 приказа Минздравсоцразвития России от 4 декабря 2009 г. № 951н). Чтобы назначить ежемесячное пособие по уходу за ребенком, потребуются копии свидетельств о рождении предыдущих детей (ч. 6 ст. 13 Закона от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ). Сотрудник должен представить копии таких документов, если хочет, чтобы работодатель назначил пособие. Поскольку обязанность предусматривает закон, получать отдельное согласие на обработку персональных данных не нужно (п. 2 ч. 1 ст. 6 Закона № 152-ФЗ).

Копии получают, чтобы исполнить локальный акт. Закон не запрещает включать в локальные акты условие, что работник передает в отдел кадров копии личных документов, чтобы ему предоставили корпоративные гарантии. Например, выдали новогодние подарки для детей, оказали материальную помощь и т. д.

Работодатель вправе без согласия сотрудника обрабатывать его персональные данные в случаях, предусмотренных коллективным договором и локальными актами (абз. 2 Разъяснений Роскомнадзора от 14 декабря 2012 г.). Однако закон не поясняет, включает ли такая обработка право работодателя снять и хранить копии с документов. Поэтому безопаснее получить письменное согласие работника (образец ниже). Сотрудник вправе отказаться представлять копии, за это его нельзя привлечь к дисциплинарной ответственности.

Важная статья: «Утвердите политику обработки персональных данных, чтобы избежать штрафа Роскомнадзора» (№ 11, 2017)


В составе личных дел работников хранятся копии паспортов, копии св-в о рождении ребенка, диплом, военный билет., фото (для т-2). Сотрудник письменно дал СОГЛАСИЕ на обработку персональных данных:Перечень моих персональных данных, на обработку которых

Скачать и распечатать образец

Уничтожьте копии после того, как предоставили гарантии

Прекратите обработку информации и уничтожьте ее материальные носители, в том числе копии, если достигли цели, для которой получали сведения. Например, работнику предоставили гарантии, предусмотренные локальным актом, или компания отменила этот акт (ч. 4 ст. 21 Закона № 152-ФЗ).

Уничтожьте копии в течение 30 дней с даты, когда достигли цели обработки данных. Копии паспортов, свидетельств и т. д. не относятся к документам по личному составу. Поэтому сроки хранения, установленные законодательством об архивном деле, к ним не применяют (п. 3 ст. 3 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ).

Установите порядок уничтожения материальных носителей персональных данных самостоятельно. Как правило, для этого создают комиссию или назначают ответственное лицо, о чем издают приказ в произвольной форме (образец ниже).

Исключите несанкционированный доступ к копиям личных документов сотрудников. Храните их в сейфах или шкафах, которые запираются на ключ. Утвердите приказом перечень лиц, имеющих доступ к таким данным, и перечень мест хранения материальных носителей персональных данных (ч. 3 ст. 4 Закона № 152-ФЗ, п. 13 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 15 сентября 2008 г. № 687).

В составе личных дел работников хранятся копии паспортов, копии св-в о рождении ребенка, диплом, военный билет., фото (для т-2). Сотрудник письменно дал СОГЛАСИЕ на обработку персональных данных:Перечень моих персональных данных, на обработку которых

Скачать и распечатать образец

Зафиксируйте уничтожение персональных данных в специальном журнале или акте о прекращении обработки персональных данных (образец ниже). Форму этих документов утверждает работодатель, унифицированных шаблонов нет (информация Роскомнадзора от 25 сентября 2015 г.).

В составе личных дел работников хранятся копии паспортов, копии св-в о рождении ребенка, диплом, военный билет., фото (для т-2). Сотрудник письменно дал СОГЛАСИЕ на обработку персональных данных:Перечень моих персональных данных, на обработку которых

Скачать и распечатать образец

Нормативная база

Документ Поможет вам
Пункт 2 ст. 86 ТК РФ, ч. 5 ст. 5 Закона № 152-ФЗ, постановления ФАС Северо-Кавказского округа от 21 апреля 2014 г. по делу № А53-13327/2013, от 11 марта 2014 г. по делу № А53-10287/2013 Понять, что нельзя хранить копии личных документов сотрудников без конкретной цели, на всякий случай
Информация Роскомнадзора от 25 сентября 2015 г. Узнать, как уничтожить персональные данные
Статья 13.11 КоАП РФ Выяснить, какие наказания грозят работодателю за нарушения в работе с персональными данными

Важные выводы

1. Получайте у работника копии паспорта и иных документов, только чтобы предоставить ему гарантии, предусмотренные законом или локальным актом.

2. Храните копии документов в отделе кадров, пока не достигли цели, для которой их снимали.

3. Документально фиксируйте уничтожение копий документов, содержащих персональные данные.

1 Часть 1 ст. 13.11 КоАП РФ.

Судебная практика:

Действующая редакция

Постановление Федерального арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 21.04.2014 №№ Ф08-1921/2014, А53-13327/2013

Дело А53-13327/2013

ФЕДЕРАЛЬНЫЙ АРБИТРАЖНЫЙ СУД СЕВЕРО-КАВКАЗСКОГО ОКРУГА

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

от 21 апреля 2014 года № Ф08-1921/2014

Резолютивная часть постановления объявлена 17 апреля 2014 года

Постановление в полном объеме изготовлено 21 апреля 2014 года

Федеральный арбитражный суд Северо-Кавказского округа в составе председательствующего Драбо Т.Н., судей Дорогиной Т.Н. и Черных Л.А., при участии в судебном заседании от заявителя – закрытого акционерного общества «Банк Русский Стандарт» (ИНН 7707056547, ОГРН 1027739210630) – Фаторовой Н.А. (доверенность от 22.11.2013), от заинтересованного лица – Управления Федеральной службы по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций по Ростовской области (ИНН 6164224201, ОГРН 1046164019440) – Романова А.Г. (доверенность от 03.03.2014), от Бортникова Антона Владимировича – Авдеева И.Н. (доверенность от 15.04.2014), рассмотрев кассационные жалобы закрытого акционерного общества «Банк Русский Стандарт» и Бортникова Антона Владимировича на постановление Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 17.12.2013 (судьи Филимонова С.С., Смотрова Н.Н., Соловьева М.В.) по делу № А53-13327/2013, установил следующее.

ЗАО «Банк Русский Стандарт» (далее – банк) обратилось в арбитражный суд с заявлением о признании недействительным предписания Управления Федеральной службы по надзору в сфере связи информационных технологий и массовых коммуникаций по Ростовской области (далее – управление) от 15.04.2013 № П-61-0036 об устранении нарушений части 5 статьи 5 и части 1 статьи 10 Федерального закона от 27.07.2007 № 152-ФЗ «О персональных данных» (далее – Закон № 152-ФЗ).

Решением суда от 28.08.2013 требования удовлетворены на том основании, что оспариваемое предписание незаконно возлагает на банк обязанности, не предусмотренные действующим законодательством, создает препятствия в реализации прав и обязанностей банка как оператора персональных данных, а также как субъекта обязательного социального страхования. Все сотрудники банка предоставили письменное согласие на обработку персональных данных; управлению представлены локальные документы, в которых указаны требования к сохранности персональных данных сотрудников банка и должностное лицо, ответственное за их сохранность.

Постановлением апелляционной инстанции от 17.12.2013 решение суда от 28.08.2013 отменено, в удовлетворении требований банку отказано. Судебный акт мотивирован тем, что в целях обработки персональных данных работника банка является незаконным хранение копии свидетельства о рождении ребенка работника и свидетельства о браке, содержащих сведения о национальности работника, а также копии страниц паспорта, копии страниц военного билета этого сотрудника. Хранение копий данных документов превышает объем обрабатываемых персональных данных работника, действующим законодательством не предусмотрено, нарушает права и свободы гражданина, снижает уровень прав и гарантий работника, противоречит федеральному законодательству.

В Федеральный арбитражный суд Северо-Кавказского округа обратился банк с кассационной жалобой, просит отменить постановление апелляционной инстанции и оставить в силе решение суда. Податель жалобы указывает, что вывод апелляционной инстанции об отсутствии у банка оснований для обработки персональных данных работников, содержащихся в копиях паспортов и военных билетов, а также хранения копий этих документов противоречит Закону № 152-ФЗ, Трудовому кодексу Российской Федерации и законодательству о воинском учете. Банк является субъектом обязательного социального страхования, представляет в органы социального страхования соответствующие документы на сотрудников банка, в силу чего правомерно хранит копии таких документов (копии свидетельства о рождении ребенка работника банка и свидетельства о браке). У банка имеется письменное согласие работника на обработку его персональных данных и хранение всех копий документов, содержащих такие данные.

В порядке статьи 42 Арбитражного процессуального кодекса Российской Федерации с кассационной жалобой на постановление апелляционной инстанции обратился Бортников Антон Владимирович; считает, что судебный акт нарушает его законные права, поскольку может лишить возможности получения больничного листа по уходу за ребенком, затруднить получение налоговых вычетов и вынуждает предоставлять по месту работы подлинные документы. На обработку его персональных данных и хранение всех копий документов он добровольно дал согласие банку.

В отзыве на кассационную жалобу банка управление просит оставить постановление апелляционной инстанции без изменения как законное и обоснованное, а кассационную жалобу – без удовлетворения.

В суде кассационной инстанции представитель управления пояснил (и это отражено также в отзыве на кассационную жалобу), что по результатам внеплановой проверки банка в период с 01.07.2013 по 02.07.2013 установлен факт изъятия и уничтожения банком из документов по кадровому учету работников копий паспортов, копий военных билетов, копий свидетельств о рождении детей, копий свидетельств о браке сотрудников.

В судебном заседании представители банка, управления и Бортникова А.В. поддержали доводы кассационных жалоб и отзыва.

Федеральный арбитражный суд Северо-Кавказского округа, изучив материалы дела, проверив законность судебных актов, оценив доводы кассационных жалоб и отзыва, выслушав представителей банка, управления и Бортникова А.В., считает, что кассационные жалобы не подлежат удовлетворению по следующим основаниям.

Как видно из материалов дела, управление провело плановую выездную проверку банка по вопросам соблюдения требований в области обработки персональных данных и установило следующие нарушения: осуществляется обработка специальной категории персональных данных – национальность, указанную в копиях свидетельства о заключении брака, свидетельства о рождении ребенка, что является нарушением части 1 статьи 10 3акона № 152-ФЗ; превышает установленный пунктом 2 статьи 86 Трудового кодекса Российской Федерации объем обрабатываемых персональных данных работников, определенный Конституцией Российской Федерации, Трудовым кодексом Российской Федерации и иными федеральными законами, осуществляя обработку персональных данных работников: копии страниц паспорта, копии страниц военного билета.

Управление составило акт от 15.04.2013 № А61-08/0120 и выдало обществу предписание от 15.04.2013 № П-61-0036, которым обязало банк устранить выявленные нарушения в срок до 14.06.2013.

В соответствии со статьями 197 и 198 Арбитражного процессуального кодекса Российской Федерации банк оспорил предписание управления в судебном порядке.

Суд апелляционной инстанции установил все фактические обстоятельства по делу, в совокупности оценил представленные в дело доказательства и доводы участвующих в деле лиц, правильно применил нормы права и принял законный и обоснованный судебный акт исходя из следующего.

Согласно части 5 статьи 5 Закона № 152-ФЗ содержание и объем обрабатываемых персональных данных должны соответствовать заявленным целям обработки. Обрабатываемые персональные данные не должны быть избыточными по отношению к заявленным целям их обработки.

Целью Закона № 152-ФЗ является обеспечение защиты прав и свобод человека и гражданина при обработке его персональных данных, в том числе защиты прав на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну (статья 2 Закона № 152-ФЗ).

При определении объема и содержания обрабатываемых персональных данных работника работодатель должен руководствоваться Конституцией Российской Федерации, Трудовым кодексом Российской Федерации и иными федеральными законами (пункт 2 статьи 86 Трудового кодекса Российской Федерации).

Трудовой кодекс Российской Федерации не устанавливает конкретный перечень сведений, относящихся к персональным данным работника. Отсутствует и список данных, которые работодатель должен собрать и обработать в отношении отдельно взятого работника. Трудовой кодекс Российской Федерации закрепляет лишь общие принципы. В частности, в силу требований трудового законодательства (статья 65 Трудового кодекса Российской Федерации) при приеме на работу работодатель получает персональные данные работника: о трудовом стаже работника (содержится в трудовой книжке работника); о регистрации в органах Пенсионного фонда Российской Федерации (подтверждается «пенсионным» свидетельством); о состоянии работника на воинском учете – для военнообязанных и подлежащих воинскому учету (содержится в документах воинского учета); об образовании, квалификации (подтверждаются соответствующими документами); о возрасте, месте жительства, семейных обязанностях (содержатся в паспорте, документе, удостоверяющем личность).

Согласно постановлению Правительства Российской Федерации от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках» трудовая книжка содержит сведения о работнике: фамилию, имя, отчество, дату рождения (на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность); образование, профессию, специальность (на основании документов об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний).

В целях реализации требований Трудового кодекса Российской Федерации постановлением Госкомстата Российской Федерации от 05.01.2004 № 1 утверждены Унифицированные формы первичных учетных документов по учету труда и его оплаты, которые применяться организациями независимо от формы собственности, осуществляющими деятельность на территории Российской Федерации. К утвержденным формам документов по учету кадров, в том числе, относятся: № Т-2 «Личная карточка работника»; № Т-2 ГС (МС) «Личная карточка государственного (муниципального) служащего».

Обязательность ведения карточки № Т-2 предусмотрена документами по воинскому учету. Сведения, которые содержатся в карточке № Т-2, сверяются ежегодно, по предоставлению работником необходимых документов.

Порядок осуществления воинского учета в организации установлен в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 27.11.2006 № 719 «Об утверждении Положения о воинском учете», принятым в соответствии со статьей 8 Федерального закона от 28.03.1998 № 53-ФЗ «О воинской обязанности и военной службе».

К установленным по делу обстоятельствам суд апелляционной инстанции правильно применил указанные нормы права и признал необоснованным вывод суда первой инстанции о том, что хранение в личных делах сотрудников банка копий паспортов и военных билетов, содержащих персональные данные работников, банк осуществляет во исполнение требований действующего законодательства по обеспечению актуализации сведений кадрового и воинского учетов. При этом суд апелляционной инстанции правильно указал, что хранение и дальнейшее использование копий паспортов и военных билетов, полученных от сотрудников банка при трудоустройстве, не только не обеспечивает точность и актуальность персональных данных, а напротив, может привести к использованию недостоверных сведений. Используя в качестве источников информации такие копии документов, банк не учитывает реальное состояние документов (и сведений в них), что свидетельствует о признаках нарушения статьи 5 Закона № 152-ФЗ.

На основании совокупной оценки представленных в материалы дела доказательств и доводов участвующих в деле лиц суд апелляционной инстанции сделал вывод об отсутствии у банка законных оснований для обработки специальной категории персональных данных – национальности сотрудника банка Бортникова А.В. и недоказанности банком правомерности хранения в личном деле сотрудника Бортникова А.В. копии свидетельства о рождении ребенка и свидетельства о браке для целей выполнения законодательства об обязательных видах страхования или страхового законодательства.

Доводы кассационной жалобы Бортникова А.В. фактически направлены на поддержание позиции банка, сотрудником которого он является, о том, что банк вправе хранить копии паспортов, военных билетов, свидетельств о браке и свидетельств о рождении детей сотрудников банка. Кассационная жалоба повторяет довод банка о том, что Бортников А.В. дал добровольное согласие не хранение банком копий данных документов.

В данном случае и в целях обеспечения права на судебную защиту суд кассационной инстанции считает возможным рассмотреть кассационную жалобу Бортникова А.В. по существу, не прекращая производство по кассационной жалобе.

В кассационной жалобе Бортников А.В. указывает на возможное возникновение у него проблем с получением налоговых вычетов, в том числе стандартного налогового вычета, предусмотренного статьей 218 Налогового кодекса Российской Федерации, которой предусмотрено документальное обоснование такого права, в частности, копией свидетельства о рождении ребенка; высказывает опасение утраты возможности получения больничного листа по уходу за ребенком, не достигшим 7-летнего, 14-летнего возраста, поскольку для реализации этого права Федеральным законом от 29.12.2006 № 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством» предусмотрено предоставление копии свидетельства о браке и свидетельства о рождении ребенка.

Изложенные в кассационной жалобе Бортникова А.В. доводы являются предположениями и не подтверждены документально. Кроме того, соблюдение банком требований Закона № 152-ФЗ не может являться препятствием к обеспечению Бортникову А.В. социальных гарантий, установленных законодательством Российской Федерации.

Доводы кассационной жалобы Бортникова А.В. о том, что он осознанно и добровольно передал банку на хранение копии паспорта, военного билета, свидетельства о браке и свидетельства о рождении ребенка повторяют доводы банка и не являются основанием для вывода о незаконности предписания управления от 15.04.2013 № П-61-0036 об устранении банком нарушений части 5 статьи 5 и части 1 статьи 10 Закона № 152-ФЗ.

При таких обстоятельствах суд апелляционной инстанции сделал правильный вывод о том, что для идентификации личности при приеме на работу достаточно фамилии, имени и отчества, при условии предъявления лицом документа, удостоверяющего личность, в котором содержатся все необходимые сведения. Хранение копий паспорта, страниц военного билета, свидетельства о заключении брака, свидетельства о рождении ребенка на рабочем месте превышает объем обрабатываемых персональных данных работника, действующим законодательством не предусмотрено, нарушает права и свободы гражданина, снижает уровень прав и гарантий работника, противоречит федеральному законодательству. При проведении проверки управление сделало правильный вывод о том, что банк производит обработку избыточных персональных данных, по сравнению с теми, которые определены к заявленным целям их обработки, что является нарушением части 5 статьи 5 Закона № 152-ФЗ.

Суд апелляционной инстанции обоснованно исходил из того, что в нарушение части 1 статьи 65 Арбитражного процессуального кодекса Российской Федерации банк не представил доказательства несоответствия обжалуемого ненормативного акта федеральному законодательству и нарушения предписанием управления прав и законных интересов банка.

При таких обстоятельствах основания для отмены постановления апелляционной инстанции отсутствуют.

Доводы кассационных жалоб и не основаны на нормах права, направлены на переоценку доказательств, которые суд апелляционной инстанции оценил с соблюдением норм главы 7 Арбитражного процессуального кодекса Российской Федерации, и в силу статей 286 и 287 Кодекса подлежат отклонению.

Нормы права при рассмотрении дела применены правильно, нарушения процессуальных норм, влекущие отмену судебного акта (статья 288 Арбитражного процессуального кодекса Российской Федерации), не установлены.

Руководствуясь статьями 274, 286 – 289 Арбитражного процессуального кодекса Российской Федерации. Федеральный арбитражный суд Северо-Кавказского округа

ПОСТАНОВИЛ:

постановление Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 17.12.2013 по делу № А53-13327/2013 оставить без изменения, кассационные жалобы – без удовлетворения.

Постановление вступает в законную силу со дня его принятия.

© Материал из КСС «Система Кадры»
Готовые решения для службы персонала на budget.1kadry.ru
Дата копирования: 16.03.2018

16.03.2018

С уважением и пожеланием комфортной работы, Татьяна Козлова,

эксперт Системы Кадры

Рекомендации по теме

Школа

Самое выгодное предложение

Повышение квалификации для кадровиков

Получи официальный диплом о переподготовке

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
×
Пожалуйста, войдите на сайт

Пожалуйста, войдите на сайт.

Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям.
Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
Зарегистрироваться и скачать файлы
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Пожалуйста, войдите на сайт

Пожалуйста, войдите на сайт.

Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям.
Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
Зарегистрироваться и скачать файлы
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Заполните короткую форму регистрации, чтобы продолжить тестирование на сайте.
Вас также ждет подарок: мы откроем вам доступ к 3 самым горячим статьям этого месяца от лучших экспертов России

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
чтобы завершить тест и забрать подарок
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×

Пожалуйста, войдите на сайт.

Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям.
Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.

Зарегистрироваться и скачать файлы

Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
Заказать звонок