Активировать демо-доступ >

Кадровое дело

Разъясните, пожалуйста, порядок действия в следующей ситуации.В отдел кадров обратился заместитель руководителя учреждения с...

  • 11 августа 2018
  • 0

Вопрос

Разъясните, пожалуйста, порядок действия в следующей ситуации.В отдел кадров обратился заместитель руководителя учреждения с устной просьбой о предоставлении списка отдельных сотрудников (руководителей структурных подразделений) с указанием дат рождения. Предположительно данная информация ему необходима для поздравления указанных сотрудников с днем рождения.Является ли предоставление данной информации нарушение действующего законодательства в области защиты персональных данных?Работниками оформлено согласие на обработку персональных данных (включая фамилию, имя, отчество, дату рождения), цель обработки - исполнение трудовых правоотношений согласно Трудовому кодексу Российской Федерации; выполнение мероприятий по мобилизационной подготовке и гражданской обороне; деятельность профсоюзной организации; использование персональных данных при составлении служебного телефонного справочника (общедоступного источника персональных данных).А также, что заместителем руководителя учреждения подписано обязательство о неразглашении конфиденциальной информации (персональных данных)?Может ли сотрудник (указанный в списке) предъявить претензию в случае, если эти списки он увидит, например, на столе секретаря в приемной?Должны ли в данном случае быть оформлены дополнительные согласия на предоставление таких данных? И каков порядок запроса и предоставления информации?

Ответ

Ответ на вопрос:

Возможность распространять такую информацию внутри организации целесообразно отразить в локальном акте, регламентирующем вопросы обработки персональных данных. Кроме того, в любом случае каждый факт такой передачи придется оформлять отдельным согласием, т.к. данная цель не связана с реализацией именно трудового договора (это уже частные цели).

На столе у секретаря такие списки оказаться не должны, поскольку речь будет идти уже о разглашении персональных данных третьим лицам, если в кабинете окажутся посторонние (посетители). Даже сам работник, информация о котором указана в списке, не должен иметь доступ к такому списку, поскольку там отражены и персональные данные других работников.

Порядок запроса и предоставления информации (персональных данных) внутри организации законодательно не регламентирован. Такой порядок можно также отразить в локальных актах, например, в положении о персональных данных или отдельном документе.

Под персональными данными понимается любая информация, которая прямо или косвенно относится к определенному физическому лицу (субъекту персональных данных) (п. 1 ст. 3 Закона от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ).

Решить проблему можно путем оформления допуска работников организации к необходимым сведениям. С локальным актом необходимо ознакомить всех работников организации (ст. 87 ТК РФ, ч. 3 ст. 68 ТК РФ). Локального акта в этом случае достаточно. Дополнительно такую информацию нужно отразить в согласии работников на обработку их персональных данных или лучше оформить отдельное согласие.

Подробности в материалах Системы Кадры:

1. Ситуация: Вправе ли руководитель структурного подразделения требовать от бухгалтерии предоставления ежемесячной информации о начисленной зарплате подчиненных ему сотрудников

Сведения о начисленных сотрудникам суммах относятся к персональным данным (п. 1 ст. 3 Закона от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ). Непосредственный руководитель может их запрашивать, если соответствующий допуск установлен в локальном нормативном акте и получено согласие сотрудника на обработку его персональных данных.

Вместе с тем, информацию об окладах и надбавках сотрудников содержит штатное расписание. Штатное расписание является локальным документом организации и к персональным данным не относится. Руководитель структурного подразделения при необходимости может обращаться к данному документу, если это предусмотрено должностной инструкцией руководителя или локальным актом организации. Это позволит ему получить необходимые сведения без обращения в бухгалтерию.

Из ответа «Как организовать обработку персональных данных сотрудников»

2. Ситуация: Можно ли при заключении трудового договора получить у работника письменное согласие на предоставление его персональных данных третьим лицам во всех необходимых ситуациях до момента увольнения

Нет, нельзя.

Для передачи данных сотрудника третьим лицам организация обязана получить письменное согласие этого сотрудника. Без письменного согласия сотрудника его персональные данные могут быть переданы третьим лицам тогда, когда это необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью сотрудника, и в других случаях, предусмотренных федеральными законами. Такие правила установлены частью 1 статьи 88 Трудового кодекса РФ.

В Трудовом кодексе РФ не содержится требований к содержанию письменного согласия на передачу данных. Однако пунктом 1 статьи 9 Закона от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ установлено, что согласие на обработку персональных данных должно быть конкретным, информированным и сознательным. Из этого следует, что организация должна запрашивать у сотрудника письменное согласие на каждый случай передачи его персональных данных третьему лицу. Лишь при таких условиях требование о конкретности и сознательности согласия может считаться выполненным. Перечень сведений, которые должны содержаться в письменном согласии на передачу персональных данных, установлен в пункте 4 статьи 9 Закона от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ.

Из ответа «Как организовать обработку персональных данных сотрудников»

Нина Ковязина,

заместитель директора департамента медицинского образования и кадровой политики в здравоохранении Минздрава России

14.03.2018

С уважением и пожеланием комфортной работы, Роман Кондратюк,

эксперт Системы Кадры

Рекомендации по теме

Школа

Самое выгодное предложение

Повышение квалификации для кадровиков

Получи официальный диплом о переподготовке

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
×
Пожалуйста, войдите на сайт

Пожалуйста, войдите на сайт.

Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям.
Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Зарегистрироваться и скачать файлы
Зарегистрироваться
×
Пожалуйста, войдите на сайт

Пожалуйста, войдите на сайт.

Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям.
Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Зарегистрироваться и скачать файлы
Зарегистрироваться
×
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Заполните короткую форму регистрации, чтобы продолжить тестирование на сайте.
Вас также ждет подарок: мы откроем вам доступ к 3 самым горячим статьям этого месяца от лучших экспертов России

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
чтобы завершить тест и забрать подарок
Зарегистрироваться
Мы еще не знакомы? Давайте прямо сейчас это исправим!

Пройдите короткую регистрацию и тут же получите 3 ценных преимущества:

  • читайте закрытые материалы
  • первыми узнавайте горячие кадровые новости
  • пользуйтесь ценными сервисами: расчетчиками стажа и остатками отпуска, умным графиком отпусков, производственными календарями на 2018 и 2019 год и пр.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить преимущества!
Зарегистрироваться
×

Пожалуйста, войдите на сайт.

Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям.
Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.

Зарегистрироваться и скачать файлы

Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
Заказать звонок