text
Наслаждайтесь в августе! Скидка 30% на подписку | 8-(800)-222-15-37
Кадровое дело

Приняли на работу нового сотрудника в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов. В организации бланков...

  • 11 августа 2018
  • 0

Вопрос

Приняли на работу нового сотрудника в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов. В организации бланков вкладышей в трудовую книжку нет, их нужно купить. Нужны названия организаций, в которых можно покупать бланки трудовых книжек и бланки вкладышей в трудовую книжку? В должностной инструкции инспектора по кадрам нет обязанности покупать бланки трудовых книжек и бланки вкладышей в трудовую книжку. Кто обязан покупать бланки трудовых книжек и бланки вкладышей в трудовую книжку? Можно не брать деньги с сотрудников, за покупку бланков трудовых книжек и бланков вкладышей в трудовую книжку в коммерческой организации? Условие о взимании или не взимании денег с сотрудников за выдачу бланков трудовых книжек и бланков вкладышей в трудовую книжку не закреплено в правилах трудового распорядка. Как оформить изменения в правила трудового распорядка и добавить условие о взимании или не взимании денег за выдачу бланков трудовых книжек и бланков вкладышей в трудовую книжку с сотрудников? Нужно утвердить новые правила трудового распорядка?

Ответ

Ответ на вопрос:

1. Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее в соответствии с пунктами 2, 3 Положения утвержденного постановлением Правительства РФ от 24 сентября 2012 г. № 965, относятся к защищенной полиграфической продукции. Деятельность по изготовлению и реализации этой продукции в соответствии со статьей 12 Закона от 4 мая 2011 г. № 99-ФЗ является лицензионной.

Лицензирование такой деятельности возложено на ФНС России (перечень, утвержденный постановлением Правительства РФ от 21 ноября 2011 г. № 957). Лицензиатами являются типографии либо печатные фабрики, которые изготавливают трудовые книжки (вкладыши к ним) и продают правообладателю, то есть тому юридическому лицу, которое заказало у них данную продукцию. Правообладателем бланков трудовой книжки и вкладышей в нее в соответствии с пунктом 3 постановления Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 и пунктом 2 приказа Минфина России от 22 декабря 2003 г. № 117н является Минфин России, а лицензиатом – ФГУП «Гознак».

Таким образом, торговля бланками трудовых книжек и вкладышами в них может осуществляться только путем продажи бланков лицензиатом-изготовителем заказчику или его представителю, а работодателю необходимо приобретать их либо напрямую у изготовителя, либо у уполномоченных им организаций-распространителей (п. 3, 4 Порядка, утвержденного приказом Минфина России от 22 декабря 2003 г. № 117н). Перечень таких организаций-распространителей можно уточнить на официальном сайте АО «Гознак».

Таким образом, для того чтобы проверить контрагента, у которого организация приобретает бланки трудовых книжек (вкладышей), на предмет законности такого приобретения, необходимо обратиться к вышеназванному перечню. Кроме того, работодатель может уточнить данную информацию в территориальном органе Роструда (государственной инспекции труда) по месту своего нахождения, направив соответствующий запрос.

Для получения бланков трудовых книжек от официальных распространителей необходимо написать на фирменном бланке своей организации письмо-заявку в адрес одного из этих распространителей с указанием количества необходимых форм или направить такой запрос по факсу или электронной почте.

Обратите внимание, что если бланки трудовых книжек и вкладышей к ним будут приобретены не у законных распространителей, то организацию и ее должностных лиц могут оштрафовать за нарушение трудового законодательства по статье 5.27 КоАП РФ (определение Верховного суда РФ от 6 сентября 2007 г. № КАС07-416).

2. В п. 41 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках»

указано, что приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее ведется бухгалтерией организации. Конкретное ответственное лицо рекомендуется назначить приказом руководителя организации. Следовательно обязанность приобретать трудовые книжки также рекомендуется возложить на бухгалтерию.

3. При выдаче трудовой книжки сотруднику организация вправе взимать плату за бланк (п. 47 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225).

Плата за бланк трудовой книжки взимается с сотрудника, принятого на работу впервые. А плата за бланк вкладыша – с сотрудника, у которого закончились все страницы трудовой книжки раздела «Сведения о работе».

Деньги сотрудник может заплатить наличными по приходному ордеру или перечислить на счет организации через банк. Кроме того, работодатель может удержать стоимость бланка из зарплаты по заявлению сотрудника.

Стоимость бланка, которую должен возместить сотрудник, определяется фактическими затратами работодателя на его приобретение.

То есть берется сумма, по которой данные книжки или вкладыши оприходованы в бухучете. Как правило, это стоимость трудовых книжек по договору с поставщиком за вычетом НДС, если поставщик книжек работает с НДС, а организация имеет право на вычет.

Стоимость трудовых книжек должна быть отражена в приходно-расходной книге по учету бланков трудовых. И именно ее должен возместить работодателю сотрудник.

Бланки трудовых книжек оформите сотрудникам бесплатно, если:

 произошло чрезвычайное происшествие (пожар, наводнение), в результате которого трудовые книжки сотрудников были повреждены;

 бланк трудовой книжки испортил сотрудник организации, ответственный за кадровый учет, при первичном заполнении. В таком случае именно виновный должен возместить организации стоимость испорченного бланка.

Об этом сказано в пунктах 34 и 48 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, и подтверждено письмом Минздравсоцразвития России от 6 августа 2010 г. № 12-3/10/2-6752 (в отношении трудовых книжек, которые были утрачены при пожарах в июле–августе 2010 года).

Однако прямой обязанности брать деньги за выдачу бланков трудовых книжек с сотрудников законодательство не содержит.

В бюджетных учреждениях бесплатная выдача сотрудникам трудовых книжек, приобретенных за счет бюджетных средств, может привести к нарушению исполнения бюджетного процесса (ст. 28, 34 Бюджетного кодекса РФ).

Это связано с тем, что учреждение (в рамках выполнения бюджетных полномочий) должно обеспечить достижение заданных результатов с использованием наименьшего объема средств (ст. 34 Бюджетного кодекса РФ).

Бесплатная выдача трудовых книжек, приобретенных за счет бюджетных средств сотрудникам, приведет к увеличению расходов учреждения (средства, оплаченные за трудовую книжку сотрудника, не будут возмещены в бюджет). То есть заданные результаты будут достигнуты с использованием большего (неминимального) объема средств, что является нарушением принципа результативности и эффективности использования бюджетных средств (ст. 28, 34 Бюджетного кодекса РФ).

Подобные нарушения, например, Росфиннадзор отражает в акте ревизии (проверки) и выносит предупреждение о ненадлежащем исполнении бюджетного процесса (ст. 282, 283, абз. 6 п. 2 ст. 284.1 Бюджетного кодекса РФ, п. 4 Административного регламента, утвержденного приказом Минфина России от 4 сентября 2007 г. № 75н).

Следовательно, условие о взимании денег за выдачу бланков трудовых книжек с сотрудников работодатель организации может установить по своему усмотрению. Такое условие можно закрепить в локальном нормативном акте организации (например, в Правилах трудового распорядка).

4. Внести изменения в действующие локальные нормативные акты, в том числе в Правила внутреннего трудового распорядка можно двумя способами:

• издать приказ о внесении изменений в локальный акт;

• оформить локальный акт в новой редакции и утвердить его соответствующим приказом.

На практике, если изменения носят массовый характер, то поправки вносят путем утверждения локального акта в новой редакции. Если изменения касаются отдельных положений, то можно издать приказ, в котором прописать какие конкретно изменились положения и с какой даты. Выбор того или иного варианта относится к компетенции работодателя.

При этом, если в организации есть представительный орган работников, то при внесении изменений в Положение о разъездном характере работы, нужно учесть его мнение. Если представительного органа в организации нет, то достаточно издать соответствующий приказ.

С внесенными изменениями сотрудников организации необходимо ознакомить под подпись.

Подробности в материалах Системы Кадры:

Ответ: Как учитывать и хранить трудовые книжки

Плата за новый бланк трудовой книжки

При выдаче трудовой книжки сотруднику организация вправе взимать плату за бланк (п. 47 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225).

Плата за бланк трудовой книжки взимается с сотрудника, принятого на работу впервые. А плата за бланк вкладыша – с сотрудника, у которого закончились все страницы трудовой книжки раздела «Сведения о работе».

Деньги сотрудник может заплатить наличными по приходному ордеру или перечислить на счет организации через банк. Кроме того, работодатель может удержать стоимость бланка из зарплаты по заявлению сотрудника.

Стоимость бланка, которую должен возместить сотрудник, определяется фактическими затратами работодателя на его приобретение.

Бланки трудовых книжек оформите сотрудникам бесплатно, если:

 произошло чрезвычайное происшествие (пожар, наводнение), в результате которого трудовые книжки сотрудников были повреждены;

 бланк трудовой книжки испортил сотрудник организации, ответственный за кадровый учет, при первичном заполнении. В таком случае именно виновный должен возместить организации стоимость испорченного бланка.

Об этом сказано в пунктах 34 и 48 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, и подтверждено письмом Минздравсоцразвития России от 6 августа 2010 г. № 12-3/10/2-6752 (в отношении трудовых книжек, которые были утрачены при пожарах в июле–августе 2010 года).

Вопрос из практики: Какую стоимость должен возместить работник за оформление нового бланка трудовой книжки или вкладыша

При выдаче работнику трудовой книжки или вкладыша в нее работодатель взимает с него плату, размер которой определяется размером расходов на их приобретение (п. 47 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). То есть берется сумма, по которой данные книжки или вкладыши оприходованы в бухучете. Как правило, это стоимость трудовых книжек по договору с поставщиком за вычетом НДС, если поставщик книжек работает с НДС, а организация имеет право на вычет.

Стоимость трудовых книжек должна быть отражена в приходно-расходной книге по учету бланков трудовых. И именно ее должен возместить работодателю сотрудник.

Внимание: в ряде случае оформление новых трудовых книжек и вкладышей в них происходит бесплатно.

Вопрос из практики: можно ли удержать стоимость бланка трудовой книжки или вкладыша в нее из зарплаты по заявлению сотрудника

Да, можно.

Организация вправе потребовать у сотрудника возмещения стоимости выданной ему трудовой книжки (п. 47 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). Сделать это он может в удобной ему форме. Сотрудник может погасить долг, заплатив деньги в кассу или перечислив их на счет организации. Кроме того, он вправе попросить уменьшить сумму зарплаты, причитающуюся ему к выплате. Сотрудник может распорядиться своей еще не выплаченной зарплатой, поскольку начисления за отработанное время являются его собственностью (ст. 1, п. 1 и 2 ст. 209 ГК РФ).

Имейте в виду, что без такого заявления сотрудника вы не имеете права вычесть стоимость бланка из зарплаты. Удержания в бесспорном порядке производятся только в случаях, перечисленных в статьях 137 и 248 Трудового кодекса РФ. Перечень этих случаев исчерпывающий и выдачи бланка трудовой книжки среди них нет.

Бланк от сотрудника

Не оформляйте трудовые книжки на бланках, которые принесли сами сотрудники. Бланки организация должна закупать только у их законных распространителей.

Вопрос из практики: в каких организациях работодатель вправе приобретать бланки трудовых книжек

Хотя бланки трудовых книжек можно приобрести в магазинах канцелярских товаров или киосках печати, делать это во избежание ответственности не рекомендуется по следующим основаниям.

Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее в соответствии с пунктами 2, 3 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 24 сентября 2012 г. № 965, относятся к защищенной полиграфической продукции. Деятельность по изготовлению и реализации этой продукции в соответствии со статьей 12 Закона от 4 мая 2011 г. № 99-ФЗ является лицензионной.

Лицензирование такой деятельности возложено на ФНС России (перечень, утвержденный постановлением Правительства РФ от 21 ноября 2011 г. № 957). Лицензиатами являются типографии либо печатные фабрики, которые изготавливают трудовые книжки (вкладыши к ним) и продают правообладателю, то есть тому юридическому лицу, которое заказало у них данную продукцию. Правообладателем бланков трудовой книжки и вкладышей в нее в соответствии с пунктом 3 постановления Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 и пунктом 2 приказа Минфина России от 22 декабря 2003 г. № 117н является Минфин России, а лицензиатом – ФГУП «Гознак».

Таким образом, торговля бланками трудовых книжек и вкладышами в них может осуществляться только путем продажи бланков лицензиатом-изготовителем заказчику или его представителю, а работодателю необходимо приобретать их либо напрямую у изготовителя, либо у уполномоченных им организаций-распространителей (п. 3, 4 Порядка, утвержденного приказом Минфина России от 22 декабря 2003 г. № 117н). Перечень таких организаций-распространителей можно уточнить на официальном сайте АО «Гознак».

Таким образом, для того чтобы проверить контрагента, у которого организация приобретает бланки трудовых книжек (вкладышей), на предмет законности такого приобретения, необходимо обратиться к вышеназванному перечню. Кроме того, работодатель может уточнить данную информацию в территориальном органе Роструда (государственной инспекции труда) по месту своего нахождения, направив соответствующий запрос.

Для получения бланков трудовых книжек от официальных распространителей необходимо написать на фирменном бланке своей организации письмо-заявку в адрес одного из этих распространителей с указанием количества необходимых форм или направить такой запрос по факсу или электронной почте.

Обратите внимание, что если бланки трудовых книжек и вкладышей к ним будут приобретены не у законных распространителей, то организацию и ее должностных лиц могут оштрафовать за нарушение трудового законодательства по статье 5.27 КоАП РФ (определение Верховного суда РФ от 6 сентября 2007 г. № КАС07-416).

Учет трудовых книжек

Трудовые книжки являются документами строгой отчетности, поэтому законодательством определен порядок их учета и хранения (раздел VI Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225).1

Каждая организация обязана вести специальные книги по учету трудовых книжек. Первая из них – приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее (приложение 2 к постановлению Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69). Вторая – книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (приложение 3 к постановлению Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69).1

Приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, как правило, ведут в бухгалтерии организации. Записи в нее вносят сразу после получения бланков от поставщика. В книге обязательно укажите сведения обо всех операциях, связанных с приобретением и расходованием закупленных трудовых книжек и вкладышей в них с указанием серий и номеров. А также внесите информацию о стоимости бланков, ее же должен будет возместить и работник.

Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должна вести кадровая служба организации. Но если такой службы нет, то эта обязанность обычно возлагается на бухгалтерию. В эту книгу внесите сведения о дате приема сотрудника на работу, его фамилию, имя, отчество, серию и номер трудовой книжки и вкладыша, должность, место работы, а также реквизиты документа, на основании которого оформлен прием сотрудника на работу. См. детали заполнения.

Все листы в обеих книгах должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы.

Такой порядок установлен в пункте 41 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225.

Внимание: ведение учета движения трудовых книжек для организаций и предпринимателей Крыма и Севастополя имеет некоторые особенности.

Так, до 1 января 2015 года такие работодатели вели книги учета трудовых книжек по украинскому законодательству (п. 2 ст. 2 Закона от 14 октября 2014 г. № 299-ФЗ). А с 1 января 2015 года они должны вести учет трудовых книжек по формам, утвержденным российским законодательством (п. 1 ст. 2 Закона от 14 октября 2014 г. № 299-ФЗ). При этом в новую форму книги учета движения трудовых книжек нужно вносить сведения только по вновь принятым в организацию сотрудникам. Сведения из прежней книги учета, которую организация вела по украинскому законодательству, в новую переносить не нужно. Поскольку такая обязанность действующим трудовым законодательством не установлена. Такую позицию поддерживают специалисты Роструда в устных разъяснениях.

Пример оформления книг учета трудовых книжек

Е.В. Иванова впервые устраивается на работу, поэтому организация оформила ей трудовую книжку.

Ответственная в организации за учет трудовых книжек Н.В. Зайцева оформила новую трудовую книжку на Иванову и сделала записи в приходно-расходной книге по учету бланков трудовой книжки и вкладышей в них и книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Иван Шкловец,
заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

21.03.2018

С уважением и пожеланием комфортной работы, Татьяна Журавлева,

эксперт Системы Кадры

Рекомендации по теме

Школа

Самое выгодное предложение

Повышение квалификации для кадровиков

Получи официальный диплом о переподготовке

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
×
Пожалуйста, войдите на сайт

Пожалуйста, войдите на сайт.

Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям.
Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
Зарегистрироваться и скачать файлы
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Пожалуйста, войдите на сайт

Пожалуйста, войдите на сайт.

Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям.
Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
Зарегистрироваться и скачать файлы
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Заполните короткую форму регистрации, чтобы продолжить тестирование на сайте.
Вас также ждет подарок: мы откроем вам доступ к 3 самым горячим статьям этого месяца от лучших экспертов России

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
чтобы завершить тест и забрать подарок
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×

Пожалуйста, войдите на сайт.

Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям.
Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.

Зарегистрироваться и скачать файлы

Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
Заказать звонок