text

Активировать демо-доступ >

Кадровое дело

подскажите пожалуйста как правильно продолжить ведение трудовой книги работника советского образца при её окончании...

  • 11 августа 2018
  • 2

Вопрос

подскажите пожалуйста как правильно продолжить ведение трудовой книги работника советского образца при её окончании?

Ответ

Ответ на вопрос:

Необходимо оформить вкладыш в трудовую книжку в общем порядке.

Трудовые книжки ранее установленного образца действуют и сейчас. Обменивать их на новые не нужно (п. 2 постановления Правительства от 16.04.2003 № 225). При этом закон не запрещает вшивать вкладыши нового образца в трудовые книжки советского периода.

Поэтому, если необходимо внести новую запись в один из разделов трудовой книжки, а все графы этого раздела уже заполнены, то следует оформить вкладыш в трудовую книжку. Вносить новую запись в другие незаполненные разделы трудовой книжки неправомерно.

Вкладыш в трудовую книжку должен быть оформлен по правилам заполнения и ведения трудовой книжки и вшит в трудовую книжку. Также, пунктом 39 Правил ведения и хранения трудовых книжек предусматривается проставление штампа "Выдан вкладыш" в трудовой книжке, с обязательным указанием на серию и номер вкладыша. Штамп целесообразнее ставить на странице, где указана серия и номер самой трудовой книжки, а также ФИО работника.

Таким образом, Вам необходимо завести работнику вкладыш в трудовую книжку в общем порядке.

Подробности в материалах Системы Кадры:

Ответ: Как заполнить вкладыш в трудовую книжку

Вкладыши заполняйте в том же порядке, что и трудовые книжки. Сведения о них указывайте в книгах учета. В нашей рекомендации расскажем, как правильно оформить и вшить вкладыш.

Оформите вкладыш

Вкладыш оформляйте, когда необходимо внести новую запись в один из разделов трудовой книжки, а все графы этого раздела заняты. Это следует из пункта 38 Правил, утвержденных постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225 (Правила № 225). Вносить новую запись в другие свободные разделы трудовой книжки нельзя. Например, запись о переводе вносят в раздел «Сведения о работе». Поэтому не вносите эту запись в раздел «Сведения о награждениях».

Нумерация записей во вкладыше продолжает нумерацию записей трудовой книжки по соответствующим разделам. При этом сами по себе вкладыши без трудовых книжек недействительны. Это следует из положений пунктов 11, 38 Правил № 225.

Когда оформляете сотруднику вкладыш, поставьте в трудовой книжке штамп с надписью: «Выдан вкладыш». Укажите серию и номер вкладыша (п. 39 Правил № 225). Штамп поставьте на любое свободное место. Обычно это верхняя часть титульного листа или внутренняя сторона обложки.

Вшейте вкладыш

Закон не указывает конкретное место в трудовой книжке, куда вшивать вкладыш. Поэтому кадровики вшивают его либо в середину, либо между последней страницей и задней обложкой книжки. Учтите, что вкладыш необходимо именно вшить. Степлер или скрепки не подходят. Качество, цвет ниток и способ прошивки можете выбрать на свое усмотрение (п. 38 Правил № 225).

Не вшивайте вкладыш «про запас». Вкладыш нужен, только когда в трудовой книжке закончилось место в разделе, который хотите заполнить (п. 38 Правил № 225). Лишний вкладыш оставьте в книжке. За это организацию не накажут, и трудовая книжка от этого не станет недействительной. Однако сотрудник вправе отказаться оплачивать такой вкладыш, так как оформили его без необходимости. Поэтому удержать стоимость вкладыша или требовать деньги через суд нельзя (ст. 137 ТК).

Вопрос из практики: можно ли в трудовую книжку времен СССР вшить вкладыш нового образца

Да, можно.

Трудовые книжки ранее установленного образца действуют и сейчас. Обменивать их на новые не нужно (п. 2 постановления Правительства от 16.04.2003 № 225). При этом закон не запрещает вшивать вкладыши нового образца в трудовые книжки советского периода.

Вопрос из практики: можно ли вместо вкладыша вшить новую трудовую книжку

Нет, нельзя.

Если в трудовой книжке нет свободных страниц в одном из разделов, вшейте в нее вкладыш. Работодатель должен оформить и вести вкладыш в том же порядке, что и трудовую книжку. Вкладыш без трудовой книжки недействителен. Об этом сказано в пункте 38 Правил № 225.

Таким образом, закон не предусматривает возможности вшивать трудовую книжку вместо вкладыша. Все записи, которые сделают во вшитой книжке, признают недействительными.

Вопрос из практики: нужно ли отрывать корочку вкладыша, когда подшиваете его в трудовую книжку

Закон не регулирует этот вопрос.

Если в трудовой книжке нет свободных страниц в одном из разделов, то в трудовую книжку нужно вшить вкладыш. Работодатель оформляет и ведет его по правилам для трудовых книжек (п. 38 Правил № 225). То есть речь идет о том, что вшить нужно именно вкладыш, а не отдельные его части. Таким образом, вкладыш следует вшить в трудовую книжку вместе с корочкой.

Вопрос из практики: как поступить, если трудовая книжка и вкладыш к ней заполнены

Если трудовая книжка и вкладыш к ней заполнены, выдайте сотруднику еще один вкладыш в трудовую книжку.

Когда выдаете второй вкладыш, поставьте в трудовую книжку еще один штамп с надписью «Выдан вкладыш» и укажите его серию и номер (п. 39 Правил № 225). Штамп проставляют в правом верхнем углу титульного листа книжки ниже первого штампа или рядом с ним.

Конкретное место в трудовой книжке, куда следует вшивать второй вкладыш, закон не указывает. Обычно его вшивают между обложкой первого вкладыша и обложкой трудовой книжки, чтобы они образовывали продолжение.

Вопрос из практики: как поступить, если запись о работе начали в трудовой книжке, но места в разделе не хватило, чтобы ее завершить

Если вы вносите запись в трудовую книжку, а места в разделе не осталось, то оформите вкладыш и окончите запись уже во вкладыше (п. 38 Правил № 225). Дублировать во вкладыше запись с самого начала и признавать недействительным начало записи в трудовой книжке не нужно.

Совет: старайтесь вносить запись сразу во вкладыш, если видите, что в трудовой книжке не хватит места для новой записи. Информацию проще воспринимать, когда записи целые. Не страшно, если в трудовой оставите несколько пустых строк. Последовательная нумерация записей в книжке и вкладыше подтвердит, что в сведениях все верно.

Иван Шкловец,
заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

19.03.2018

С уважением и пожеланием комфортной работы, Татьяна Журавлева,

эксперт Системы Кадры

Рекомендации по теме

Школа

Самое выгодное предложение

Повышение квалификации для кадровиков

Получи официальный диплом о переподготовке

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
×
Пожалуйста, войдите на сайт

Пожалуйста, войдите на сайт.

Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям.
Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Зарегистрироваться и скачать файлы
×
Пожалуйста, войдите на сайт

Пожалуйста, войдите на сайт.

Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям.
Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Зарегистрироваться и скачать файлы
×
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Заполните короткую форму регистрации, чтобы продолжить тестирование на сайте.
Вас также ждет подарок: мы откроем вам доступ к 3 самым горячим статьям этого месяца от лучших экспертов России

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
чтобы завершить тест и забрать подарок
Мы еще не знакомы? Давайте прямо сейчас это исправим!

Пройдите короткую регистрацию и тут же получите 3 ценных преимущества:

  • читайте закрытые материалы
  • первыми узнавайте горячие кадровые новости
  • пользуйтесь ценными сервисами: расчетчиками стажа и остатками отпуска, умным графиком отпусков, производственными календарями на 2018 и 2019 год и пр.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить преимущества!
×

Пожалуйста, войдите на сайт.

Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям.
Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.

Зарегистрироваться и скачать файлы

Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
Заказать звонок