Активировать демо-доступ >

Кадровое дело

Наша фирма заключила договор на 1 год с компанией, которая находится в Нижегородской обл. г.Кстово. Пока для проведения работ...

  • 11 августа 2018
  • 5

Вопрос

Наша фирма заключила договор на 1 год с компанией, которая находится в Нижегородской обл. г.Кстово. Пока для проведения работ направляем в командировку своих сотрудников, но в дальнейшем хотим пригласить на работу на этот период жителей г. Кстово. Филиала у нас там нет. Как правильно оформить прием сотрудников, и имеем ли мы на это право? Если имеем право, то по оплате мы должны им оплачивать 15% уральский коэффициент?

Ответ

Ответ на вопрос:

Если у сотрудников будет стационарное рабочее место, то Вам нужно будет создать в Нижегородской области обособленное подразделение и принять туда работников.

Если у сотрудников стационарного рабочего места не будет, то им можно установить особый характер работы. Создавать обособленное подразделение в данном случае не обязательно.

Одним из обязательных условия трудового договора является условие о месте работы.

Если сотрудник принимается для работы в филиале, представительстве или ином обособленном структурном подразделении, расположенном в другой местности, то указывается это структурное подразделение и его местонахождение (адрес).

Под другой местностью понимается местность за пределами административно-территориальных границ соответствующего населенного пункта (Постановление Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 N 2 (ред. от 24.11.2015) "О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации").

Также, отметим, что сотрудникам положена зарплата, а также льготы по месту фактического выполнения работы (то есть с учетом районного коэффициента в данной местности, северной надбавки), а также дополнительный отпуск, дополнительные выходные если в данной местности они положены (Раздел 1 Обзора Верховного Суда Российской Федерации практики рассмотрения судами дел, связанных с осуществлением гражданами трудовой деятельности в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, утвержденного Президиумом Верховного Суда РФ 26 февраля 2014 г.).

Здесь отметим, что в Нижегородской области никаких уральских коэффициентов не установлено.

Обособленное структурное подразделение согласно ст. 55 ГК РФ – это общее понятие. Обособленное подразделение представлено, как правило, в форме представительств или филиалов.

Филиалом является обособленное подразделение юридического лица, расположенное вне места его нахождения и осуществляющее все его функции или их часть, в том числе функции представительства.

Обособленное подразделение организации - это любое территориально обособленное от нее подразделение, по месту нахождения которого оборудованы стационарные рабочие места на срок более одного месяца.

Таким образом, первый критерий – это территориальная обособленность.

В каких случаях можно говорить о территориальной обособленности подразделения? Например, как следует из Постановления ФАС СЗО от 02.11.2007 N А26-11293/2005, под территориальной обособленностью подразумевается расположение структурного подразделения организации географически отдельно от головной организации и за пределами административно-территориальной единицы ее регистрации, подконтрольной тому или иному налоговому органу. То есть подразделение является территориально обособленным от головной организации в том случае, если оно находится на территории, где налоговый учет и налоговый контроль осуществляет иной налоговый орган, нежели тот, в котором организация стоит на учете в качестве налогоплательщика.

Создание рабочих мест является вторым критерием для признания подразделения обособленным.

При этом под рабочим местом понимается место, где работник должен находиться в связи с его работой и которое прямо или косвенно находится под контролем работодателя (ч. 6 ст. 209 ТК РФ). Поэтому при рассмотрении споров о наличии (отсутствии) обособленного подразделения арбитражные суды, прежде всего, уделяют внимание этому моменту. Например, если организация арендует помещения для ведения деятельности, но факт создания в них рабочих мест не установлен, то и обособленного подразделения нет (Постановление ФАС Северо-Западного округа от 15.10.2007 N А56-40913/2006).

Нужно учитывать, что обособленное подразделение образуется и в том случае, когда по месту его нахождения оборудовано только одно рабочее место (Письмо УФНС России по г. Москве от 31.03.2010 N 16-15/033302@, Постановление ФАС Поволжского округа от 22.02.2007 N А49-2663/06-166А/22).

При этом неважно, отражено или не отражено создание обособленного подразделения в учредительных или иных организационно-распорядительных документах (приказах, распоряжениях) организации. Не имеет значения также объем полномочий, которыми это обособленное подразделение наделено (абз. 20 п. 2 ст. 11 НК РФ).

Организации необходимо будет встать на учет по месту нахождения такого подразделения в налоговой инспекции (п. 1 ст. 83 НК РФ).

Сотрудники должны осуществлять трудовую деятельность по месту работы, обозначенному в трудовом договоре. И оно может быть только одно.

При этом в ТК РФ выделены следующие формы работ для сотрудников, не сидящих на рабочих местах (ч. 1 ст. 168.1 ТК РФ):

- работа в пути;

- работа в полевых условиях;

- работа экспедиционного характера;

- разъездной характер работы.

При этом в Кодексе отсутствует определение указанных работ. В ч. 1 ст. 166 ТК РФ лишь сказано, что служебные поездки сотрудников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются.

Также выделяют подвижной характер работы - это режим работы с частой передислокацией организации (перемещением работников) или оторванностью от постоянного места жительства (п. 1 Положения о выплате надбавок, связанных с подвижным и разъездным характером работ в строительстве, утвержденного Постановлением Госкомтруда СССР, Секретариата ВЦСПС от 01.06.1989 N 169/10-87: http://1kadry.ru/#/document/99/9007655/bssPhr8/?step=13). При этом у работника не всегда есть возможность ежедневно возвращаться к месту своего проживания.

При подвижной работе работник часто меняет рабочее место (место выполнения трудовой функции). Такова, например, работа строителей, лесозаготовителей, охранников (ЧОП, ведомственной и вневедомственной охраны) и т.п.

Посмотрите об этом: http://www.1kadry.ru/#/document/189/364770/?step=17, http://www.1kadry.ru/#/document/131/86669/.

И место работы нужно было указать в таком случае - по месту нахождения головной организации или обособленного структурного подразделения, а также указать сотруднику разъездной (подвижной) или иной характер работы.

Если у работника будет разъездной (подвижной) или иной особый характер работ:

1 вариант. Если точки (рабочие места), где работают сотрудники, принадлежат Вашей организации (или арендуются), то работников следует оформить в штат одной из точек, создав там обособленное подразделение. Укажите в ТД особый характер работ.

2 вариант. Если точки Вам не принадлежат, то можно указать место работы в головном офисе (город) и указать на особый характер работ.

В соответствии с п. 1 ст. 83 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - Кодекс) в целях проведения налогового контроля организация подлежит постановке на учет в налоговых органах по месту нахождения организации, месту нахождения ее обособленных подразделений, а также по месту нахождения принадлежащего ей недвижимого имущества и транспортных средств и по иным основаниям, предусмотренным Кодексом.

Для целей Кодекса и иных актов законодательства о налогах и сборах обособленным подразделением организации признается любое территориально обособленное от нее подразделение, по месту нахождения которого оборудованы стационарные рабочие места. При этом рабочее место считается стационарным, если оно создается на срок более одного месяца (п. 2 ст. 11 Кодекса).

Согласно ст. 209 Трудового кодекса Российской Федерации под рабочим местом понимается место, где работник должен находиться или куда ему необходимо прибыть в связи с его работой и которое прямо или косвенно находится под контролем работодателя.

Исходя из арбитражной практики, под оборудованностью стационарного рабочего места подразумевается создание всех необходимых для исполнения трудовых обязанностей условий, а также само исполнение таких обязанностей (Постановления Федерального арбитражного суда Московского округа от 30.07.2004 N КА-А41/6389-04, Федерального арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 21.09.2006 N Ф08-4234/2006-1814А, от 29.11.2006 N Ф08-6161/2006-2552А и другие).

Полагаем, что в случае если работниками организации выполняется работа на основании трудового договора и при этом отсутствуют стационарные рабочие места для этих работников, то оснований для постановки на учет в налоговых органах организации по месту выполнения таких работ не возникает.

В случае возникновения у налогоплательщика затруднений при исполнении обязанностей, предусмотренных ст. 83 Кодекса, налогоплательщик вправе в соответствии с пп. 1 п. 1 ст. 21 и п. 9 ст. 83 Кодекса обратиться в налоговый орган по месту учета в целях получения интересующей его бесплатной информации (в том числе в письменной форме) о правах и обязанностях налогоплательщика.

См. также Письмо Минфина РФ от 03.11.2009 N 03-02-07/1-493 по данному вопросу.

Также посмотрите: Как провести спецоценку, если нет стационарного рабочего места

При разъездном, подвижном, ином особом характере работы сотруднику выплачивается зарплата, установленная его трудовым договором, а не сохраняемый средний заработок, поскольку служебные поездки в данном случае не являются командировками, и работник выполняет обычную трудовую функцию.

Трудовым кодексом РФ предусмотрены:

- надбавка к окладу работника с разъездным (подвижным) характером работы (ст. 129);

- возмещение расходов работника, понесенных им в связи с выполнением работы, имеющей разъездной (подвижной) характер (ст. 168.1).

Трудовой кодекс выделяет два вида компенсационных выплат. Один из них объединяет выплаты компенсационного характера, связанные с особыми условиями труда. Такая компенсация согласно ст. 129 ТК РФ является элементом оплаты труда.

Второй вид компенсаций определен в ст. 164 ТК РФ. Согласно этой статье под компенсациями понимаются денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых обязанностей или иных предусмотренных федеральным законом обязанностей. Указанные выплаты не входят в систему оплаты труда, они являются компенсацией затрат работника, связанных с выполнением им трудовых обязанностей (см. Письмо Минфина от 18.08.2008 N 03-03-05/87). Позднее ФНС рекомендовала довести данное Письмо до нижестоящих налоговых органов, а также до налогоплательщиков (Письмо ФНС от 10.09.2008 N ШС-6-3/643@). Необходимость правильно определить характер производимых выплат обусловлена тем, что от этого будет зависеть порядок их налогообложения.

Итак, с учетом вышеприведенных норм надбавки к заработной плате работников за разъездной (подвижной) характер работы не признаются компенсацией в смысле ст. 164 ТК РФ, а повышают размер оплаты труда работников, являясь частью заработной платы.

При этом следует иметь в виду, что в силу ст. 135 ТК РФ заработная плата работнику устанавливается трудовым договором в соответствии с действующими у данного работодателя системами оплаты труда.

Системы оплаты труда, включая размеры тарифных ставок, окладов (должностных окладов), доплат и надбавок компенсационного характера, в том числе за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных, системы доплат и надбавок стимулирующего характера и системы премирования, устанавливаются коллективными договорами, соглашениями, локальными нормативными актами в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права. Т.е. система оплаты труда устанавливается работодателем самостоятельно.

Поэтому установление надбавки к заработной плате работников за разъездной (подвижной) характер работы – это право, а не обязанность работодателя.

Вместе с тем, следует учитывать, что если отраслевым соглашением предусмотрены определенные правила выплаты надбавки за разъездной характер работы, то организации, присоединившиеся к такому соглашению, должны руководствоваться соответствующими правилами, т.е. выплачивать такую надбавку.

Согласно ст. 168.1 ТК РФ работникам, постоянная работа которых имеет разъездной (подвижной) характер, работодатель возмещает связанные со служебными поездками:

расходы по проезду;

расходы по найму жилого помещения;

дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие);

иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя.

Данная норма носит императивный (обязательный) характер.

Таким образом, под суточными понимаются дополнительные расходы, связанные с проживанием командированного работника вне места его постоянного жительства. Их размер организация устанавливает самостоятельно и закрепляет свое решение либо в коллективном договоре, либо в Положении о командировках.

Также отметим, что согласно Письма Минфина России от 20.01.2014 N 03-11-06/2/1482 (текст документа см. здесь: http://www.1kadry.ru/#/document/99/499071119/?step=9) следует, что выплаты, направленные на возмещение работодателем расходов, связанных со служебными поездками сотрудников организации, чья работа носит разъездной характер, не подлежат обложению налогом на доходы физических лиц в размерах, установленных коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами или трудовым договором.

Подробности в материалах Системы Кадры:

1. Ситуация: Возникает ли у организации обособленное подразделение, если в период пребывания в командировке ее сотрудник более месяца работает на территории другого предприятия

Сергей Разгулин, действительный государственный советник РФ 3-го класса

Ответ на этот вопрос зависит от того, имеется ли у организации по месту командирования сотрудника стационарное рабочее место, или нет.

Подразделение считается обособленным, если оно обладает двумя признаками:
– территориальная удаленность от организации;
– наличие хотя бы одного стационарно оборудованного рабочего места.

При этом рабочее место считается стационарным, если оно создается на срок более одного месяца. Об этом сказано в статье 11 Налогового кодекса РФ.

Рабочим признается место, где сотрудник должен находиться в связи с его работой и которое прямо или косвенно контролируется его работодателем (ст. 209 ТК РФ). При этом рабочее место считается оборудованным, если для сотрудника созданы все условия для исполнения трудовых обязанностей. Срок нахождения конкретного сотрудника на созданном организацией стационарном рабочем месте и форма организации работ (вахтовый метод или командировка) не имеют правового значения для постановки на учет обособленного подразделения.

Таким образом, если организация, направляя сотрудника в командировку на другое предприятие, не создает и не оборудует для него стационарного рабочего места, считается, что обособленного подразделения она не создала. Если же при направлении сотрудника в командировку организация оборудует стационарное рабочее место, то в этом случае она обязана поставить обособленное подразделение на налоговый учет (п. 1 ст. 83 НК РФ).

Аналогичные выводы сделаны в письмах Минфина России от 5 августа 2011 г. № 03-02-07/1-279от 10 апреля 2009 г. № 03-02-07/1-176. Правомерность такой позиции подтверждают и суды. См., например, постановления Арбитражного суда Северо-Западного округа от 16 сентября 2015 г. № Ф07-7313/2015, ФАС Северо-Кавказского округа от 21 сентября 2006 г. № Ф08-4234/2006от 29 ноября 2006 г. № Ф08-6161/2006.

Из ответа «Каков максимальный срок пребывания сотрудника в командировке»

2. Журналы и книги:

Наша фирма заключила договор на 1 год с компанией, которая находится в Нижегородской обл. г.Кстово. Пока для проведения работ направляем в командировку своих сотрудников, но в дальнейшем хотим пригласить на работу на этот период жителей г. Кстово. Филиала

№4Апрель 2016

Юлия Жижерина, юрист практики трудового и миграционного права юридической компании «Пепеляев Групп»

Специфика

Гарантии и компенсации

Компенсация за разъездной характер работы. Что лучше — выплачивать надбавку или возмещать расходы по чекам и билетам

1. Какой документ подойдет для учета ежедневных поездок

2. Нужно ли начислять страховые взносы на компенсацию за поездки

3. Как определить размер надбавки для возмещения расходов работника

Если у работника разъездной характер работы, то в поездках он тратит деньги на билеты, телефонные разговоры и жилье. Задача работодателя — компенсировать такие расходы. Это можно сделать двумя способами. Во-первых, рассчитываться по чекам. Во-вторых, платить работнику фиксированную надбавку.

Многие работодатели компенсируют работнику расходы на поездки на основании авансового отчета, чеков и билетов. Но, как показывает судебная практика, это не единственный способ возместить работнику его расходы. Компании, которые хотят упростить документооборот, выплачивают работнику фиксированную надбавку за разъездной характер работы. Ее размер устанавливают в локальном акте. Впрочем, контролеры не стремятся признавать надбавки компенсацией в смысле ст. 168.1 ТК РФ. Без документов, которые подтверждают расходы работника, работодателя могут обязать доначислить взносы. Отстаивать свою позицию придется в суде. Помощь в этом окажет позиция Верховного суда РФ, которую он обозначил в Обзоре от 21.10.2015. Там разъяснено, что для налогообложения важно не название выплаты, а ее назначение.

Способ первый: работодатель возмещает работнику расходы на поездки по документам

Часть работодателей возмещает работнику расходы по факту. То есть работодатель возвращает работнику ровно столько, сколько он потратил в поездках. Данный вариант чаще всего используют в компаниях, где работники ездят в длительные служебные поездки по регионам и за границу. Поскольку они тратят деньги на проезд и проживание, работодатель компенсирует им стоимость билетов и аренду жилья. При этом возникают вопросы по налогообложению.

удерживать НДФЛ со всей суммы суточных не нужно

Основная проблема работодателя — определить, нужно ли удерживать с суммы компенсации НДФЛ и страховые взносы.

Налог на прибыль.Расходы работодателя на компенсацию работникам включаются в состав расходов, которые учитываются при налогообложении прибыли. Они относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией (подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ). Подобную позицию высказал Минфин России в письмах от 01.04.2010 № 03-03-06/1/211, от 25.10.2013 № 03-04-06/45182, от 15.09.2014 № 03-03-06/4/46131.

НДФЛ. Удерживать НДФЛ с компенсации, которую вы заплатили работнику, не нужно (абз. 11 п. 3 ст. 217 НК РФ). Причем правило действует в отношении всей суммы, которая закреплена в соглашении, коллективном или трудовом договоре, локальном акте. Этот вывод подтверждают письма Минфина от 07.06.2011 № 03-04-06/6-131, от 30.07.2014 № 03-04-06/37488, от 29.04.2015 № 03-03-06/1/24840, ФНС России от 10.11.2011 № ЕД-4-3/18794@.

Напомним, что если работник ездил в командировку, то в доход, который подлежит налогообложению, работодатель может не включать определенную сумму (₽ 700 за день командировки по России и ₽ 2500 за день нахождения за границей). Но служебные поездки работников с разъездным характером работы командировками не признаются. Поэтому на них не распространяются ограничения из абз. 12 п. 3 ст. 217 НК РФ. Основное условие: установите размер суточных в локальном акте, трудовом договоре (письмо Минфина от 05.07.2013 № 03-04-06/25956).

Страховые взносы. На сумму компенсации страховые взносы не начисляют. Подобный вывод следует из подп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ (далее — Закон № 212-ФЗ), письма Минздравсоцразвития России от 27.02.2010 № 406-19 и Минтруда от 23.01.2015 № 17-3/В-26.

Но иногда ПФР и ФСС России занимают противоположную позицию. Они считают, что работодатель обязан начислять страховые взносы, поскольку компенсация за разъездной характер — составная часть заработной платы. При этом контролеры из этих ведомств ссылаются на определение заработной платы из ст. 129 ТК РФ. По результатам таких проверок работодателям начисляют штрафы, пени и доначисляют взносы.

Решения ПФР и ФСС России можно оспорить. Судебная практика по данному вопросу на стороне работодателя. Пример такого решения — определение ВАС РФ от 09.07.2014 по делу № А65-12595/2013. Суд привел такие аргументы:

— компенсацию за разъездной характер выплатили с разрешения работодателя;

— она нужна, чтобы возместить работнику дополнительные расходы и затраты, связанные с исполнением трудовой функции;

— такая компенсация не входит в систему оплаты труда и не облагается страховыми взносами.

Аналогично завершились и другие споры (постановления АС Волго-Вятского округа от 15.02.2016 по делу № А28-5150/2015, Уральского округа от 17.08.2015 № Ф09-5178/15).

Итак, с компенсации расходов ни страховые взносы, ни НДФЛ удерживать не нужно.

Проживание в гостинице подтвердит кассовый чек

К слову сказать:

работодатель сам определяет размер суточных при разъездном характере работы (ч. 2 ст. 168.1 ТК РФ). Нормативов в законе нет. Суточные можно установить в твердой сумме, в процентах от оклада в зависимости от дальности поездки и т. п.

Работник получит компенсацию за траты в поездке, если представит оправдательные документы. Какие именно — работодатель определяет в локальном акте. Причем целесообразно сделать отдельные перечни документов для ближних и дальних поездок. Так работнику будут ясны требования работодателя.

Расходы работника на транспорт подтвердят:

— проездные билеты на автобус, троллейбус, метро, маршрутку — если работник передвигается на городском или муниципальном транспорте;

— путевой, маршрутный листы, чеки, квитанции — если работник использует личный или служебный автотранспорт.

Проживание в гостинице удостоверит кассовый чек или документ, оформленный на бланке строгой отчетности. Их нужно получить при оплате гостиницы (абз. 3 п. 28 Правил предоставления гостиничных услуг в РФ, утв. постановлением Правительства РФ от 09.10.2015 № 1085). Ранее гостиницы выдавали квитанцию (талон) или иной документ. При этом закон не предъявлял требования к бланку (абз. 2 п. 8 Правил, утв. постановлением Правительства РФ от 25.04.1997 № 490).

Дополнительные вопросы контролеров об особом характере работы снимут документы, которые подтвердят разъезды работников. Для этих целей кроме перечня должностей в локальном акте и условия в трудовом договоре пригодятся журналы, служебные записки и т. п. То есть любые формы документального контроля за передвижениями работников.

Не всем работникам приходится ездить далеко. Например, курьеры, экспедиторы, торговые представители могут обслуживать небольшие территории и ежедневно возвращаться домой. Но и для них работодатель вправе определить, какие документы подтвердят служебную поездку и нужно ли согласовывать ее с руководством.

Чтобы контролировать работников с ежедневными поездками, используют журнал учета служебных поездок. Журнал может находиться у руководителя подразделения или у ответственного работника (например, на ресепшн).

Для планирования и контроля редких, единичных поездок подойдут служебные записки. Работник составляет служебную записку на имя руководителя о необходимости служебной поездки. Работодатель подтверждает свое решение визой: «Согласен», «Не согласен».

Формы журнала и служебной записки в законе не предусмотрены. Работодатель вправе разработать их самостоятельно. Чтобы утвердить и ввести бланки в действие, издайте приказ.

ИНТЕРЕСНЫЙ ВОПРОС

Обязательно ли платить одинаковые суточные всем работникам?

Нет, не обязательно. Работодатель вправе ранжировать размер суточных, например, от дальности поездки.

Размер суточных работодатель определяет в локальном акте (ч. 2 ст. 168.1 ТК РФ). При этом не обязательно всем работникам платить одинаковые суммы. В качестве критерия можно взять регулярность поездок, сложность заданий и другие обстоятельства.

Формулировка локального акта может быть такой: «К профессиям и должностям работников, имеющих разъездной характер работы, отнесены водители. При поездках на расстояние более 50 км от места нахождения организации выплачиваются суточные за каждый день поездки; размер суточных устанавливается в зависимости от дальности поездки (в оба конца) и составляет за каждый день служебной поездки: ₽ 300 — при поездках на расстояние от 50 до 100 км; ₽ 500 — при поездках от 100 км и дальше. Основаниями для начисления суточных являются табель учета рабочего времени и путевой лист».

Способ второй: работники получают надбавку за разъездной характер работы

Не всем работникам в постоянных поездках удается сохранить оправдательные документы. К отчетной дате выясняется, что они потеряли часть билетов, чеков с заправок, квитанций и т. п. Но без них работодатель не сможет оправдать расходы на компенсации. Чтобы упростить документооборот, работодатель назначает работникам надбавку за разъездной характер работы.

Размер надбавки определяйте с учетом отраслевого соглашения

Что нужно компенсировать работнику

1. Стоимость билетов на транспорт

2. Арендную плату за жилье

3. Мелкий или внеплановый ремонт автомобиля

4. Услуги мобильной связи.

Фиксированная надбавка за разъездной характер работы — второй способ компенсировать расходы работника в поездках. Его применяют, если работник:

— большую часть рабочего дня или весь день находится в разъездах;

— передвигается по работе преимущественно в пределах одной местности;

— не несет расходов на проезд и проживание в других регионах или за границей;

— тратит деньги на проезд в предсказуемом размере.

В этом случае работник не собирает чеки и билеты. Компенсацию за расходы он получит в конце месяца в виде надбавки.

Развернуть

Характерные черты компенсаций

Параметры сравнения/ Вид компенсации Компенсация документально подтвержденных
расходов
Фиксированная надбавка
Налог на прибыль Учитывается в прочих расходах (письмо Минфи-на от 18.08.2008 № 03-03-05/87) Учитывается в расходах на оплату труда (п. 3 ст. 255 НК РФ)
НДФЛ Не облагается (письма Минтруда от 30.09.2014№ 17-4/В-462, Минфина от 22.01.2015№ 03-04-06/1626) Первоначальная позиция — облагается (письма
Минздравсоцразвития от 26.05.2010 № 1343-19, Минфина от 26.03.2012 № 03-04-06/9-76)
Новая позиция — не облагается, если цель — компенсировать затраты работника (Обзор, утв. Президиумом ВС РФ 21.10.2015)
Взносы в ПФР, ФСС, ФФОМС
Документы, подтверждающие расходы Служебные записки о поездках, билеты, чеки,
табель учета рабочего времени
Табель учета рабочего времени

Пример
В курьерской компании трудится 30 человек. Они развозят по заказчикам лекарства в пределах г. Москвы. Передвигаются курьеры на метро и наземном транспорте, включая маршрутное такси. Чтобы не заниматься сбором билетов и упростить работникам отчет за траты, работодатель установил каждому из них надбавку в размере ₽ 1600.

Способ компенсации затрат, связанных со служебными поездками, необходимо указать в локальном нормативном акте. Это требование ч. 2 ст. 168.1 ТК РФ. Формулировка может быть такой: «Работникам с разъездным характером работы устанавливается ежемесячная надбавка за расходы в поездках. Размер надбавки — 10% от оклада».

Размер компенсационной надбавки работодатель определяет сам. Это может быть конкретная сумма или проценты от оклада, ставки работника. При этом нужно учесть:

— советские нормативные акты. Например, надбавка в 20% предусмотрена постановлением Совмина РСФСР от 12.12.1978 № 579. Оно распространяется, в частности, на работников, которые трудятся на речном и автомобильном транспорте. Надбавка выплачивается тем, кто находится в разъездах 12 и более дней;

— отраслевые и региональные соглашения. Так, работники дорожного хозяйства за разъездную работу будут получать до 20% ставки или оклада в зависимости от дней, проведенных в поездках. Такое условие содержит п. 3.6 Федерального отраслевого соглашения по дорожному хозяйству на 2014–2016 годы.

Если ни советские нормативные акты, ни соглашения на работодателя не распространяются, то он вправе устанавливать любую надбавку исходя из экономической целесообразности.

ИНТЕРЕСНЫЙ ВОПРОС

Как рассчитать надбавку за разъездной характер работы работнику с окладом?

Нужно учесть рабочие дни, в которые работник ездил по рабочим вопросам.

Предположим, работнику с разъездным характером работы установлен оклад в размере ₽ 20 тыс. Надбавка в качестве компенсации за расходы в служебных поездках составляет 10%.

В феврале 2016 года по производственному календарю 20 рабочих дней. Из них 18 дней работник отработал, а 2 дня проболел.

Работодатель определил заработную плату по такой формуле. Окладная часть: ₽ 20 тыс. / 20 дней × 18 дней. ₽ 18 000 – ₽ 2340 (НДФЛ) = ₽ 15 660. Надбавка: ₽ 18 000 × 10% = ₽ 1800. Итого зарплата: ₽ 15 660 + ₽ 1800 = ₽ 17 460.

Контролеры доначислят взносы на сумму надбавки

Когда работодатель компенсирует расходы работника надбавкой, возникают вопросы по налогообложению и взносам в фонды.

На заметку:

работодатель вправе самостоятельно определить, какие должности будут иметь разъездной характер работы. Их перечень устанавливается в локальном акте

Налог на прибыль. Надбавка, которую работник получает как компенсацию за траты в поездках, относится к расходам на оплату труда. Основание — п. 3 ст. 255 НК РФ. Для этого закрепите надбавку в коллективном, трудовом договорах (абз. 1 ст. 255 НК РФ, абз. 5 ч. 2 ст. 57 ТК РФ). И зафиксируйте в договоре, что у работника разъездной характер работы (абз. 8 ч. 2 ст. 57 ТК РФ, письмо Роструда от 12.12.2013 № 4209-ТЗ).

НДФЛ и страховые взносы. В отношении налогообложения надбавки за разъездной характер работы сложилась устойчивая практика. Она не в пользу работодателя. Госорганы и суды не оспаривали право работодателя устанавливать надбавку. Но они считали, что фиксированная надбавка облагается НДФЛ и страховыми взносами по обязательному страхованию (абз. 7 письма письма Минздравсоцразвития РФ от 26.05.2010 № 1343-19). Аргументы такие.

Есть два вида компенсаций. Первый — компенсации как элементы оплаты труда (ст. 129 ТК РФ). Они связаны с особыми условиями труда. С таких компенсаций удерживают НДФЛ и платят взносы. Второй — компенсации, которые возмещают работнику его затраты при выполнении работы. С этих сумм взносы и НДФЛ не удерживают.

Ежемесячную фиксированную сумму нельзя рассматривать как компенсацию в рамках ст. 168.1 ТК РФ. Ведь работодатель не возмещает работнику фактически понесенные расходы. Размер выплаты не зависит от его реальных затрат.

Так, в одном деле суд обязал работодателя уплатить страховые взносы и перечислить НДФЛ. Работодатель ежемесячно перечислял работникам с разъездным характером работы дополнительные выплаты. Их размер зависел от должности и фактически отработанного времени в течение месяца. Работодатель рассчитывал выплату пропорционально отработанному времени. По этим признакам суд признал выплату составной частью зарплаты (постановление ФАС Волго-Вятского округа от 17.07.2013 по делу № А43-23164/2012). Из-за схожих обстоятельств работодатель проиграл и в другом деле (постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 01.11.2013 № А45-29823/2012).

По вопросу НДФЛ Минфин поддерживал суды. Надбавку к зарплате, которая установлена коллективным или трудовым договором, нельзя рассматривать как компенсацию в смысле ст. 164 ТК РФ. Она повышает размер заработка работников, чья работа носит разъездной характер работы (письмо от 26.03.2012 № 03-04-06/9-76).

Но в конце 2015 года Верховный суд РФ занял сторону работодателя (Обзор, утв. Президиумом ВС РФ 21.10.2015). По его мнению, для целей налогообложения имеет значение характер выплаты, который позволяет отнести ее к числу компенсации из ст. 164 ТК РФ. По этой норме компенсации — это денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением трудовых или иных обязанностей. Суд указал, что не может иметь решающего значения наименование выплаты: надбавка, льгота или увеличение оклада.

В ближайшее время практика может измениться в пользу работодателей. Но пока госорганы не поддержали позицию Верховного суда РФ. Так, для Минтруда оправдательные документы по-прежнему — обязательный элемент компенсации. Без документов с выплат нужно уплачивать взносы (письма от 30.09.2014 № 17-4/В-462, от 28.12.2015 № 17-3/В-641). Поэтому компаниям, которые не планируют уплачивать налог и социальные взносы с надбавок-компенсаций, нужно готовиться доказывать свою позицию в суде. В этом поможет мнение Верховного суда РФ.

интересный вопрос

Можно ли части работников компенсировать расходы по документам, а части — платить надбавку?

Да, можно. Закон не запрещает комбинировать виды компенсаций. Главное — возмещать расходы работника.

Разъездной характер подразумевает, что работодатель помимо зарплаты будет компенсировать расходы в поездках. Иными словами, работнику нужно вернуть деньги, которые он потратит в процессе выполнения своих обязанностей. Так, для курьера основные траты — это билеты на метро или другой вид транспорта и разговоры по телефону.

Разграничить виды компенсации нужно в локальном акте. Определите в нем, какой категории работников вы устанавливаете надбавку, а какой будете возмещать расходы по документам. В локальном акте важно прописать категории работников, а не конкретные персоналии (ФИО). Так вы избежите обвинений в дискриминации.

В некоторых случаях работодатели устанавливают такую надбавку только для компенсации суточных (так как необходимость их выплаты сложно доказать документально), а остальные расходы возмещают на основании представленных документов. Такой вариант применяется в случаях, когда расходы в связи со служебными поездками значительны. Например, выезды за границу, проживание в наемных помещениях.

13.03.2018

С уважением и пожеланием комфортной работы, Светлана Горшнева,

эксперт Системы Кадры

Рекомендации по теме

Школа

Самое выгодное предложение

Повышение квалификации для кадровиков

Получи официальный диплом о переподготовке

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
×
Пожалуйста, войдите на сайт

Пожалуйста, войдите на сайт.

Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям.
Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Зарегистрироваться и скачать файлы
Зарегистрироваться
×
Пожалуйста, войдите на сайт

Пожалуйста, войдите на сайт.

Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям.
Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Зарегистрироваться и скачать файлы
Зарегистрироваться
×
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Заполните короткую форму регистрации, чтобы продолжить тестирование на сайте.
Вас также ждет подарок: мы откроем вам доступ к 3 самым горячим статьям этого месяца от лучших экспертов России

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
чтобы завершить тест и забрать подарок
Зарегистрироваться
Мы еще не знакомы? Давайте прямо сейчас это исправим!

Пройдите короткую регистрацию и тут же получите 3 ценных преимущества:

  • читайте закрытые материалы
  • первыми узнавайте горячие кадровые новости
  • пользуйтесь ценными сервисами: расчетчиками стажа и остатками отпуска, умным графиком отпусков, производственными календарями на 2018 и 2019 год и пр.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить преимущества!
Зарегистрироваться
×

Пожалуйста, войдите на сайт.

Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям.
Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.

Зарегистрироваться и скачать файлы

Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
Заказать звонок