Активировать демо-доступ >

Кадровое дело

Подскажите пожалуйста, менеджер по персоналу заверяет копию трудовой книжки работника, должен ли быть приказ на право подписи...

  • 11 августа 2018
  • 183

Вопрос

Подскажите пожалуйста, менеджер по персоналу заверяет копию трудовой книжки работника, должен ли быть приказ на право подписи? Уполномоченный руководителем сотрудник - приказ отдельный должен быть? Должность менеджера по персоналу не достаточно? И если нужен такой приказ, можно образец данного приказа.

Ответ

Ответ на вопрос:

1) Менеджер по персоналу заверяет копию трудовой книжки работника, должен ли быть приказ на право подписи?

Да, приказ должен быть.

Согласно п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя.

Полномочие на удостоверение копий документов, в том числе, копи трудовых книжек надо в приказе указать отдельно.

Приказ об ответственном за ведение трудовых книжек обязателен для любой организации. В случае отсутствия отсутствие такого приказа штраф для организации составит до 50 000 руб. (ст. 5.27 КоАП).

2) Уполномоченный руководителем сотрудник - приказ отдельный должен быть?

Да, отдельный..

3) Должность менеджера по персоналу не достаточно?

Достаточно. Это может быть любой человек из службы персонала: инспектор по кадрам или менеджер по персоналу. Главное, чтобы право подписи было делегировано должностному лицу компании, с которым заключен трудовой договор (п. 45 Правил, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225,).

Однако обратите внимание! Делить полномочия по ведению, учету и хранению трудовых книжек между сотрудниками отдела кадров не рекомендуется. Назначайте одного ответственного за трудовые книжки, даже если несколько кадровиков вносят записи в трудовые книжки сотрудников. ГИТ будет сверять трудовые книжки и задавать вопросы только одному ответственному, а в случае ошибок накажет только его, а не весь отдел кадров.

Если назначаете ответственного за ведение трудовых книжек впервые, сверьте трудовые и подпишите акты приема-передачи трудовых книжек у начальника отдела кадров и руководителя компании. Сохраните акты, они будут полезными при проверке ГИТ. При увольнении ответственного также проводите сверку и подписывайте акт приема-передачи (образец ниже).

4) Можно образец данного приказа?

Образец:

Общество с ограниченной ответственностью «Лира»

(ООО «Лира»)

Приказ

09.01.2018 №1

Москва

О назначении ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек

В соответствии с требованиями пункта 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства России от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках», и в связи с увольнением ответственного за ведение трудовых книжек ведущего специалиста отдела кадров Кобасева А.Б.,

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Назначить ответственной за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек старшего специалиста отдела кадров Пилотову Л.Л.

2. Предоставить старшему специалисту отдела кадров Пилотовой Л.Л. право удостоверять копии трудовых книжек работников, копии приказов, связанных с трудовой деятельностью работников, подписывать справки о работе, предоставлении работникам отпусков, выплате им социальных пособий на совании заявлений работников.

3. В отсутствие Пилотовой Л.Л. ответственным за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек назначить начальника отдела кадров Васильева П.П.

4. Контроль исполнения приказа оставляю за собой.

Генеральный директор Максимов А.М. Максимов 09.01.2018

С приказом ознакомлена:

Старший специалист отдела кадров Пилотова Л.Л. Пилотова 09.01.2018

С приказом ознакомлен:

Начальник отдела кадров Васильев П.П. Васильев 09.01.2018

В трудовой договор с работником, которому директор передает полномочия и право подписи, необходимо внести соответствующие изменения (перечислите эти полномочия). А также нужно внести поправки и в должностную инструкцию сотрудника.

С приказом на право подписи ознакомьте под роспись должностное лицо, которому передаются полномочия. Приложите образец его подписи.

Подробности в материалах Системы Кадры:

1. Статья. Каких ответственных лиц нужно утвердить приказом в 2018 году. Журнал «Кадровое дело».

Проверяющие посмотрят, назначили ли вы ответственного за ведение трудовых книжек, воинский учет и персональные данные. Если кто-то из ответственных лиц уволился или перешел на другую работу, а вы не обновили приказ, то рискуете получить штраф. Мы подготовили для вас образцы и разъяснили, на какие еще участки стоит назначить ответственных.

Составьте три обязательных приказа о назначении ответственного

Оформите обязательные приказы, чтобы избежать штрафов за их отсутствие. Если у вас нет приказа об ответственном за ведение трудовых книжек, штраф для организации составит до 50 000 руб. (ст. 5.27 КоАП). А при отсутствии ответственного за воинский учет компания заплатит штраф до 1000 руб. (ст. 21.1 КоАП). Хоть штраф за отсутствие воинского учета в компании и небольшой, но перед его уплатой вы пройдете неприятные проверки. А после этого директор спросит, почему вы не занимались воинским учетом, из-за которого компания столкнулась с контролирующими органами и заплатила штраф. Еще назначьте ответственного за обработку персональных данных. По закону он должен быть в каждой компании (п. 1 ст. 22.1 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных», далее – Закон № 152-ФЗ). Но все, кто имеет доступ к персональным данным, несут ответственность за их сохранение.

За ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек. Этот приказ обязателен для любой организации. Работодатель назначает ответственного за трудовые книжки приказом (п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225). Делить полномочия по ведению, учету и хранению трудовых книжек между сотрудниками отдела кадров нельзя. Назначайте одного ответственного за трудовые книжки, даже если несколько кадровиков вносят записи в трудовые книжки сотрудников. ГИТ будет сверять трудовые книжки и задавать вопросы только одному ответственному, а в случае ошибок накажет только его, а не весь отдел кадров.

Если назначаете ответственного за ведение трудовых книжек впервые, сверьте трудовые и подпишите акты приема-передачи трудовых книжек у начальника отдела кадров и руководителя компании. Сохраните акты, они будут полезными при проверке ГИТ. При увольнении ответственного также проводите сверку и подписывайте акт приема-передачи (образец ниже).

Образец:

Общество с ограниченной ответственностью «Лира»

(ООО «Лира»)

Акт

09.01.2018 №1

Москва

Приема-передачи трудовых книжек и вкладышей в них

Ведущий специалист отдела кадров Кобасев А.Б. передает, а старший специалист отдела кадров Пилотова Л.Л. принимает трудовые книжки и вкладыши в них сотрудников ООО «Лира»:

№ п/п ФИО владельца Серия и номер бланка трудовой книжки и вкладыша к ней Примечания
11

Алибастров

Олег Александрович

Трудовая книжка серия ТК-II

№ 4548474

Вкладышв трудовую книжку:

серия ВТ-I № 7887457

В трудовую книжку не внесены сведения о переводе от 25.12.2017
22

Борисова

Анастасия Игоревна

Трудовая книжка серия ТК-II

№ 1588644

Вкладыша в трудовую книжку нет

Нет
3

Итого трудовых книжек: сто сорок пять. Вкладышей к трудовой книжке: тридцать пять.

Всего трудовых книжек и вкладышей к ним: сто восемьдесят.

Ведущий специалист отдела кадров Кобасев А.Б. передает, а старший специалист отдела кадров Пилотова Л.Л. принимает бланки трудовых книжек и вкладышей в них:

Вид бланка Серия Номер Вид бланка Серия Номер
Трудовая книжка ТК-II 3535855 Вкладыш к трудовой книжке ВТ 1810045

Итого бланков трудовых книжек: сорок пять. Бланков вкладышей к трудовой книжке: двадцать пять. Всего трудовых книжек и вкладышей к ним: семьдесят.

Сдал: Ведущий специалист отдела кадров Кобасев А.Б. Кобасев 09.01.2018

Приняла: старший специалист отдела кадров Пилотова Л.Л. Пилотова 09.01.2018

Присутствовали:

Главный бухгалтер Иванов П.Р. Иванов 09.01.2018

Начальник юридического отдела Федоров К.С. Федоров 09.01.2018

Начальник отдела кадров Васильев П.П. Васильев 09.01.2018

Генеральный директор Максимов А.М. Максимов 09.01.2018

Оформите приказ о назначении ответственного в произвольной форме (образец ниже). В приказе укажите, кто будет заменять ответственного, если он уйдет в отпуск или заболеет. Если в организации уже был ответственный за трудовые книжки, укажите в приказе, что в связи с увольнением одного сотрудника ответственность за ведение трудовых книжек возлагают на другого.

Образец:

Общество с ограниченной ответственностью «Лира»

(ООО «Лира»)

Приказ

09.01.2018 №1

Москва

О назначении ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек

В соответствии с требованиями пункта 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства России от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках», и в связи с увольнением ответственного за ведение трудовых книжек ведущего специалиста отдела кадров Кобасева А.Б.,

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Назначить ответственной за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек старшего специалиста отдела кадров Пилотову Л.Л.

2. В отсутствие Пилотовой Л.Л. ответственным за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек назначить начальника отдела кадров Васильева П.П.

3. Контроль исполнения приказа оставляю за собой.

Генеральный директор Максимов А.М. Максимов 09.01.2018

С приказом ознакомлена:

Старший специалист отдела кадров Пилотова Л.Л. Пилотова 09.01.2018

С приказом ознакомлен:

Начальник отдела кадров Васильев П.П. Васильев 09.01.2018

Заранее оговорите с сотрудником, которому поручите трудовые книжки, серьезность этой работы. Расскажите ему о возможных санкциях за ошибки в ведении трудовых книжек от административных штрафов до лишения свободы (ст. 140, 292 УК).

Предупредите ответственных, что за разглашение персональных данных им грозит штраф до 5000 руб. (ст. 13.14 КоАП). А за распространение сведений о частной жизни работников кадровику и другим ответственным грозит штраф до 300 000 руб. либо лишение права занимать должность на срок до пяти лет (ст. 137 УК).

За организацию воинского учета. Это также обязательный приказ для компании (п. 22 Методических рекомендаций по ведению воинского учета в организациях, утв. Генштабом Вооруженных Сил 11.07.2017). Вести воинский учет может один или несколько кадровиков, ограничений нет. Если в организации менее 500 сотрудников, воинский учет может вести один сотрудник по совместительству (п. 12 постановления Правительства от 27.11.2006 № 719). Это значит, что ему положена доплата за совместительство. Но на практике проверяющих не интересует, оформлено ли совместительство у кадровика. Для военных комиссариатов важно только то, что в организации действительно есть ответственный за воинский учет.

Подготовьте приказ о совместительстве на сотрудника кадров или приказ об ответственном за ведение воинского учета (образец ниже) – это зависит от вашего выбора и решения руководителя. Если будете оформлять совместительство, введите нужную должность в штатное расписание, издайте приказ о приеме по совместительству, составьте трудовой договор. Также нужно вести в табеле отдельный учет рабочего времени совместителя.

За работу с персональными данными. Сотрудника, который будет ответственным за обработку персональных данных, нужно утвердить приказом (ст. 22.1 Закона № 152-ФЗ). Этот сотрудник будет контролировать работу с персональными данными и следить за соблюдением закона в этой сфере. Нередко такие функции за собой оставляет директор, но он также может делегировать их любому сотруднику, директору по персоналу, начальнику отдела кадров и т. д. Помимо этого, доступ к персональной информации работников могут иметь только специально уполномоченные лица (ст. 88 ТК). Поэтому в приказе (образец ниже) перечислите всех, кто имеет доступ к персональным данным и будет нести ответственность за их сохранение. Это могут быть кадровики, сотрудники отдела безопасности и бухгалтерии, а также начальники отделов. Таким образом, одним приказом вы выполните две задачи.

Подстрахуйте себя другими приказами об ответственных лицах

Необязательные приказы помогут организовать работу кадровиков и избежать конфликтов как внутри отдела кадров, так и с бухгалтерией, и руководством. Кроме того, если кадровик будет ответственным по приказу за несколько участков, он сможет избежать лишней нагрузки, ведь у него есть определенные приказом должностные обязанности.

За ведение штатного расписания. В любой компании должно быть штатное расписание, хотя назначение ответственного за его ведение не обязательно (ст. 15, 57 ТК). Но оформить приказ об ответственном (образец ниже) стоит, чтобы избежать ошибок в штатном расписании и конфликтов с бухгалтерией. Лучше, чтобы штатное расписание вел один сотрудник. Если разные работники отдела кадров будут по очереди вносить изменения в штатное расписание, это приведет к неточностям и недоразумениям с коллегами.

В приказе укажите, с какой периодичностью утверждаете штатное расписание и вносите изменения в него. Назначьте сотрудника, на которого возлагаете ответственность, и того, кто заменит ответственного в случае его отпуска или болезни. Сообщите ответственному, что за ведение штатного расписания доплачивать ему не должны. Но в ЛНА можете предусмотреть премии за ведение важных участков кадровой работы.

За ведение табеля учета рабочего времени. Назначение ответственного за ведение табеля оправданно в больших организациях, где в каждом отделе есть сотрудник, который подает в кадры информацию об учете рабочего времени своего подразделения. Тогда ответственный табельщик нужен для сбора всех сведений и составления единого табеля организации. Если у вас небольшая компания, то введение одного ответственного за табель систематизирует работу кадровиков и позволит разделить функциональные обязанности в кадрах. Кроме того, с одним табельщиком проще взаимодействовать бухгалтерии, меньше вероятность ошибок в подсчете зарплаты.

Подготовьте приказ о ведении табеля (образец ниже). В нем укажите ответственного, сроки подачи табеля в бухгалтерию и кто из сотрудников подразделений компании будет сдавать табель в кадры.

Важные выводы

1. Подготовьте приказы об ответственном за ведение трудовых книжек и об ответственном за организацию воинского учета. Если их нет, компанию оштрафуют.

2. Если в организации менее 500 сотрудников, воинский учет может вести один сотрудник по совместительству.

3. В приказе о назначении ответственного за работу с персональными данными перечислите всех, кто имеет доступ к персональным данным сотрудников организации. Эти должностные лица несут ответственность за сохранение информации.

Материалы для скачивания:

Приказ_ответственный за трудовые книжки.doc 25 КБ

Приказ_ответственный за штатное расписание.doc 26 КБ

Акт_ приема-передачи трудовых книжек.doc 37 КБ

Приказ_ответственный за воинский учет.doc 26 КБ

Приказ_ответственный за ведение табеля.doc 27 КБ

Приказ_ответственный за персональные данные.doc 26 КБ

Татьяна СОРОКИНА, эксперт журнала «Кадровое дело».

© Материал из КСС «Система Кадры»
Готовые решения для службы персонала на 1kadry.ru
Дата копирования: 05.03.2018

05.03.2018

С уважением и пожеланием комфортной работы, Анастасия Дементьева,

эксперт Системы Кадры

Рекомендации по теме

Школа

Самое выгодное предложение

Повышение квалификации для кадровиков

Получи официальный диплом о переподготовке

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
×
Пожалуйста, войдите на сайт

Пожалуйста, войдите на сайт.

Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям.
Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Зарегистрироваться и скачать файлы
Зарегистрироваться
×
Пожалуйста, войдите на сайт

Пожалуйста, войдите на сайт.

Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям.
Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Зарегистрироваться и скачать файлы
Зарегистрироваться
×
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Заполните короткую форму регистрации, чтобы продолжить тестирование на сайте.
Вас также ждет подарок: мы откроем вам доступ к 3 самым горячим статьям этого месяца от лучших экспертов России

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
чтобы завершить тест и забрать подарок
Зарегистрироваться
Мы еще не знакомы? Давайте прямо сейчас это исправим!

Пройдите короткую регистрацию и тут же получите 3 ценных преимущества:

  • читайте закрытые материалы
  • первыми узнавайте горячие кадровые новости
  • пользуйтесь ценными сервисами: расчетчиками стажа и остатками отпуска, умным графиком отпусков, производственными календарями на 2018 и 2019 год и пр.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить преимущества!
Зарегистрироваться
×

Пожалуйста, войдите на сайт.

Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям.
Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.

Зарегистрироваться и скачать файлы

Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
Заказать звонок