text
Сегодня "Кадровое дело" всего за 10 990 руб.! | 8-(800)-222-15-37
Кадровое дело

Доброго дня. Сотрудник трудоустроился в обособленное подразделение в Москве. Трудовые книжки хранятся в головном офисе в...

  • 11 августа 2018
  • 1

Вопрос

Доброго дня. Сотрудник трудоустроился в обособленное подразделение в Москве. Трудовые книжки хранятся в головном офисе в Новосибирске. Правомерно ли при трудоустройстве у данного сотрудника сразу брать заявление на отправку трудовой книжки по почте при увольнении?

Ответ

Ответ на вопрос:

Да, правомерно.

Если в день увольнения выдать трудовую книжку невозможно, то работодатель вправе направить ее по почте, но только при наличии согласия на это сотрудника (ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ). При этом закон не запрещает работодателю получить от сотрудника такое согласие ранее даты увольнения, в т.ч. при приеме на работу. Подобная ситуация возможна, когда заранее известно, что не получится выдать работнику трудовую книжку непосредственно в день увольнения. Например, как в Вашем случае, когда кадровое делопроизводство ведется централизованно – в головном офисе.

Если сотрудник не согласится на это заранее и не сможет получить трудовую в день увольнения, то Вам необходимо будет в общем порядке направить ему уведомление о необходимости явиться за книжкой или согласиться на то, что ее отправят по почте. Часть судов такое решение считает законным. Они принимают во внимание разницу в местонахождении работодателя и подразделения. Подробнее – см. Работник филиала решил уволиться. Как быть, если отдел кадров не успевает переслать трудовую книжку.

Таким образом, Вы вправе заранее взять с работника такое согласие, объяснив ему, что кадровое делопроизводство ведется не по его месту работы, а в головном офисе.

Подробности в материалах Системы Кадры:

Ответ:Как оформить увольнение по собственному желанию

Вопрос из практики: можно ли заранее включить в трудовой договор условие, что сотрудник согласен, чтобы трудовую книжку при увольнении переслали по почте, если в день увольнения получить трудовую книжку на руки будет невозможно

Включать такое условие в трудовой договор не рекомендуется.

Если в день увольнения выдать трудовую книжку невозможно, то работодатель вправе направить ее по почте, но только при наличии согласия на это сотрудника (ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ). При этом закон не запрещает работодателю получить от сотрудника такое согласие ранее даты увольнения. Подобная ситуация возможна, когда заранее известно, что не получится выдать работнику трудовую книжку непосредственно в день увольнения. Например, работник увольняется в последний день отпуска и точно знает, что в этот день будет отсутствовать в стране и не сможет получить книжку на руки.

В то же время получение согласия сотрудника на то, чтобы переслать трудовую книжку при увольнении почтой, рекомендуют в связи с конкретной определенной ситуацией. Поэтому включать такое согласие еще при приеме на работу в трудовой договор не стоит, это может привести к спорным ситуациям. Так, через время сотрудник может передумать получать трудовую книжку по почте и захочет получить ее лично, в том числе с опозданием, либо доверить это право своему представителю. Также возможно, что работник поменяет адрес фактического проживания, и тогда трудовая книжка может затеряться при пересылке или попасть к работнику значительно позднее.

С учетом указанного, чтобы избежать спорных ситуаций, рекомендуем получать согласие на то, чтобы переслать трудовую книжку, от сотрудника непосредственно перед увольнением. А если сотрудник не согласится на это заранее и не сможет получить трудовую в день увольнения, то составьте в общем порядке уведомление о необходимости явиться за книжкой или согласиться на то, что ее отправят по почте.

Иван Шкловец

заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

Статья из журнала «Трудовые споры», № 6/2016:Работник филиала решил уволиться. Как быть, если отдел кадров не успевает переслать трудовую книжку

Отправляйте уведомление, если работник отсутствует на работе в день увольнения

При увольнении работнику нужно выдать трудовую книжку. Работодатели, которые хранят их в головном офисе, не всегда успевают сделать это вовремя. Тогда работники обращаются в суд. Они требуют выплатить средний заработок за задержку трудовой книжки и поменять дату увольнения. Их основной довод — без трудовой книжки нельзя трудоустроиться. Судебная практика по таким спорам неоднородна. Есть примеры решений, где выигрывала каждая из сторон.

Спор выиграл работодатель. Часть судов считает нормой, когда работодатель в день увольнения направляет удаленному работнику уведомление. В нем работнику предлагают явиться в место хранения трудовой книжки или согласиться получить ее по почте. Такие суды расширительно толкуют ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ. Они отклоняют требования работников, чьи трудовые книжки работодатель хранит в другом населенном пункте. Работодателю платить не приходится.

Так, в одном деле работодатель выиграл из-за таких обстоятельств:

— работник выполнял трудовую функцию в филиале, а кадровики вели трудовые книжки в головном офисе;
— в день увольнения работодатель отправил работнику уведомление. И еще одно — потом;
— в компании хранили опись вложения и квитанцию об отправке;
— работник проигнорировал уведомления и не обращался к работодателю за трудовой книжкой;
— в суде работник не доказал, что без трудовой книжки он не смог трудоустроиться.

Когда Верховный суд Республики Дагестан установил эти факты, то встал на сторону работодателя (апелляционное определение от 30.03.2016 № 33–1333/2016). И это не единственный суд, который считает, что проблема с выдачей трудовой книжки решается уведомлением. По мнению некоторых судов, ответственность работодателя не зависит от того, вручено уведомление или нет. А отдельные работодатели даже на просьбу работника переслать трудовую книжку в филиал, настаивают на своем варианте: явиться в место ее хранения или согласиться на почтовое отправление.

Это подтверждают определения Московского областного суда от 22.12.2011 по делу № 33–28630Иркутского областного суда от 22.04.2013 по делу № 33–3135/13Саратовского областного суда от 03.07.2014 по делу № 33–3233Томского областного суда от 19.12.2014 по делу № 33–3659/2014Московского городского суда от 14.01.2016 по делу № 33–282/2016Мурманского областного суда от 17.02.2016 № 33-562-2016.

кстати

ПРОПИШИТЕ ОБЕДЕННЫЙ ПЕРЕРЫВ В УВЕДОМЛЕНИИ О ЯВКЕ ЗА ТРУДОВОЙ КНИЖКОЙ

Без этой информации работник может явиться не вовремя, а отвечать придется работодателю.

Работник получит компенсацию за задержку трудовой книжки, если суд установит в этом вину работодателя. Так, в одном деле работник сообщил об увольнении и желании получить трудовую книжкув обособленном подразделении. Работодатель не выдал ее вовремя, поскольку переправил документ в подразделение уже после увольнения работника.

Телеграмму о возможности получить трудовую книжку работодатель отправил уже в ходе судебного разбирательства. Работник явился в компанию, но попал в обеденный перерыв. О нем в телеграмме не упоминали. Итог — суд признал работодателя виновным в задержке трудовой книжки (апелляционное определение Липецкого областного суда от 26.01.2015 по делу № 33–117/2015).

Спор выиграл работник. Для других судов место хранения трудовой книжки значения не имеет. Работник любого подразделения имеет право получить ее в день увольнения. Иначе работодатель обязан компенсировать задержку трудовой книжки. Отправка уведомления не освобождает работодателя от материальной ответственности.

Суды усматривают задержку, если работодатель:

— проигнорировал заявление работника, в котором он сообщил, по какому адресу хочет получить трудовую книжку (определения Кемеровского областного суда от 09.12.2011 по делу № 33-13860-2011Омского областного суда от 26.11.2014 по делу № 33–7767/2014Мурманского областного суда от 12.08.2015 № 33–2348/2015);
— заменил выдачу трудовой книжки уведомлением, хотя работник не отказывался получить ее (апелляционные определения ВС Удмуртской Республики от 09.12.2013 по делу № 33–4381/2013Ярославского областного суда от 31.10.2014 по делу № 33–6261/2014);
— отправил трудовую книжку в филиал только после того, как получил от работника письменное согласие (постановление президиума Волгоградского областного суда от 05.08.2015 № 44г-105/2015);
— переслал трудовую книжку не сразу, а через несколько дней после получения согласия работника (определение Красноярского краевого суда от 02.02.2015 № 33–877/15, А-10);
— не выдал трудовую книжку вовремя, а уведомление отправил спустя полгода после увольнения (определение Смоленского областного суда от 06.05.2014 № 33–1658).

В подобных делах суды присуждают работникам компенсацию даже за 2 дня задержки трудовой книжки.

Спор выиграл работник, но работодатель снизил расходы. Работники требуют выплатить средний заработок со дня увольнения до получения трудовой книжки по почте. Иногда пересылка занимает много времени, а значит, сумма возрастает. Чтобы сократить расходы, настаивайте, что период задержки ограничен следующим:

— днем, когда работодатель сдал трудовую книжку на почту. С этого момента виновные действия по удержанию трудовой книжки прекращены. Этой позиции придерживаются суд Чукотского автономного округа (определение от 12.05.2011 № 33–108/11) и Красноярский краевой суд (апелляционное определение от 02.02.2015 по делу № 33–877/15, А-10);
— днем, когда работодатель направил уведомление о вариантах получения трудовой книжки (определение Московского городского суда от 16.06.2011 по делу № 33–18290).

Итак, уведомление о явке за трудовой книжкой — не панацея. Суд может оценить его как подмену выдачи трудовой книжки. Поэтому нужно организовать выдачу трудовой книжки. В этом поможет курьерская служба или командировка кадровика.

Наталия Покатилова

начальник юридического отдела ООО «Адвентум Консалтинг»

Статья из журнала «Директор по персоналу», № 2/2017:В филиале увольняется работник. Отправить трудовую книжку из головного офиса не успевают. Как снизить риски? 3 способа

Способ 1. Получите у сотрудника письменное согласие на то, чтобы ему отправили трудовую книжку по почте

Сделайте это до того, как сотрудник уволится. Объясните ему, что кадровое делопроизводство ведется централизованно – в головном офисе. Потребуется время, чтобы отправить оттуда в филиал приказ об увольнении, трудовую книжку с записью об этом и книгу учета движения трудовых книжек. По почте России пересылка займет примерно 10 дней, при помощи курьерской службы – два дня.

А значит, соглашаясь уволить сотрудника на следующий день, работодатель рискует. Ведь получается, что он не выдал трудовую книжку в указанный срок. Одно это дает основание работнику потребовать, чтобы компания выплатила ему средний заработок за все дни задержки. Этого можно избежать. Попросите сотрудника пойти Вам навстречу и до увольнения дать письменное согласие на то, чтобы Вы отправили ему трудовую книжку по почте (образец письменного согласия здесь).

Способ 2. Если согласие получить не удалось, направьте работнику уведомление о явке за трудовой книжкой

Сделайте это в тот день, когда сотрудник уволился, либо на следующий день (ст. 1484.1 ТК РФ). Если почтовое отделение закрыто, обратитесь в главпочтамт или центральный телеграф. Почти в каждом городе есть отделение связи, которое работает круглосуточно. В уведомлении напишите, что просите работника явиться в компанию, где хранится трудовая книжка, или дать свое согласие на то, чтобы книжку отправили по почте (образец уведомления ниже). Направьте документ ценным письмом с уведомлением о вручении. Сохраните опись вложения и квитанцию об отправке. Квитанция понадобится Вам, чтобы отслеживать доставку письма.

В уведомлении с просьбой явиться за трудовой книжкой укажите, когда в компании обеденный перерыв

Иначе бывший работник сможет сказать, что приходил в службу персонала, а там никого не было. Если Вы возразите, что был обеденный перерыв, экс-работник ответит, будто не знал об этом, так как его не предупредили. В такой ситуации суд может решить, что компания виновата в задержке трудовой книжки (апелляционное определение Липецкого областного суда от 26 января 2015 г. по делу № 33-117/2015).

Когда получите согласие, направьте трудовую книжку с курьером или направьте в командировку HR-менеджера

Как бы Вы ни получили согласие от работника на отправку трудовой книжки по почте – в момент увольнения или в ответ на направленное уведомление с просьбой дать согласие, действуйте как можно скорее. Тогда Вы сократите период задержки трудовой книжки. Обратитесь в курьерскую службу и поручите ей доставить трудовую книжку бывшему сотруднику. Либо направьте HR-специалиста в командировку из головного офиса в город, где находится филиал и проживает уволившийся работник. Менеджер по персоналу сам вручит трудовую экс-сотруднику.

Почему нужно так торопиться и тратить столько средств на то, чтобы книжку доставить как можно быстрее? Дело в том, что уведомление о явке за трудовой книжкой, отправленное Вами, не панацея. Оно не отменяет обязанность компании выдать сам документ, если работник дал на это согласие. Кроме того, некоторые суды считают, что ответственность за задержку трудовой книжки снимается с работодателя только с того момента, как он ее отправил (определение суда Чукотского автономного округа от 12 мая 2011 г. № 33-108/11, апелляционное определение Красноярского краевого суда от 2 февраля 2015 г. по делу № 33-877/15, А-10).

Информацию, получил ли работник уведомление, отслеживайте на сайте Почты России

Для этого Вам потребуется штриховой почтовый идентификатор. Это 14-значный номер, который указан на квитанции об оплате пересылки письма. Зайдите на страницу pochta.ru/tracking и в специальное окно введите этот номер. Если на сайте появился статус «Получено адресатом», значит, сотрудник получил письмо. Распечатка с сайта Почты России подтвердит доставку письма, даже если Вам не пришло уведомление о вручении.

Способ 3. Если сотрудник обратится в суд и потребует компенсацию, добивайтесь, чтобы ее размер снизили

Доказывайте в суде, что работнику компенсация за просрочку в выдаче трудовой полагается только до дня, когда Вы отправили по почте трудовую книжку либо уведомление о том, как ее можно получить (определение Московского городского суда от 16 июня 2011 г. по делу № 33-18290). В свою очередь сотруднику придется доказать не только факт задержки трудовой книжки, но и то, что без нее он не смог трудоустроиться (апелляционные определения Верховного суда Республики Дагестан от 30 марта 2016 г. № 33-1333/2016, Саратовского областного суда от 3 июля 2014 г. по делу № 33-3233Томского областного суда от 19 декабря 2014 г. по делу № 33-3659/2014Московского городского суда от 14 января 2016 г. по делу № 33-282/2016Мурманского областного суда от 17 февраля 2016 г. № 33-562-2016).

Кирилл Соболев

адвокат Адвокатской палаты Московской области

26.02.2018

С уважением и пожеланием комфортной работы, Татьяна Козлова,

эксперт Системы Кадры

Рекомендации по теме

Школа

Самое выгодное предложение

Повышение квалификации для кадровиков

Получи официальный диплом о переподготовке

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
×
Пожалуйста, войдите на сайт

Пожалуйста, войдите на сайт.

Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям.
Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Зарегистрироваться и скачать файлы
×
Пожалуйста, войдите на сайт

Пожалуйста, войдите на сайт.

Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям.
Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Зарегистрироваться и скачать файлы
×
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Заполните короткую форму регистрации, чтобы продолжить тестирование на сайте.
Вас также ждет подарок: мы откроем вам доступ к 3 самым горячим статьям этого месяца от лучших экспертов России

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
чтобы завершить тест и забрать подарок
×

Пожалуйста, войдите на сайт.

Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям.
Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.

Зарегистрироваться и скачать файлы

Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
Заказать звонок