Активировать демо-доступ >

Кадровое дело

Планируем в обособленном подразделении ввести оплату проезда сотрудникам от места жительства до работы и обратно (как доп....

  • 11 августа 2018
  • 3

Вопрос

Планируем в обособленном подразделении ввести оплату проезда сотрудникам от места жительства до работы и обратно (как доп. мотивацию, добираться на общественном транспорте не очень удобно), причем некоторым необходимо будет оплачивать проезд на общественном транспорте, а у кого есть личные автомобили: ГСМ и амортизацию. подскажите как правильно в локально-нормативных актах закрепить данные выплаты, что прописать в трудовых договорах? с уважением, Селивестро Светлана зам. руководителя службы по работе с персоналом 8-953-415-34-18

Ответ

Ответ на вопрос:

1. Оплата проезда общественным транспортом

Работодатель может предусматривать для сотрудников дополнительные гарантии по сравнению с теми, что установлены трудовым законодательством.

В этой связи организация вправе принять на себя обязательство по оплате сотрудникам стоимости проезда на общественном транспорте до места работы и обратно.

Трудовое законодательство в целях предоставления данной гарантии не обязывает работодателя включать условие об оплате в трудовой договор. Между тем условие об оплате проезда потребуется в целях налогообложения.

Отметим, что по общему правилу расходы на оплату проезда сотрудников, не работающих вахтовым методом, к месту работы и обратно не учитывают при расчете налога на прибыль (п. 26 ст. 270 НК РФ).

Из этого правила есть исключение. Затраты на доставку сотрудников можно включить в состав расходов при налогообложении прибыли, если они обусловлены технологическими особенностями производства либо предусмотрены трудовыми (коллективными) договорами.

Если доставка сотрудников на работу и обратно обусловлена технологическими особенностями производства, то расходы на такую доставку можно учесть как прочие. Если доставка предусмотрена трудовым (коллективным) договором, то затраты на такую доставку можно учесть в составе расходов на оплату труда. Аналогичные выводы следуют из пункта 25 статьи 255, пункта 26 статьи 270 Налогового кодекса РФ и подтверждаются письмами Минфина России от 18 марта 2015 № 03-03-06/14664, от 31 августа 2012 № 03-03-06/1/449.

В этой связи, в трудовом договоре надо предусмотреть условие об оплате работодателем стоимости проезда работников до места работы и обратно. При этом в трудовом договоре можно указать вид транспорта, проезд на котором возмещается работнику, сумму, выплачиваемую за месяц и другие условия.

2. Возмещение стоимости ГСМ

По правилам, установленным статьей 188 ТК РФ, при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

В этой связи потребуется заключить дополнительное соглашение к трудовому договору, в котором указать вид имущества, которое использует работник, а также размер и порядок возмещения расходов на ГСМ и размер компенсации за использование (амортизацию) автомобиля.

Подробности в материалах Системы Кадры:

Материалы Системы Главбух: Как учесть расходы на доставку сотрудников к месту работы и обратно (к местожительству или месту сбора)

Олег Хороший, начальник отдела налога на прибыль организаций департамента налоговой и таможенной политики Минфина России

Способы доставки сотрудников

Некоторые организации довозят своих сотрудников от местожительства (сбора) до места работы и обратно.

Чтобы доставить сотрудников на работу и обратно, организация может использовать:

 собственные автомобили;

 арендованные автомобили.

Кроме того, организация может воспользоваться услугами транспортных компаний.

НДФЛ и страховые взносы: невахтовый метод

Ситуация: нужно ли удержать НДФЛ со стоимости доставки сотрудников до места работы и обратно. Организация вахтовый метод не использует, но доставку персонала организует за счет собственных средств

Ответ на этот вопрос зависит от того, могут сотрудники самостоятельно добираться до места работы и обратно общественным транспортом или нет.

Если сотрудники могут самостоятельно добраться до места работы и обратно общественным транспортом, со стоимости доставки сотрудников необходимо удержать НДФЛ. По мнению контролирующих ведомств, стоимость бесплатной доставки сотрудников по инициативе организации является их доходом, полученным в натуральной форме. Его нужно включить в налоговую базу по НДФЛ (п. 1 ст. 210, п. 2 ст. 211 НК РФ). Доходы у сотрудников возникают независимо от того, предусмотрена их доставка трудовым (коллективным) договором или нет. Удержать налог организация обязана за счет любых денежных выплат в пользу сотрудника (п. 4 ст. 226 НК РФ).

А если у сотрудников при всем желании нет возможности добраться до работы самостоятельно? Тогда НДФЛ с суммы оплаты проезда не удерживайте. Ведь когда нет общественного транспорта, стоимость проезда сотрудников к месту работы и обратно не является экономической выгодой (доходом) сотрудника (ст. 41 НК РФ).

Правильность данного подхода подтверждают письма Минфина России от 7 сентября 2015 г. № 03-04-06/51326, от 6 марта 2013 г. № 03-04-06/6715, от 24 ноября 2011 г. № 03-03-06/1/778 и др.

Однако обязанности налогового агента по НДФЛ у организации возникают, только если она может определить размер дохода, полученного каждым сотрудником (п. 8 информационного письма Президиума ВАС РФ от 21 июня 1999 г. № 42). Таким образом, чтобы удержать НДФЛ, организация должна ежедневно учитывать свои расходы на доставку персонала и распределять их по каждому сотруднику, доставленному на работу в тот или иной день. В письме от 17 июля 2007 г. № 03-04-06-01/247 Минфин России рекомендует определять величину таких доходов исходя из общей стоимости проезда и данных табеля учета рабочего времени (других аналогичных документов).

Исключение из указанного общего случая составляет следующая ситуация. Если организация бесплатно обеспечивает доставку на работу и обратно инвалидов, не имеющих возможности добираться до работы и обратно самостоятельно, такие услуги можно отнести к мерам по реабилитации инвалидов (ст. 9 Закона от 24 ноября 1995 г. № 181-ФЗ). При этом стоимость услуг по реабилитации инвалидов, оплаченных организациями, не облагается НДФЛ (п. 22 ст. 217 НК РФ). Таким образом, обязанность по удержанию НДФЛ при оплате доставки инвалидов до места работы и обратно у организации не возникает. Аналогичный вывод содержится в письме УФНС России по г. Москве от 16 ноября 2007 г. № 28-11/109498.

Ситуация: нужно ли начислить страховые взносы на стоимость доставки сотрудников до места работы и обратно за счет средств организации. Организация не использует вахтовый метод

Налог на прибыль

При вахтовом методе расходы на доставку сотрудников от местожительства или пункта сбора до места работы и обратно можно включить в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией (подп. 12.1 п. 1 ст. 264 НК РФ). Единственное условие – эта обязанность организации должна быть предусмотрена в коллективном (трудовом) договоре (письма Минфина России от 16 мая 2013 г. № 03-03-06/1/17142, от 2 сентября 2011 г. № 03-04-06/0-197, от 30 июня 2011 г. № 03-03-06/1/384, от 8 мая 2009 г. № 03-04-06-01/112).

Аналогичный порядок применяется и в тех случаях, когда сотрудники работают в полевых (экспедиционных) условиях.

Пример отражения в бухучете и при налогообложении расходов на доставку сотрудников к месту работы и обратно. Работы ведутся вахтовым методом. Организация применяет общую систему налогообложения

По общему правилу расходы на оплату проезда сотрудников, не работающих вахтовым методом, к месту работы и обратно не учитывают при расчете налога на прибыль (п. 26 ст. 270 НК РФ).

Из этого правила есть исключение. Затраты на доставку сотрудников можно включить в состав расходов при налогообложении прибыли, если они обусловлены технологическими особенностями производства либо предусмотрены трудовыми (коллективными) договорами.

Если доставка сотрудников на работу и обратно обусловлена технологическими особенностями производства, то расходы на такую доставку можно учесть как прочие. Если доставка предусмотрена трудовым (коллективным) договором, то затраты на такую доставку можно учесть в составе расходов на оплату труда. Аналогичные выводы следуют из пункта 25 статьи 255, пункта 26 статьи 270 Налогового кодекса РФ и подтверждаются письмами Минфина России от 18 марта 2015 № 03-03-06/14664, от 31 августа 2012 № 03-03-06/1/449.

Вычет НДС при оплате проездных билетов

Ситуация: можно ли принять к вычету входной НДС при оплате сотрудникам, работающим вахтовым методом, стоимости проездных билетов. Сотрудники следуют до места работы самостоятельно

20.02.2018

С уважением и пожеланием комфортной работы, Татьяна Козлова,

эксперт Системы Кадры

Рекомендации по теме

Школа

Самое выгодное предложение

Повышение квалификации для кадровиков

Получи официальный диплом о переподготовке

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
×
Пожалуйста, войдите на сайт

Пожалуйста, войдите на сайт.

Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям.
Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Зарегистрироваться и скачать файлы
Зарегистрироваться
×
Пожалуйста, войдите на сайт

Пожалуйста, войдите на сайт.

Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям.
Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Зарегистрироваться и скачать файлы
Зарегистрироваться
×
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Заполните короткую форму регистрации, чтобы продолжить тестирование на сайте.
Вас также ждет подарок: мы откроем вам доступ к 3 самым горячим статьям этого месяца от лучших экспертов России

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
чтобы завершить тест и забрать подарок
Зарегистрироваться
Мы еще не знакомы? Давайте прямо сейчас это исправим!

Пройдите короткую регистрацию и тут же получите 3 ценных преимущества:

  • читайте закрытые материалы
  • первыми узнавайте горячие кадровые новости
  • пользуйтесь ценными сервисами: расчетчиками стажа и остатками отпуска, умным графиком отпусков, производственными календарями на 2018 и 2019 год и пр.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить преимущества!
Зарегистрироваться
×

Пожалуйста, войдите на сайт.

Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям.
Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.

Зарегистрироваться и скачать файлы

Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
Заказать звонок