text
Сегодня "Кадровое дело" всего за 10 990 руб.! | 8-(800)-222-15-37
Кадровое дело

Сотрудник работал по договору гражданско-правового характера и когда действия договора закончился он написал заявление на отзыв...

  • 11 августа 2018
  • 0

Вопрос

Сотрудник работал по договору гражданско-правового характера и когда действия договора закончился он написал заявление на отзыв согласия на обработку персональных данных с обязательным письменным ответом об уничтожении данных в течение 3 дней.Как поступить работодателю? Какие именно документы необходимо уничтожить? Каким образом правильно уничтожить данные и как правильно предоставить ответ и доказательства уничтожения бывшему сотруднику?Спасибо

Ответ

Ответ на вопрос:

Исходя из ч. 5 ст. 21 Закона N 152-ФЗ в случае отзыва субъектом персональных данных согласия на обработку его персональных данных оператор обязан прекратить их обработку или обеспечить прекращение такой обработки (если обработка персональных данных осуществляется другим лицом, действующим по поручению оператора) и в случае, если сохранение персональных данных более не требуется для целей обработки персональных данных, уничтожить персональные данные или обеспечить их уничтожение (если обработка персональных данных осуществляется другим лицом, действующим по поручению оператора) в срок, не превышающий тридцати дней с даты поступления указанного отзыва, если иное не предусмотрено договором, стороной которого, выгодоприобретателем или поручителем по которому является субъект персональных данных, иным соглашением между оператором и субъектом персональных данных либо если оператор не вправе осуществлять обработку персональных данных без согласия субъекта персональных данных на основаниях, предусмотренных данным Федеральным законом или другими федеральными законами.

В случае такого отзыва оператор обязан:

- прекратить обработку персональных данных или обеспечить ее прекращение;

- уничтожить персональные данные или обеспечить их уничтожение в тридцатидневный срок с даты с даты поступления указанного отзыва.

В данном случае Закон не предусматривает частичного уничтожения персональных данных оператором, в том числе в зависимости от вида носителя, на котором хранится такая информация (см. решение Арбитражного суда Республики Бурятия от 09.07.2012 по делу N А10-125/2012), поэтому в данном случае следует уничтожать как персональные данные, хранящиеся в электронном виде в информационной системе, так и данные, зафиксированные на материальном носителе.

Под обработкой понимают сбор, накопление, хранение, уничтожение данных. Порядок подобных действий прописывают в локальном акте и знакомят с ним работника. На законодательном уровне порядок уничтожения персональных данных не закреплен.

При составлении раздела Положения о персональных данных в части их уничтожения можно воспользоваться аналогичными документами, которые были изданы соответствующими ведомствами (см., например, Приказ Росрыболовства от 12.01.2015 N 1 "Об утверждении Правил обработки персональных данных в Росрыболовстве" (Зарегистрировано в Минюсте России 20.03.2015 N 36514), где кроме прочего указано, что:

Вопрос об уничтожении выделенных документов, содержащих персональные данные, рассматривается на заседании экспертной комиссии Росрыболовства (далее - ЭК Росрыболовства), состав которой утверждается приказом Росрыболовства.

По итогам заседания составляются протокол и акт о выделении к уничтожению документов с указанием уничтожаемых дел и их количества, проверяется их комплектность, акт подписывается председателем и членами ЭК Росрыболовства и утверждается руководителем Росрыболовства.

Должностное лицо Росрыболовства, ответственное за архивную деятельность, организует работу по уничтожению документов, содержащих персональные данные.

Уничтожение по окончании срока обработки персональных данных на электронных носителях производится путем механического нарушения целостности носителя, не позволяющего произвести считывание или восстановление персональных данных, или удалением с электронных носителей методами и средствами гарантированного удаления остаточной информации.

По итогам уничтожения дел (на бумажном и (или) электронном носителях) в акт о выделении к уничтожению документов вносится соответствующая запись.

Уничтожение документов предусматривает их непосредственное физическое уничтожение.

Уничтожить своими силами документы на бумаге организация может одним из следующих способов:
– порвать вручную;
– измельчить в шредере;
– сжечь (с соблюдением требований пожарной безопасности).
Выбор того или иного способа, как правило, зависит от количества документов, подлежащих уничтожению.

Для документов в электронном виде процесс уничтожения может включать перезапись и стирание файлов с электронных носителей (п. «a» абз. 2 раздела 9.9 ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007, утвержденного приказом Ростехрегулирования от 12 марта 2007 г. № 28-ст).

Факт уничтожения документов (как в бумажном, так и в электронном виде) оформите отдельным актом в произвольной форме.

После того, как Вы уничтожите документы с персональными данными рассматриваемого работника, отправьте ему об этом письмо-уведомление в произвольной форме с указанием реквизитов акта об уничтожении документов:

______________________________________

(наименование или Ф.И.О.

третьего лица)

адрес: _______________________________

от ___________________________________

(наименование или Ф.И.О.

оператора)

адрес: ______________________________,

телефон: _________, факс: ___________,

адрес эл. почты: _____________________

Уведомление

об уничтожении персональных данных

"__"___________ ____ г. оператор персональных данных __________________

получил от субъекта персональных данных отказ от дальнейшей обработки и уничтожении персональных данных

.

На основании вышеизложенного и руководствуясь ч. 5 ст. 21 Федерального

закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных", оператор

персональных данных _____________________________ уведомляет об уничтожении

полученных персональных данных ___________________________________________.

(Ф.И.О. субъекта персональных данных)

На основании акта от ________________ №_____.

"__"___________ ____ г.

____________/____________________/

При этом отметим также, что хранение персональных данных должно осуществляться в форме, позволяющей определить субъекта персональных данных, не дольше, чем этого требуют цели обработки персональных данных, если срок хранения персональных данных не установлен федеральным законом, договором, стороной которого, выгодоприобретателем или поручителем по которому является субъект персональных данных. Обрабатываемые персональные данные подлежат уничтожению либо обезличиванию по достижении целей обработки или в случае утраты необходимости в достижении этих целей, если иное не предусмотрено федеральным законом (ст. 5 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ (ред. от 21.07.2014) "О персональных данных" (с изм. и доп., вступ. в силу с 01.09.2015).

Подробности в материалах Системы Кадры:

1. Журналы и книги: Кадровое дело


№ 12, Декабрь 2017 года

ИСПРАВЬТЕ ОШИБКУ

Не храните в отделе кадров копии паспортов и дипломов. За это компанию оштрафуют

Сотрудник работал по договору гражданско-правового характера и когда действия договора закончился он написал заявление на отзыв согласия на обработку персональных данных с обязательным письменным ответом об уничтожении данных в течение 3 дней.Как поступить

Александр ЮЖАЛИН, старший юрист по корпоративному и трудовому праву ГК «Митрофанова и партнеры» (Москва)

В статье читайте:

Нужно ли согласие сотрудника, чтобы снять копии с его документов

Сколько хранить копии паспортов и свидетельств в отделе кадров

Как оформить уничтожение копий документов, содержащих персональные данные

Роскомнадзор решит, что работодатель собирает лишние персональные данные, если кадровая служба хранит копии паспортов сотрудников, свидетельств о браке, рождении детей и т. д. Теперь штраф за одно такое нарушение достигает 50 000 рублей1. В статье мы разобрали, как обезопасить себя, если получаете у сотрудников копии личных документов.

Получайте копии документов, только чтобы предоставить сотруднику гарантии и компенсации

Сотрудник работал по договору гражданско-правового характера и когда действия договора закончился он написал заявление на отзыв согласия на обработку персональных данных с обязательным письменным ответом об уничтожении данных в течение 3 дней.Как поступить

Сведите к минимуму обработку копий личных документов сотрудников, хранение которых вызывает претензии у проверяющих (схема ниже). Используйте данные, которые указали в трудовых договорах и личных карточках, при необходимости попросите сотрудника предъявить необходимый документ и перепишите из него нужную информацию.

Сотрудник работал по договору гражданско-правового характера и когда действия договора закончился он написал заявление на отзыв согласия на обработку персональных данных с обязательным письменным ответом об уничтожении данных в течение 3 дней.Как поступить

Есть случаи, когда Роскомнадзор и суды признавали обработку копий неправомерной, даже если они нужны по закону, чтобы, к примеру, назначить пособие. Обосновывали это тем, что работодатель обрабатывает избыточные сведения. Кроме того, копии личных документов содержат специальные категории персональных данных, например информацию о национальности, которые, по общему правилу, обрабатывать нельзя (постановление Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 17 декабря 2013 г. № 15АП-16132/13, постановления ФАС Северо-Кавказского округа от 21 апреля 2014 г. по делу № А53-13327/2013от 11 марта 2014 г. по делу № А53-10287/2013 и др.).

Вместе с тем копии личных документов часто требуются, чтобы предоставить сотруднику или членам его семьи гарантии и компенсации, например, пособия, путевки и т. п. (ч. 2–5 ст. 5 Закона от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ, далее – Закон № 152-ФЗ). В зависимости от того, закон или локальный акт обязывает работника представить копии, действует разный порядок их получения.

Комментарий в тему

Сотрудник работал по договору гражданско-правового характера и когда действия договора закончился он написал заявление на отзыв согласия на обработку персональных данных с обязательным письменным ответом об уничтожении данных в течение 3 дней.Как поступить

Иван ШКЛОВЕЦ, заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости (Москва)

Если инспектор ГИТ обнаружит копии паспортов в личных делах, то сообщит об этом в Роскомнадзор

Трудовой кодекс хранение копий в личных делах не предусматривает. Если они понадобились вам для конкретной цели, каждый раз получайте их у сотрудника и оформляйте отдельное согласие на обработку данных. Такие случаи возникают нечасто и в них всегда заинтересован работник.За хранение копий в личных делах на постоянной основе компанию могут привлечь к административной ответственности. Нарушает ли работодатель законодательство о персональных данных, проверяет Роскомнадзор. Если случаи хранения копий выявит инспектор ГИТ, то передаст такую информацию в это ведомство.

Копии получают в силу закона. По общему правилу, представители компании не должны снимать копии с документов, которые приносит сотрудник. Например, при приеме на работу он лишь показывает паспорт, диплом, военный билет и проч. Кадровик проверяет эти документы и возвращает работнику (ст. 65 ТК РФ, постановление Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 14 марта 2014 г. по делу № А53-12557/2013).

Часто работодатели прописывают в трудовых договорах условие, что сотрудникдает согласие на обработку любых персональных данных на все время работы в компании. Однако это неправильно: нужно запрашивать у сотрудника отдельное согласие на те или иные действия с его персональными данными в конкретной ситуации. Условие в трудовом договоре о том, чтоработник заранее на все согласился, будет ухудшать его положение по сравнению с законом (ч. третья ст. 57 ТК РФ).

Случаев, когда работодатель по закону обязан запросить у сотрудника копию документа, мало. Например, чтобы получить средства на выплату единовременного пособия, организация представляет в ФСС России копию справки о рождении ребенка (п. 3 приказа Минздравсоцразвития России от 4 декабря 2009 г. № 951н). Чтобы назначить ежемесячное пособие по уходу за ребенком, потребуютсякопии свидетельств о рождении предыдущих детей (ч. 6 ст. 13 Закона от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ). Сотрудник должен представить копии таких документов, если хочет, чтобы работодатель назначил пособие. Поскольку обязанность предусматривает закон, получать отдельное согласие на обработку персональных данных не нужно (п. 2 ч. 1 ст. 6 Закона № 152-ФЗ).

Копии получают, чтобы исполнить локальный акт. Закон не запрещает включать в локальные акты условие, что работник передает в отдел кадров копии личных документов, чтобы ему предоставили корпоративные гарантии. Например, выдали новогодние подарки для детей, оказали материальную помощь и т. д.

Работодатель вправе без согласия сотрудника обрабатывать его персональные данные в случаях, предусмотренных коллективным договором и локальными актами (абз. 2 Разъяснений Роскомнадзора от 14 декабря 2012 г.). Однако закон не поясняет, включает ли такая обработка право работодателя снять и хранить копии с документов. Поэтому безопаснее получить письменное согласие работника(образец ниже). Сотрудник вправе отказаться представлять копии, за это его нельзя привлечь к дисциплинарной ответственности.

Важная статья: «Утвердите политику обработки персональных данных, чтобы избежать штрафа Роскомнадзора» (№ 11, 2017)


Сотрудник работал по договору гражданско-правового характера и когда действия договора закончился он написал заявление на отзыв согласия на обработку персональных данных с обязательным письменным ответом об уничтожении данных в течение 3 дней.Как поступить

Скачать и распечатать образец

Уничтожьте копии после того, как предоставили гарантии

Прекратите обработку информации и уничтожьте ее материальные носители, в том числе копии, если достигли цели, для которой получали сведения. Например, работнику предоставили гарантии, предусмотренные локальным актом, или компания отменила этот акт (ч. 4 ст. 21 Закона № 152-ФЗ).

Уничтожьте копии в течение 30 дней с даты, когда достигли цели обработки данных. Копии паспортов, свидетельств и т. д. не относятся к документам по личному составу. Поэтому сроки хранения, установленные законодательством об архивном деле, к ним не применяют (п. 3 ст. 3 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ).

Установите порядок уничтожения материальных носителей персональных данных самостоятельно. Как правило, для этого создают комиссию или назначают ответственное лицо, о чем издают приказ в произвольной форме (образец ниже).

Исключите несанкционированный доступ к копиям личных документовсотрудников. Храните их в сейфах или шкафах, которые запираются на ключ. Утвердите приказом перечень лиц, имеющих доступ к таким данным, и перечень мест хранения материальных носителей персональных данных (ч. 3 ст. 4 Закона № 152-ФЗ, п. 13 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 15 сентября 2008 г. № 687).

Сотрудник работал по договору гражданско-правового характера и когда действия договора закончился он написал заявление на отзыв согласия на обработку персональных данных с обязательным письменным ответом об уничтожении данных в течение 3 дней.Как поступить

Скачать и распечатать образец

Зафиксируйте уничтожение персональных данных в специальном журнале или акте о прекращении обработки персональных данных (образец ниже). Форму этих документов утверждает работодатель, унифицированных шаблонов нет (информация Роскомнадзора от 25 сентября 2015 г.).

Сотрудник работал по договору гражданско-правового характера и когда действия договора закончился он написал заявление на отзыв согласия на обработку персональных данных с обязательным письменным ответом об уничтожении данных в течение 3 дней.Как поступить

Скачать и распечатать образец

Нормативная база

Документ Поможет вам
Пункт 2 ст. 86 ТК РФ, ч. 5 ст. 5 Закона № 152-ФЗ, постановления ФАС Северо-Кавказского округа от 21 апреля 2014 г. по делу № А53-13327/2013от 11 марта 2014 г. по делу № А53-10287/2013 Понять, что нельзя хранить копии личных документов сотрудников без конкретной цели, на всякий случай
Информация Роскомнадзора от 25 сентября 2015 г. Узнать, как уничтожить персональные данные
Статья 13.11 КоАП РФ Выяснить, какие наказания грозят работодателю за нарушения в работе с персональными данными

Важные выводы

1. Получайте у работника копии паспорта и иных документов, только чтобы предоставить ему гарантии, предусмотренные законом или локальным актом.

2. Храните копии документов в отделе кадров, пока не достигли цели, для которой их снимали.

3. Документально фиксируйте уничтожение копий документов, содержащих персональные данные.

1 Часть 1 ст. 13.11 КоАП РФ.

Материалы для скачивания:

Акт о прекращении обработки персональных данных.doc 34 КБ

Согласие на обработку персональных данных.doc 24 КБ

Приказ о создании комиссии по уничтожению персональных данных работников.doc 26 КБ

20.02.2018

С уважением и пожеланием комфортной работы, Татьяна Козлова,

эксперт Системы Кадры

Рекомендации по теме

Школа

Самое выгодное предложение

Повышение квалификации для кадровиков

Получи официальный диплом о переподготовке

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
×
Пожалуйста, войдите на сайт

Пожалуйста, войдите на сайт.

Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям.
Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Зарегистрироваться и скачать файлы
×
Пожалуйста, войдите на сайт

Пожалуйста, войдите на сайт.

Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям.
Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Зарегистрироваться и скачать файлы
×
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Заполните короткую форму регистрации, чтобы продолжить тестирование на сайте.
Вас также ждет подарок: мы откроем вам доступ к 3 самым горячим статьям этого месяца от лучших экспертов России

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
чтобы завершить тест и забрать подарок
Мы еще не знакомы? Давайте прямо сейчас это исправим!

Пройдите короткую регистрацию и тут же получите 3 ценных преимущества:

  • читайте закрытые материалы
  • первыми узнавайте горячие кадровые новости
  • пользуйтесь ценными сервисами: расчетчиками стажа и остатками отпуска, умным графиком отпусков, производственными календарями на 2018 и 2019 год и пр.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить преимущества!
×

Пожалуйста, войдите на сайт.

Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям.
Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.

Зарегистрироваться и скачать файлы

Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
Заказать звонок