Активировать демо-доступ >

Кадровое дело

Можно ли подписывать кадровые приказы руководителю организации электронно цифровой подписью при этом подпись работника будет...

  • 11 августа 2018
  • 2

Вопрос

Можно ли подписывать кадровые приказы руководителю организации электронно цифровой подписью при этом подпись работника будет живой, а именно: приказы на работу выходной день, приказы на сверхурочную работу, приказы о командировании, приказы на отпуск, приказы на возложение обязанностей на период отпуска сотрудника.

Ответ

Ответ на вопрос:

Нет, нельзя.

Прежде всего, отметим, что электронная подпись используется в электронных документах.

Применение электронной подписи в электронных документах регулируется Законом от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ.

Электронная подпись - информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию (ст. 1 Закона).

Статья 1 Закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ устанавливает, что он регулирует отношения в области использования электронных подписей при совершении гражданско-правовых сделок, оказании государственных и муниципальных услуг, исполнении государственных и муниципальных функций, при совершении иных юридически значимых действий, в том числе в случаях, установленных другими федеральными законами.

Трудовой договор гражданско-правовой сделкой не является, и ТК РФ не устанавливает возможность применения ЭЦП за исключением отношений с дистанционными работниками.

Электронный документ, который подписали электронной подписью, признают равнозначным документу с собственноручной подписью в случаях, если иного не требуют федеральные законы (ст. 6 Закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ).

Однако в кадровом делопроизводстве большинство документов должны быть оформлены в бумажном виде.

С приказами в большинстве случаев работник должен быть ознакомлен под роспись (ст. 68, 84.1, ст. 193 ТК РФ).

В некоторых случаях есть прямое указание на письменную форму приказа, распоряжения (см., например, ст. 113 ТК РФ).

Отметим, что архивное законодательство предусматривает длительное хранение многих кадровых документов на бумажных носителях.

При этом электронный документ письменным документом не является.

Согласно ст. 2 Федерального закона от 27.07.2006 № 149-ФЗ Об информации, информационных технологиях и о защите информации электронный документ - документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах.

То есть электронная форма и письменная форма – это разные формы документов. Указания на то, что электронный документ считается письменным, нет.

Это подтверждают и иные нормативные правовые акты.

Согласно ст. 8 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования срок хранения органами Пенсионного фонда Российской Федерации документов в письменной форме, а также документов в электронной форме, юридическая сила которых подтверждена электронной подписью в соответствии с законодательством Российской Федерации, содержащих сведения о страховых взносах и страховом стаже и представляемых в Пенсионный фонд Российской Федерации страхователями, для целей индивидуального (персонифицированного) учета в системе обязательного пенсионного страхования составляет не менее шести лет.

Таким образом, использовать электронную подпись можно только в том случае, когда не требуется оформлять документ в бумажном виде. По общему правилу трудовое законодательство использование электронной подписи не предусматривает. Исключение составляют трудовые отношения с дистанционным работником, где установлена возможность обмена электронными документами и применение усиленной квалифицированной электронной подписи (ст. 312.1 ТК РФ).

Подробности в материалах Системы Кадры:

1. Ответ: Можно ли использовать электронную подпись при подписании трудовых договоров и дополнительных соглашений

В общем случае нельзя.

Применение электронной подписи в электронных документах регулируется Законом от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗСтатья 1 Закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ устанавливает, что его действие распространяется на отношения, которые возникают при совершении гражданско-правовых сделок и в других прямо предусмотренных законодательством случаях.

Трудовой договор не является гражданско-правовой сделкой, так как относится к сфере регулирования трудового, а не гражданского права. Возможность заключения трудовых договоров с использованием усиленных квалифицированных электронных подписей в настоящее время предусмотрена только для дистанционных сотрудников (гл. 49.1 ТК РФ). В отношении иных категорий сотрудников использование электронной подписи при заключении трудовых договоров законодательством не предусмотрено.

Следовательно, в общем случае при оформлении трудовых договоров и дополнительных соглашений к ним использовать электронную подпись недопустимо.

Более того, согласно статье 67 Трудового кодекса РФ трудовой договор должен быть заключен в письменной форме в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами договора: сотрудником и работодателем. При использовании электронной подписи указанный общий порядок будет нарушен.

Из ответа «Как оформить прием сотрудника на работу»

Нина Ковязина,

заместитель директора департамента медицинского образования и кадровой политики в здравоохранении Минздрава России

2. Правовая база: Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ

Об электронной подписи


Статья 1. Сфера действия настоящего Федерального закона

Настоящий Федеральный закон регулирует отношения в области использования электронных подписей при совершении гражданско-правовых сделок, оказании государственных и муниципальных услуг, исполнении государственных и муниципальных функций, при совершении иных юридически значимых действий, в том числе в случаях, установленных другими федеральными законами.


Статья 6. Условия признания электронных документов, подписанных электронной подписью, равнозначными документам на бумажном носителе, подписанным собственноручной подписью

1. Информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, и может применяться в любых правоотношениях в соответствии с законодательством Российской Федерации, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.

2. Информация в электронной форме, подписанная простой электронной подписью или неквалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, в случаях, установленных федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или соглашением между участниками электронного взаимодействия. Нормативные правовые акты и соглашения между участниками электронного взаимодействия, устанавливающие случаи признания электронных документов, подписанных неквалифицированной электронной подписью, равнозначными документам на бумажных носителях, подписанным собственноручной подписью, должны предусматривать порядок проверки электронной подписи. Нормативные правовые акты и соглашения между участниками электронного взаимодействия, устанавливающие случаи признания электронных документов, подписанных простой электронной подписью, равнозначными документам на бумажных носителях, подписанным собственноручной подписью, должны соответствовать требованиям статьи 9 настоящего Федерального закона.

3. Если в соответствии с федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или обычаем делового оборота документ должен быть заверен печатью, электронный документ, подписанный усиленной электронной подписью и признаваемый равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, признается равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью и заверенному печатью. Федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или соглашением между участниками электронного взаимодействия могут быть предусмотрены дополнительные требования к электронному документу в целях признания его равнозначным документу на бумажном носителе, заверенному печатью.

3.1. Если федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами предусмотрено, что документ должен подписываться несколькими лицами, электронный документ должен быть подписан лицами (уполномоченными должностными лицами органа, организации), изготовившими этот документ, тем видом подписи, который установлен законодательством Российской Федерации для подписания изготовленного электронного документа электронной подписью.

4. Одной электронной подписью могут быть подписаны несколько связанных между собой электронных документов (пакет электронных документов). При подписании электронной подписью пакета электронных документов каждый из электронных документов, входящих в этот пакет, считается подписанным электронной подписью того вида, которой подписан пакет электронных документов. Исключение составляют случаи, когда в состав пакета электронных документов лицом, подписавшим пакет, включены электронные документы, созданные иными лицами (органами, организациями) и подписанные ими тем видом электронной подписи, который установлен законодательством Российской Федерации для подписания таких документов. В этих случаях электронный документ, входящий в пакет, считается подписанным лицом, первоначально создавшим такой электронный документ, тем видом электронной подписи, которым этот документ был подписан при создании, вне зависимости от того, каким видом электронной подписи подписан пакет электронных документов.

13.02.2018

С уважением и пожеланием комфортной работы, Татьяна Козлова,

эксперт Системы Кадры

Рекомендации по теме

Школа

Самое выгодное предложение

Повышение квалификации для кадровиков

Получи официальный диплом о переподготовке

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
×
Пожалуйста, войдите на сайт

Пожалуйста, войдите на сайт.

Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям.
Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Зарегистрироваться и скачать файлы
Зарегистрироваться
×
Пожалуйста, войдите на сайт

Пожалуйста, войдите на сайт.

Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям.
Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Зарегистрироваться и скачать файлы
Зарегистрироваться
×
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Заполните короткую форму регистрации, чтобы продолжить тестирование на сайте.
Вас также ждет подарок: мы откроем вам доступ к 3 самым горячим статьям этого месяца от лучших экспертов России

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
чтобы завершить тест и забрать подарок
Зарегистрироваться
Мы еще не знакомы? Давайте прямо сейчас это исправим!

Пройдите короткую регистрацию и тут же получите 3 ценных преимущества:

  • читайте закрытые материалы
  • первыми узнавайте горячие кадровые новости
  • пользуйтесь ценными сервисами: расчетчиками стажа и остатками отпуска, умным графиком отпусков, производственными календарями на 2018 и 2019 год и пр.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить преимущества!
Зарегистрироваться
×

Пожалуйста, войдите на сайт.

Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям.
Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.

Зарегистрироваться и скачать файлы

Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
Заказать звонок