Активировать демо-доступ >

Кадровое дело

Подскажите, при ревизии трудовых книжек в одной из них во вкладыше на титульном листе работник, который ранее вел кадровые...

  • 11 августа 2018
  • 0

Вопрос

Подскажите, при ревизии трудовых книжек в одной из них во вкладыше на титульном листе работник, который ранее вел кадровые документы, при выписке вкладыша ошибочно расписался и за себя и за работника. Записи во вкладыше только нашей организации. В этом случае нужно составить акт, вырезать серию и номер вкладыша и прикрепить их к акту, а вкладыш уничтожить. Выписать дубликат вкладыша, даты приема, увольнения и опять приема сделать текущей датой, а номера приказов, даты и записи переписать как были. На титульном листе сверху и справа указать запись -дубликат. Этого будет достаточно или я что-то упустила? Куда подшить акт?

Ответ

Ответ на вопрос:

Вы верно описали весь порядок, если ошибка выявлена не в день заполнения вкладыша. Если ошибка выявлена сразу – выдается новый вкладыш, а не его дубликат.

Трудовая книжка работнику, принятому впервые, оформляется в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу (п. 8 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). Правильность внесенных данных при заполнении титульного листа заверяет своей подписью сам работник и лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек (п. 2.2 Инструкции, утвержденной Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69).

Таким образом, некорректная подпись, указанная в трудовой книжке, должна быть выявлена в момент заполнения документа. После чего такую трудовую книжку следует уничтожить с составлением соответствующего акта и завести новую трудовую книжку (п. 42 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225).

При этом в случае, когда ошибка выявлена не в день заполнения вкладыша, а позже, выдать следует дубликат вкладыша в трудовую книжку. Связно это с тем, что оформлять документы задним числом закон не позволяет. Соответственно, дата выдачи вкладыша в трудовую книжку должна быть актуальной.

Тот же порядок применим и для вкладыша в трудовую книжку, поскольку вкладыш оформляется и ведется работодателем в том же порядке, что и трудовая книжка (п. 38 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225).

Подробности в материалах Системы Кадры:

1. Ситуация: Как внести исправления в титульный лист трудовой книжки или вкладыша в нее

Если на титульном листе трудовой книжки или вкладыша сделали ошибку при первичном заполнении, то испорченный бланк нужно уничтожить. Если ошибку допустили позже, например внося изменения в титульный лист, то такую запись нужно исправить.

Следует различать понятия «исправления» и «изменения». Изменения, которые вносят в трудовую книжку, – это замена или дополнение верных записей. Например, у сотрудника изменились фамилия, имя, отчество, дата рождения или изменились данные об образовании. А исправления – это замена ошибочных, неверных записей.

Исправления на титульном листе трудовой книжки или вкладыша в нее при их первичном заполнении недопустимы (п. 42 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). Поэтому если сделали ошибку, то испорченный бланк нужно уничтожить и заполнить новый бланк уже без ошибок.

Внимание: за испорченный бланк деньги с работника не взимают (п. 48 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). Зато их могут взыскать с кадрового специалиста, который допустил ошибку и испортил бланк.

Если ошибку на титульном листе сделали позже при внесении изменений сотрудника, то неверную запись исправляет тот работодатель, который ее внес (п. 27 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). Для этого ошибочные данные зачеркивают одной чертой и вносят верные. На внутренней стороне обложки делают запись, которая подтверждает исправление, и указывают документ – основание для исправления. Исправительную запись заверяют подписью лица, ответственного за оформление трудовых книжек, и печатью организации при ее наличии в организации (п. 2.2 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69, приказ Минтруда России от 31 октября 2016 г. № 589н).

Пример оформления исправительной записи на титульном листе трудовой книжки

Кассир Иванова вышла замуж и поменяла фамилию на Петрачкова. Специалист кадровой службы внес запись об изменении фамилии на титульный лист трудовой книжки работника, при этом допустил ошибку при указании новой фамилии – написал «Петрова», вместо «Петрачкова». Чтобы исправить ошибку, кадровик зачеркнул «Петрова» одной чертой и далее по строке указал верную фамилию «Петрачкова». На внутренней стороне обложки трудовой кадровик внес исправительную запись: «исправленному Петрова на Петрачкова верить. Паспорт серия... №... выдан 8 октября 2016 г.». Далее заверил надпись своей подписью и печатью организации.

Из ответа «Как внести изменения и исправления в трудовую книжку»

2. Ситуация: Как уничтожить испорченный при заполнении бланк трудовой книжки или вкладыша в нее

Испорченный при заполнении бланк трудовой книжки или вкладыша в нее нужно уничтожить с составлением соответствующего акта. Такой порядок установлен в пункте 42 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225.

При этом конкретный способ уничтожения бланков законодательством не определен. Таким образом, организация вправе воспользоваться любым доступным ей способом уничтожения документов. Например, она может сжечь испорченные бланки (с соблюдением требований пожарной безопасности) или измельчить их в шредере.

Совет: к акту об уничтожении испорченных бланков трудовых книжек (вкладышей) можно приложить их подлинные номера. Для этого вырежьте номера из бланков перед их уничтожением и вклейте в акт. Это послужит неопровержимым доказательством того, что бланки с такими номерами были действительно уничтожены.

Из ответа «Как выявлять и уничтожать устаревшие документы»

Иван Шкловец,

заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

01.02.2018

С уважением и пожеланием комфортной работы, Татьяна Козлова,

эксперт Системы Кадры

Рекомендации по теме

Школа

Самое выгодное предложение

Повышение квалификации для кадровиков

Получи официальный диплом о переподготовке

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
×
Пожалуйста, войдите на сайт

Пожалуйста, войдите на сайт.

Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям.
Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Зарегистрироваться и скачать файлы
Зарегистрироваться
×
Пожалуйста, войдите на сайт

Пожалуйста, войдите на сайт.

Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям.
Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Зарегистрироваться и скачать файлы
Зарегистрироваться
×
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Заполните короткую форму регистрации, чтобы продолжить тестирование на сайте.
Вас также ждет подарок: мы откроем вам доступ к 3 самым горячим статьям этого месяца от лучших экспертов России

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
чтобы завершить тест и забрать подарок
Зарегистрироваться
Мы еще не знакомы? Давайте прямо сейчас это исправим!

Пройдите короткую регистрацию и тут же получите 3 ценных преимущества:

  • читайте закрытые материалы
  • первыми узнавайте горячие кадровые новости
  • пользуйтесь ценными сервисами: расчетчиками стажа и остатками отпуска, умным графиком отпусков, производственными календарями на 2018 и 2019 год и пр.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить преимущества!
Зарегистрироваться
×

Пожалуйста, войдите на сайт.

Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям.
Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.

Зарегистрироваться и скачать файлы

Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
Заказать звонок