Активировать демо-доступ >

Кадровое дело

Обязательно ли вносить в должностные инструкции работников необходимость использования общественного транспорта при выполнении...

  • 11 августа 2018
  • 8

Вопрос

Обязательно ли вносить в должностные инструкции работников необходимость использования общественного транспорта при выполнении работником должностных обязанностей и право на компенсацию данного проезда или достаточно выпустить локальный нормативный акт по предприятию о порядке оплаты проезда при выполнении должностных обязанностей и ознакомить работника с данным актом? Ездит работник по работе примерно 1 раз в неделю и занимает поездка по времени 2 часа.

Ответ

Ответ на вопрос:

Вам достаточно издать локальный акт об оплате проезда.

При этом, если работнику не установлен разъездной характер работы, каждую такую поездку необходимо оформлять, как командировку.

Командировка – служебная поездка сотрудника по распоряжению руководителя для выполнения какого-либо поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ). Местом постоянной работы считается место расположения организации (обособленного структурного подразделения организации), работа в которой обусловлена трудовым договором. Об этом говорится в п. 3 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749.

На практике различаются командировки местные (в пределах населенного пункта), внутренние (за пределами населенного пункта) и заграничные. Такая классификация командировок имеет значение при определении размеров возмещения расходов.

Командировка оформляется в общем порядке, даже если по продолжительности она составляет 1 рабочий день или менее, даже 2 часа (ст. 166-168 ТК РФ). При этом день отъезда в командировку, даже если сотрудник перед выездом отработал часть дня или целый день на своем рабочем месте по трудовому договору, считается днем командировки (ст. 167 ТК РФ). Поэтому в табеле учета рабочего времени этот день отражается в общем порядке, как командировка (однако есть и немного другой подход к табелированию такого дня) и, соответственно, оплачивается исходя из среднего заработка.

При направлении сотрудника в командировку организация обязана оплатить ему командировочные расходы, в т.ч. выплатить суточные (ст. 168 ТК РФ). Но платить суточные не надо, когда сотрудник уезжает в командировку в местность, откуда у него есть возможность ежедневно возвращаться к постоянному местожительству – как в Вашем случае (абз. 4 п. 11 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749).

Таким образом, Вам необходимо издать локальный акт, например, Положение о командировках, и отразить в нем все важные моменты, в т.ч. порядок возмещения расходов по проезду при разных видах командировок (ст. 8 ТК РФ). С ним нужно ознакомить всех работников.

Обратите внимание: включать в трудовой договор или должностную инструкцию условие о командировках сотрудника не обязательно, т.к. право работодателя направлять работников в командировки закреплено в законе по умолчанию (ст. 57, 166 ТК РФ).

Подробности в материалах Системы Кадры:

Ответ:Как оформить прием сотрудника на работу

Нужно ли включать в трудовой договор условия о разъездном характере работы или о командировках сотрудника

Если работа сотрудника постоянно будет связана с разъездами, то условие о разъездном характере работы обязательно включите в трудовой договор (абз. 8 ч. 2 ст. 57 ТК РФ).

При этом нужно разграничивать понятия «командировка» и «разъездной (подвижной) характер работы».

Командировкой является поездка сотрудника по распоряжению организации на определенный срок, в которой он выполняет служебное поручение вне места постоянной работы. Об этом говорит статья 166 Трудового кодекса РФ. Включать в трудовой договор условие о командировках сотрудника не обязательно.

Разъездной характер носят работы, при которых:

 у сотрудника нет стационарного рабочего места. Например, водители;

 часть рабочего времени проходит в поездках от места размещения организации до места работы. Например, сотрудник строительной организации.

К работам с подвижным характером относятся работы, которые:

 производятся в пути (проводник, стюардесса и т. д.);

 предполагают частое перемещение сотрудников. Например, сотрудники подвижных строительных организаций.

В этих случаях поездки сотрудников командировками не являются. Это следует из положений статьи 168.1 и части 1 статьи 166 Трудового кодекса РФ.

В исключительных случаях, если поездки водителей в другие города или страны носят разовый характер, то оформите их как командировки. Такой вывод подтверждает Минфин России в письме от 1 июня 2005 г. № 03-05-01-04/168. Правомерность такой позиции подтверждают и суды. См., например, постановления ФАС Московского округа от 5 октября 2009 г. № КА-А41/10098-09, Поволжского округа от 9 апреля 2008 г. № А57-11527/06.

В коллективном договоре или в локальном нормативном акте, например приказе, работодатель может предусмотреть конкретный перечень должностей с разъездным (подвижным) характером работы (ч. 2 ст. 168.1 ТК РФ). В него можно включить сотрудников, в должностные обязанности которых входят периодические поездки и перемещения. Например, специалистов по наладке оборудования, менеджеров по продажам, страховых агентов и т. п.

Документально оформить разъездную (подвижную) работу проще, чем командировки. Единовременно в коллективном договоре или в локальном акте нужно определить:

 перечень разъездных (подвижных) работ (ст. 168.1 ТК РФ);

 размер расходов, которые возмещает работодатель (ст. 168.1 ТК РФ);

 порядок подтверждения производственного характера поездок (перемещений).

Размеры и порядок возмещения расходов можно также прописать в трудовых договорах с конкретными сотрудниками.

Аналогичные разъяснения дают Роструд в письме от 12 декабря 2013 г. № 4209-ТЗ и Минфин России в письме от 25 октября 2013 г. № 03-04-06/45182. На это указывают и суды, см., например, постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 4 августа 2014 г. № А32-28657/2013.

В качестве документов, которые подтверждают производственный характер поездок, перемещений (пункты назначения, цели), можно использовать журналы учета поездок, маршрутные листы и т. п.

В отличие от командировок оформлять отдельные приказы по каждой поездке сотрудников с разъездным или подвижным характером работы не нужно. Кроме того, для таких сотрудников работодатель может предусмотреть упрощенный порядок представления отчетности по поездкам и перемещениям, например, раз в неделю или в месяц, в зависимости от потребностей и целей самой организации.

Нина Ковязина

заместитель директора департамента медицинского образования и кадровой политики в здравоохранении Минздрава России

Ответ:Кого можно направить в командировку

Штатные сотрудники

Каких сотрудников можно направить в командировку

В командировку с учетом всех запретов и ограничений можно направить только штатного сотрудника, с которым заключен трудовой договор, в том числе дистанционщиков, надомников, совместителей (ст. 166 ТК РФ).

Внимание: внештатного сотрудника можно отправить в поездку по заданию заказчика. Но такая поездка не будет являться командировкой и предполагает другое оформление и расчеты.

Запрет на командировку

Каких сотрудников нельзя направить в командировку

Запрещается направлять в командировку:

 сотрудников в период действия ученического договора, если командировка не связана с ученичеством (ст. 203 ТК РФ);

 беременных женщин (ст. 259 ТК РФ);

 несовершеннолетних сотрудников, за исключением профессиональных спортсменов и творческих работников, перечень профессий и должностей которых утвержден постановлением Правительства РФ от 28 апреля 2007 г. № 252 (ст. 268, ч. 3 ст. 348.8 ТК РФ.

Кроме того, необходимо учитывать запреты и ограничения, которые касаются служебных поездок сотрудников-иностранцев.

Согласие на командировку

Нужно ли получать согласие сотрудника на направление его в командировку

Некоторых сотрудников можно направить в командировку только с их письменного согласия. Причем поездки не должны быть им запрещены по медицинским показаниям. К таким категориям персонала относят:

 женщин с детьми в возрасте до трех лет;

 одиноких родителей, которые воспитывают детей до пяти лет;

 сотрудников, у которых есть дети-инвалиды;

 сотрудников, которые ухаживают за больными родственниками при наличии медицинского заключения.

Перед тем как направлять указанных сотрудников в командировку, их нужно письменно известить о праве отказаться от служебной поездки.

Такой порядок установлен в статье 259 Трудового кодекса РФ.

Согласие на командировку можно оформить в виде заявления.

Сергей Разгулин

действительный государственный советник РФ 3-го класса

Ответ: Какие документы нужно оформить при направлении сотрудника в командировку

Положение о командировках

Как оформить Положение о командировках

Общие правила направления сотрудников в служебные поездки и документального оформления командировок следует закрепить в локальном акте организации, например Положении о командировках. Документ составьте в произвольной форме и утвердите приказом (распоряжением) руководителя организации.

Как любой локальный нормативный акт, Положение начните с преамбулы (общей части, введения). В этом разделе укажите цель создания документа, а также нормативные акты, которые легли в его основу.

В основной части Положения пропишите общий порядок направления сотрудников в командировку, правила документального оформления, а также последовательность действий в ситуациях, прямо не регламентированных законодательством (например, при оплате командировочных расходов полностью или частично за счет средств принимающей стороны, при направлении сотрудника в командировку с последующим возмещением ему командировочных расходов, вопросы явки в организацию в день прибытия из командировки и т. п.).

Помимо этого, включите в Положение нормы расходов, упомянутых в статье 168 Трудового кодекса РФ. Речь идет о порядке и нормах компенсации расходов на проезд, наем жилья, выплату суточных, а также иных расходов, компенсируемых как с предварительным, так и без предварительного согласия работодателя. В отношении разных категорий сотрудников (например, рабочих и руководства) могут быть установлены разные пределы компенсационных выплат.

Документы для командировки

Какие документы нужно оформить для командировки сотрудника

Перед тем как направить сотрудника в командировку, нужно оформить соответствующий приказ (п. 3 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749). Приказ можно составить по унифицированным формам № Т-9 или № Т-9а либо по самостоятельно разработанной форме. Документ должен подписать руководитель организации или уполномоченный им сотрудник, например заместитель.

Следует учесть, что самостоятельно разработанную форму приказа могут использовать не только коммерческие организации, но и организации госсектора. Подробнее об этом см. Вправе ли организации госсектора применять самостоятельно разработанные формы кадровых документов.

Такие правила установлены разделом 1 указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1, частью 4 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ и приказом Минфина России от 30 марта 2015 г. № 52н.

Совет: оформлять для командированного сотрудника служебное задание и командировочное удостоверение с 8 января 2015 года стало не обязательно (постановление Правительства РФ от 29 декабря 2014 г. № 1595). Однако спешить отказываться от служебного задания мы бы не рекомендовали.

Служебное задание полезно не столько для проверяющих, сколько для самого бизнеса, чтобы через полгода не пришлось вспоминать, чем закончилась поездка и какие решения по ней были приняты. При необходимости унифицированную форму служебного задания, утвержденную постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1, можно доработать, удалив из нее лишние графы и добавив необходимые, или вовсе переделать эту форму в отчет в произвольной форме, где сотрудник по-прежнему будет кратко фиксировать итоги служебной поездки. Для оформления служебного задания и командировочного удостоверения можно также руководствоваться ранее действовавшими правилами.

Кроме того, служебное задание традиционно является основанием для издания приказа на командировку. Если не составлять именно служебное задание, то в крупных компаниях его придется заменить на служебную записку или иные организационные документы, где руководитель будет согласовывать поездку и на основе его решения сотрудники кадровой службы или бухгалтерии будут издавать приказ.

Пример направления сотрудника в командировку

Менеджер коммерческого отдела А.С. Кондратьев направлен в командировку с целью проведения переговоров по заключению договора поставки оборудования на основании служебного задания. Сотрудник службы персонала оформил приказ по унифицированной форме.

Сергей Разгулин

действительный государственный советник РФ 3-го класса

Ответ: Как оплатить пребывание сотрудника в командировке

Возмещение расходов

Какие расходы обязана возместить организация сотруднику, направленному в командировку

Штатному сотруднику, направленному в командировку, организация обязана возместить:

 расходы на проезд;

 расходы по найму жилого помещения;

 дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного местожительства (суточные);

 другие расходы, произведенные с разрешения или ведома администрации организации.

Об этом сказано в статье 168 Трудового кодекса РФ.

Коммерческие организации определяют размеры возмещения расходов для сотрудников самостоятельно и закрепляют их в локальных актах. При этом законодательство не устанавливает обязанности выплачивать расходы, связанные со служебной командировкой, всем сотрудникам в одинаковом размере. Размер возмещения работодатели определяют исходя из финансовых возможностей организации и вправе предусмотреть в своих локальных актах дифференцированный размер расходов для сотрудников, занимающих различные должности.

Например, можно выделить три категории сотрудников и предусмотреть для каждой из них разные размеры возмещения:

 руководитель организации и его заместители;

 руководители структурных подразделений;

 остальные сотрудники.

Аналогичные разъяснения содержат письма Роструда от 4 марта 2013 г. № 164-6-1 и Минтруда России от 14 февраля 2013 г. № 14-2-291.

В бюджетных организациях действует специальный подход. Размер и порядок возмещения расходов на наем жилья во время командировки определяют:

 для федеральных учреждений, государственных органов и внебюджетных фондов РФ – постановлениями Правительства РФ;

 для учреждений и госорганов субъектов РФ, органов местного самоуправления и муниципальных учреждений – нормативно-правовыми актами соответствующих органов власти.

Об этом сказано в частях 2 и 3 статьи 168 Трудового кодекса РФ.

Размер и порядок возмещения для командированных сотрудников федеральных учреждений установлены постановлением Правительства РФ от 2 октября 2002 г. № 729, и размер не должен превышать 550 руб. в сутки, а при отсутствии документов, подтверждающих эти расходы, – 12 руб. в сутки. Вместе с тем, учреждения могут увеличить сумму возмещения за счет:

 экономии бюджетных средств (лимитов бюджетных обязательств или субсидий);

 средств, полученных от предпринимательской деятельности, – что актуально для бюджетных и автономных учреждений.

Об этом сказано в подпункте «а» пункта 1 и пункте 3 постановления Правительства РФ от 2 октября 2002 г. № 729. Аналогичные разъяснения дает и Минтруд России в письме от 14 февраля 2013 г. № 14-2-291.

Для федеральных государственных гражданских служащих ограничения по возмещению расходов на наем жилья во время командировки, а также ограничения по оплате проезда к месту командирования установлены Указом Президента РФ от 18 июля 2005 г. № 813. Например, для гражданских служащих, замещающих высшие должности гражданской службы категории «руководители», кроме тех случаев, когда им предоставляется бесплатное жилое помещение, размер возмещения не может превышать стоимости двухкомнатного номера (подп. «а» п. 18 Порядка, утвержденного Указом Президента РФ от 18 июля 2005 г. № 813).

Еще одно ограничение касается возможности приобретать авиабилеты зарубежных компаний (кроме авиакомпаний государств – членов ЕАЭС) для поездок в командировку. Запрет действует в отношении федеральных государственных служащих, военнослужащих, сотрудников ПФР, ФСС России, ФФОМС, отдельных сотрудников дипломатической службы, а также иных специалистов, должность которых входит в перечень, утвержденный постановлением Правительства РФ от 7 марта 2016 г. № 171. Исключение составляют случаи, когда российские авиакомпании не осуществляют пассажирские перевозки к месту командирования либо когда оформление билетов на рейсы этих авиакомпаний невозможно из-за их отсутствия на весь срок командировки. Об этом сказано в пункте 21.2 Порядка, утвержденного Указом Президента РФ от 18 июля 2005 г. № 813, и перечне, утвержденном постановлением Правительства РФ от 7 марта 2016 г. № 171.

Средний заработок

Как оплатить работу сотрудника за время командировки

Помимо возмещения командировочных расходов, за время поездки за сотрудником сохраняют средний заработок (ст. 167 ТК РФ).

Средний заработок за время нахождения сотрудника в командировке (а также за дни нахождения в пути, в т. ч. за время вынужденной задержки) нужно сохранить за все дни работы по графику, установленному в командирующей организации (п. 9 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749).

Выплатить средний заработок нужно вместе с зарплатой за месяц (абз. 4 п. 9 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 24 декабря 2007 г. № 922).

Внимание: игнорировать требование законодательства и выплачивать обычную зарплату вместо среднего заработка запрещено, даже при однодневной командировке. При этом работодатель может установить доплату к среднему заработку, чтобы покрыть разницу.

Оплата при однодневной командировке

Вопрос из практики: Нужно ли рассчитывать средний заработок для оплаты труда во время однодневной командировки

Да, нужно.

Никаких временных ограничений в отношении командировок Трудовой кодекс РФ не содержит. Не установлен минимальный срок командировки и в Положении, утвержденном постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749. Более того, пункт 20 этого Положения допускает однодневную продолжительность командировки (при комментировании загранкомандировок). На период командировки за сотрудником сохраняется средний заработок (ст. 167 ТК РФ). Следовательно, за время пребывания в однодневной командировке зарплату сотруднику нужно рассчитать исходя из его среднего заработка за предыдущие 12 месяцев (ст. 139 ТК РФ).

Вопрос из практики: Как отметить в табеле день отъезда в командировку, если сотрудник перед выездом часть дня или весь день работал в офисе

Данный момент законодательство не регламентирует. На практике применяют два подхода.

Первый подход сводится к следующему. День отъезда в командировку, даже если сотрудник перед выездом отработал часть дня или целый день в офисе, считается днем командировки (ст. 167 ТК РФ). Поэтому в табеле учета рабочего времени этот день отразите в общем порядке как командировку. А именно проставьте букву К или цифровой код 06. При этом число фактически отработанных работником часов не указывайте.

Второй подход основан на том, что работодатель обязан вести учет фактически отработанного времени каждого сотрудника (ст. 91 ТК РФ). Поскольку в день отъезда в командировку сотрудник выходил на работу, то в табеле нужно отразить фактическое число отработанных им в этот день часов, даже не смотря на то что весь день подлежит оплате как командировочный независимо от того, сколько часов работник трудился в офисе. Для отметки таких часов в табеле работодатель может ввести специальное условное обозначение, например буквенный код «ЯК» или цифровой «39», и проставить его в табеле с указанием фактических часов работы через дефис с кодом командировки. Ввести новое условное обозначение можно как в самостоятельно разработанную форму табеля, так и в унифицированную форму, например № Т-12, утвержденную постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 (постановление Госкомстата России от 24 марта 1999 г. № 20).

С учетом сказанного и в отсутствии официальных разъяснений контролирующих ведомств работодатель вправе самостоятельно принять решение, какому подходу следовать. Вместе с тем, опираясь на требование вести учет рабочих часов сотрудника и во избежание недоразумений по поводу нахождения работника в офисе в дни командировок, рекомендуется все же использовать второй подход, то есть отражать часы присутствия в офисе.

Конкретный порядок отражения в табеле таких дней закрепите в локальном нормативном акте, например Положении о документообороте, и распространите его на отображение дней, когда сотрудники возвращаются из командировки и в тот же день выходят на работу (ст. 8 ТК РФ).

Нина Ковязина

заместитель директора департамента медицинского образования и кадровой политики в здравоохранении Минздрава России

28.02.2018

С уважением и пожеланием комфортной работы, Яна Демидович,

эксперт Системы Кадры

Рекомендации по теме

Школа

Самое выгодное предложение

Повышение квалификации для кадровиков

Получи официальный диплом о переподготовке

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
×
Пожалуйста, войдите на сайт

Пожалуйста, войдите на сайт.

Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям.
Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Зарегистрироваться и скачать файлы
Зарегистрироваться
×
Пожалуйста, войдите на сайт

Пожалуйста, войдите на сайт.

Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям.
Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Зарегистрироваться и скачать файлы
Зарегистрироваться
×
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Заполните короткую форму регистрации, чтобы продолжить тестирование на сайте.
Вас также ждет подарок: мы откроем вам доступ к 3 самым горячим статьям этого месяца от лучших экспертов России

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
чтобы завершить тест и забрать подарок
Зарегистрироваться
Мы еще не знакомы? Давайте прямо сейчас это исправим!

Пройдите короткую регистрацию и тут же получите 3 ценных преимущества:

  • читайте закрытые материалы
  • первыми узнавайте горячие кадровые новости
  • пользуйтесь ценными сервисами: расчетчиками стажа и остатками отпуска, умным графиком отпусков, производственными календарями на 2018 и 2019 год и пр.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить преимущества!
Зарегистрироваться
×

Пожалуйста, войдите на сайт.

Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям.
Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.

Зарегистрироваться и скачать файлы

Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
Заказать звонок